基層水利檔案管理工作存在問題及對策探討

潘劍

摘? 要：水利檔案管理是水利工作中的重要工作之一，利于推進科學現(xiàn)代化規(guī)范管理，豐富充實水利檔案資源庫，是記錄水利項目實施的整個過程中的數(shù)據(jù)、文字、圖表等重要資料的工作，能夠作為未來水利工作的參考方案，水利檔案對國家、社會、工程單位具有極其巨大的保存價值，為今后的水利項目工程的開展提供充足的有力的參考資料，也是項目竣工后的運營、維護、改造擴建等工作的重要依據(jù)。基層水利檔案管理工作是保障水利項目工程質(zhì)量的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：水利檔案管理;問題;對策

中圖分類號：TV21;G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.07.316

基層水利檔案管理工作是一項對水利工程項目整個過程中的文字、數(shù)據(jù)、圖像等不同類型的資料進行分類整理儲存方便日后的調(diào)出利用，在此系統(tǒng)化的資料分類基礎(chǔ)上形成了一整套像思維導圖一樣的資料庫，對我國水利工程的科學合理性、規(guī)范性、可行性起對照調(diào)整作用，為水利工程的發(fā)展提供了龐大的參考資料體系，包括水利工程機構(gòu)的規(guī)劃設(shè)計、施工和竣工后的維護措施等有佐證的事實記錄，促進水利工程的迅速發(fā)展。目前的基層水利工程檔案管理工作還存在一些問題，本文這主要針對水利工程管理工作中存在的問題及其對策進行簡略概述。

一、基層水利檔案管理工作中存在的問題

1.水利檔案管理制度不健全

水利工程檔案中涵蓋了水利工程建設(shè)中從工程設(shè)計到竣工的詳細要點，為工程后續(xù)的維護改造等其它工作提供必要的參考，但是由于水利檔案管理制度的不健全，缺乏嚴謹?shù)囊?guī)范管理制度和資料歸檔規(guī)則，很多規(guī)范都未能落實到檔案管理工作實處，管理制度往往只是停留在書面上，并沒有在實際水利檔案管理工作中發(fā)揮其實際作用和價值，致使檔案管理工作難以有效執(zhí)行推進。另外最根本的問題是檔案的管理人員對工程建設(shè)中的資料不重視，缺少系統(tǒng)地對檔案進行類處理存儲，除了在階段性的驗收工程成果和開展項目檢查外，缺少常態(tài)化的資料收集歸檔，造成管理問題頻發(fā)。

2.對檔案管理工作不重視

參與建設(shè)單位對水利工程檔案管理工作的重視程度有待加強，高質(zhì)量的檔案管理工作能夠及時向工程項目管理者反饋工程中存在的問題，為工程管理者提供準確無誤的詳細資料，有利于根據(jù)發(fā)生的問題由因索果找到出現(xiàn)差錯之處，有利于項目管理者改變管理策略，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，從而提升工程質(zhì)量在較短的工期內(nèi)完成工程安排。檔案管理工作是輔助整個工程合理進行的重要保障，特別是修建水利工程這樣的大型構(gòu)筑物更需要重視施工過程的正確合理性，謹防出現(xiàn)任何差錯。但目前對水利檔案管理工作不重視的現(xiàn)象較為常見，缺少對檔案管理制度的實行。

3. 檔案管理設(shè)施落后

經(jīng)過多方面的調(diào)查了解發(fā)現(xiàn)目前的水檔案管理設(shè)施基本上還是沿用過去的儲存方式，即以紙質(zhì)記錄的方式進行儲存水利工程中的具體事宜，與現(xiàn)在計算機網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及的時代相比屬于相對落后的儲存管理方式，并且大量紙質(zhì)資料的儲存需要占用不少的空間，儲存多以檔案袋進行封裝人工進行歸類存放，關(guān)于水利工程資料檔案的建立、處理和存放都是通過人工完成的，人是具有感情的高級動物，保證不了在工作中不出現(xiàn)任何的差錯，檔案管理分類過程中容易出現(xiàn)信息遺漏、資料分類錯誤等一系列關(guān)于資料內(nèi)容的問題。另外，紙質(zhì)存儲除了占用空間還有一個更為致命的缺點，對存儲環(huán)境要求嚴格，必須防蟲防潮、放在一個恒溫干燥通風的空間，需要配別相應(yīng)的設(shè)備構(gòu)成這樣的環(huán)境。缺少了計算機迅速地調(diào)集資料，準確地存取資料，導致水利檔案管理工作的效率低下，傳統(tǒng)的人工對紙質(zhì)檔案進行收集、管理、調(diào)取的工作方式已經(jīng)遠遠不能跟上目前水利工程對檔案管理的需求了。

二、基層水利檔案管理問題的對策

1. 健全和嚴格執(zhí)行水利檔案管理條例

水利檔案的管理制度需要制定同一的規(guī)范管理規(guī)章制度，細化對水利檔案體系的建設(shè)，確定對水利資料收集、儲存、分類標準進行有關(guān)要求，實現(xiàn)檔案資料的標準化管理。明確參與水利工程建設(shè)的工程單位與主建單位之間的職責分工，水利檔案管理人員要根據(jù)參與建設(shè)單位承擔的不同責任進行準確切實地對檔案的存儲空間劃定范圍，以及制定檔案的保管、借閱、使用、調(diào)集等權(quán)利進行行使范圍的限定規(guī)范，加強水利檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，制定并執(zhí)行有關(guān)檔案保密、利用、借閱等的制度。

2.細化水利工程檔案管理標準

為保證水利檔案管理的質(zhì)量，需要檔案員到現(xiàn)場進行勘測考察，特別是對于圖像、視頻信息資料的收集需要在現(xiàn)場進行拍攝。例如在進行竣工時期的資料存檔時，檔案管理人員應(yīng)確定自己的職責，到竣工現(xiàn)場進行現(xiàn)場勘測，檢查和指導，發(fā)現(xiàn)問題要及時提醒指出;在水利工程建設(shè)中，機器的型號、現(xiàn)場監(jiān)理人員的資格證、崗位證、開工令、監(jiān)理通知、工程款支付表格、合同外項目單價審核資料等內(nèi)容都需要檔案管理人員進行稽查收集并進行檔案的分類存儲，便于以后供其他工程施工參考或者追責。各個檔案規(guī)則要求全面、準確、真實、時效、科學規(guī)范為檔案管理的目的要求，進一步細化水利檔案管理標準，有效發(fā)揮檔案管理工作在經(jīng)濟反饋、工程方案、建設(shè)工程參數(shù)等方面的反饋作用。

3.更新檔案管理方式

在如今科技迅速發(fā)展的快時代下，檔案管理工作的運行也要跟上時代腳步，充分利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)計算機技術(shù)，提升檔案管理工作的水平，提高檔案管理工作效率。檔案管理一方面通過大數(shù)據(jù)時代信息交換速度迅速地方式對工程信息進行收集處理并且分類存儲，另一方面，將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變成了數(shù)據(jù)存儲在計算機硬盤里，節(jié)省了大量空間和提供干燥溫度適宜防蟲防腐環(huán)境的大量設(shè)備，提高檔案管理工作的效率，實施檔案管理與信息化相結(jié)合發(fā)展。

三、結(jié)語

總之，基層水利檔案管理工作貫穿整個水利工程項目，其中中存在的問題都是經(jīng)過豐富的工程經(jīng)驗驗證的，需要進行工作方式和管理制度等多方面事項的改革才能有效消除，融入快速發(fā)展的信息化時代，很大程度上提高水利檔案管理的工作效率。

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