現(xiàn)代檔案館保管工作思想的多元重構(gòu)與積極實踐

朱麗葉

摘 要：檔案保管工作是維護(hù)檔案完整與安全的具體性工作，是檔案館業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)和核心任務(wù)。面對新時代、新要求，檔案保管工作應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思維，從現(xiàn)代社會管理中汲取養(yǎng)分，持續(xù)創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案館；檔案工作；檔案保管；現(xiàn)代化

進(jìn)入新時代以來，一批現(xiàn)代化檔案館相繼建成并投入使用，檔案館硬件完成了代際升級，為檔案保管工作提供了優(yōu)越的條件，檔案館事業(yè)邁入發(fā)展的快車道。新環(huán)境激勵著檔案人以時代的擔(dān)當(dāng)精神來豐富和發(fā)展檔案管理思想與方法，在檔案保管工作上既堅持傳統(tǒng)又與時俱進(jìn)，積極探索，在實踐中豐富發(fā)展。

一、充分認(rèn)識檔案保管工作變革發(fā)展的時代要求

檔案館是集中保管黨和國家重要檔案的基地，維護(hù)檔案保管安全有序和促進(jìn)利用便利是檔案保管工作的基本任務(wù)和核心要義?？v觀檔案工作歷史，保管思想與方法總是與時俱進(jìn)的。宗廟地下庫窖中甲骨檔案集中保管的井然有序，“金匱”“石室”檔案保管設(shè)施的精良，“皇史宬”庫房建筑的厚重，無一不體現(xiàn)著歷代檔案人的管理精神與責(zé)任擔(dān)當(dāng)。周朝天府與太史府守藏室分別保管正本副本的備份保管方式，歷朝歷代統(tǒng)治者設(shè)立不同層次檔案機(jī)構(gòu)以達(dá)到“以大系小，絲牽繩聯(lián)，總合于上”效果的實用管理方法，都折射出古代檔案管理思想的光芒。豐富的古代檔案保管樣本、經(jīng)驗和思想，不僅為我們提供了檔案保管的思路，也賦予了我們留存社會記憶的神圣使命感，同時闡明了檔案保管的時代任務(wù)——保管檔案不是不惜成本建造庫房，而是科學(xué)合理利用現(xiàn)有保管條件；不是一成不變地嚴(yán)防死守，而是引入先進(jìn)技術(shù)和方法，提高檔案保管效能。世界一直在變化，檔案管理的版圖和規(guī)則也在不斷變化。檔案工作只有與時偕行，在變化中不斷發(fā)現(xiàn)問題、尋找真理、修正方向，才能保持自身鮮活的生命力。既要繼承傳統(tǒng)，又要適應(yīng)時代發(fā)展，與時俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案保管方法，提升檔案治理能力和治理水平。

二、準(zhǔn)確認(rèn)清檔案保管模式的現(xiàn)實困境

傳統(tǒng)的檔案保管對象一般是紙質(zhì)檔案，保管工作模式以俗稱的“八防”為核心內(nèi)容，主要防范自然環(huán)境因素對檔案實體的損害和檔案信息的外泄。隨著近現(xiàn)代新型載體的出現(xiàn)、安全保密要求的提高以及科技的發(fā)展，檔案保管工作增加了防紫外線、防電磁輻射和提高庫房空氣質(zhì)量等新要求，檔案保管工作的內(nèi)容和檔案保管環(huán)境的內(nèi)涵日益豐富。而今，檔案保管面臨新的課題，社會管理領(lǐng)域拓寬、生產(chǎn)技術(shù)內(nèi)容豐富、信息量的爆炸式增長導(dǎo)致檔案數(shù)量呈指數(shù)級增長，檔案數(shù)字化的基本實現(xiàn)并未減少紙質(zhì)檔案的數(shù)量，反而增加了電子檔案的保管任務(wù)，加上強(qiáng)調(diào)保密要求，現(xiàn)代檔案館保管工作面臨諸多挑戰(zhàn)。

一是檔案館接收范圍擴(kuò)大，入庫檔案數(shù)量激增，檔案庫房容量嚴(yán)重承壓。例如，2019年大量土地確權(quán)檔案、撤銷機(jī)構(gòu)檔案、專業(yè)檔案的入庫，使館藏檔案數(shù)量劇增，許多縣市級檔案館館藏逼近百萬卷，達(dá)到中型檔案館規(guī)模，不少二十世紀(jì)九十年代甚至二十一世紀(jì)初建成的檔案館庫房被迫再次擴(kuò)建。社會發(fā)展帶來檔案數(shù)量增加是必然的趨勢，庫容緊張是長期的困境，擴(kuò)建只能紓困一時，而保證檔案庫容合理增長才是長久之計。

