王 玥 陳 飛 徐水珠

醫(yī)學(xué)科學(xué)研究是關(guān)系到人類自身健康的重要活動(dòng)，科研檔案作為醫(yī)學(xué)科研信息的載體，記載著廣大醫(yī)學(xué)科研人員極為寶貴的前瞻性創(chuàng)新性思想、具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的診療新技術(shù)、新方法及投入產(chǎn)出效益等科研信息，是醫(yī)學(xué)研究及實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄與證明，是醫(yī)院檔案的重要組成部分，也是反映醫(yī)院科研實(shí)力及醫(yī)療技術(shù)水平高低的一個(gè)重要依據(jù)。做好醫(yī)學(xué)科研檔案的收集和管理工作，對(duì)鑒定醫(yī)院科研工作開展的先進(jìn)性、科學(xué)性及與臨床應(yīng)用融合性；實(shí)現(xiàn)同行業(yè)同專業(yè)或同行業(yè)不同專業(yè)間的交流和借鑒；提高醫(yī)院科研管理部門的管理職能，明確管理目標(biāo)，制定醫(yī)院科技發(fā)展方向及總體目標(biāo)，促進(jìn)學(xué)科建設(shè)和人才培養(yǎng)，提升醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力，具有特別重要的意義[1]。

一、醫(yī)學(xué)科研檔案收集工作的特點(diǎn)

醫(yī)學(xué)科學(xué)研究按其學(xué)科屬性可分為基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)研究、臨床醫(yī)學(xué)研究、預(yù)防醫(yī)學(xué)研究及社會(huì)醫(yī)學(xué)研究，涉及領(lǐng)域廣，是多學(xué)科、多門類、多層次的綜合性科學(xué)體系。所以醫(yī)學(xué)科研檔案除具有一般科技檔案的共性外，還具有醫(yī)學(xué)科研檔案的專業(yè)特征[2]。

1.檔案形成的周期性、連續(xù)性及長(zhǎng)期性。目前，醫(yī)院承擔(dān)的科研計(jì)劃項(xiàng)目主要來(lái)源于國(guó)家自然科學(xué)基金、省自然科學(xué)基金、省衛(wèi)健委科技計(jì)劃項(xiàng)目以及市級(jí)科技計(jì)劃項(xiàng)目等，所有計(jì)劃項(xiàng)目均有明確的預(yù)期研究目標(biāo)和實(shí)施時(shí)間的限制，除學(xué)科中心建設(shè)項(xiàng)目和國(guó)家自然科學(xué)基金面上項(xiàng)目研究周期為4—5年外，其他計(jì)劃項(xiàng)目的實(shí)施周期基本為2—3年，由此科研檔案形成周期相對(duì)也比較長(zhǎng)。同時(shí)，由于科研業(yè)務(wù)活動(dòng)的階段性及科研成果產(chǎn)出的滯后性，導(dǎo)致醫(yī)學(xué)科研檔案具有較為明顯的動(dòng)態(tài)性、連續(xù)性及長(zhǎng)期性特征[3-5]。

2.檔案內(nèi)容的專題性、專業(yè)性及學(xué)科交叉性。醫(yī)學(xué)科學(xué)研究一般是以臨床應(yīng)用為導(dǎo)向，針對(duì)某種疾病或健康問(wèn)題而開展的診療技術(shù)及干預(yù)研究，研究方向明確、專題突出。許多重大項(xiàng)目，無(wú)論是基礎(chǔ)研究還是應(yīng)用研究，更是多學(xué)科、跨專業(yè)聯(lián)合攻關(guān)、綜合研究而成。所以，在檔案收集時(shí)應(yīng)注意區(qū)別，分類建檔，體現(xiàn)其專業(yè)性和學(xué)科交叉性特征，并保持醫(yī)學(xué)科研檔案的專題性、完整性和系統(tǒng)性[6-8]。

3.檔案保存的零散性及載體的多樣性。大科學(xué)時(shí)代的今天，任何一項(xiàng)科研課題的順利實(shí)施，都不可能由一個(gè)人獨(dú)立完成，特別是醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)的實(shí)施，團(tuán)隊(duì)中有專職實(shí)驗(yàn)室研究人員、臨床研究人員、醫(yī)學(xué)統(tǒng)計(jì)及相關(guān)生物信息研究人員等，因此每個(gè)參與科研活動(dòng)的人員都分散地保管著部分檔案資料。同時(shí)，由于醫(yī)學(xué)科研工作的復(fù)雜性及研究對(duì)象的特殊性，其形成的檔案資料也呈現(xiàn)數(shù)量多和載體形式多的特征，如實(shí)物檔案、電子檔案、病理模型、數(shù)據(jù)模型、照片、視頻、音頻等[9]，給檔案收集工作與管理帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。

