質(zhì)量體系管理的過程方法與應(yīng)用實踐

贠媛博

（力神（青島）新能源有限公司，山東青島 266500）

在經(jīng)濟全球化的今天，管理體系標準越來越成為企業(yè)某一方面資質(zhì)或能力的通用衡量準則。其中質(zhì)量管理體系作為企業(yè)經(jīng)營質(zhì)量的重要保證得到了越來越多的企業(yè)重視，無論該企業(yè)的性質(zhì)和所處的行業(yè)。使質(zhì)量管理體系發(fā)揮促進經(jīng)營目標達成的效用，就需要做好質(zhì)量體系管理工作。質(zhì)量體系覆蓋企業(yè)運營全過程，涉及各方面的工作，也會遇到各種困難，研究如何使體系管理達到預(yù)定的工作目標，有何富有成效的工作方法就很有意義。

本文論述總結(jié)了體系管理的過程方法，并介紹用此方法在青島力神達成目標的實例。過程方法在體系管理中的應(yīng)用思路如圖1 所示，它對各行各業(yè)、各種類型的體系管理，甚或各項工作的目標達成，都不乏借鑒意義。

圖1 過程方法在體系管理中的應(yīng)用思路

1 體系管理的過程方法

1.1 體系建立的過程方法

質(zhì)量體系的建立與認證是新工廠的首要工作，以滿足運營所需，獲得顧客的認可。工廠初建，常面臨的問題是人員不足，忙碌于產(chǎn)線，對質(zhì)量體系標準的認識尚不充分，缺乏搭建體系的意識、精力與能力。然而，質(zhì)量體系文件是公司成文的運行依據(jù)，前期的策劃搭建對于之后的體系運行至關(guān)重要，本著對體系價值的重視，首先需要遵循規(guī)范的體系搭建流程來建立。體系過程的策劃需要結(jié)合企業(yè)的實際情況，體系策劃的適宜準確是后期咨詢項目、認證工作按進度開展的前提。其次，體系文件需由各部門編寫，即使編制效率低，過程中需要更多的輔導(dǎo)，卻為體系后續(xù)的執(zhí)行、員工的質(zhì)量意識培養(yǎng)打下基礎(chǔ)。“寫我所做，做我所寫”的文件編制過程是保障體系適宜性的手段之一，也有助于啟動員工的執(zhí)行意愿。編制完成的體系文件需要各部門認真評審，職責的爭議、問題的明晰、工作流程的商榷一致等，都是在這個過程中解決的，必要時體系文件需經(jīng)過2～3 輪評審方可定稿輸出，文件評審的過程也是宣貫工作要求的一個過程，有利于之后的體系執(zhí)行。體系文件需要按照嚴格的會簽審批流程進行發(fā)布，這也是其權(quán)威性的應(yīng)有之意，同時要注意文件涉及的體系運行表單與文件的對應(yīng)一致性、受控發(fā)布與使用。這些表單是員工們使用最多的工具，是體系運行的證據(jù)，反映著各方面工作的質(zhì)量，需要認真的策劃與審核。

1.2 體系認證的過程方法

質(zhì)量體系認證是企業(yè)獲得認可的方式之一，QSE（質(zhì)量體系工程師）需要為公司考慮，充分發(fā)揮認證的價值，嚴謹?shù)牟邉澱J證與審核方案。策劃體系認證方案需要立足長遠、未雨綢繆，汽車行業(yè)質(zhì)量體系認證時想到公司產(chǎn)品在非汽車領(lǐng)域的銷售，想到以后每年持續(xù)進行的體系監(jiān)督審核，以及對支持職能的審核。有時審核方案有多個，需要考慮對公司最優(yōu)的方案，并為此在各方進行協(xié)調(diào)。

對于體系認證的應(yīng)審準備，過程管理同樣重要。質(zhì)量體系完成建立，運行一段時間后，可以組織內(nèi)審，包括產(chǎn)品審核、過程審核、體系審核，審核需要嚴謹?shù)牟邉?。審核過程中除了發(fā)現(xiàn)問題，還可以注重內(nèi)審團隊的培養(yǎng)、訓(xùn)練，以及對標準、文件要求的宣貫。之后進行管理評審，實施時最好將標準里的各條款要求結(jié)合企業(yè)實際，進行明確的轉(zhuǎn)化，使得各部門對自己需要提交的報告內(nèi)容有清晰的認知。在認證所需的一系列工作完成后，可以組織應(yīng)審清查，對于發(fā)現(xiàn)的風險項需要嚴格跟進，逐條限期關(guān)閉。將應(yīng)審準備工作作為一個過程去管理，依次逐項落實，才能確保應(yīng)審準備的充分性，這是公司一次性順利通過認證的重要前提。

