公共圖書館開館環(huán)境下圖書盤點工作的探索與實踐

李光

作者簡介：李 光（1987— ），首都圖書館館員。

關(guān)鍵詞：圖書盤點;RFID技術(shù);圖書館服務(wù);圖書館業(yè)務(wù)

摘 要：首都圖書館圖書盤點工作是以本館實際情況為基礎(chǔ)，并結(jié)合大量實踐測試開展的。文章對首都圖書館圖書盤點工作的現(xiàn)狀、面臨的困難、對應的方案及流程進行了論述，通過分析圖書盤點工作中存在的問題，提出了擺脫目前困境的思路和方法，以期提升圖書館的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為其他圖書館的圖書盤點工作提供借鑒和參考。

中圖分類號：G258.2文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2021）01-0013-04

1 背景

圖書盤點工作是圖書館的一項重要基礎(chǔ)工作，是一種對圖書進行全面檢查和糾錯的有效手段。根據(jù)工作環(huán)境，圖書盤點工作可分為閉館盤點和開館盤點。閉館盤點的環(huán)境封閉，工作人員擁有獨立的工作空間，但會對文獻流通、讀者服務(wù)造成一定影響;開館盤點的環(huán)境開放，工作人員和讀者處于同一空間，圖書盤點工作會受到讀者流動、文獻流通的影響，盤點難度較大。受館藏數(shù)量、館舍面積、讀者數(shù)量、圖書流通量、服務(wù)理念等因素的制約，目前很多公共圖書館不具備閉館盤點的環(huán)境條件，因此，如何在開館環(huán)境下開展有效的圖書盤點工作，已成為公共圖書館亟待解決的難題。

首都圖書館（以下簡稱“首圖”），是北京市市屬大型公共圖書館，遵循“大開放、大服務(wù)”的服務(wù)理念，通過引入RFID技術(shù)，結(jié)合相應的運營策略和空間布局，形成了“借閱合一、開放式、自助式”的服務(wù)方式，全年365天開館，設(shè)有20余個借閱區(qū)（室），為讀者提供125萬冊（件）開架文獻的免費借閱，具備2萬人次的日接待能力[1]。首圖長期不間斷地提供讀者服務(wù)導致圖書“在館不在架”[2]的情況日益增多，給讀者借閱帶來了不便。雖然圖書館傳統(tǒng)的人工盤點查詢靈活細致，能及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)問題，但盤點效率低，在開館情況下受圖書流通因素的影響明顯;雖然圖書館利用RFID技術(shù)提升了盤點速度，但RFID標簽易損壞、易受金屬干擾等問題對圖書盤點工作的影響較大。面對新的服務(wù)環(huán)境，首圖對圖書盤點工作進行了積極探索。

2 盤點方案

首圖在總結(jié)以往圖書盤點工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上制訂了一套新的盤點方案，通過采集、對比、復核、處理四步完成某一區(qū)域內(nèi)的圖書盤點。在2017年進行小范圍實踐后，首圖的圖書盤點工作取得了較好的效果，之后擴大范圍開展全館在架圖書的盤點工作。由于人力、物力有限，首圖無法在全館范圍內(nèi)同時開展圖書盤點工作，因此，首圖選擇以借閱區(qū)為單位，通過流程設(shè)計將各借閱區(qū)的盤點工作緊密銜接起來，形成了一套科學的盤點方案，新的盤點方案于2018年正式投入使用。

2.1 方法描述

具體的盤點步驟如下：第一步是“數(shù)據(jù)采集”。工作人員先利用移動式RFID數(shù)據(jù)采集設(shè)備采集目標借閱區(qū)內(nèi)在架圖書的RFID標簽數(shù)據(jù)，得到“實際在架的圖書數(shù)據(jù)”;再通過圖書管理系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)庫內(nèi)的目標借閱區(qū)的在架圖書數(shù)據(jù)，得到該借閱區(qū)“理論在架的圖書數(shù)據(jù)”。第二步是“數(shù)據(jù)對比”。工作人員將“數(shù)據(jù)采集”階段得到的“理論在架的圖書數(shù)據(jù)”與“實際在架的圖書數(shù)據(jù)”進行對比，得到“應該在架而實際并未在架的圖書數(shù)據(jù)”和“不屬于目標借閱區(qū)的圖書數(shù)據(jù)”。第三步是“人工復核”。工作人員根據(jù)“數(shù)據(jù)對比”階段整理得到的“復核表單”，對目標借閱區(qū)的圖書進行復核，將找到的圖書標記在表單上，將未被標記數(shù)據(jù)列為“待處理數(shù)據(jù)”。第四步是“數(shù)據(jù)處理”。工作人員以“人工復核”階段得到的“待處理數(shù)據(jù)”為依據(jù)，通過圖書管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)清洗，并對“需要處理數(shù)據(jù)”表單進行相應處理。

