談企業(yè)流程管理的思路

◎ 黃樹洪 廣州港股份有限公司新港港務(wù)分公司

企業(yè)流程管理運(yùn)用圖與表的表述形成流程圖和流程管理標(biāo)準(zhǔn)，可以展示過程、分析進(jìn)程、指示工作或信息流、跟蹤效率等，清楚表明過程間各環(huán)節(jié)的關(guān)系。起到指示或說明的作用，適用于多個(gè)領(lǐng)域，應(yīng)用較為廣泛。但是，在實(shí)際應(yīng)用中，經(jīng)常見到流程圖的符號(hào)應(yīng)用不當(dāng)，或缺少流程管理標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，甚至憑個(gè)人喜好隨意繪制，樣式五花八門，花巧復(fù)雜，讓人費(fèi)解。因此，只有每位員工都熟知企業(yè)流程管理的作用、標(biāo)準(zhǔn)，以及流程管理職責(zé)，才能更加有效推廣應(yīng)用流程管理。

1.流程管理的作用

企業(yè)流程管理運(yùn)用圖與表的形式表述具有直觀性，無論是操作執(zhí)行，還是管理監(jiān)督，各個(gè)環(huán)節(jié)都清楚明白、一目了然，不但管理變得簡單，也更方便員工執(zhí)行，是企業(yè)管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和程序化的重要手段。流程管理在員工流動(dòng)性較大的企業(yè)顯得尤為重要，不但能夠提升員工培訓(xùn)上崗的效能，也是確保各項(xiàng)工作持續(xù)有序進(jìn)行的重要保證。另外，流程管理也是促進(jìn)企業(yè)從粗放型管理、經(jīng)驗(yàn)型管理過渡到規(guī)范化管理、精細(xì)化管理的重要手段。重視流程管理的企業(yè)，均從實(shí)踐中獲得了巨大的發(fā)展動(dòng)力，尤其是通過PDCA循環(huán)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，不斷優(yōu)化流程，管理效能更加明顯。

1.1 優(yōu)化流程節(jié)約成本

企業(yè)運(yùn)營管理中，優(yōu)化流程可節(jié)約企業(yè)經(jīng)營成本。例如：港口企業(yè)的貨物卸船作業(yè)裝卸工藝流程，協(xié)調(diào)裝卸作業(yè)的相關(guān)方，將船-堆的操作過程優(yōu)化為船-車的操作方式，可減少流程中不必要的人力物力消耗，優(yōu)化流程縮短周期提高作業(yè)效率，實(shí)現(xiàn)節(jié)約成本。

1.2 運(yùn)用流程提升效能

流程從開始、過程、結(jié)束是一個(gè)完整的行為過程，通過剔除流程中的多余環(huán)節(jié)，選擇最佳方式固化流程標(biāo)準(zhǔn)，形成有效的運(yùn)行方式，可以減少消耗，提高整體效率，從而有效提升管理效能。

1.3 規(guī)范流程推進(jìn)信息化建設(shè)

規(guī)范的流程管理，除了利于企業(yè)運(yùn)行管理外，還有助于信息化建設(shè)。例如：企業(yè)的生產(chǎn)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，OA辦公管理系統(tǒng)等方面的信息化建設(shè)，如果沒有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)信息、規(guī)范流程標(biāo)準(zhǔn)，就需要花費(fèi)大量的人力和時(shí)間去做前期研究，梳理流程，制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等工作。由此可見，企業(yè)要重視流程管理的推廣應(yīng)用。

1.4 強(qiáng)化流程內(nèi)部控制

企業(yè)的內(nèi)部運(yùn)作，無論是現(xiàn)場生產(chǎn)作業(yè)管理，還是職能事務(wù)管理，通常重視制度管理，而忽視流程管理。但是缺少流程管理，容易導(dǎo)致管理混亂無序，相反流程管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的，有事前的評(píng)估，事中的控制監(jiān)督，以及事后的評(píng)價(jià)管理，全程運(yùn)行必然有序順暢。因此，強(qiáng)化流程管理，加強(qiáng)內(nèi)部控制，可以有效避免管理風(fēng)險(xiǎn)。