二是檔案排架長期以類別為標(biāo)準(zhǔn)預(yù)留空間，造成庫房空間利用率不高。傳統(tǒng)檔案館的排架方式分為兩種：一是采用分類排架法，即把館藏的檔案按全宗群、全宗、大類（保管期限）、屬類，結(jié)合載體等保管要求進(jìn)行庫房布局和排列上架；二是采用流水排架法，即按照檔案進(jìn)館的先后順序排列上架，開口全宗的小類后面往往要預(yù)留20年的余量，以減少倒架工作。在實際工作中，預(yù)留空間弊端重重，有的全宗留位不足，同類檔案分存兩處，造成查找利用不便；有的全宗留位過多，而后期該類檔案入庫量縮減，或因機(jī)構(gòu)改革使得全宗變成閉口全宗，沒有增量，最終造成空間浪費(fèi)。二十一世紀(jì)以來，因文書檔案、會計檔案甚至婚姻檔案等專業(yè)檔案的保管期限調(diào)整，使得根據(jù)分類排架法所預(yù)留的空間大范圍失效。實踐證明，未來進(jìn)館檔案的不確定性將意味著一段時間后的大量倒架工作及次生工作，檔案存放地址變動后電子標(biāo)簽、存放地址數(shù)據(jù)等也需要全面更新，工作量巨大。

三是檔案的保密管理要求日益提高，保管保密方法有待系統(tǒng)性升級。每年需要精準(zhǔn)盤庫，防止內(nèi)容泄密，防止檔案珍本失竊等，保管工作應(yīng)用雙人管理庫房、打包封裝，利用者查閱案卷需經(jīng)安全檢查并在監(jiān)控下進(jìn)行，利用的案卷必須當(dāng)天返回庫房，庫房調(diào)取和歸還入庫檔案必須由兩名責(zé)任保管員采用鑰匙和門禁卡的雙門禁制度。檔案保管工作的任務(wù)與內(nèi)容進(jìn)入現(xiàn)代語境模式，“老方法”就顯得捉襟見肘。傳統(tǒng)的保管方式已無法滿足現(xiàn)代管理要求。

三、積極順應(yīng)信息化潮流推動檔案保管工作的變革

以信息技術(shù)為核心的現(xiàn)代化給檔案管理帶來了顛覆性的改變，也給檔案保管工作提供了全新的工作環(huán)境和思維方式來紓緩面臨的困境，提升檔案治理能力。

1.檔案數(shù)字化徹底改變了檔案利用方式，推進(jìn)了檔案保管理念嬗變

信息化時代的檔案利用已進(jìn)入數(shù)字利用階段，不僅電子查檔已成絕對主流，還發(fā)展成區(qū)域檔案信息共享利用。數(shù)字目錄跨庫檢索加數(shù)字化檔案連接已全面實現(xiàn)，數(shù)字檔案全文識別檢索、大數(shù)據(jù)分析等方法被逐步引入。查找檔案準(zhǔn)確迅速，復(fù)制檔案、制發(fā)檔案證明快捷，查檔權(quán)限控制嚴(yán)密等優(yōu)點(diǎn)已成為現(xiàn)代檔案保管的基本特征。利用方式的轉(zhuǎn)變使檔案實體利用得到嚴(yán)格控制，保管員調(diào)取案卷已成少量案例，庫房排架與管理思維以方便利用為第一價值取向的標(biāo)準(zhǔn)已悄然轉(zhuǎn)變?yōu)橐钥刂茩n案保管環(huán)境為首要目標(biāo)。

2.庫房信息化管理方式的應(yīng)用，改變的庫房分類布局、排架方式必須便于人工記憶的傳統(tǒng)范式

長期的人工調(diào)卷需要，確立了排架必須便于查檔、便于保管員記憶的習(xí)慣性工作準(zhǔn)則?，F(xiàn)代檔案保管已應(yīng)用“3D虛擬數(shù)字庫房”、實體檔案電子標(biāo)簽管控、智能密集架與檔案利用平臺關(guān)聯(lián)等多重信息化管理手段，少量的入庫調(diào)卷只需依靠信息系統(tǒng)便能做到精準(zhǔn)定位、效率極高。憑人工記憶調(diào)卷不適合種類繁多、數(shù)量巨大的現(xiàn)代檔案館庫房管理，也不適應(yīng)檔案館工作人員輪崗的管理體制。因此檔案庫房排架管理雖然仍需要考慮查找的需要，但不能被捆住思維，須重建現(xiàn)代語境的管理邏輯模型。

