路燈檔案的建立和管理分析

張建軍

（保德縣路燈照明服務(wù)中心，山西 忻州 036600）

路燈檔案管理本屬于一種長(zhǎng)期且穩(wěn)定的工作，隨著當(dāng)今社會(huì)的持續(xù)發(fā)展，傳統(tǒng)的路燈檔案管理工作已不適合當(dāng)今發(fā)展，這也導(dǎo)致路燈檔案管理工作的質(zhì)量逐步下降，因此應(yīng)主積極有效地促進(jìn)路燈檔案管理工作的改革，保證其管理有效性。

1 路燈檔案管理內(nèi)容分類(lèi)

路燈工程檔案是相關(guān)技術(shù)人員對(duì)路燈進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化和檢修的重要依據(jù)，路燈工程檔案中主要記錄著路燈工程運(yùn)行過(guò)程中的所有數(shù)據(jù)，在路燈出現(xiàn)故障時(shí)，工作人員通過(guò)查看路燈工程檔案的數(shù)據(jù)，快速進(jìn)行分析，通過(guò)檔案查詢(xún)，可有效的節(jié)約成本，減少人力物力，使工作效率大幅度提升，所以必須做好路燈檔案管理工作。在路燈的檔案管理工作中，建設(shè)時(shí)間與建設(shè)地點(diǎn)會(huì)對(duì)檔案歸類(lèi)產(chǎn)生一定影響，在通常情況下路燈的檔案歸檔工作會(huì)較為繁瑣，這就需要設(shè)立一定的日常管理檔案，在其檔案中應(yīng)當(dāng)包括路燈的實(shí)際使用情況、路燈中電路的情況以及路燈的損壞程度等。因存在道路的維修問(wèn)題，其會(huì)對(duì)路燈的安裝使用情況造成影響，因此應(yīng)當(dāng)對(duì)道路的修建與擴(kuò)建情況詳細(xì)記錄，對(duì)路燈的安裝方式與使用情況也要分別進(jìn)行記錄，并根據(jù)其實(shí)際使用狀況更新以往數(shù)據(jù)，此類(lèi)記錄可以稱(chēng)之為技術(shù)變更檔案。當(dāng)某一路段中的路燈同時(shí)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，極有可能是受到了環(huán)境的影響，此類(lèi)情況也需仔細(xì)記錄，從而為以后的整改提供便利，并要保證能夠?qū)⒕S修方法同步放入檔案當(dāng)中，為之后的維修做出鋪墊。

2 路燈檔案管理所存問(wèn)題

1）信息化不足。隨著當(dāng)今社會(huì)的不斷進(jìn)步，路燈檔案管理工作已很難適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展，傳統(tǒng)的管理手段因本身信息化水平不足，使得大部分管理人員在管理過(guò)程中面對(duì)的工作較為繁雜，并且檔案管理工作包含多種作業(yè)，例如：日常檔案、新建改造檔案、技術(shù)變更檔案等，這類(lèi)內(nèi)容如若依舊使用傳統(tǒng)的管理辦法就極易導(dǎo)致管理人員的工作質(zhì)量與水平出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致其不能良好管理。因此改變傳統(tǒng)的管理方法，使用信息化技術(shù)手段已然成為當(dāng)前路燈檔案管理的必要改革手段[1]。

2）管理不夠細(xì)致。檔案管理工作本身就具備繁雜、瑣碎的特點(diǎn)，其在管理過(guò)程中還具備較大的工作量，在此類(lèi)狀況下要想準(zhǔn)確、具體、有效地完成工作，就一定要保證管理人員的工作細(xì)致性，從而有效提高路燈檔案管理的工作質(zhì)量。但從當(dāng)前情況來(lái)說(shuō)，有關(guān)部門(mén)對(duì)待路燈檔案管理工作依舊不夠細(xì)致，存在馬虎現(xiàn)象，這在一定程度上降低了路燈檔案管理工作的質(zhì)量，例如：在前期歸檔工作中，工作人員就存在工作不夠細(xì)致使得后期管理出現(xiàn)問(wèn)題的情況，這對(duì)整體管理工作造成了不良影響。

3）人員素質(zhì)不足。檔案管理工作人員的素質(zhì)不足也是導(dǎo)致管理工作出現(xiàn)問(wèn)題的原因之一，其工作水平會(huì)直接影響到管理工作的質(zhì)量，因大多數(shù)管理人員都隸屬于工程項(xiàng)目中的行政部門(mén)，這使得其并不具備專(zhuān)業(yè)的管理技能與水平，使得其在工作過(guò)程中管理不夠細(xì)致，由于檔案管理涉及的內(nèi)容較多且具備復(fù)雜性，不夠?qū)I(yè)的檔案管理人員會(huì)使管理工作出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)后續(xù)的工作造成一定影響。

