如何提高ERP在企業(yè)管理中的作用和實施效果

王銀君

摘要：在我國當(dāng)前的市場環(huán)境中，ERP系統(tǒng)在企業(yè)的應(yīng)用已經(jīng)成為常態(tài)，ERP系統(tǒng)在我國企業(yè)的經(jīng)營管理中能夠得到較快速地滲透，根本原因在于其在操作過程中能夠?qū)ζ髽I(yè)資源進(jìn)行綜合、系統(tǒng)地整理，便于企業(yè)管理人員和信息使用人員決策，保證企業(yè)資源的最優(yōu)化配置，并且在依賴于ERP系統(tǒng)的同時可以有效地提升企業(yè)管理效率。特別是在需要短期內(nèi)獲取并匯總大量數(shù)據(jù)以作為決策支持的時候，ERP系統(tǒng)和“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢就得到了最大的體現(xiàn)。但是在我國目前的ERP系統(tǒng)使用時，往往達(dá)不到預(yù)期的使用效果，文章就ERP軟件在我國企業(yè)中的使用現(xiàn)狀進(jìn)行概述，并就如何提升ERP系統(tǒng)使用效果進(jìn)行淺析，以供讀者參考。

關(guān)鍵詞：ERP 企業(yè)管理;作用與效果

一、ERP系統(tǒng)使用存在的問題

（一）受到企業(yè)中基層管理制約

ERP的使用中，將指標(biāo)化、數(shù)據(jù)化的制度融入到系統(tǒng)管理中，通過對預(yù)算的分解和企業(yè)最終管理目標(biāo)地細(xì)化，將企業(yè)ERP系統(tǒng)所能設(shè)計的流程均進(jìn)行了控制，我國企業(yè)原有的管理者思維受到了限制，企業(yè)管理層的意志受制于ERP系統(tǒng)難以得到實施，主觀意愿被客觀環(huán)境所限制，企業(yè)原有的權(quán)力平衡和利益平衡被ERP系統(tǒng)完全重置，導(dǎo)致部分企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)的過程中受到極大地阻礙，中基層管理人員情緒化，特別是原有部分權(quán)力的基層管理者產(chǎn)生了較大的排斥心理，加之部分中基層管理人員管理素質(zhì)不一，管理能力及質(zhì)量難以滿足ERP系統(tǒng)推進(jìn)的需求，拉低ERP系統(tǒng)在運(yùn)行中的效率及質(zhì)量，使得ERP系統(tǒng)的資本投入與產(chǎn)出不成正比。企業(yè)不得不在傳統(tǒng)的管理方面投入人力物力，還需要對ERP系統(tǒng)的落地實施進(jìn)行合理規(guī)劃，資源被占用，效率難以保障，甚至有些時候，企業(yè)內(nèi)部的管理質(zhì)量都受到嚴(yán)重影響，信息流控制和規(guī)范化管理不得不被擱置，企業(yè)的ERP系統(tǒng)實施僅能停留在數(shù)據(jù)的收集和匯總上，難以滿足管理需求。

（二）個性化服務(wù)成本過高

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中有較多的獨特性，也就使得不同的企業(yè)對相同的ERP系統(tǒng)有著不同的需求，企業(yè)的需求往往需要以定制的方式來實現(xiàn)，但是就我國目前市場上的ERP系統(tǒng)而言，一般難以短時間內(nèi)滿足單體公司的定制，特別是在非預(yù)算、非流程式的ERP系統(tǒng)制約需求層次，因為所涉及業(yè)務(wù)往往具備較高的專業(yè)性，而ERP工程師在短期內(nèi)難以深入了解并編寫完善的工程式，所以我國市場上的ERP軟件多為行業(yè)性的，針對行業(yè)共性編寫行業(yè)ERP軟件，共性的管理軟件所能夠反映的一般是企業(yè)在傳統(tǒng)管理中能夠較容易獲取到數(shù)據(jù)和分析資料，在行業(yè)中使用往往就難以滿足單體公司的個性化需求。當(dāng)然在我國目前市場上存在能夠符合企業(yè)經(jīng)營需求，并且能夠定制的ERP系統(tǒng)，以SAP系統(tǒng)為例，德國較為先進(jìn)的企業(yè)管理軟件，并且能夠依據(jù)企業(yè)需求進(jìn)行定制，但是因為SAP系統(tǒng)的流程定制和非流程化程序開發(fā)成本過高，需要不間斷地完善和維護(hù)，一般的中小企業(yè)負(fù)擔(dān)不起，甚至部分大型企業(yè)在支付運(yùn)營成本上都是負(fù)擔(dān)，加之對系統(tǒng)使用人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較高，企業(yè)部分人員難以滿足系統(tǒng)運(yùn)行需求，導(dǎo)致SAP系統(tǒng)在我國較多企業(yè)上線后又被迫下線放棄運(yùn)營。