2.2 人員配置

首圖將參與盤點工作的人員分為3組：采集組、數(shù)據(jù)組、復核組。采集組負責利用數(shù)據(jù)采集設(shè)備采集目標借閱區(qū)內(nèi)的圖書數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)組負責目標借閱區(qū)內(nèi)的相關(guān)數(shù)據(jù)操作，如問題數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)對比、數(shù)據(jù)狀態(tài)更改等;復核組負責目標借閱區(qū)的復核工作。在實際的圖書盤點工作中涉及多個借閱區(qū)，因此，首圖將復核組拆分成多個小組負責指定借閱區(qū)的人工復核工作。首圖在開館環(huán)境下進行圖書盤點工作，既要保質(zhì)保量地開展日常讀者服務(wù)工作，又要避免圖書盤點工作對日常服務(wù)工作造成影響，因此尋求圖書盤點工作與日常讀者服務(wù)工作的平衡開展是一個難點。

2.3 盤點流程

由于圖書盤點工作涉及空間較大，借閱區(qū)數(shù)量多且分布在多個樓層，首圖在設(shè)計盤點流程的過程中不僅要注意借閱區(qū)位置、館藏量、人員配置、設(shè)備配置、開館環(huán)境等情況，還要考慮到各借閱區(qū)之間盤點工作的銜接，保證整體流程的連貫性，在通盤考慮的情況下確定借閱區(qū)盤點工作的先后順序。盤點工作流程如圖1所示，整個流程圖呈“階梯狀”。

2.4 盤點前的準備工作

為了保證圖書盤點工作的順利開展，首圖需要做好以下準備工作：一是制訂科學的盤點計劃，包括盤點時間、盤點范圍、盤點內(nèi)容、盤點流程、人員安排、操作規(guī)范、數(shù)據(jù)標準等。二是提前做好溝通工作。由于圖書盤點工作涉及多個部門、小組之間的相互協(xié)作，因此，首圖需要明確工作時間、工作區(qū)域、工作內(nèi)容、交接人員等細節(jié)。三是對參與圖書盤點工作的工作人員進行培訓，明確操作規(guī)范，及時解決盤點工作中遇到的問題。四是處理暫時無法上架流通的圖書，減少盤點誤差。

2.5 盤點結(jié)果

首圖在2018年的圖書盤點工作中采用了新制訂的盤點方案，發(fā)現(xiàn)并處理了許多以往盤點工作中遺漏的問題數(shù)據(jù)，彌補了之前盤點工作的不足。2018年的圖書盤點工作共涉及圖書數(shù)據(jù)596，778條，處理的相關(guān)數(shù)據(jù)占總數(shù)據(jù)的7.78%;2019年的圖書盤點工作共涉及圖書數(shù)據(jù)552，956條，處理的相關(guān)數(shù)據(jù)占總數(shù)據(jù)的1.89%，主要原因在于2018年的圖書盤點工作為2019年的圖書盤點工作提供了良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。從2018年、2019年圖書盤點工作的實際效果看，首圖基本實現(xiàn)了預期的工作目標。