3.智能庫房管理系統(tǒng)的建立，為現(xiàn)代檔案保管注入全新內(nèi)涵

檔案館存用并重的任務(wù)，決定了智能庫房管理系統(tǒng)已成為現(xiàn)代檔案館的標(biāo)配。檔案庫房門禁系統(tǒng)、智能環(huán)境控制系統(tǒng)、自動消防管控系統(tǒng)、安全監(jiān)控系統(tǒng)、巡檢巡更系統(tǒng)等多重現(xiàn)代化手段，可實現(xiàn)庫房管理方式無紙化、檔案存儲位置圖形化和數(shù)字化、進(jìn)出庫手續(xù)自動化。在空間管理上可以看到每一個庫房的布局、余量，清楚地定位到每一格存放的檔案；在出入庫管理上，可以對出入庫的檔案進(jìn)行登記和記錄，使安全性得到保障。智能庫房管理系統(tǒng)的使用使整個庫房的管理水平實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。

四、構(gòu)建現(xiàn)代檔案保管的新思維、新方法、新格局

檔案管理的歷史是與人類記憶技術(shù)發(fā)展史高度重合的，竹簡、金石、紙張、膠片等每個時代的先鋒技術(shù)都是檔案工作的先進(jìn)符號?，F(xiàn)代技術(shù)對檔案保管乃至整個檔案業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生的變革性沖擊，讓檔案人無法無動于衷。

1.綜合運(yùn)用智能技術(shù)推進(jìn)檔案保管走進(jìn)“智”時代是檔案管理的時代命題

智能化已是現(xiàn)代社會的技術(shù)標(biāo)志，檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和人工智能等技術(shù)已日臻成熟，由多重系統(tǒng)與模塊組成的智能庫房系統(tǒng)已在現(xiàn)代檔案館中運(yùn)用。智能技術(shù)已逐步具備類似于人類的感知能力、記憶和思維能力、學(xué)習(xí)能力、自適應(yīng)能力和行為決策能力，在檔案保管場景中能動地感知外界事物，按照與檔案人思維模式相近的方式和給定的知識與規(guī)則，通過數(shù)據(jù)的處理和反饋，對隨機(jī)性的外部環(huán)境做出決策并付諸行動。檔案溫濕度管控，庫房防火防盜，檔案位置管理與盤庫等曾經(jīng)艱難的任務(wù)在智能化平臺上高效而準(zhǔn)確地完成。傳統(tǒng)的“八防”等目標(biāo)內(nèi)容雖然仍是檔案保管工作主要任務(wù)，但檔案工作者必須順應(yīng)檔案保管的智能化潮流，從檔案保管工作價值取向、思維方式、管理制度到工作方法、路徑、領(lǐng)域等多維度地應(yīng)用智能化思想，推進(jìn)檔案保管的全面迭代更新。建立檔案“收管存用”的“智”時代思維，從而催生出合理科學(xué)排架、及時鑒定檔案流轉(zhuǎn)庫房空間等高效管理庫房的新方法。

2.建立新的排架邏輯模型，科學(xué)合理安排有限的檔案庫房

建立在長期人工管理基礎(chǔ)上的排架方法是按全宗按類別后依據(jù)流水順序排列，各種大類和占庫容大部分的“開口”全宗必須預(yù)留10-20年空架，以備未來新增檔案有序上架，這已成為檔案排架的金科玉律。這種完全按類排序的方法非常適應(yīng)人工盤點(diǎn)檔案、人工調(diào)卷，但卻造成庫容的較大浪費(fèi)，排架達(dá)70%就已出現(xiàn)“脹庫”，造成稀缺的優(yōu)質(zhì)庫房資源浪費(fèi)，同時免不了大量倒架工作。類似“智能倉儲”的智能庫房系統(tǒng)改變了檔案盤庫、調(diào)卷方式和庫房環(huán)境管控方法，因而案卷排架的方法也應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新性繼承和創(chuàng)造性發(fā)展。建立以接收批次為編排基準(zhǔn)、根據(jù)檔案全宗與分類、按案卷流水順序組成虛擬的保管單元，進(jìn)行混合排架。這種方法雖然將同一批次進(jìn)入的不同全宗的同類（如永久）案卷依次排在一起，且以后也會出現(xiàn)同一全宗同一類（如永久）案卷因入庫批次不同而排在不同的庫架上，但能大量減少預(yù)留空間，降低倒架工作量。這種方法適用于現(xiàn)代嚴(yán)控利用實體檔案的要求，利用時借助智能定位法迅速定位調(diào)卷。其實施要求因地制宜、個性化設(shè)計，提高庫房利用率，是保管思維上的一種邏輯創(chuàng)新。