二、提高ERP在企業(yè)管理中的作用和實施效果的相關(guān)建議

（一）逐步推進(jìn)ERP系統(tǒng)下的業(yè)財融合

ERP系統(tǒng)的作用并不是短期內(nèi)能夠?qū)崿F(xiàn)的，企業(yè)必須要認(rèn)識到這一點才能夠良性地推動ERP的落地及實施，首先在當(dāng)前的市場上存在著較多的ERP系統(tǒng)開發(fā)商，企業(yè)可以依據(jù)自身需求在市場上尋找已經(jīng)趨于成熟的ERP系統(tǒng)，在實施過程中首先要在不同的部門進(jìn)行試點運(yùn)行，當(dāng)然在試運(yùn)行階段僅僅是ERP系統(tǒng)為輔，傳統(tǒng)的管理模式為主，使ERP系統(tǒng)慢慢切入到企業(yè)部門的運(yùn)營中，對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行匯總處理，以數(shù)據(jù)化形式統(tǒng)計部門經(jīng)營指標(biāo)和業(yè)績。在部門ERP系統(tǒng)的使用磨合后，進(jìn)行部門間ERP系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有限傳送和數(shù)據(jù)的專業(yè)化轉(zhuǎn)變，由業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)樨攧?wù)數(shù)據(jù)和其他管理數(shù)據(jù)，在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，保證數(shù)據(jù)共享的準(zhǔn)確性和及時性，增加部門間協(xié)作的效率，保證數(shù)據(jù)傳遞質(zhì)量。以生產(chǎn)活動為例，在生產(chǎn)部門制定了生產(chǎn)計劃并以任務(wù)指標(biāo)形式下達(dá)到車間部門，在傳統(tǒng)的管理模式下，車間需要每日報送生產(chǎn)數(shù)據(jù)供管理人員統(tǒng)籌安排生產(chǎn)和銷售事宜，在ERP切入過程中，企業(yè)可以仍然依賴傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)報送方式進(jìn)行管理，同時逐步將生產(chǎn)任務(wù)跟蹤報表等數(shù)據(jù)納入到ERP系統(tǒng)中，并要求車間部門每日在報送數(shù)據(jù)時在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行操作，對生產(chǎn)計劃數(shù)量、在產(chǎn)品數(shù)量、完工數(shù)量和損耗情況等數(shù)據(jù)及時錄入，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。通過ERP系統(tǒng)可以大大提高計算計件工資的效率，如修邊工人、檢驗員、硫化工等工人工資。逐步切入ERP軟件用于管理活動，一方面在生產(chǎn)過程中逐步替換傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳遞方式，另一方面有利于企業(yè)的粗放型生產(chǎn)經(jīng)營管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變。

（二）以動態(tài)業(yè)務(wù)流程彌補(bǔ)ERP制式缺陷

ERP系統(tǒng)在根本上僅僅是制度化的執(zhí)行工具和管理數(shù)據(jù)的匯總工具，企業(yè)的管理并不能完全依賴于系統(tǒng)的制式規(guī)定，企業(yè)最終的動態(tài)操控才是企業(yè)管理的靈魂，所以企業(yè)在進(jìn)行ERP系統(tǒng)定制和實施過程中，要建設(shè)動態(tài)的管理流程，但是這個動態(tài)要在嚴(yán)格的流程下進(jìn)行執(zhí)行。以本企業(yè)的生產(chǎn)銷售橡膠產(chǎn)品零配件企業(yè)的ERP跟蹤流程為例，企業(yè)的銷售訂單錄入ERP系統(tǒng)，生產(chǎn)管理部門對所需求產(chǎn)品進(jìn)行排產(chǎn)，通過ERP軟件的流程管理導(dǎo)入產(chǎn)品BOM進(jìn)行MRP計算后排產(chǎn)，在計劃中涵蓋生產(chǎn)日期和完工日期。由于公司煉膠配方的保密性，ERP在生產(chǎn)排產(chǎn)中以混煉膠的投入為起始點制作生產(chǎn)BOM。硫化完工后，以流程化管理形式對半成品的出庫修邊、檢驗、包裝進(jìn)行跟蹤管理，追蹤產(chǎn)成品入庫，確保銷售部門，完成銷售活動，滿足客戶需求。但是在實踐工作中存在生產(chǎn)計劃已經(jīng)形成，企業(yè)為滿足客戶需求需要可能隨時調(diào)整生產(chǎn)計劃，甚至是頻繁變更，ERP系統(tǒng)變更相對復(fù)雜。所以筆者建議可以增加ERP系統(tǒng)的動態(tài)數(shù)據(jù)變更切入點，能夠在過程中對數(shù)據(jù)指標(biāo)進(jìn)行調(diào)整，當(dāng)然相關(guān)切入點的審核權(quán)限要嚴(yán)格且明確，便于企業(yè)在過程中對排產(chǎn)計劃等作出調(diào)整，而非在系統(tǒng)起點發(fā)起流程，有效的動態(tài)調(diào)整機(jī)制對企業(yè)掌握外部市場機(jī)會較為有利，符合企業(yè)發(fā)展需求。