4）路燈檔案管理體制不健全。由于路燈檔案管理工作起步晚，進(jìn)展緩慢，對(duì)此管理機(jī)制還沒(méi)有形成一個(gè)完整的體系。一方面，隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，路燈檔案管理工作屬于長(zhǎng)期并且系統(tǒng)化的工作，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，必須進(jìn)行創(chuàng)新。另一方面，因其工作屬性，相關(guān)部門(mén)對(duì)其并沒(méi)有過(guò)多重視，管理方式比較單一，嚴(yán)重阻礙了路燈檔案管理的整體質(zhì)量，影響了路燈檔案管理工作的應(yīng)用意義。由于體制的不完善，對(duì)于管理工作人員的要求沒(méi)有硬性標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致部分檔案管理人員對(duì)自身工作認(rèn)識(shí)不足，無(wú)法保證路燈工程檔案管理工作的效率，極大阻礙了路燈工程檔案的發(fā)展，對(duì)此，必須建立一個(gè)完善的管理體制，制定相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，保證路燈工程中檔案管理工作的合理開(kāi)展。

3 路燈檔案管理問(wèn)題的解決措施

1）加強(qiáng)信息化應(yīng)用。在不同的路燈檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用并不相同，從總體看在經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)的地區(qū)信息化技術(shù)會(huì)較為普及，例如：在進(jìn)行檔案錄入時(shí)，發(fā)達(dá)地區(qū)的相關(guān)人員能夠合理應(yīng)用高科技手段對(duì)其錄入，并能準(zhǔn)確保證信息錄入不會(huì)產(chǎn)生問(wèn)題，但在其他地區(qū)，在錄入時(shí)就極有可能出現(xiàn)檔案不可錄入或錄入不完全的情況，這會(huì)使檔案在后續(xù)的應(yīng)用過(guò)程中失去價(jià)值。當(dāng)面對(duì)此種情況時(shí)，相關(guān)管理部門(mén)要在有效保證信息化技術(shù)應(yīng)用范圍的同時(shí)設(shè)置較為完整的工作系統(tǒng)，保證工作人員具備最為基礎(chǔ)的信息檔案整理知識(shí)，同時(shí)還需對(duì)其進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)并保障合格率。在對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，首先要保證其對(duì)路燈檔案管理?yè)碛幸欢ǖ恼J(rèn)知，以保障其在工作過(guò)程中的順暢程度；其次要提高其信息化技術(shù)水平，以此提高路燈檔案管理的信息化水平；最后要保證工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而提高其工作質(zhì)量。檔案整理工作人員并非配合信息設(shè)備運(yùn)作的工作，而是一種利用自身靈活性對(duì)設(shè)備進(jìn)行監(jiān)督的工作，除此之外在當(dāng)前的管理工作中，管理人員也應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案中存在的圖片、表格等內(nèi)容保證重視，防止出現(xiàn)管理不當(dāng)問(wèn)題。

2）增強(qiáng)記錄重視程度。路燈檔案的建立與管理是市政工作中的重要部分，但當(dāng)前對(duì)其的管理存在一定問(wèn)題，這其中的重要原因就是因?yàn)橄嚓P(guān)部門(mén)缺少對(duì)路燈檔案記錄與管理的重視度，為將此項(xiàng)工作的重視程度有效提升，不僅要保證相關(guān)部門(mén)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，還需保障其對(duì)相關(guān)政策的決策度，要注意進(jìn)一步保障工作人員的細(xì)致性，從而保證其對(duì)待工作的重視度[2]。

3）提高管理人員素質(zhì)。要想真正做好路燈檔案的記錄，除了要保證上述兩點(diǎn)外，還要保障提高工作人員自身素質(zhì)，首先在招聘過(guò)程中要確定其具有一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，保證其熟悉工作流程；其次要保證工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)可以緊跟時(shí)代發(fā)展，并進(jìn)行簡(jiǎn)單培訓(xùn)，以此提高其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與專(zhuān)業(yè)知識(shí)；最后要使其對(duì)項(xiàng)目具有最基本的了解，保證工程的施工順暢性，在培訓(xùn)時(shí)要注意信息化能力的培養(yǎng)，這能在最大程度保障管理工作的科學(xué)性與有效性，保證工作人員的工作效率與質(zhì)量。由此可知提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)對(duì)整體管理工作具有絕對(duì)性影響。

4）健全路燈檔案管理體制。現(xiàn)階段路燈檔案管理工作，一方面，因采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，導(dǎo)致檔案管理工作不能與信息化技術(shù)相結(jié)合，出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，必須做好統(tǒng)籌規(guī)劃工作，保證相關(guān)部門(mén)共同協(xié)作。從路燈工程檔案管理的基礎(chǔ)工作做起，梳理、完善檔案管理的基礎(chǔ)工作，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行規(guī)范，完善總體架構(gòu)體系，保證路燈工程檔案管理工作有序進(jìn)行。根據(jù)路燈工程檔案管理可擴(kuò)展性和兼容相的特點(diǎn)，做好協(xié)同工作，提高檔案管理質(zhì)量。另一方面，針對(duì)管理體制不健全的問(wèn)題，必須完善制度建設(shè)，健全管理體制，保證工作的有制度可循，在人員崗位方面制定完善的管理制度，明確職責(zé)劃分；對(duì)路燈工程檔案信息的收集、整理、保存方面制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；在檔案管理的安全方面也要加強(qiáng)制度建設(shè)，以此推動(dòng)制度的落實(shí)，最大化的實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的應(yīng)用價(jià)值。

