巧用人事統(tǒng)計軟件提高年報統(tǒng)計速度

秦娜

開灤（集團）蔚州礦業(yè)有限責任公司單侯礦 河北張家口 075700

年度人員報告是每年年末對各類報告的統(tǒng)計和填寫。從1991年開始，各省市的人事部門當中都被要求使用人事部人事在信息中心開發(fā)中的《通用型人事統(tǒng)計軟件》，這實際上增加了基層單位的工作量。而人事統(tǒng)計軟件當中的應(yīng)用可大大提高了年報統(tǒng)計的速度[1]。

1 分析人事報表之中的組成與分類

根據(jù)人事部和中共中央組織部的要求，每年應(yīng)提交兩套年度人事報告，包括人事局的報告和每個單位的報告。在兩個系統(tǒng)中有些報告是完全相同的，而另一些則根據(jù)每個單元的性質(zhì)而變化，或者添加一些報告，或者減少一些報告，基本上可分為四種類型的報告。

1.1 分析煤炭系統(tǒng)的專用表

最具有代表性的就是單位干部中的綜合統(tǒng)計表，這種報告比較復雜，有必要分別對于部門級和部門級以下的單位進行了統(tǒng)計。此外，有些報告在基本的內(nèi)容之上增加了關(guān)于在畢業(yè)日期中的分類統(tǒng)計數(shù)據(jù)，這在進行統(tǒng)計數(shù)據(jù)時比較困難[2]。

1.2 獎懲報表

這種報告相對比較簡單，單位還可以選擇填寫，如果報告的操作也比較方便，不易出錯，這種報告仍是手工處理的形式。

1.3 分析單位干部的基本情況統(tǒng)計

包括機構(gòu)或者企業(yè)單位所有性質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人員的基本情況來統(tǒng)計其資料表，大致稍等片刻。這種類型的報告內(nèi)容，因為分類很詳細，所有的相關(guān)統(tǒng)計的工作都是比較大的，在工作人員的統(tǒng)計當中，進入很容易偏離。

1.4 分析單位干部在增加減少中的動態(tài)表

一般包括了干部的配置表、調(diào)整表、綜合表、絕對的增減表等。在這些報告中必須正確處理其事業(yè)單位和企業(yè)的正式干部和就業(yè)干部的變動，這類報告中的數(shù)據(jù)關(guān)系非常復雜，變化量不能有偏差。

2 人事管理系統(tǒng)中的年報功能

該系統(tǒng)在篩選條件下編寫大量的報表程序生成人事數(shù)據(jù)庫或索引文件，然后將其結(jié)果一致地添加到了軟件的報表數(shù)據(jù)庫之中。年報可以單獨處理兩個系統(tǒng)的報告，包括一些補充表格。它分為兩個流程文件，可以大大減少了工作的人員直接輸入的工作量[3]。該系統(tǒng)把所有干部的基本信息收集到了同一個數(shù)據(jù)庫當中，并且對其進行管理。最常用的功能就是綜合查詢、數(shù)據(jù)查詢、人員調(diào)動的處理、打印信息、日常系統(tǒng)的維護等，與通用軟件人員統(tǒng)計無關(guān)。將軟件當中的報表數(shù)據(jù)庫文件復制到了人事管理系統(tǒng)之中。

3 報表與數(shù)據(jù)庫之間存在的關(guān)系

人員統(tǒng)計具有Excel制表功能。統(tǒng)計分析是人事統(tǒng)計的重要組成部分。它是在處理統(tǒng)計數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，對人事信息的定量特征進行深入、系統(tǒng)的分析。這種分析，如果用圖表的形式來表達，比只用表格更生動和直觀。Excel具有強大的制表功能。利用此函數(shù)圖，可以使統(tǒng)計分析更加簡潔，一目了然。例如，餅圖可以用來分析人員結(jié)構(gòu)，包括年齡結(jié)構(gòu)，知識結(jié)構(gòu)，專業(yè)結(jié)構(gòu)，條形圖可以用來比較員工數(shù)量，折線圖可以用來分析人員增加或減少的趨勢。

“一般人事統(tǒng)計軟件”由獨立的功能合并文件和數(shù)據(jù)庫文件組成。因此，首先，我們需要創(chuàng)建一個草稿表。這個過程比較復雜，我們需要進行分類統(tǒng)計。我們不需要考慮表中數(shù)據(jù)的平滑關(guān)系，我們也需要表中數(shù)據(jù)的一致性。因此，我們迫不及待地想要探索一種相對簡單快捷的方法來“填充”數(shù)據(jù)庫中的這個數(shù)字。完善人事管理系統(tǒng)軟件后，可以實現(xiàn)“年報”功能，并自動生成數(shù)據(jù)庫。

4 分析對年報的程序進行了改進

年度報表的編制過程可以自我處理，可以有效地改進統(tǒng)計方法，可以分為了兩個步驟來改進其原有的人事管理制度。首先，可以為大多數(shù)的報表編寫?yīng)毩⒌淖詣由傻某绦?，這需要實現(xiàn)表中數(shù)據(jù)平滑和表間數(shù)據(jù)一致性的審計功能。其次，我們則需要修改其查詢的程序，也根據(jù)報表中的需要，創(chuàng)建了一個查詢條件的組合，在統(tǒng)計人數(shù)當中的時候，我們?nèi)匀皇褂酶倪M的方法，分別查詢表當中的數(shù)據(jù)，然后輸入到計算機中。它可以用來查詢職稱組合、其他職稱組合條件和職位評估的就業(yè)情況，以滿足一些報表的統(tǒng)計要求。因此，報表數(shù)據(jù)庫可以直接使用。但是，仍然有一些報告需要手動輸入。因此，為了與其合作，所有報告都已經(jīng)生成一個數(shù)據(jù)庫，可以通過”收到報價單”收到，并在批準后進行匯總。如圖1所示。

圖1 年報流程

5 結(jié)語

為了改善人事管理系統(tǒng)并使之更適合于年度報告統(tǒng)計，我們需要添加一些輔助功能。人事管理的系統(tǒng)可以提高在年報之中的統(tǒng)計效率，該系統(tǒng)可以用于很多領(lǐng)域，代碼的可讀性和可移植性。由于人事管理系統(tǒng)直接制作年報，所有單位都要去組織部門按時間分批進行人事增減處理，檢查人事變動，還需要對于員工的職位與職稱進行了變動修改的?；旧?，大多數(shù)報告可以在30分鐘內(nèi)自動完成，然后可以手動完成需要填寫的報告，以順利完成年度報告工作。