3.電子檔案不再是一種輔助實體檔案的純粹工具，正視電子檔案成為保管新內(nèi)容所帶來的革命性變化

伴隨電子文件單套制的實施，電子檔案的合法性已獲得法規(guī)層面的確認(rèn)。數(shù)字化檔案和電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性得到保證，電子檔案與紙質(zhì)檔案同具法律憑證效力。因此，電子檔案從備份性、輔助性管理的角色轉(zhuǎn)為同性異質(zhì)的檔案，電子檔案的保管成為現(xiàn)代檔案館保管工作新內(nèi)容。保管與傳統(tǒng)檔案完全不同的電子檔案，需要檔案人在管理思想與技術(shù)上蛻變與升華。電子檔案四性檢測、檔案元數(shù)據(jù)的完善、電子簽名封裝系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理、數(shù)據(jù)安全備份、電子檔案長期保管系統(tǒng)、檔案館信息化管理平臺等，先進(jìn)的信息技術(shù)推動檔案人不斷學(xué)習(xí)新的知識和技能，電子檔案的“收管存用”新方式要求產(chǎn)生新的檔案保管理論，構(gòu)建新的工作方式、重塑工作流程、建成“實體檔案與電子檔案雙保管模型”的時代任務(wù)正考驗著當(dāng)代檔案工作者。

4.檔案保管方法不能依賴智能化“一招鮮”解決，應(yīng)當(dāng)多元化全面創(chuàng)新發(fā)展

智能技術(shù)提高檔案保管工作效率毋庸置疑，但是我們不能躺在智能化上致使思想僵化，要保持多元化創(chuàng)新思維。檔案盤庫統(tǒng)計、保密管理和珍貴檔案保護(hù)，靠智能化不能實際高效地解決問題，輔以多形式的封裝就是一種創(chuàng)新思路。庫藏檔案經(jīng)過一次盤點(diǎn)后用封條加封，根據(jù)不同檔案和種類，考慮有少量利用實體檔案的需要，采取一包封、一列封、一組封，甚至于一個庫封多種形式。封裝不全是檔案消毒真空封閉保管的應(yīng)用，封裝的方法有簡有繁、有精有粗。檔案開封需要雙人操作或結(jié)合審批并及時再封等制度化管理。這樣一次盤庫后不用年年重復(fù)清點(diǎn)統(tǒng)計，極大地縮減工作量、提高準(zhǔn)確率、保護(hù)了檔案原件。在現(xiàn)代技術(shù)語境下數(shù)字化檔案取代了實體檔案的利用，電子標(biāo)簽可以精準(zhǔn)定位每一卷檔案，攝像頭和溫濕度控制可以保證庫房的安全。這種管理方式的創(chuàng)新也開啟了新時代的檔案保管新模式。

5.汲取現(xiàn)代社會管理的新形式，保證檔案保管工作量質(zhì)齊升

現(xiàn)代檔案館規(guī)模大，檔案數(shù)量、種類多，各種檔案保管目標(biāo)訴求繁多，人員與信息交際頻繁，安保結(jié)構(gòu)要求高。保管任務(wù)對檔案體制與有限條件的強(qiáng)烈擠壓，也迫使現(xiàn)代檔案館管理者求變求新，走開放型的管理路線。與時代同步，吸收借鑒社會管理有效方式構(gòu)建檔案保管工作大格局成為明智選擇。早年保管物資采購社會化招標(biāo)，部分業(yè)務(wù)工作社會化外包服務(wù)等新形式已取得顯著效果，解決了檔案人員緊張、管理要求高的矛盾。近年來，檔案館又采用核心庫房由檔案人員管理，大環(huán)境委托物業(yè)公司管理，安全保衛(wèi)工作外購?fù)獍墓芾硇问?，為檔案館保管工作方式拓展打開了新的空間。

準(zhǔn)確把握新發(fā)展階段的特點(diǎn)，以新發(fā)展理念為指引，科學(xué)把握現(xiàn)代檔案館保管工作發(fā)展規(guī)律，在發(fā)展理念、管理方式、技術(shù)支撐等方面實現(xiàn)系統(tǒng)謀劃、整體提升，是我們檔案人身上肩負(fù)的責(zé)任。