1.3 體系咨詢的過程方法

體系咨詢是企業(yè)可以借助但不能完全依靠的力量，員工要有主人翁的責任感。QSE 需要主動的工作，協(xié)調(diào)內(nèi)外部，促進咨詢工作在有限的時間里最大程度的發(fā)揮效用。選擇咨詢合作方從根本上講是選擇咨詢顧問，咨詢顧問具備貨真價實的專業(yè)水平、嚴謹勤奮的工作態(tài)度，才能為公司創(chuàng)造價值，獲得認可。選好咨詢顧問需要提前做充分的調(diào)研比較，對其理論水平與實踐經(jīng)驗充分了解，然后為公司策劃咨詢的內(nèi)容、用時以及預(yù)期目標，再與咨詢方洽談磋商、共同確定項目實施計劃。此后的咨詢輔導(dǎo)過程仍需把控，以確保咨詢質(zhì)量，真正提升員工標準意識、對技術(shù)工具的理解與使用水平。

1.4 體系審核管理的過程方法

1.4.1 外部審核管理的過程方法

達到預(yù)期的外部審核結(jié)果需要做好審核過程管理。公司及其管理是否能在認證機構(gòu)、第三方審核機構(gòu)、重要顧客的認知中建立良好的形象也是在審核的過程中形成的。首先，通過審核前的洽談協(xié)調(diào)，事前明確審核要求，嚴謹?shù)牟贾脺蕚涔ぷ?，以?nèi)審排查風險，直至按預(yù)定計劃組織應(yīng)審。其次，審核實施中的引導(dǎo)，使得外部審核以更利于公司的方式進行，為預(yù)期效果的達成做好準備。再次，每次外部審核都要安排人員跟隨記錄，認真細致的工作甚至可以輸出數(shù)量成倍于外部輸出問題點的內(nèi)部記錄，進而為公司積累寶貴的工作改進數(shù)據(jù)庫。最后，外部審核實施過程及后續(xù)工作也要有序管理，以使外部審核為各部門積累應(yīng)審經(jīng)驗，幫助員工在參與審核的過程中深化對工作標準與規(guī)范的認知和理解，在改善問題點，向顧客或其他外部審核機構(gòu)申請關(guān)閉的過程中，加強對質(zhì)量體系重要性的認識。這是過程方法在外部審核管理中的應(yīng)用過程。

1.4.2 內(nèi)審管理與持續(xù)改進中的過程方法

希望外部審核問題點少，就需要日常的內(nèi)審應(yīng)查盡查。各類別的質(zhì)量內(nèi)審細致策劃，認真實施，以此促進企業(yè)內(nèi)部自查自糾機制的形成。首先，內(nèi)審員的選拔應(yīng)當嚴謹公正，并在內(nèi)審實施、外部審核應(yīng)對、問題點的改善及交叉驗證等工作中予以訓(xùn)練培養(yǎng)，促進內(nèi)審團隊充分發(fā)揮作用。內(nèi)審員分布于各部門，更有利于質(zhì)量文化在全公司范圍內(nèi)傳遞。其次，圍繞內(nèi)審目的細致策劃審核方案，安排審核內(nèi)容與人員，擬定審核計劃，按審核流程實施、報告審核。

審核的價值在于發(fā)現(xiàn)問題，更重要的工作是改進，因此對于審核問題點的管理很重要，管理的目的是預(yù)防風險、防止再發(fā)。首先需要QSE 盡快對改進責任進行分配，必要時以專題會議檢討審核問題點、確定責任人。再對所有內(nèi)外部審核問題點組織根本原因分析、預(yù)防對策，對改善回復(fù)進行審核、把關(guān)。之后，按改進計劃的期限追蹤問題點關(guān)閉，定期通報改善情況。工作過程中，適時召集審核專題會議，溝通問題與建議，明確后續(xù)工作要求。以這些方式，使各部門了解問題，工作不斷改善，并對改善工作進行量化，輸出各部門問題點關(guān)閉率，對比目標，分析對策，持續(xù)改進。

2 過程方法的應(yīng)用實例

力神電池是專業(yè)的鋰離子電池制造商，產(chǎn)品應(yīng)用涵蓋消費類電子產(chǎn)品、新能源交通工具和儲能領(lǐng)域。2019 年4 月29 日投產(chǎn)的青島力神是力神重要的磷酸鐵鋰體系動力電池研發(fā)及制造基地，是一家高度自動化、數(shù)字化集成的智能工廠。2020 年青島力神完成了公司級重點項目，達成了年度質(zhì)量體系工作目標：通過了IATF 16949 質(zhì)量體系認證的初次審核；顧客審核、第三方審核等各類外部審核全面通過。在完成策劃/計劃、組織實施/應(yīng)對、跟進實施過程、反饋糾偏、預(yù)防風險等工作任務(wù)的同時保證了一定的質(zhì)量。青島力神投產(chǎn)一年半以來，在質(zhì)量體系管理中應(yīng)用上述過程方法，達成了各項工作目標，取得了一些創(chuàng)新的成效，也營造了客觀、公正、透明的體系工作氛圍。