圖書盤點工作的優(yōu)勢具體體現(xiàn)在以下三個方面：一是新的盤點方案具有一定合理性和可行性。首圖根據(jù)自身的實際情況，如運營時間、服務(wù)策略、區(qū)域分布、文獻流通量、人員數(shù)量、技術(shù)設(shè)備等，構(gòu)建了盤點流程，保證了圖書盤點工作的有效開展。二是新的盤點方法為圖書盤點工作提供了有效支持。首圖在總結(jié)之前圖書盤點工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上形成了新的盤點方法，利用RFID技術(shù)的非接觸自動識別特性解決了圖書在架數(shù)據(jù)的動態(tài)采集問題，提升了工作效率，減少了人工復核的工作量，降低了圖書流通等對圖書盤點工作的影響。同時，人工復核查詢靈活細致的特點也彌補了RFID技術(shù)在實際工作中的不足，解決了易受金屬干擾、標簽無法識別等問題。三是圖書盤點工作注重人員分工、工作規(guī)范和流程連貫。人員分工可以讓參與者明確自身的工作內(nèi)容，即使在以后的相關(guān)工作中更換工作人員，也不會影響圖書盤點工作的正常開展。工作規(guī)范使各個工作環(huán)節(jié)都有參考依據(jù)，保證了工作效果和數(shù)據(jù)質(zhì)量。流程連貫使各個工作環(huán)節(jié)能得到有效銜接，為今后首圖常態(tài)化開展盤點工作打下基礎(chǔ)。

3 思考

3.1 流通帶來的問題

圖書館在開展圖書盤點工作時必須面對流通這一問題，流通主要包括讀者的借還行為引起的圖書流通和讀者在館內(nèi)的流動，流通率低有利于盤點工作的開展。對于大型公共圖書館來說，其不具備長時間閉館的條件。針對流通這一問題，首圖主要從以下兩個方面入手解決：一是注重盤點時段，將盤點工作的開展時間選擇在流通量較小的時間段內(nèi)。以圖書流通和讀者流動的歷史數(shù)據(jù)為依據(jù)，首圖已開展的兩次圖書盤點工作都選擇在2月至3月，但圖書盤點工作對圖書預約等相關(guān)業(yè)務(wù)工作的開展仍造成了一定影響。二是注重盤點工作流程的設(shè)計?！半A梯狀”的盤點流程以借閱區(qū)為單位，以各借閱區(qū)盤點工作的進度為節(jié)點，通過流程設(shè)計將各個節(jié)點銜接起來，壓縮了盤點工作的整體時間，但對盤點工作的整體連貫性要求較高，一旦某個節(jié)點出現(xiàn)問題就將直接影響后續(xù)工作的進程。

3.2 空間布局對圖書盤點工作造成的影響

在圖書盤點工作中，借閱區(qū)的空間布局對盤點工作也會造成一定影響。首圖以讀者的借閱需求為依據(jù)，設(shè)置了多個主題借閱區(qū)，由于各借閱區(qū)的側(cè)重點不同，導致同一種書被配置到不同的主題借閱區(qū)。此外，借閱區(qū)內(nèi)圖書擺放標準的多樣化也給圖書盤點工作帶來了困難，如數(shù)據(jù)采集、人工復核等。為了避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)遺漏，首圖采用了多次復核的方法。此外，復核次數(shù)的增多影響了整個圖書盤點工作的進程。因此，如何最大限度地降低遺漏情況的發(fā)生及建立一系列應對機制，已成為首圖開展圖書盤點工作需要進一步解決的問題。

3.3 RFID技術(shù)的應用

雖然RFID技術(shù)應用在圖書盤點工作中存在標簽易損壞、易受金屬材質(zhì)干擾等問題，但從整體上看RFID技術(shù)的應用對圖書資產(chǎn)管理相關(guān)工作的開展具有積極的推動作用。供應商在RFID系統(tǒng)的宣傳材料中，一般都會提到RFID設(shè)備具有盤點功能，但在實際測試中，盤點功能很難滿足圖書館的工作需求，因此RFID相關(guān)設(shè)備功能開發(fā)的不完善也直接影響了圖書盤點工作的效果[3]。首圖圖書盤點工作使用的相關(guān)設(shè)備是深圳海恒公司提供的BT-3型移動式RFID數(shù)據(jù)采集車，采集車具有與盤點功能相似的“清點”功能，雖然可以識別圖書是否在對應書架層位，但無法顯示被掃圖書的原有位置。由于首圖部分借閱區(qū)的圖書流通量大，圖書架位變動頻率高，工作人員如果沒有及時更新采集車內(nèi)的數(shù)據(jù)，就會使采集車在“清點”過程中出現(xiàn)較多誤差，進而影響整個圖書盤點工作的效果。因此，采集車無法被有效應用到首圖的圖書盤點工作中，缺少針對性的系統(tǒng)設(shè)計也限制了RFID技術(shù)在圖書盤點工作中的應用。

