論高校大檔案體系建設(shè)

馮宇 李金盈

高校檔案館是高等學(xué)校的檔案管理部門，承擔(dān)著高校檔案收集歸檔、服務(wù)利用和資政育人等任務(wù)。隨著科技進(jìn)步、社會(huì)發(fā)展、高等教育的改革創(chuàng)新，檔案工作服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大、歸檔資料越來(lái)越多，利用者對(duì)高校檔案的需求也不斷增加。在這種背景下，如果高校檔案館仍舊關(guān)門辦館，不求創(chuàng)新，就無(wú)法跟上時(shí)代的步伐。高校檔案館必須順應(yīng)時(shí)代、解放思想、勇于變革，聯(lián)合高校其他部門，以統(tǒng)籌、融合、開(kāi)放、創(chuàng)新的態(tài)度，建設(shè)高校大檔案體系，從而推動(dòng)高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

一、高校大檔案體系的概念

“大檔案”的概念，在國(guó)內(nèi)出現(xiàn)于上個(gè)世紀(jì)九十年代。以“大檔案”為關(guān)鍵詞在中國(guó)知網(wǎng)中進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索，共有相關(guān)論文49篇，剔除一些無(wú)關(guān)的“大檔案”等新聞，約40余篇，其中出現(xiàn)得最早的論文是孫嘉焯的文章《試論“大檔案”》，他在文章中首次提出了“大檔案”的概念：“檔案的內(nèi)涵還在不斷豐富，檔案工作所涉及的范圍也在繼續(xù)延伸，檔案工作正在逐步滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，各個(gè)專業(yè)，各項(xiàng)工作，各個(gè)角落，以致人們的日常生活之中，與社會(huì)的每項(xiàng)活動(dòng)、每個(gè)公民都密切相連，息息相關(guān)。我們把這種現(xiàn)象稱為‘大檔案”[1]。馮惠玲教授也從資源建設(shè)角度提出“大檔案觀”，她認(rèn)為，從檔案資源的來(lái)源、種類、內(nèi)容、載體及形態(tài)等方面看，我國(guó)的檔案資源正從“官方記錄”為主型向多元豐富的社會(huì)資源體系發(fā)展。

從1995年至今二十余年，檔案工作的內(nèi)涵與外延仍在不斷擴(kuò)大?，F(xiàn)在一般論文中所謂的“大檔案”，仍然適用孫嘉焯的定義。高校大檔案體系，即是指包括高校檔案資源體系、檔案利用體系、檔案開(kāi)發(fā)體系、檔案安全防護(hù)體系等一系列內(nèi)容，與高校中每件事、每個(gè)人息息相關(guān)的檔案管理體系。

二、建設(shè)高校大檔案體系的重要性

（一）打破限制，促進(jìn)高校檔案工作發(fā)展：“統(tǒng)籌”

“隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)飛速發(fā)展，檔案工作的新領(lǐng)域不斷產(chǎn)生、新業(yè)務(wù)不斷出現(xiàn)，檔案工作也不斷面臨新的問(wèn)題”[2]。高校檔案館首先面臨檔案收集的問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案收集以平面、紙質(zhì)檔案為主，而當(dāng)前的檔案形式是多樣化的，包括圖片、音頻、視頻、網(wǎng)頁(yè)、數(shù)據(jù)庫(kù)等，載體有光盤、紙質(zhì)、膠片、磁帶等，同時(shí)數(shù)據(jù)量急劇增加，也增加了收集和整理的難度。二是服務(wù)利用的問(wèn)題。查詢和利用的人數(shù)增加，凸顯了檔案工作人員數(shù)量的不足;新業(yè)務(wù)的產(chǎn)生，則亟需工作人員提高工作能力和水平?，F(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)在檔案收集、滿足利用者的需求等方面，不能完全適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。建設(shè)大檔案體系，可以統(tǒng)一信息資源標(biāo)準(zhǔn)，打破部門和人員的限制，對(duì)資源建設(shè)和檔案利用問(wèn)題加以統(tǒng)籌解決，促進(jìn)高校檔案工作的發(fā)展。

