檔案信息化建設與檔案管理淺議

趙靜 李暢雨

摘要：現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理信息化建設，不僅可以有效提高檔案管理任務的速度和質(zhì)量，也有助于事業(yè)單位確立后續(xù)工作目標。在“十四五”期間，檔案管理模式將正式進入單套制管理模式，檔案收集整理將從“用手”到“用腦”;檔案管理將從“有形”到“無形”;檔案利用將從“有限”到“無限”。其中的重點是理順電子文件和電子檔案管理業(yè)務流程，管好、用好電子文件和電子檔案，檔案管理的作用將進一步凸顯，檔案工作人員的價值將進一步升華。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設;檔案管理;

前言：在信息技術(shù)的不斷推廣下，檔案信息的收集、整理、利用等工作也迎來了相應的變革。而在具體的變革中，我們需要考慮如何促進檔案信息化建設，讓其更好的服務大眾，促進檔案的科學化管理，讓當前的檔案管理工能夠跟緊時代的步伐。而從其檔案管理建設的特點上分析，其一為建設具有價值性，對檔案管理進行信息化處理，能夠進一步擴展檔案的信息資源，提升其應用價值，實現(xiàn)其經(jīng)濟價值、文化價值、政治價值以及社會價值。其二為檔案信息建設的改革性，需要對檔案工作的各個流程和管理機制進行改革，可以進一步完善新的理論和方法，彌補現(xiàn)有檔案管理的不足，提高檔案管理的有效性。三是檔案信息建設的效率，這是一項長期的任務。需要依據(jù)先進的科技作為支撐，根據(jù)科技的發(fā)展不斷更新技術(shù)保證文件信息管理的效率。

1加快檔案信息化建設與管理進程的意義

隨著信息時代的發(fā)展，在飛速發(fā)展的今天，原有的文件管理方式效率與現(xiàn)在相比來說比較低下，而且更加耗時費力，與現(xiàn)代化的發(fā)展是不相適應的，已無法滿足單位的更高需求。因此管理人員根據(jù)目前的情況對檔案管理進行調(diào)整，這順應了信息化時代的發(fā)展，針對當前社會對檔案信息化建設的需求，同時也對變革了原有滯后的檔案管理模式，更好地服務單位發(fā)展。

2檔案信息化建設中存在的問題

2.1檔案分散性

當前的情況上分析，大部分的人力資源部門檔案管理工作開展缺乏合理性，在管理方面高度分散。部分人員的資料甚至散落在不同的部門，繼而出現(xiàn)不必要的麻煩。從財務報表上分析，不僅建設局有，稅務局也會制定，在單位移交過程中也會重新制定，這種信息重復的方式無法達到數(shù)據(jù)提供無差異化的要求。因而需要充分重視檔案的分散性特點。

2.2檔案落后性

在既往的檔案管理當中，一般十年完成一次移交工作，這種管理體制存在比較大的滯后性。而每年完成一次檔案移交才能符合檔案管理的服務需求，繼而提升社會和公眾的適應能力。因而，需要進一步提升檔案管理的體制，適合當前快節(jié)奏社會的需求。

3.檔案信息化建設措施

3.1加強電子檔案的管理

隨著當前電子技術(shù)發(fā)展越來越快，許多記錄是通過網(wǎng)絡渠道傳輸?shù)模@樣的信息管理可以保證數(shù)據(jù)的可靠性和數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憷?。對一些具有保存意義但不能上網(wǎng)的物品，可以通過電子文檔進行編目管理，可以通過網(wǎng)絡進行傳輸，可以在企業(yè)的各個檔案管理機構(gòu)之間進行存儲和傳輸。專線為檔案管理機構(gòu)提供服務。此外，所有的電子文件形成單位需要遵從同意的格式完成編目整理，提升電子文件的可靠性和真實性。

3.2 完善檔案管理

管理工作機制目前的檔案管理工作機制，已經(jīng)不適應檔案工作的實際情況，所以不斷提高檔案管理質(zhì)量水平，就顯得非常必要。因此，完善檔案管理制度，運用制度層面的規(guī)定，是推進檔案管理規(guī)范化的重要途徑。一是完善檔案管理制度，應結(jié)合實際，具體分析檔案工作的發(fā)展情況。例如，隨著先進技術(shù)的引進，給檔案工作帶來了極大的便利，顯著提升了工作效率?；趯嶋H情況，對信息化環(huán)境下檔案管理體制的完善是非常必要的。另外，要完善檔案管理體系，要根據(jù)實際情況不斷改進管理，在技術(shù)和制度層面完善不完善的部分，才能做好檔案管理工作的開展。文檔?？傊?，要有效完善檔案管理制度，就必須根據(jù)實際情況不斷總結(jié)討論，不斷推進檔案管理運作的規(guī)范化。

3.3提升檔案管理的責任和服務

在分析檔案管理任務的特點時，責任感和服務意識強的人員應完成管理任務，面向公眾的檔案管理任務應具備高素質(zhì)的專業(yè)理論和專業(yè)知識。支持建立科技、檔案管理信息化。隨著現(xiàn)代社會和科技的不斷發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理者必須掌握自己的先進能力。在檔案信息的管理和傳輸過程中做好準確到位，轉(zhuǎn)變檔案管理工作中“重保管、輕利用”的原則，進一步擴寬信息管理思路，順應時代的發(fā)展，將眼光放在長遠的位置，在管理人員的服務意識影響下完成檔案管理服務功能和利用功能

3.4檔案管理人員綜合素質(zhì)提升

許多員工發(fā)現(xiàn)文件管理相對簡單，因此他們對待工作責任心不夠，甚至是倦怠，為避免這種情況發(fā)生，單位要不定期對檔案管理人員進行計算機技術(shù)方面的培訓，不僅要重視技術(shù)理論知識的培訓，而且要增強檔案管理人員的思想服務意識，使他們具有積極的工作態(tài)度，提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，更好地開展工作?，F(xiàn)代信息化程度不斷深化，知識更新加快，因此，檔案管理人員要想做好管理工作，還要與時俱進，不斷加強自身的專業(yè)學習，提升信息化技術(shù)素養(yǎng)，構(gòu)建全新的檔案管理理念，不斷優(yōu)化和創(chuàng)新檔案建設管理工作，最大化地工作的效能。此外，單位可對相關(guān)員工建立健全的獎懲制度，如績效好的員工可以發(fā)放更多的獎金，對犯錯誤的員工給予嚴厲的處罰，這樣不僅能讓員工更有責任心，更能保證員工在工作時的嚴謹?？梢钥隙?，隨著檔案管理信息化系統(tǒng)的不斷推廣，會有越來越多的單位通過這種方式改變傳統(tǒng)的管理模式，引進現(xiàn)代管理技術(shù)和制度，拓展檔案信息管理新格局，促進單位檔案管理者的職業(yè)綜合素養(yǎng)全面提高。

結(jié)束語：當今世界已經(jīng)進入信息時代。一個企業(yè)要想在市場競爭中脫穎而出，必須與時俱進，勇于創(chuàng)新。一般來說，企業(yè)規(guī)模越大，組織結(jié)構(gòu)越來越復雜，分支機構(gòu)越來越多，對現(xiàn)代信息管理的要求越來越迫切。企業(yè)檔案信息化是整個企業(yè)信息化的重要組成部分，對企業(yè)的正常運行和發(fā)展有著非常重要的影響，因此，對于企業(yè)來說，加快企業(yè)信息化建設具有重要意義。只有不斷完善信息化建設，才能不斷提高自身的市場競爭力，使企業(yè)更好地適應時代的需求，實現(xiàn)長期的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

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