4 建議

4.1 優(yōu)化現(xiàn)有的盤點流程

從圖書盤點工作的角度看，首圖可通過調(diào)整復核次數(shù)、完善漏查應對機制等方式優(yōu)化盤點流程;調(diào)整空間布局，統(tǒng)一圖書擺放標準，平衡讀者需求與相關(guān)業(yè)務(wù)工作的關(guān)系，以提高盤點效率。

4.2 尋求技術(shù)改進

目前，首圖使用的RFID設(shè)備并沒有充分發(fā)揮RFID技術(shù)的優(yōu)勢，因此，首圖可通過投入一定資金升級設(shè)備，開發(fā)更符合圖書盤點工作實際需要的盤點系統(tǒng)。首圖可將數(shù)據(jù)采集功能和圖書盤點功能集成到盤點系統(tǒng)中，在開展數(shù)據(jù)采集工作的過程中通過無線網(wǎng)絡(luò)連接數(shù)據(jù)庫同步進行對比，完成圖書盤點工作。首圖尋求技術(shù)改進，不僅能簡化盤點流程，減少工作人員數(shù)量，實現(xiàn)靈活盤點、動態(tài)盤點，還能為未來圖書盤點工作的常態(tài)化開展提供新的思路。

4.3 引入新技術(shù)

隨著RFID技術(shù)在圖書館的深入應用，首圖可通過引入其他新技術(shù)完成圖書盤點工作，如盤點機器人和智能書架等。盤點機器人是圖書館機器人的一種應用形式，它將RFID技術(shù)與計算機技術(shù)結(jié)合起來，能為圖書館的圖書動態(tài)盤點工作提供支撐[4]。圖書館利用智能機器人開展圖書盤點工作在成本、盤點效率和準確率、創(chuàng)新服務(wù)等方面都具有一定優(yōu)勢[5]。但是，盤點機器人主要被應用于高校圖書館的圖書盤點工作，目前尚缺少在公共圖書館的應用案例。此外，除機器人設(shè)備的資金成本較高外，盤點機器人只有在超高頻RFID標簽的支持下才能充分展現(xiàn)自身優(yōu)勢，對于大型公共圖書館來說，其無法在短時間內(nèi)完成對圖書RFID標簽的更換工作。智能書架（Intelligent Bookshelf或Smart Bookshelf）是一套高性能的在架圖書實時管理系統(tǒng)，擁有多個RFID讀寫天線，利用高頻或超高頻定位技術(shù)實現(xiàn)對在架圖書的識別，具有檢測速度快、定位準確等特點，既能完成盤點、查詢、統(tǒng)計等圖書管理工作[6]，又能實現(xiàn)減少工作人員數(shù)量、圖書盤點工作常態(tài)化開展的目標。隨著技術(shù)的發(fā)展，智能書架的成本正在逐漸下降，但大型公共圖書館如果配置的智能書架數(shù)量較少，就無法產(chǎn)生集群效應，不能充分發(fā)揮智能書架的優(yōu)勢;如果配置的數(shù)量過多，就對借閱區(qū)的空間布局有一定要求，進而增加配置成本。

5 結(jié)語

首圖在開館環(huán)境下開展圖書盤點工作是圖書館傳統(tǒng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)適應新服務(wù)環(huán)境的一種有益嘗試，既推動了自身的發(fā)展，又保障了服務(wù)質(zhì)量。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，圖書館應緊跟時代發(fā)展步伐，根據(jù)實際情況合理選擇智能化、智慧化的服務(wù)手段，在技術(shù)、成本和效益之間尋找最佳的平衡點，提升圖書盤點工作的工作效率，滿足讀者的多元化需求。

參考文獻：

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[4] 樊慧麗，邵波.國內(nèi)外圖書館機器人的研究應用現(xiàn)狀與思考[J].圖書館雜志，2017（6）：88-93.

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[6] 黃勝國.基于RFID技術(shù)的智能書架管理系統(tǒng)研究[J].河南圖書館學刊，2015（6）：108-111.

（編校：孫新梅）