信息化背景下檔案管理工作存在的問題及優(yōu)化措施

雒宗玉

（山東青島市膠州新城建設(shè)發(fā)展有限公司，山東 膠州 266300）

1 信息化背景下檔案管理工作的特征

基于新時(shí)代背景下，可以明顯地看到檔案管理工作也正在朝著信息化的方向發(fā)展，這一舉措使得檔案管理工作具備以下兩方面的特征：

第一，管理對象發(fā)生了轉(zhuǎn)變，以數(shù)字檔案為主。新時(shí)代視域下，以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所取代。據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)前大多數(shù)單位的檔案管理都以電子檔案為主。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有所不同，電子檔案具有一定的虛擬性且具備多種功能，如復(fù)制功能、拷貝功能以及壓縮傳輸功能等。

第二，檔案管理核心方向有所轉(zhuǎn)變，現(xiàn)已從保管儲藏向收集利用方向轉(zhuǎn)變。在以往的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案的收集、整理以及保管等工作的完成是基于大量時(shí)間以及人力的消耗下完成的，且工作效率還非常的低下。而信息化時(shí)代的到來，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，檔案管理工作人員只需要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的收集、整理與儲存等工作，大大促進(jìn)了檔案管理工作質(zhì)量以及工作效率的提升。

2 信息化背景下檔案管理工作中存在的問題

2.1 工作意識存在問題

隨著時(shí)代的發(fā)展，我國檔案管理工作內(nèi)容以及工作形式也發(fā)生了一定的改變與創(chuàng)新，雖然大多數(shù)單位都引入了數(shù)字化信息技術(shù)與設(shè)備來開展檔案管理工作，但由于部分檔案管理人員其思想意識中還是沒有明確認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從而導(dǎo)致在日常檔案管理工作中常常出現(xiàn)檔案信息漏填或填寫不規(guī)范的現(xiàn)象，且由于管理人員傳統(tǒng)思想的作用以及專業(yè)培訓(xùn)的缺乏，使得部分檔案管理人員只會利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理以及歸檔等工作，對相關(guān)單位檔案管理工作的開展與創(chuàng)新造成了嚴(yán)重影響，并在一定程度上阻礙了檔案管理工作的信息化建設(shè)。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

眾所周知，信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作的信息化建設(shè)需要借助各種專業(yè)的信息化技術(shù)與設(shè)備來進(jìn)行，但由于大部分單位或機(jī)構(gòu)資金有限，無法支持各種檔案管理輔助性設(shè)備的購入，從而導(dǎo)致其日常檔案管理工作缺乏相應(yīng)的信息化技術(shù)與設(shè)備作為支持，使得檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程較為緩慢。雖然部分檔案管理單位或機(jī)構(gòu)進(jìn)行了各種專業(yè)化信息技術(shù)設(shè)備的購入，但由于檔案管理缺乏專業(yè)的信息化技術(shù)知識以及信息技術(shù)人員對檔案管理工作缺乏一定的專業(yè)知識，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理人員無法利用信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檔案管理，而信息技術(shù)人員所開發(fā)的檔案管理軟件也無法滿足檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需求。

2.3 檔案管理機(jī)制不健全

通常情況下，在檔案管理工作中常常會出現(xiàn)以下2種情況：第一，檔案運(yùn)輸；第二，檔案換機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。這2種情況的出現(xiàn)在一定程度上加大了檔案管理工作難度，具體表現(xiàn)為職責(zé)劃分不明確以及缺乏良好且有效的檔案管理措施。首先是職責(zé)劃分不明確，據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，當(dāng)前我國大多數(shù)檔案管理單位都沒有完善的檔案管理制度，因此，常常出現(xiàn)檔案在運(yùn)輸或換機(jī)構(gòu)管理的過程中出現(xiàn)信息重復(fù)收錄的情況，這種情況不僅會造成人力資源的浪費(fèi)，還會在一定程度上造成檔案信息資源的浪費(fèi)。其次是有效檔案管理措施的缺乏。因檔案管理制度的缺乏，導(dǎo)致部分單位或機(jī)構(gòu)在日常檔案管理工作中只是簡單地將檔案進(jìn)行堆放與存儲，等到需要使用檔案時(shí)再進(jìn)行轉(zhuǎn)遞或移交，而有關(guān)于檔案的整理都是在臨時(shí)有需求時(shí)才會進(jìn)行。