（二）齊頭并進(jìn)，推進(jìn)高校各項(xiàng)工作：“融合”

高校檔案主要收集黨政、人事、財(cái)會(huì)、科研、教學(xué)等方面的檔案資料，除與此有關(guān)的部門外，檔案館與其他部門聯(lián)系較少。各個(gè)部門的檔案收集工作也各自為政，學(xué)校檔案工作存在發(fā)展不平衡不充分的問(wèn)題。隨著高校信息化的發(fā)展，逐漸產(chǎn)生一個(gè)新問(wèn)題，即各個(gè)部門的信息管理系統(tǒng)之間不連通，存在信息壁壘，這些孤立的信息系統(tǒng)，無(wú)形中形成了一個(gè)個(gè)信息孤島，資源無(wú)法共享;這些系統(tǒng)產(chǎn)生的檔案資源，在收集和整理時(shí)易產(chǎn)生錯(cuò)漏和重復(fù)，需要花費(fèi)相當(dāng)大的人力，也不方便利用。大檔案體系可以解決數(shù)據(jù)的聯(lián)通與融合，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)，更加方便檔案資源收集和利用，在增強(qiáng)檔案館影響力的同時(shí)，也能對(duì)學(xué)校的發(fā)展給予有力的支持。

（三）完善機(jī)制，提高檔案工作效率和水平：“開(kāi)放”

長(zhǎng)久以來(lái)，檔案工作秉承“為國(guó)存史，為黨管檔”的宗旨，開(kāi)展檔案服務(wù)工作。但隨著社會(huì)發(fā)展，檔案工作的服務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，現(xiàn)在已承擔(dān)了愛(ài)國(guó)主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務(wù)中心、政府公開(kāi)信息查閱中心和電子檔案?jìng)浞莨芾碇行牡榷嘀亟巧?。檔案利用者的主體從為黨政管理者，擴(kuò)大到廣大普通公眾，受眾面更廣;檔案利用也不僅局限在查閱原始檔案，而更趨向于利用檔案編研成果。如果檔案工作仍堅(jiān)持僅為黨政服務(wù)的工作理念和重保管輕服務(wù)、重硬件建設(shè)輕軟件建設(shè)的工作思路，就不能滿足利用者多樣化的檔案需求。利用大檔案系統(tǒng)，可以完善檔案工作機(jī)制，發(fā)揮檔案工作的教育、信息等功能，實(shí)現(xiàn)資源和設(shè)備的共享，為利用者提供更為開(kāi)放和靈活便捷的檔案信息服務(wù)。

（四）開(kāi)拓創(chuàng)新，充分發(fā)揮高校檔案育人職能：“創(chuàng)新”

高校在改革發(fā)展中不斷產(chǎn)生新的工作，隨之而形成新門類的檔案，包括越來(lái)越豐富的科研項(xiàng)目檔案、學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)檔案、學(xué)生心理檔案等高校特有的檔案，這些檔案往往重保管而輕利用。豐富的檔案資源對(duì)大學(xué)生教育有重要的作用。如雙創(chuàng)檔案，對(duì)其進(jìn)行整理，可以總結(jié)大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的特色和優(yōu)勢(shì)，有利于后續(xù)學(xué)生的工作開(kāi)展;學(xué)生心理檔案為學(xué)工人員開(kāi)展心理教育及心理輔導(dǎo)老師的研究奠定了基礎(chǔ);教學(xué)檔案中的師生評(píng)價(jià)、優(yōu)秀課件，是提高新教師教學(xué)水平的重要參考資料;檔案中蘊(yùn)含的豐富的愛(ài)國(guó)愛(ài)校、努力奮斗的事跡，可對(duì)學(xué)生產(chǎn)生教育作用。總之，善于創(chuàng)新工作思路，探索檔案中的有用信息，可以達(dá)到全員育人、全過(guò)程育人的效果。大檔案體系可以收集高校檔案中的以上信息，為檔案的開(kāi)發(fā)創(chuàng)新提供豐富的素材，發(fā)揮高校檔案部門的教育基地功能。

