探析基層檔案館館藏資源建設(shè)的意義和途徑

樂登高

【摘? 要】檔案館館藏是國(guó)家綜合檔案館的立館之本，是開展檔案館工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，是開展檔案服務(wù)工作的源頭活水。筆者就基層檔案館存在檔案質(zhì)量不夠優(yōu)、結(jié)構(gòu)不夠均衡，特別在紅色歷史檔案不多等問(wèn)題進(jìn)行了深入分析，結(jié)合實(shí)際提出了豐富館藏的途徑和方法。

【關(guān)鍵詞】基層;檔案館館藏建設(shè);意義;途徑

引言

館藏是檔案館收藏檔案及資料的總和，它代表著檔案館信息資源的總體實(shí)力和服務(wù)潛能，是做好檔案工作的基礎(chǔ)。檔案工作是否能滿足社會(huì)的需要，在一定意義上取決于是否保存有內(nèi)容豐富、數(shù)量眾多、門類齊全、利用價(jià)值高的檔案資料。一個(gè)檔案館收藏檔案越豐富，時(shí)間跨度越長(zhǎng)，種類越多，就能為服務(wù)地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。然而，有的區(qū)縣基層檔案館的館藏內(nèi)容不夠豐富、結(jié)構(gòu)不均衡致使檔案管理工作遭遇瓶頸，裹足不前。作為基層檔案館的工作人員，結(jié)合實(shí)際就如何豐富館藏談幾點(diǎn)粗淺看法。

1.館藏的基本現(xiàn)狀

改善館藏結(jié)構(gòu)是新時(shí)代形勢(shì)發(fā)展的客觀要求。檔案館館藏內(nèi)容不夠豐富、種類不夠齊全的局面與新時(shí)代、新形勢(shì)、新任務(wù)的要求是不相適應(yīng)的。只有把機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織各種類型、各個(gè)歷史時(shí)期的檔案都收集進(jìn)館，集中統(tǒng)一管理，才能把檔案館建成永久保管檔案的基地。具有積累起門類齊全、內(nèi)容豐富、數(shù)量浩大的檔案資料，才具備為政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、社會(huì)、生態(tài)等各部門服務(wù)的雄厚的物質(zhì)基礎(chǔ)，才足以滿足社會(huì)各方面利用檔案需求，檔案館才能真正成為科學(xué)研究和各方面利用檔案史料的服務(wù)中心。檔案工作要“走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化”，就必須優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大接收范圍，極大地豐富館藏檔案、資料的內(nèi)容和成分。

館藏結(jié)構(gòu)的基本成分應(yīng)該是多形式、多門類、多層次的。以檔案形成的歷史性為標(biāo)準(zhǔn)，可分為古代檔案、近代檔案和現(xiàn)代檔案。以檔案內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，可劃分為黨政文書檔案、科技檔案、業(yè)務(wù)檔案、著名人物檔案。此外，還有與檔案有密切關(guān)系的圖書資料和報(bào)刊。

2.豐富館藏的意義和作用

豐富館藏不僅有重要的理論意義，而且有著迫切的現(xiàn)實(shí)意義。豐富的館藏，是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌重大事業(yè)的必要手段。檔案館館藏是一定地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、社會(huì)、生態(tài)等方面情況的綜合反映。要維護(hù)黨和國(guó)家歷史的真實(shí)面貌，就要盡可能使各方面的檔案資料收集齊全完整，使檔案內(nèi)容豐富多彩。

豐富館藏是儲(chǔ)存檔案資源的重要途徑。隨著科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，社會(huì)對(duì)信息的需求量越來(lái)越大，對(duì)信息質(zhì)量的要求也越來(lái)越高。作為知識(shí)載體的檔案，負(fù)有重要信息量的使命。努力將檔案中大量的、豐富的信息資源收集、整理、利用起來(lái)，及時(shí)、有效地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這將是豐富館藏的巨大作用。豐富館藏是開展檔案館各項(xiàng)工作，加強(qiáng)檔案館建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案館開展利用工作，沒有一定數(shù)量的檔案是無(wú)法進(jìn)行的。而館藏不豐富、門類不齊全、結(jié)構(gòu)不均衡，也很難滿足社會(huì)對(duì)檔案利用的合理需求，檔案館的編研工作更需要有豐富的檔案資料作為后盾，檔案館的其他日常工作，也必須在館藏豐富的基礎(chǔ)上做得更好。

豐富的館藏是促進(jìn)檔案學(xué)理論發(fā)展、實(shí)現(xiàn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化的推動(dòng)力量。實(shí)現(xiàn)檔案館工作智慧化，最基本的是要檔案館工作對(duì)智慧化有迫切的要求需要。檔案館應(yīng)該有豐富的館藏，努力建成更加豐富、更加完善、更加規(guī)范的檔案資源體系。

3.豐富館（室）藏的途徑

平時(shí)收集。加強(qiáng)平時(shí)收集工作，是保證歸檔制度落實(shí)和不斷完善的有效辦法。平時(shí)收集主要包括零散文件的收集、“賬外”文件的收集和專門文件的收集。平時(shí)收集工作要落實(shí)到人，建立崗位責(zé)任制。既要全面接收反映政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)、生態(tài)文明等“五位一體”和全面建成小康社會(huì)、全面深化改革、全面依法治國(guó)、全面從嚴(yán)治黨等“四個(gè)全面”方面的檔案資料進(jìn)館，也要在紅色歷史檔案、名人檔案、地方珍貴史料、專門檔案、省部級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)同志視察調(diào)研及有關(guān)重大活動(dòng)所形成的檔案、本區(qū)域內(nèi)發(fā)生的重大事件檔案等征集接收方面狠下功夫，提升地方特色檔案和專門檔案資源份額，豐富館藏資源內(nèi)容。