2.4 針對檔案信息化管理建設(shè)重視性不夠

單位領(lǐng)導(dǎo)層重視檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知程度不夠，信息化技術(shù)創(chuàng)新管理檔案是單位經(jīng)濟(jì)效益和社會效益發(fā)展規(guī)劃的重要組成部分，單位缺少信息技術(shù)檔案管理，直接導(dǎo)致單位經(jīng)濟(jì)效益和社會效益之間產(chǎn)生分歧及矛盾。利用老式檔案管理模式調(diào)整不足勢必影響企業(yè)在市場競爭中的地位，因此，信息技術(shù)檔案管理建設(shè)替代陳舊單一模式?jīng)Q定企業(yè)經(jīng)營發(fā)展方向及戰(zhàn)略成果的轉(zhuǎn)型。單位領(lǐng)導(dǎo)層輕視檔案信息化建設(shè)，對檔案工作不重視，直接導(dǎo)致企業(yè)檔案管理發(fā)展方向及建設(shè)管理能力滯后，影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的并肩進(jìn)步發(fā)展。

2.5 信息化管理檔案建設(shè)系統(tǒng)缺少專業(yè)知識水平管理能力的人才

企事業(yè)單位的檔案信息化管理工作需要科技創(chuàng)新人才的加入，具備科學(xué)先進(jìn)專業(yè)技術(shù)知識水平及道德水平素質(zhì)的人才能力，促使企事業(yè)單位的創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略方針完善，提高經(jīng)濟(jì)增長速度的整體實(shí)力，有效地改善管理質(zhì)量控制系統(tǒng)及信息技術(shù)檔案應(yīng)用程序的全面順利的實(shí)施具有重要意義。目前許多單位管理檔案建設(shè)工作上存在嚴(yán)重滯后的現(xiàn)象，單位領(lǐng)導(dǎo)層輕視檔案管理發(fā)展方向及缺乏自身理論意識，目前許多企業(yè)單位重視經(jīng)營管理發(fā)展，輕視信息技術(shù)化檔案管理發(fā)展，無法融入創(chuàng)新發(fā)展模式，領(lǐng)導(dǎo)層采取微觀角度分析及看待檔案管理，不重視科技現(xiàn)代信息服務(wù)領(lǐng)域建設(shè)，直接影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)模受損及檔案管理發(fā)展嚴(yán)重滯后。

3 信息化背景下優(yōu)化檔案管理工作的具體實(shí)施措施

3.1 形成檔案管理信息化意識

隨著時(shí)代的快速發(fā)展，以往傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足新時(shí)代的發(fā)展需求以及新時(shí)代背景下檔案管理工作的實(shí)際需求。因此，在當(dāng)前的檔案管理工作中，必須要注重?cái)?shù)字信息化技術(shù)與設(shè)備的應(yīng)用，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案管理信息化工作意識的形成。作為一項(xiàng)基礎(chǔ)服務(wù)工作，檔案管理工作的良好開展對各單位或機(jī)構(gòu)自身的發(fā)展有著重要意義?；谛畔⒒尘跋?，檔案管理工作的開展在借助信息化技術(shù)的同時(shí)還應(yīng)將其進(jìn)行充分體現(xiàn)。首先，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行信息化檔案管理意識的培養(yǎng)；其次，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)注重檔案管理機(jī)制的制定與完善，從而為后續(xù)檔案管理信息化建設(shè)提供幫助；最后，提升檔案管理人員專業(yè)技能與綜合素質(zhì)。不僅要讓檔案管理人員牢固掌握該怎樣開展檔案管理工作，明確檔案管理工作的重要性，還應(yīng)組織檔案管理人員通過參加培訓(xùn)或自主學(xué)習(xí)等方式來進(jìn)行信息技術(shù)的學(xué)習(xí)。還有一點(diǎn)更為重要，那就是做好人才入門關(guān)，在人員選聘的過程中，盡量尋找既具有專業(yè)檔案管理知識又具有一定專業(yè)技術(shù)與信息技術(shù)的人才，這樣一來不僅能夠充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，還能夠有效提升檔案管理工作效率與質(zhì)量。

3.2 加大檔案管理信息化建設(shè)資金與硬件投入

確切來說，信息化檔案管理建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜且長期的工作，并不是立刻就能夠成功的，是需要大量時(shí)間、大量資金、人力資源以及各種信息化技術(shù)設(shè)備的投入才能夠保障的。在實(shí)際檔案管理工作中，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)與國家相關(guān)部門進(jìn)行深入溝通與協(xié)商來獲得專項(xiàng)財(cái)政資金撥款用于檔案管理信息化建設(shè)。除此之外，檔案管理部門可以充分發(fā)揮社會群眾的力量，引進(jìn)社會資金來促進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)。當(dāng)然，在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，相關(guān)檔案管理人員需要注意到一點(diǎn)，那就是檔案管理人員的配置，除了基本檔案管理專業(yè)人員之外，還需要注重技術(shù)人才的引進(jìn)。與此同時(shí)，在引進(jìn)技術(shù)人才的基礎(chǔ)上也要加強(qiáng)內(nèi)部人員培訓(xùn)再教育工作，以此來促進(jìn)檔案管理人員以及信息技術(shù)人員技能水平以及檔案管理水平的提升。