三、高校大檔案體系建設(shè)的現(xiàn)實(shí)可行性

（一）技術(shù)手段的變革是高校大檔案體系建設(shè)的基礎(chǔ)

建設(shè)高校大檔案體系的基礎(chǔ)首先在于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用。大數(shù)據(jù)技術(shù)的特征是獲取海量的、全部的數(shù)據(jù)，從中“快速獲得有價(jià)值的信息并進(jìn)行集成”[3]。大數(shù)據(jù)技術(shù)使檔案工作能夠利用現(xiàn)代化的設(shè)備和軟件，由系統(tǒng)自動(dòng)獲取在線實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，并自動(dòng)進(jìn)行整理。檢索和查詢時(shí)，也由相應(yīng)的數(shù)據(jù)挖掘（Data Mining）技術(shù)予以解決，節(jié)省了大量人力和時(shí)間。其次是存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展。半導(dǎo)體生產(chǎn)工藝的提高及網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用，解決了存量檔案的數(shù)字化和越來(lái)越龐大的增量電子檔案的存儲(chǔ)問(wèn)題和成本問(wèn)題。再次是新媒體的應(yīng)用。通過(guò)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)等渠道，利用電腦、手機(jī)等服務(wù)終端，檔案館可以便捷高效地向利用者提供推廣、咨詢、信息服務(wù)。以上這些技術(shù)的發(fā)展推進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)與檔案學(xué)學(xué)科的不斷融合，為檔案館建設(shè)大檔案體系、開(kāi)展更多服務(wù)提供了技術(shù)支持。

（二）檔案管理理念的轉(zhuǎn)變是高校大檔案體系建設(shè)的保障

一是管理服務(wù)理念的變革。“大數(shù)據(jù)理念下高校檔案管理服務(wù)體系以檔案利用者為中心，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和檔案館建立聯(lián)系”[4]，檔案工作由傳統(tǒng)的以管理者為中心，向以利用者為中心改變。二是檔案收集模式的改變。國(guó)家檔案局原局長(zhǎng)李明華同志在2019年全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議的工作報(bào)告中指出：“繼續(xù)推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)?！薄拔覀儗?duì)《電子公文歸檔管理暫行辦法》進(jìn)行了修改，明確規(guī)定符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的電子文件可以僅以電子形式歸檔，不再打印成紙質(zhì)形式”，檔案收集內(nèi)容數(shù)字化、電子化成為明文規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。三是檔案法規(guī)的修訂。按國(guó)家規(guī)定，各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)在國(guó)家檔案館、公共圖書館、政務(wù)服務(wù)場(chǎng)所設(shè)置政府信息查閱場(chǎng)所，并配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，為公民、法人和其他組織獲取政府信息提供便利[5]。建設(shè)高校大檔案體系，能夠更好地推行國(guó)家檔案管理理念，以利用者為中心，為其提供更加便利的信息服務(wù)。