2.識(shí)別流程的標(biāo)準(zhǔn)

所謂無規(guī)矩不成方圓，企業(yè)流程管理要簡潔明了，順暢運(yùn)行，發(fā)揮效用。員工必須熟悉流程的類型、層級(jí)，正確使用標(biāo)準(zhǔn)的符號(hào)，掌握流程設(shè)計(jì)方法，才能正確應(yīng)用流程管理。

2.1 流程的類型

企業(yè)流程概括起來可以分為三類：一是業(yè)務(wù)流程，例如：物資采購流程、貨物疏運(yùn)流程等；二是管理流程，例如：職務(wù)聘任管理流程、生產(chǎn)管理流程等；三是輔助流程，例如：員工入職流程、費(fèi)用報(bào)銷流程等。

2.2 流程的層級(jí)

圖1 常用流程圖符號(hào)及說明

圖2 人力資源文件印發(fā)流程管理圖

企業(yè)流程一般分為四級(jí)，一級(jí)是公司級(jí)流程，例如：公司級(jí)的決策流程；二級(jí)是部門級(jí)流程，例如：部門之間的業(yè)務(wù)流程；三級(jí)是部門內(nèi)具體工作的流程，例如：員工入職的流程；四級(jí)是崗位流程，例如;薪酬崗位的流程。各級(jí)流程應(yīng)是環(huán)環(huán)相扣的，上個(gè)級(jí)別流程節(jié)點(diǎn)，可編制下個(gè)級(jí)別的流程。例如：在二級(jí)流程的人力資源流程中，薪酬管理節(jié)點(diǎn)可編制三級(jí)流程中的薪酬流程。

流程管理圖有多種形式，應(yīng)用最為廣泛的是“矩陣式流程圖”，該流程圖分為縱向、橫向兩個(gè)方向，縱向表示工作的先后順序，橫向表示承擔(dān)該項(xiàng)工作的部門和職位。

2.3 流程的圖標(biāo)

設(shè)計(jì)流程圖，首先應(yīng)熟悉流程圖的符號(hào)標(biāo)準(zhǔn)，然后結(jié)合管理工作的實(shí)際需要繪制。流程圖是由一些圖框和流程線組成的，其中圖框表示各種操作的方式，圖框中的文字和符號(hào)表示操作的內(nèi)容，流程線表示操作的先后次序。常用流程圖符號(hào)及說明如圖1所示。

2.4 流程圖的繪制

在認(rèn)識(shí)流程圖類型和標(biāo)準(zhǔn)符號(hào)的基礎(chǔ)上，根據(jù)流程管理級(jí)別，通過主管領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜遥ㄓ薪?jīng)驗(yàn)的業(yè)務(wù)人員）進(jìn)行討論，集思廣益，確定流程，再由專人負(fù)責(zé)繪制所需的流程圖，然后裝訂成冊(cè)應(yīng)用。流程圖除了手工繪制之外，可借助Microsoft Office Word、Visio，WPS文字等計(jì)算機(jī)軟件快捷繪制，這此軟件里面有標(biāo)準(zhǔn)的流程符號(hào)，應(yīng)用軟件繪制流程圖既規(guī)范又方便修改流程。

掌握上述流程圖的類型、符號(hào)標(biāo)準(zhǔn)和繪制方法后，就可以結(jié)合管理實(shí)際需要靈活應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)的圖形符號(hào)設(shè)計(jì)制作流程圖，例如：某企業(yè)人力資源文件印發(fā)流程管理圖的設(shè)計(jì)樣式如圖2。

3.流程管理的思路

流程的制定、完善、發(fā)布、執(zhí)行、監(jiān)督等管理工作需要符合規(guī)定，因此，必須建立管理機(jī)構(gòu)、編制管理標(biāo)準(zhǔn)、及時(shí)完善，保證流程管理各項(xiàng)工作有序高效進(jìn)行。