（三）強(qiáng)化ERP系統(tǒng)管理思想滲透與審計監(jiān)督

我國企業(yè)目前正由全人工管理逐步向電子智能管理模式方向改革，企業(yè)管理者要將中基層管理人員的管理思想由傳統(tǒng)逐步牽引至現(xiàn)代化管理之中。在企業(yè)ERP 管理過程中，要引進(jìn)預(yù)算管理和制度管理兩種模式，這兩種模式對于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營模式?jīng)_擊不大，并且市面上大多ERP軟件都可以符合需求，借此將ERP管理思想滲透至企業(yè)內(nèi)部，進(jìn)一步在進(jìn)行ERP目標(biāo)設(shè)定時，征集中基層管理人員及工作人員意見，形成通暢的信息收集與溝通，以財務(wù)管理為核心推動企業(yè)ERP系統(tǒng)的普及認(rèn)識。

首先，公司應(yīng)當(dāng)重視審計信息化建設(shè)。公司應(yīng)當(dāng)投入一定資金用于實現(xiàn)審計軟件和ERP系統(tǒng)的無縫對接，不僅要能夠?qū)RP數(shù)據(jù)信息進(jìn)行實時統(tǒng)計、分析，而且還要通過種測試、自動實現(xiàn)到處審計底稿等功能，方便審計部門能夠進(jìn)行跟蹤審計，從而間接提高內(nèi)部控制質(zhì)量和效率;其次，公司還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新ERP內(nèi)部控制測試方法。通過在系統(tǒng)內(nèi)嵌入預(yù)先設(shè)置的程序或控制數(shù)據(jù)進(jìn)行實現(xiàn)，這種依據(jù)ERP系統(tǒng)參數(shù)化控制不僅能夠?qū)镜臅嬃鞒踢M(jìn)行全面分析，對關(guān)鍵控制點進(jìn)行明確，而且還能夠通過對關(guān)鍵控制點的控制數(shù)據(jù)檢查測試公司會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的有效性。

嚴(yán)格按職責(zé)不相容原則，實現(xiàn)不同部門、不同崗位相互制約與監(jiān)督，減少相關(guān)人員職責(zé)舞弊風(fēng)險，微觀市場經(jīng)營單位應(yīng)根據(jù)具體崗位職責(zé)對信息范圍及操作進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，審計人員對于公司的崗位職責(zé)，不相容職務(wù)分離情況進(jìn)行審查;對原始數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的審核作為ERP的審計重點，減少錯誤及舞弊的發(fā)生。由于ERP中的數(shù)據(jù)與財務(wù)、生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)密切相關(guān)，因此數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確及完整性更具有重要作用;對ERP的相關(guān)參數(shù)設(shè)置進(jìn)行審計，如：費(fèi)用分?jǐn)?、集成?shù)據(jù)等，它們都會對財務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性產(chǎn)生影響，這過程不僅需要錄入過程準(zhǔn)確，還需要關(guān)注控制結(jié)果，即要重視錄入準(zhǔn)確性，同時還要對ERP各環(huán)節(jié)參考進(jìn)行設(shè)置，而其合理性成為審計重點。

三、結(jié)語

我國企業(yè)要完全實現(xiàn)ERP軟件在管理中的作用，短時間內(nèi)是無法達(dá)到的，分步實施和落實是我國企業(yè)必須要經(jīng)歷的， 企業(yè)只有轉(zhuǎn)變管理意識，正視ERP軟件在初期資本投入的價值和意義，才能夠有效地推進(jìn)ERP系統(tǒng)的有效投產(chǎn)，在運(yùn)營過程中企業(yè)要循序漸進(jìn)，分步實現(xiàn)業(yè)務(wù)部件在ERP系統(tǒng)內(nèi)的使用，以此作為根基進(jìn)行部門間數(shù)據(jù)互聯(lián)，保證數(shù)據(jù)的及時性、有效性，利用ERP數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾碣Y料，提升ERP環(huán)境下企業(yè)管理質(zhì)量和效率。

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（作者單位：浙江百朗士橡塑科技有限公司）