定期收集。機(jī)關(guān)檔案室定期接收文件業(yè)務(wù)部門移交的檔案（主要表現(xiàn)為歸檔）;各級(jí)檔案館對(duì)所屬機(jī)關(guān)檔案室檔案的接收。主要包括：技術(shù)范圍，接收標(biāo)準(zhǔn)和接收要求。為適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展、檔案內(nèi)容與形式變革和人們信息需求變化的要求，確保檔案的齊全完整，我們提倡一種“大檔案觀”思想。即是將一切具有保存價(jià)值的文件視為檔案，而不論這些文件是否辦理完畢，不論這些文件是紅頭文件還是非紅頭文件，不論這些文件是紙質(zhì)的還是電子的，不論這些文件是文字、圖表的還是音頻、視頻的。所以，“大檔案”觀不僅要求收集紅頭文件，更有必要把單位職能部門產(chǎn)生的非紅頭文件或“帳外文件材料”。一般來(lái)說(shuō)，賬外文件可以分為幾個(gè)大類：上級(jí)機(jī)關(guān)單位寄送本單位所屬對(duì)口部門的文件材料;下級(jí)單位寄送本單位所屬業(yè)務(wù)科室的文件材料;機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)職能科室自己形成的文件材料，如統(tǒng)計(jì)報(bào)表、會(huì)議記錄等不必上報(bào)的文件;文秘部門的文件材料;單位領(lǐng)導(dǎo)及其他人員外出開會(huì)或參加重要活動(dòng)帶回的文件材料;因突發(fā)性事件形成的文件材料;上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)單位視察及檢查指導(dǎo)工作期間的講話、題詞等書面材料;本單位干部職工名冊(cè)、工資冊(cè)、各種統(tǒng)計(jì)表、登記表等材料。在企業(yè)，檔案專家認(rèn)為，企業(yè)檔案室除了收集檔案外，還要收集圖書、情報(bào)、市場(chǎng)信息等對(duì)企業(yè)決策、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)有用的所有信息，甚至可以把檔案建成集檔案、圖書、情報(bào)于一體的信息中心。

廣泛征集。有些檔案長(zhǎng)期分散在各處，甚至在個(gè)人手中，必須廣開門路，通過(guò)多條渠道進(jìn)行征集。征集的主要對(duì)象是建國(guó)前的檔案以及建國(guó)后未能歸檔的重要檔案。征集檔案具有搶救歷史文化財(cái)富的性質(zhì)，是黨和國(guó)家當(dāng)前和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的需要;征集檔案是豐富館藏、保護(hù)原件的重要措施。征集檔案的基本方式方法是搞好調(diào)查研究，有計(jì)劃、有組織、有重點(diǎn)的進(jìn)行征集;要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，與有關(guān)部門密切配合，區(qū)別不同征集對(duì)象，采取靈活多樣的方式方法，并要正確處理個(gè)人保管與檔案館集中保管、征集檔案與提供利用檔案、征集檔案與給予鼓勵(lì)及報(bào)酬的關(guān)系。

立卷歸檔。機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，應(yīng)該有文書部門或者業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理、立卷，并定期向檔案室歸檔。機(jī)關(guān)應(yīng)該建立規(guī)章制度，明確歸檔范圍，凡是本單位工作活動(dòng)中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件材料均應(yīng)歸檔。歸檔時(shí)應(yīng)該抓住重點(diǎn)，防止文件過(guò)于龐雜。明確歸檔時(shí)間，辦理完畢的文件材料，一般在第二年第一季度內(nèi)向檔案室歸檔。對(duì)于符合歸檔范圍的，要提出具體歸檔要求，以保證歸檔的質(zhì)量。主要從政治安全、裝具達(dá)標(biāo)、規(guī)范整理、期限劃分、科學(xué)分類、檢索工具齊備、檔案完整性等方面進(jìn)行精準(zhǔn)細(xì)致的鑒別，避免把不符合檔案工作要求的冗余文件材料收集進(jìn)來(lái)、把應(yīng)歸檔的文件材料拒之門外。作為基層檔案館，還要根據(jù)新檔案法律、法規(guī)的規(guī)定和有關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工作需要，有計(jì)劃、有步驟地修訂完善《檔案館收集范圍實(shí)施細(xì)則》《檔案館檔案接收辦法》，依法、規(guī)范、有序地推進(jìn)檔案資源建設(shè)，保證檔案資源建設(shè)工作的順利開展。

我們要認(rèn)真貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記“讓歷史說(shuō)話，用史實(shí)發(fā)言”重要指示要求，著眼“五位一體”總體布局和“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局，積極適應(yīng)檔案機(jī)構(gòu)改革變化，解放思想、更新觀念、創(chuàng)新理念、真抓實(shí)干，以檔案館為主陣地，找準(zhǔn)檔案工作圍繞中心、服務(wù)大局的著力點(diǎn)，不斷加強(qiáng)檔案資源體系建設(shè)，為推進(jìn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化不懈奮斗。

安徽省金寨縣檔案館? ? 安徽金寨? ? 237300