3.1 建立流程管理機(jī)構(gòu)

3.1.1 流程管理會(huì)審機(jī)構(gòu)

成立流程管理會(huì)審機(jī)構(gòu)。會(huì)審機(jī)構(gòu)成員由分管副總經(jīng)理、主管部門及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對(duì)流程進(jìn)行會(huì)審，提出會(huì)審意見。

3.1.2 流程管理主管部門

圖3 人力資源印發(fā)文件流程管理標(biāo)準(zhǔn)

設(shè)置流程管理主管部門。負(fù)責(zé)流程制定與管理工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)流程管理體系建設(shè)。主要包括組織開展流程審查，定期進(jìn)行有效性、符合性評(píng)價(jià)，以及流程的印發(fā)、整理、匯編等工作。

3.1.3 流程管理責(zé)任部門

設(shè)置流程管理責(zé)任部門。負(fù)責(zé)本部職責(zé)相關(guān)流程的調(diào)查、草擬、送審、報(bào)批工作，監(jiān)控現(xiàn)行流程執(zhí)行，及時(shí)修改、廢止、規(guī)范流程。協(xié)助其他部門改善流程，做好流程宣貫、培訓(xùn)工作，貫徹執(zhí)行上級(jí)的流程。

3.2 編制流程管理標(biāo)準(zhǔn)

在設(shè)計(jì)繪制流程管理圖時(shí)，輔助編制流程管理標(biāo)準(zhǔn)，按照先圖形,后表格及文字說明的原則，形成圖表結(jié)合的整套管理行為規(guī)范，有利于明確流程各環(huán)節(jié)的工作重點(diǎn)、時(shí)限等事項(xiàng)，確保工作落到實(shí)處。以上述人力資源印發(fā)文件流程管理圖為例，相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)樣式如圖3。

3.3 完善流程

企業(yè)流程管理過程中，運(yùn)行不順暢或落實(shí)不到位的，應(yīng)及時(shí)梳理，并對(duì)現(xiàn)有流程進(jìn)行分析和診斷，找出原因，制定對(duì)策，優(yōu)化完善流程。

3.3.1 清除流程

企業(yè)現(xiàn)有流程在運(yùn)行過程中，如果流程存在不必要的多余環(huán)節(jié)，應(yīng)及時(shí)改進(jìn)，清除流程中的多余環(huán)節(jié)。

3.3.2 簡化流程

企業(yè)現(xiàn)有的各類流程，在梳理檢查中，發(fā)現(xiàn)流程環(huán)節(jié)可以簡化的，經(jīng)過征求執(zhí)行者的意見，以及充分論證，可以對(duì)流程環(huán)節(jié)進(jìn)行簡化，提高流程運(yùn)行效率。

3.3.3 整合流程

企業(yè)現(xiàn)有的各類流程，要定期進(jìn)行分析和診斷，結(jié)合實(shí)際對(duì)流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行整合，保證流程的有效性、符合性。

3.3.4 再造流程

企業(yè)發(fā)展或經(jīng)營環(huán)境變化，企業(yè)的經(jīng)營方式和管理方式也會(huì)轉(zhuǎn)變。現(xiàn)有流程運(yùn)行機(jī)制，不能滿足企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的需要，要考慮流程再造。實(shí)施流程再造，要做好流程設(shè)計(jì)、可行性分析、過程控制、監(jiān)測評(píng)估等方面的工作，降低流程再造失敗的風(fēng)險(xiǎn)。

4.結(jié)語

企業(yè)要常態(tài)化推廣應(yīng)用流程管理，讓廣大員工真正認(rèn)識(shí)和理解流程管理，使流程管理成為日常工作必須掌握的技能，實(shí)現(xiàn)全員應(yīng)用流程管理。同時(shí)，企業(yè)要進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理持續(xù)改善流程，保持流程的有效性、符合性，才能夠充分發(fā)揮流程管理的作用。