4 其他措施

1）增添人員設(shè)備。目前我國(guó)路燈的總數(shù)是十分多的，從這點(diǎn)可以看出路燈檔案管理人員的實(shí)際工作量是非常大的，并其因線路問(wèn)題導(dǎo)致此項(xiàng)工作是極為復(fù)雜的，從相關(guān)調(diào)查中能夠發(fā)現(xiàn)，雖然當(dāng)前路燈的檔案建設(shè)已經(jīng)基本成型，但其中依舊存在大量問(wèn)題，從根本上說(shuō)這是因?yàn)槿藛T缺少所導(dǎo)致的，如若可以加強(qiáng)相關(guān)人員配置，就能夠保證檔案建設(shè)問(wèn)題的有效減少，因此相關(guān)單位可以向社會(huì)上公開(kāi)招聘，并采用擇優(yōu)錄取的方式保證其人員配置。

2）實(shí)施責(zé)任管理。因路燈工程檔案的管理工作較廣，且遇到的問(wèn)題也較為麻煩，因此其整體工作具有一定程度上的難度。為減少其工作難度，在日常的記錄中可以采用專(zhuān)人負(fù)責(zé)制度，負(fù)責(zé)人員需要對(duì)路燈的實(shí)際使用與維修情況進(jìn)行完整記錄，并加強(qiáng)與維修部門(mén)的交流溝通，為以后的檔案整理工作打下基礎(chǔ)，在整理記錄時(shí)也可以以小組作為基礎(chǔ)，做到相互監(jiān)督，當(dāng)然在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)也要保證小組內(nèi)的全部成員共同承擔(dān)責(zé)任，進(jìn)而保證每一次記錄的真實(shí)、準(zhǔn)確性[3]。

3）定期整理檔案。路燈的檔案具有時(shí)間跨度大、檔案類(lèi)型多的特點(diǎn)，要想保證檔案的全面、正規(guī)性就要保障定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，以此建立一個(gè)完善的、具體的管理系統(tǒng)，例如：從時(shí)間跨度上對(duì)檔案進(jìn)行整理，依據(jù)路燈建設(shè)的時(shí)間將檔案歸檔，并將一些不夠完善、時(shí)間跨度較大的無(wú)用檔案淘汰，避免對(duì)后續(xù)檔案產(chǎn)生不良影響；當(dāng)部分道路因施工原因使得路燈換新時(shí)也可將原有檔案清除，當(dāng)然在這一過(guò)程中需要由專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行指導(dǎo)，以防止出現(xiàn)將重要檔案淘汰的事故，一般情況下檔案的清理工作可以以年作為單位或根據(jù)其實(shí)際情況設(shè)立清理周期，保證其檔案的有效性。

4）加強(qiáng)路燈工程檔案的創(chuàng)新實(shí)踐。針對(duì)當(dāng)前路燈檔案管理工作的現(xiàn)狀，必須加強(qiáng)檔案管理模式及技術(shù)創(chuàng)新。一方面，管理模式的創(chuàng)新，必須從工作人員角度出發(fā)，提高工作人員對(duì)路燈工程檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)，提升檔案管理的總體質(zhì)量，并且檔案管理部門(mén)必須制定嚴(yán)格入職標(biāo)準(zhǔn)，保證工作人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)與綜合素質(zhì)過(guò)關(guān)。借鑒先進(jìn)的管理模式，完善路燈檔案管理制度，依據(jù)路燈工程檔案的特性，科學(xué)、合理的對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，不同的項(xiàng)目分配給不同的人，將工作明確細(xì)化，以此提供檔案管理部門(mén)的效率[4]。另一方面，檔案管理技術(shù)創(chuàng)新，信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)路燈工程檔案管理工作是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，基于此，首要做的是建立統(tǒng)一的信息化檔案，健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)，以此更好的推進(jìn)文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，提高檔案的管理技術(shù)和應(yīng)用水平。檔案信息的存儲(chǔ)方式是電子文件的形式，文件載體的穩(wěn)定性差，反復(fù)使用和讀取導(dǎo)致文件易損害，為了加強(qiáng)對(duì)電子文件的管理，可將檔案信息在內(nèi)的一些重要信息及時(shí)進(jìn)行備份，以防信息損失。另外，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立也可以有效地對(duì)檔案進(jìn)行快速提檔和存檔，優(yōu)化整個(gè)檔案系統(tǒng)，進(jìn)一步提升檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定性及安全性。

5 結(jié)論

綜上所述，在對(duì)路燈的檔案管理過(guò)程中應(yīng)積極進(jìn)行優(yōu)化分類(lèi)處理，保障檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確具體，要注意使用先進(jìn)技術(shù)為高效的整理工作奠定基礎(chǔ)，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。