（三）從業(yè)者素質(zhì)提高是高校大檔案體系建設(shè)的驅(qū)動(dòng)力

隨著我國(guó)教育改革的不斷深入，高校管理者更加重視校園文化建設(shè)，重視檔案工作。許多高校紛紛按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》的要求建立檔案館，并賦予檔案館更大的管理權(quán)限。檔案干部隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)一步加強(qiáng)。高校人才培養(yǎng)力度加大，檔案學(xué)、檔案管理、情報(bào)信息等專業(yè)的畢業(yè)生不斷充實(shí)檔案隊(duì)伍，提高了檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平;國(guó)家檔案局與人力資源社會(huì)保障部聯(lián)合頒發(fā)《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》，加強(qiáng)和規(guī)范檔案專業(yè)人員的繼續(xù)教育工作;各地檔案學(xué)會(huì)、檔案管理部門堅(jiān)持開(kāi)展檔案工作相關(guān)技能的培訓(xùn)、課題研究、學(xué)術(shù)交流、職業(yè)技能競(jìng)賽等，激發(fā)了隊(duì)伍活力、提升了隊(duì)伍素質(zhì)。這些措施使檔案從業(yè)人員具備了獲取和處理數(shù)據(jù)的能力，從而驅(qū)動(dòng)高校大檔案體系的建設(shè)。

四、高校大檔案體系建設(shè)的實(shí)施策略

（一）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的資源體系

2008年，時(shí)任國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在全國(guó)檔案工作暨表彰先進(jìn)會(huì)議上提出，要加強(qiáng)檔案資源體系和檔案利用體系建設(shè)[6]。高校應(yīng)有意識(shí)的加強(qiáng)規(guī)劃設(shè)計(jì)，構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案資源體系。檔案工作者的資源理念、管理規(guī)則和據(jù)此做出的判斷對(duì)于國(guó)家檔案資源構(gòu)成具有決定意義[7]。

標(biāo)準(zhǔn)化的高校檔案館資源體系建設(shè)應(yīng)統(tǒng)一數(shù)據(jù)規(guī)范、收集方式和數(shù)據(jù)整合問(wèn)題。首要的難題來(lái)自校內(nèi)各系統(tǒng)的相對(duì)獨(dú)立。孟小峰等人認(rèn)為，由于各系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立，數(shù)據(jù)之間存在封閉性或關(guān)系的斷裂性特點(diǎn)，大數(shù)據(jù)可能帶來(lái)規(guī)律的喪失或失真，導(dǎo)致錯(cuò)誤發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)增加[8]。在這種情況下，要制定數(shù)據(jù)收集的規(guī)范性文件，包括收集范圍、收集內(nèi)容、數(shù)據(jù)格式等標(biāo)準(zhǔn)。其次是數(shù)據(jù)收集方式的變革。可以在智慧校園、數(shù)字校園等校園智能管理系統(tǒng)中集成能夠采集、整理、存儲(chǔ)數(shù)字檔案的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)收集、自動(dòng)歸檔。最后是檔案數(shù)據(jù)資源的整合問(wèn)題。對(duì)存量檔案進(jìn)行數(shù)字化，增量電子檔案中如果存在非結(jié)構(gòu)化信息，要對(duì)其進(jìn)行處理，使其能夠方便利用。

（二）建設(shè)個(gè)性化的服務(wù)和利用體系

國(guó)家檔案館2019年啟動(dòng)了全國(guó)檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。這個(gè)平臺(tái)計(jì)劃將全國(guó)各級(jí)綜合檔案館全部接入，公眾直接在線上提出查檔需求，并將之分發(fā)到各個(gè)檔案館，由檔案工作人員在線受理和提供服務(wù)。高校檔案館也應(yīng)以此為參考建設(shè)個(gè)性化的服務(wù)和利用體系。這個(gè)體系首先應(yīng)具備開(kāi)放的特點(diǎn)，擴(kuò)大受益人群，并采用設(shè)置分級(jí)權(quán)限等方式，使利用者享有按照規(guī)定訪問(wèn)的各類權(quán)限;其次，利用互聯(lián)網(wǎng)滿足利用者的遠(yuǎn)程訪問(wèn)、查詢、互動(dòng)要求，并能聯(lián)合其他檔案館，實(shí)現(xiàn)“異地查檔、跨館服務(wù)”功能;再次，這個(gè)體系應(yīng)足夠友好，在使用感和界面等方面尊重用戶體驗(yàn)，同時(shí)利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)用戶使用需求進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和分析，探索新的服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容，在互動(dòng)和共享、查詢和內(nèi)容推送上充分考慮用戶需求，達(dá)到較好的服務(wù)效果。