3.3 建立檔案管理信息化制度，提升檔案信息安全管理水平

在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，相關(guān)檔案管理人員需要明確一點(diǎn)，即檔案信息安全。如果不能夠保障所有檔案信息的安全，那么各單位所為檔案管理工作付出的努力則會歸之于零。如果想要切實(shí)保障檔案信息化安全，相關(guān)檔案管理人員可以結(jié)合國家相關(guān)法律文件來進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)制度，例如，可以結(jié)合國家新近頒布的國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》來進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)制度的制定與完善，以此來保障檔案資源信息安全。對那些尚未取得授權(quán)、通過非法途徑獲取相關(guān)檔案信息資源的用戶進(jìn)行嚴(yán)格懲罰，必要時(shí)追究其法律責(zé)任。

3.4 開展信息化檔案管理工作專業(yè)知識技術(shù)人才培訓(xùn)

企事業(yè)單位應(yīng)開展信息化檔案管理工作專業(yè)技術(shù)知識人才培訓(xùn)，提升專業(yè)知識水平及道德素質(zhì)教育，聘用專業(yè)人士及相關(guān)專家學(xué)者指導(dǎo)信息化檔案管理規(guī)范，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)從自身做起，掌握理論知識及引領(lǐng)身邊的人，強(qiáng)化管理能力，提升自身價(jià)值取向。建立健全信息技術(shù)檔案管理體制及規(guī)范相關(guān)制度，把信息化檔案管理工作貫徹落實(shí)，采用績效考核標(biāo)準(zhǔn)，加大投入檔案管理力度，吸引人才加入團(tuán)隊(duì)行列，從而使信息技術(shù)檔案管理能力更加全面完善不斷進(jìn)步發(fā)展。

3.5 高調(diào)強(qiáng)化信息化檔案管理建設(shè)

現(xiàn)代信息技術(shù)不斷進(jìn)步，信息技術(shù)檔案管理工作的建設(shè)是必然趨勢。通過科學(xué)技術(shù)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)領(lǐng)域開展信息檔案管理工作是需要長期穩(wěn)定發(fā)展的艱巨任務(wù)，要改進(jìn)工作方法革新檔案管理制度，全力推進(jìn)信息化建設(shè)，認(rèn)識衡量標(biāo)準(zhǔn)能力的重要性。信息化檔案管理能夠有效預(yù)防檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)及防范漏洞，利用實(shí)時(shí)記錄及實(shí)時(shí)規(guī)避錯(cuò)誤信息等智能監(jiān)控設(shè)備，將檔案管理能力全面提升。企事業(yè)單位需要開展專業(yè)知識水平及道德素質(zhì)的培訓(xùn)，領(lǐng)導(dǎo)層要重視信息化檔案管理建設(shè)工作，要從自身履行責(zé)任，真正地把信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)平臺發(fā)展起來，發(fā)揮信息安全技術(shù)檔案管理的職能作用，推動企事業(yè)單位信息化技術(shù)檔案管理建設(shè)，實(shí)質(zhì)性地提供企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)保障和社會效益的全面能效水平管理。信息化檔案管理建設(shè)采用智能服務(wù)模式，是實(shí)現(xiàn)辦公檔案管理全面升級發(fā)展戰(zhàn)略價(jià)值的重要組成部分。以信息技術(shù)檔案管理替代傳統(tǒng)檔案管理工作是非常重要的價(jià)值途徑。因此，檔案管理工作利用信息技術(shù)服務(wù)是十分必要的?？梢酝ㄟ^單位自身的內(nèi)外環(huán)境及條件，實(shí)行信息化檔案管理建設(shè)服務(wù)模式，能夠利用信息技術(shù)服務(wù)更好地開展檔案管理工作，讓信息技術(shù)檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量，使檔案監(jiān)督管理得以全面落實(shí)。

4 結(jié)語

總而言之，信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作的信息化的發(fā)展與建設(shè)是必然趨勢，也是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果。因此，在日常工作中，各檔案管理單位或機(jī)構(gòu)都應(yīng)該結(jié)合自身檔案管理實(shí)際情況，積極采取有效解決措施，注重信息化技術(shù)與設(shè)備的引進(jìn)與應(yīng)用，從而才能夠促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的良好發(fā)展。