關(guān)于信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新分析

夏楊

摘? 要：21世紀(jì)是信息時代，社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)時時更新，知識大爆炸的同時，對人們學(xué)習(xí)能力和適應(yīng)能力提出了新的要求。信息化時代是社會發(fā)展的一個新階段，各行各業(yè)都要轉(zhuǎn)變觀念，調(diào)整思路，針對新的變化，制定合理有效的工作制度和工作模式，快速高效完成本職工作，為我國的現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)添磚加瓦。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;管理體系

中圖分類號：F272;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.07.317

信息化時代發(fā)展導(dǎo)致信息項目數(shù)量大幅增加，需要加強(qiáng)信息的采集、整理、保存工作，對檔案管理工作也提出了新的要求。信息載體的改變，檔案管理技術(shù)的更新，這些都要求檔案管理工作也要跟上時代發(fā)展步伐，創(chuàng)新調(diào)整檔案管理方式，順應(yīng)檔案管理工作信息化的發(fā)展需求。本文在分析了信息化時代特征的基礎(chǔ)上，進(jìn)行了關(guān)于信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新分析。

一、信息化的時代特征分析

信息化是在計算機(jī)、數(shù)字化、生物工程等先進(jìn)技術(shù)的基礎(chǔ)上產(chǎn)生，使人類以更快捷的方式獲得并傳遞人類社會的文明果實。信息化時代的發(fā)展，為人類交流提供了有效便捷的通訊手段，加強(qiáng)了世界各地的經(jīng)濟(jì)文化發(fā)展融合，為人類共同繁榮進(jìn)步提供了有力保障。信息化時代的特征有：紙質(zhì)記錄信息，通過書本傳遞知識;有了電視、電話、互聯(lián)網(wǎng)等通訊交流設(shè)備;信息量增大，傳播速度快，技術(shù)和復(fù)雜程度增加，這些信息時代的特征，要求我們面對新環(huán)境、新變化要及時更新工作管理模式，提高知識水平，采用新的策略適應(yīng)新時代的發(fā)展。

二、關(guān)于信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新分析

第一，信息時代下，信息存儲方式的多樣化，要求工作人員建立新型工作模式，做好檔案管理工作。檔案是一種信息存儲方式，具有保存價值的原始記錄。檔案記錄的是國家、企業(yè)、個人的相關(guān)信息，是十分重要的社會信息資源。在以前，檔案信息多是以紙質(zhì)書籍記錄，不但查找起來費時費力，還有磨損，不利后期保存，而且容易出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，很多寶貴資料就此失查，為后人查閱帶來了諸多困難和阻礙。信息化時代的發(fā)展，檔案資料記錄有了新的存儲方式。將大量繁瑣的存儲信息，通過光盤、圖表、音像、U盤資料等方式記錄，節(jié)省了大量空間，降低了磨損率，提高了信息記錄的準(zhǔn)確性和完整性。同時，隨著計算機(jī)的普及應(yīng)用，通過掃描、錄入等方式將大量信息分門別類儲存到計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，在查找時更方便、更快捷，同時管理起來也更簡單、更安全。這些檔案信息管理工作的變化都是順應(yīng)信息時代社會發(fā)展的必然結(jié)果。基于此要求檔案管理工作人員，調(diào)整思路，建立新型管理模式，既要注重紙質(zhì)原始資料的保存管理，還要重視電子信息記錄的維護(hù)和及時更新，創(chuàng)建一個線上線下雙管齊下的檔案管理模式，加強(qiáng)檔案管理安全性和準(zhǔn)確性。對于在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中需要展示的信息，檔案管理人員必須加強(qiáng)監(jiān)督管理。除了我國法律明確規(guī)定的國家秘密、個人隱私等信息不予公示外，可以適當(dāng)?shù)臄U(kuò)大服務(wù)的對象和范圍，提高服務(wù)意識，與時俱進(jìn)，為創(chuàng)立科學(xué)規(guī)范的檔案管理工作模式奠定基礎(chǔ)。

第二，信息時代下，多種信息交叉融合，需要構(gòu)建一個高效優(yōu)化的管理體系。信息時代大背景下，多項目多信息交叉融合，增加了檔案信息管理工作的難度。對繁雜信息進(jìn)行歸納整理，辨別有價值信息，制定出行之有效的檢索目錄，方便調(diào)取查閱。檔案管理部門也要明確分工，在國家方針政策指導(dǎo)下，制定有效的管理機(jī)制，并形成相應(yīng)的責(zé)任制度。確保每位工作人員都能盡職盡責(zé)，各部門密切配合，提高工作效率，使檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化?！皼]有規(guī)矩不成方圓”，一個適應(yīng)時代發(fā)展的檔案管理體系的建立意義深遠(yuǎn)。

第三，信息時代下，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)也要隨之提高。隨著信息時代的進(jìn)步，工作模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，工作人員也要不斷學(xué)習(xí)，提高自身工作能力和綜合素質(zhì)。在檔案管理工作中，部分人員因循守舊，不思上進(jìn)，在崗位工作中，得過且過，這種消極的工作態(tài)度對檔案管理工作有著不利影響。針對這種松散狀況，必須隨時對工作人員的知識水平和操作技能進(jìn)行檢查和培訓(xùn)。檔案管理單位一般很少對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，這就形成了部分人員工作能力水平降低，工作熱情差等現(xiàn)象。信息時代背景下，要利用科學(xué)技術(shù)手段，培訓(xùn)工作人員的專業(yè)技能和創(chuàng)新能力，提高檔案管理工作的效率。例如，現(xiàn)代檔案管理工作離不開計算機(jī)的使用，但是大多工作人員并不具備專業(yè)的計算機(jī)知識。這就需要對檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)方面知識的培訓(xùn)指導(dǎo)。將檔案信息錄入計算機(jī)中進(jìn)行信息存儲，還需要定期對計算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)升級和設(shè)備維護(hù)，以保護(hù)檔案信息的完整性和安全性。同時要對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息定期進(jìn)行電子備份，避免在計算機(jī)遭到惡意軟件或者黑客攻擊時，檔案信息受到影響。另外，對工作人員的相關(guān)軟件的使用、圖表的制作能力也要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高獨立收集、整理、存儲檔案信息的能力，在工作中能夠獨當(dāng)一面甚至多面，從根本上提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。

三、結(jié)語

總而言之，檔案管理工作是關(guān)系國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的要素之一，是一項任重而道遠(yuǎn)的工作。檔案信息化建設(shè)是未來檔案管理工作的重中之重，需要所有工作人員從自身出發(fā)，提高自身知識水平和專業(yè)技能，探索新的適應(yīng)時代發(fā)展的檔案管理模式，提高檔案管理效率和質(zhì)量。希望本文的研究能夠?qū)ο嚓P(guān)課題研究的專家學(xué)者有所啟發(fā)。

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（鐵嶺衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院? 遼寧鐵嶺? 112000）