（三）建設(shè)融合創(chuàng)新的檔案開(kāi)發(fā)體系

檔案開(kāi)發(fā)是高校檔案館的重要任務(wù)之一。做好檔案開(kāi)發(fā)可以促進(jìn)高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。以學(xué)生就業(yè)檔案為例，匯總往年就業(yè)數(shù)據(jù)，由此分析得出就業(yè)方向、地域、崗位等信息，可以更加精準(zhǔn)為學(xué)生提供咨詢服務(wù)，為后續(xù)就業(yè)工作提供參考。高校建設(shè)檔案開(kāi)發(fā)體系，首先應(yīng)走出深閨，參與學(xué)?？蒲?、教學(xué)、改革與發(fā)展等各項(xiàng)管理工作，摸清高校發(fā)展的脈搏，建立符合學(xué)校發(fā)展需求的選題規(guī)則。第二是建設(shè)符合選題要求、能集中凸顯高校辦學(xué)特色和建設(shè)成果、反映高校工作成就的資料篩選標(biāo)準(zhǔn)。第三要制定符合高校人才培養(yǎng)需要，達(dá)到愛(ài)國(guó)主義教育、校史校情教育效果的編寫原則。第四是系列化開(kāi)發(fā)，抓住特色亮點(diǎn)，形成一整套編制出版、推送、輿論引導(dǎo)的流程，成系列開(kāi)發(fā)多種成果并進(jìn)行推送。

（四）建設(shè)固若金湯的安全防護(hù)體系

檔案中包含大量部門或個(gè)人的敏感信息，如果一味講求開(kāi)放共享，則其安全性和隱私性就難以保證。為了實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案安全、檔案信息安全，必須重視安全體系建設(shè)，加快安全技術(shù)研發(fā)，完善動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)安全監(jiān)控機(jī)制，建設(shè)牢靠的安全防護(hù)體系。對(duì)實(shí)體檔案，應(yīng)配備完善的保護(hù)設(shè)施，建立完善的管理制度，加強(qiáng)安全監(jiān)管，并做好檔案的備份和數(shù)字化。對(duì)于檔案信息，主要受訪問(wèn)權(quán)限、黑客惡意攻擊、用戶隱私保護(hù)、數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)、可持續(xù)性攻擊等方面的影響[9]，針對(duì)這些問(wèn)題，一是建立分級(jí)訪問(wèn)權(quán)限機(jī)制，二是加快安全技術(shù)研發(fā)，三是對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，四是加強(qiáng)制度建設(shè)和法律法規(guī)建設(shè)，五是提高檔案館工作人員的安全防范意識(shí)。通過(guò)以上這些手段，構(gòu)建固若金湯的檔案安全防護(hù)體系。

綜上，整個(gè)高校大檔案體系建設(shè)結(jié)構(gòu)具體如圖1。

高校大檔案體系是以檔案資源體系為基礎(chǔ)、服務(wù)和利用體系為核心、以開(kāi)發(fā)體系為工具、以安全體系為保障的密切聯(lián)系、有機(jī)結(jié)合的整體。另外在體系建設(shè)中，還要考慮到人員服務(wù)質(zhì)量、工作考核評(píng)優(yōu)和監(jiān)督、突發(fā)事件應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制等問(wèn)題。

“弗慮胡獲，弗為胡成”。檔案是重要的不可替代的文化財(cái)富和社會(huì)資源。如何拓展檔案的服務(wù)范圍，建設(shè)更方便廣大群眾利用的檔案體系，更大限度地發(fā)揮高校檔案的重要作用，仍需要廣大檔案工作者求真務(wù)實(shí)，力戒浮華，不斷深入地探索。

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作者單位：玉林師范學(xué)院檔案館 湘潭大學(xué)