2.1 青島力神體系建立與認證

青島力神的質(zhì)量體系認證工作自2019 年5 月開始在公司內(nèi)部推進，QSE 策劃體系過程及文件清單、組織各部門編文，8 月完成初稿，兩輪評審后，次年3 月正式發(fā)布在efile 辦公平臺，涉及文件52 個，體系運行表單200 余個，至此，IATF 16949[1]質(zhì)量體系按規(guī)范流程建立完成，以過程方法管理的體系搭建工作達到預(yù)定目標。通過審核、獲得認證意味著公司滿足了基本的標準要求，之后又結(jié)合實際，推動管理細化，對體系文件進行細致策劃，新增編制體系文件，對現(xiàn)有體系持續(xù)優(yōu)化，保持適宜性與靈活性。

對于體系認證，青島力神通過比較認證方案，選擇認證時機和取證步驟，對支持職能的應(yīng)審工作進行協(xié)調(diào)，確定最優(yōu)審核方案的一系列過程管理，消除了認證失敗的潛在風險。2020 年5 月公司順利通過質(zhì)量體系外審，外審員在外審報告中提出了4 個正面指針。公司按時獲得ISO 9001[2]體系證書、IATF 16949 符合證明函標志著：通過過程方法，體系認證目標得以順利實現(xiàn)。

2.2 青島力神體系咨詢

青島力神質(zhì)量體系咨詢自2019 年9 月2 日啟動，于2020年4 月20 日實施完成。歷時半年，咨詢顧問現(xiàn)場輔導(dǎo)7 次，共計20 天，每次輸出工作記錄，QSE 追蹤每次工作任務(wù)的完成。咨詢期間，QSE 組織公司各部門、協(xié)調(diào)咨詢機構(gòu)，高效完成了咨詢項目實施計劃，包括：咨詢師確認質(zhì)量體系文件與標準的符合性，并逐個對文件的可行性與相關(guān)人員研討可行性；咨詢師對全員培訓(xùn)IATF 16949 標準，對各部門骨干人員進行汽車行業(yè)五大技術(shù)工具（APQP、FMEA、SPC、MSA、PPAP）的應(yīng)用培訓(xùn)，并對過程流程圖、PFMEA、控制計劃三大技術(shù)文件的編寫與修訂進行多輪指導(dǎo)；咨詢師還對公司進行了質(zhì)量內(nèi)審培訓(xùn)與帶隊實踐，使內(nèi)審團隊熟悉審核流程，學(xué)習如何提出問題點與識別風險等。按照過程方法管理的咨詢項目達到了預(yù)期的咨詢效果。

2.3 青島力神內(nèi)外部質(zhì)量審核

2020 年顧客要求青島力神通過其指定第三方審核機構(gòu)的VDA6.3 P2-P7 過程審核，達到B 級以上，以具備向其供貨資格。公司自2020 年7 月啟動此工作，8 月發(fā)布第三方過程審核推進計劃，通過內(nèi)部組織培訓(xùn)，總部質(zhì)量管理部現(xiàn)場指導(dǎo)等方式，逐項落實推進計劃，于9 月22 日至9 月24 日通過上海福邁迪工程技術(shù)有限公司對本公司的VDA6.3 P2-P7 過程審核：B 級，86 分。審核員在審核報告中記錄了包括公司質(zhì)量管理體系文件結(jié)構(gòu)完整，團隊改善意愿強烈，重視持續(xù)改進活動等好的審核發(fā)現(xiàn)。2020 年青島力神經(jīng)歷了一汽解放、宇通共2 次顧客現(xiàn)場審核，5 次第三方審核，所有外部質(zhì)量審核全面通過。從與審核員的接洽，審核計劃的及時傳遞并就此內(nèi)部溝通、布置工作，到外部審核期間各方面的細節(jié)準備與及時糾偏，這些工作都是將外部審核作為一個過程進行策劃、監(jiān)督落實，達成目標的實例。2020 年青島力神的6 次內(nèi)部審核與問題點改進，通過過程方法進行管理，都達到了識別風險、改進工作的預(yù)期目的。

3 結(jié)束語

為了質(zhì)量體系充分發(fā)揮為公司預(yù)防風險、促進經(jīng)營目標實現(xiàn)的效用，廣大體系工作者需要以工作目標為指針，運用過程方法的體系管理思路，嚴謹細致的對各項任務(wù)逐一落實，不斷推進體系各過程，包含制造過程的穩(wěn)定受控與持續(xù)改進，并在體系工作過程中，促進質(zhì)量意識的深化與積極的質(zhì)量文化形成，這才是體系工作的價值所在。