二、醫(yī)學(xué)科研檔案文件連續(xù)體模式構(gòu)建

文件連續(xù)體思想起源于20世紀(jì)50年代的澳大利亞，是繼文件生命周期理論之后提出的一個(gè)新的文件運(yùn)行基礎(chǔ)理論。1996年，澳大利亞出版的國(guó)家檔案標(biāo)準(zhǔn)（AS4390：第四十二條）將文件連續(xù)體定義為：“從文件形成（包括形成前，文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)）到文件作為檔案保存和利用的管理全過(guò)程中連貫一致的管理方式?！?0世紀(jì)90年代，澳大利亞檔案學(xué)家弗蘭克·阿普沃德等構(gòu)建了文件連續(xù)體模式（詳見圖1），并將其標(biāo)榜為“指導(dǎo)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的文件管理實(shí)踐的理論”[10-11]。

圖1 文件連續(xù)體理論模型翻譯圖

將文件連續(xù)體模式基本框架中的“軸”概念和體現(xiàn)文件保管各個(gè)要素聯(lián)動(dòng)的“維”概念與醫(yī)學(xué)科研檔案工作相結(jié)合，在檔案的收集、整理、建檔及利用時(shí)，提倡個(gè)人、團(tuán)隊(duì)、管理機(jī)構(gòu)及組織間的合作與互動(dòng)，使醫(yī)學(xué)科研檔案管理具有動(dòng)態(tài)性及系統(tǒng)性，對(duì)規(guī)范醫(yī)學(xué)科研檔案的收集與管理具有特別重要的實(shí)踐指導(dǎo)意義[12]（圖2）。

圖2 醫(yī)學(xué)科研檔案連續(xù)體管理模型

1.軸的對(duì)應(yīng)。

（1）文件保管形成軸。在基于文件連續(xù)體理論的醫(yī)學(xué)科研檔案收集工作中，文件保管形成軸存儲(chǔ)以一項(xiàng)科研項(xiàng)目為單位，按照科研活動(dòng)的自然進(jìn)程規(guī)律，形成成套的科研檔案，通過(guò)系統(tǒng)整理組成保管單位。文件保管形成軸上文件、檔案、全宗、全宗集合四個(gè)坐標(biāo)分別對(duì)應(yīng)申報(bào)、實(shí)施、結(jié)題及歸檔四個(gè)發(fā)展過(guò)程的相關(guān)科技資料。最終建成的科研檔案包括：項(xiàng)目申報(bào)書、科研合作協(xié)議書、臨床科研項(xiàng)目倫理審查申請(qǐng)表、科研課題知情同意書、合同書、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)文件、圖表、照片、階段檢查報(bào)告、課題總結(jié)報(bào)告、論文論著、科研經(jīng)費(fèi)預(yù)決算報(bào)告、鑒定驗(yàn)收材料、獲獎(jiǎng)材料、相關(guān)效益證明材料等。根據(jù)醫(yī)院相關(guān)管理規(guī)定，原始數(shù)據(jù)記載于“科研原始記錄本”，形成的科研檔案卷宗，一般是一個(gè)項(xiàng)目一卷，保管期限定為永久、長(zhǎng)期、短期三類，長(zhǎng)期為16年至50年，短期為15年以下。

（2）形成者軸。在基于文件連續(xù)體理論的醫(yī)學(xué)科研檔案收集工作中，行為者、單元、機(jī)構(gòu)、制度四個(gè)坐標(biāo)分別表現(xiàn)為研究團(tuán)隊(duì)中的個(gè)體、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)制的項(xiàng)目組全體、醫(yī)院科研管理部門及文件檔案管理機(jī)構(gòu)。揭示了科研檔案的來(lái)源，體現(xiàn)了科研檔案與檔案形成者、與形成者相聯(lián)系的團(tuán)隊(duì)、與團(tuán)隊(duì)相聯(lián)系的部門、與部門相聯(lián)系的組織及與整個(gè)社會(huì)的聯(lián)系。在科研檔案收集與管理工作中，需要各方達(dá)成共識(shí)、通力合作，才能保證科研檔案的完整性與系統(tǒng)性。

（3）價(jià)值表現(xiàn)軸。在基于文件連續(xù)體理論的醫(yī)學(xué)科研檔案收集工作中，合理完善的醫(yī)學(xué)科研檔案管理系統(tǒng)將檔案作為一種行動(dòng)的記錄加以控制，價(jià)值表現(xiàn)軸的四個(gè)坐標(biāo)分別表現(xiàn)為：項(xiàng)目申報(bào)階段、試驗(yàn)階段、總結(jié)驗(yàn)收階段、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)及推廣應(yīng)用階段的行為軌跡；立項(xiàng)批件、獲獎(jiǎng)批文、專利文件等；項(xiàng)目實(shí)施階段文件、文字、圖樣、聲像等不同形式和載體的記錄及推廣應(yīng)用中形成的科技資料、技術(shù)轉(zhuǎn)化協(xié)議、同行評(píng)價(jià)及反饋意見等，體現(xiàn)了醫(yī)學(xué)科研檔案的連續(xù)性，反映的是項(xiàng)目組的工作情況，經(jīng)過(guò)部門考核，再由計(jì)劃下達(dá)部門確認(rèn)，最后向社會(huì)查詢延伸的過(guò)程。

（4）業(yè)務(wù)活動(dòng)軸。在基于文件連續(xù)體理論的醫(yī)學(xué)科研檔案收集工作中，業(yè)務(wù)活動(dòng)軸是指產(chǎn)生科研檔案資料的各項(xiàng)研究活動(dòng)，體現(xiàn)了項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié)。以“阻塞性睡眠呼吸暫停低通氣綜合征臨床規(guī)范化診療研究”為例：行為代表具體科研活動(dòng)細(xì)微環(huán)節(jié)如阻塞性睡眠呼吸暫停低通氣綜合征（obstructive sleep apnea hypopnea syndrome，OSAHS）篩查模型的建立，運(yùn)用多種上氣道阻塞定位手段形成流程化規(guī)范化模式的設(shè)計(jì)思路等；活動(dòng)是具體的實(shí)驗(yàn)任務(wù)，表現(xiàn)為納入對(duì)象的分組、特征評(píng)分、夜間動(dòng)態(tài)血氧飽和度監(jiān)測(cè)、便攜式口鼻氣流檢測(cè)及數(shù)據(jù)分析等；職能則為規(guī)范指導(dǎo)醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)的根本要素，如科研誠(chéng)信要素和信用要素等；目的則是社會(huì)視角下的科研管理職能的體現(xiàn)，如完善的科研項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施及驗(yàn)收的考核體系等。

2.維的應(yīng)用。阿普沃德構(gòu)建的文件連續(xù)體模型“四維”概念包括創(chuàng)建維、捕獲維、組織維和多元記憶維。在文件連續(xù)體理論中，文件保管形式軸是文件連續(xù)體模型的核心軸，其軸上四個(gè)坐標(biāo)的變化可引發(fā)形成者軸、價(jià)值表現(xiàn)軸和業(yè)務(wù)活動(dòng)軸上特定坐標(biāo)的相應(yīng)變化，從而揭示出文件的“四維”運(yùn)動(dòng)過(guò)程。

（1）創(chuàng)建維。在該維中，科研技術(shù)資料以零散的形式呈現(xiàn)，存儲(chǔ)于科研團(tuán)隊(duì)每個(gè)成員的手中，再現(xiàn)科研活動(dòng)、科研行為，反應(yīng)科技資料行為軌跡，并逐步向醫(yī)院科研管理部門匯集，經(jīng)分類、整理形成科研檔案的雛形。

（2）捕獲維。這一維是醫(yī)學(xué)科研檔案從原始科技資料產(chǎn)生環(huán)境進(jìn)入科研檔案管理流程并賦予社會(huì)價(jià)值的過(guò)程。這一階段更注重團(tuán)隊(duì)成員之間的交流與溝通，以保證目標(biāo)的一致性及信息利用的連續(xù)性，形成系統(tǒng)完整的、有保存價(jià)值的科技文件，并作為項(xiàng)目驗(yàn)收的憑證。

（3）組織維。這是跨越時(shí)空的軌跡，也是記憶組織的過(guò)程。將來(lái)自個(gè)人、團(tuán)隊(duì)、部門、組織的信息資料重新排列、分類，以項(xiàng)目為單位組成案卷，將這些檔案信息融入醫(yī)院檔案全宗，體現(xiàn)醫(yī)院在科研投入產(chǎn)出方面所做的工作。

（4）多元記憶維。作為文件連續(xù)體模型的最外圍，此時(shí)的醫(yī)學(xué)科研檔案，記錄了以項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為代表的科研團(tuán)隊(duì)進(jìn)行科學(xué)研究活動(dòng)，同時(shí)也使醫(yī)學(xué)科研檔案具有了社會(huì)記憶的功能，體現(xiàn)了社會(huì)范圍內(nèi)醫(yī)學(xué)科研檔案的利用和管理。根據(jù)“醫(yī)院文件材料歸檔范圍及文書檔案保管期限”中的相關(guān)規(guī)定，將作為社會(huì)記憶被長(zhǎng)期保存。

三、結(jié)語(yǔ)

科研檔案作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，是醫(yī)院科學(xué)技術(shù)儲(chǔ)備的一種形式，檔案管理對(duì)醫(yī)院的創(chuàng)新與發(fā)展具有重要的查考與借鑒作用。運(yùn)用科學(xué)的方法構(gòu)建高校附屬醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研檔案連續(xù)體管理模式，可以最大限度地保證科研檔案的完整性、系統(tǒng)性，以利于其價(jià)值的發(fā)揮，為醫(yī)院科研管理和科研活動(dòng)服務(wù)。