大數(shù)據(jù)時代背景下電力企業(yè)檔案開發(fā)利用優(yōu)化策略探析

國 健

（山東電力工程咨詢院有限公司，山東 濟(jì)南 250013）

企業(yè)檔案不僅是記錄企業(yè)發(fā)展的“儲存器”，更應(yīng)該是服務(wù)企業(yè)不斷創(chuàng)新發(fā)展的“驅(qū)動器”。信息革命如火如荼，科學(xué)技術(shù)日新月異，5G、AR、VR等新技術(shù)層出不窮，企業(yè)機(jī)制體制深化改革步伐也在不斷加快，但不可否認(rèn)，在我國仍有相當(dāng)一部分電力企業(yè)存在檔案管理意識不強(qiáng)、信息化水平不高、檔案管理重收藏輕利用等問題，傳統(tǒng)的檔案管理思路和方式已不適應(yīng)企業(yè)快速發(fā)展的新要求。

面對新要求、迎接新挑戰(zhàn)，電力企業(yè)必須抓緊邁出由傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的步伐，進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作、完善企業(yè)檔案管理體系、強(qiáng)化企業(yè)檔案協(xié)同管理、豐富企業(yè)檔案的收集與歸檔內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)向前端延伸、向后端拓展，與企業(yè)管理和生產(chǎn)經(jīng)營等各項(xiàng)工作更加緊密融合，搭乘信息化快車，在大數(shù)據(jù)時代背景下，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)型升級發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時代電力企業(yè)檔案管理的新變化

任何企業(yè)都有專屬于自身發(fā)展的特有檔案，這些真實(shí)的記錄在見證著每個企業(yè)的發(fā)展歷程。電力企業(yè)檔案也不例外，其具有信息量大、涉及面廣、種類繁多等特點(diǎn)。毋庸置疑，優(yōu)質(zhì)的檔案管理對于企業(yè)經(jīng)營發(fā)展、知識庫建立和文化積淀具有重要作用，但不可否認(rèn)，目前在企業(yè)管理中，依然存在很多的認(rèn)識誤區(qū)，簡單地認(rèn)為檔案就是“束之高閣”文件資料。

檔案管理作為一項(xiàng)系統(tǒng)管理科學(xué)，并不是簡單地將材料裝訂成冊或抄寫文件，而是更需要檔案管理人員與企業(yè)其他部門人員加強(qiáng)協(xié)作，進(jìn)一步提升檔案價值，加強(qiáng)向企業(yè)生產(chǎn)力的轉(zhuǎn)化能力，成為企業(yè)快速發(fā)展的數(shù)據(jù)庫和“最強(qiáng)大腦”。在信息技術(shù)時代，檔案已不僅僅是傳統(tǒng)的文字資料，在“讀圖時代”更多的圖文影像資料逐漸成為檔案室內(nèi)的“主角”，再加之大數(shù)據(jù)技術(shù)在各行各業(yè)中的應(yīng)用愈發(fā)普遍，在信息技術(shù)的帶動下，企業(yè)檔案涉及的范圍越發(fā)廣闊。

面對新形勢，部分企業(yè)檔案管理選擇采用電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙軌制管理模式，這對電力企業(yè)的檔案管理工作提出來更高的要求，信息化以及大數(shù)據(jù)的深入推進(jìn)，使資源共享成為一種發(fā)展趨勢。信息技術(shù)的飛速發(fā)展給電力企業(yè)檔案管理帶來最大的沖擊與改變是技術(shù)帶來的數(shù)據(jù)整合和搜索，電力企業(yè)可以借助技術(shù)手段將庫存檔案信息化與數(shù)字化，將原本碎片化、零散化的企業(yè)檔案通過數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行整合、分類，使企業(yè)檔案更加直觀、生動。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理的重要地位更加凸顯。檔案管理電子化和信息化大大提升了電力企業(yè)檔案的管理效率和準(zhǔn)確性，但在檔案的收集和處理的過程中的關(guān)鍵技術(shù)研究尚需突破，目前的電子檔案管理大多聚焦在紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描上，與真正意義上的電子檔案管理相比仍存在一定差距。

2 大數(shù)據(jù)時代電力企業(yè)檔案開發(fā)利用現(xiàn)狀

2.1 企業(yè)檔案由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變

隨著檔案管理優(yōu)化升級，檔案管理人員的管理意識和服務(wù)意識有了明顯提升，在檔案開發(fā)利用工作中，改變從前被動等各部門到檔案室查閱的工作作風(fēng)，變?yōu)橹鲃铀鸭髽I(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息，進(jìn)行檔案利用分析，與有檔案利用需求的部門主動溝通，建立檔案利用咨詢渠道，提供專業(yè)利用服務(wù)，并圍繞“服務(wù)”主線不斷創(chuàng)新，助力企業(yè)做強(qiáng)、做優(yōu)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益最大化。

2.2 企業(yè)檔案借閱由實(shí)體檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案借閱已經(jīng)無法滿足用戶需要，電子檔案借閱快速發(fā)展，這既為檔案利用帶來機(jī)遇，又帶來了挑戰(zhàn)。信息化以及大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)使得資源共享成為全新的發(fā)展趨勢，檔案利用工作由線下向線上發(fā)展。隨著電力企業(yè)檔案庫存愈加豐富，許多珍貴檔案由于年代久遠(yuǎn)，數(shù)字化為珍貴檔案保護(hù)和利用帶來了新思路。

2.3 企業(yè)檔案借閱時效性要求越來越高

信息化加速管理速度，對檔案借閱時效性的要求越來越高，傳統(tǒng)的檔案管理方式工作量大、人力成本高，而且保存起來占據(jù)庫房空間，存儲不當(dāng)易造成文件損壞或者遺失。大數(shù)據(jù)時代，借助現(xiàn)代化技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化之后，不僅能夠大大提升檔案的查閱效率，而且更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，提升工作效率，更好地滿足現(xiàn)代企業(yè)快速發(fā)展的新需求。

3 大數(shù)據(jù)時代優(yōu)化電力企業(yè)檔案開發(fā)利用的策略

3.1 健全檔案管理體系，創(chuàng)新檔案管理流程

體系是檔案管理提升的保障，電力企業(yè)要嚴(yán)格按照相關(guān)的要求和制度來開展工作，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況建立一個詳細(xì)的檔案工作體系表，對相關(guān)的檔案管理工作進(jìn)行明確的分析，對相關(guān)的權(quán)責(zé)也要進(jìn)行明確的分配。同時，要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，對管理工作中的各個環(huán)節(jié)的內(nèi)容以及操作步驟進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，引導(dǎo)企業(yè)檔案管理工作走向更加規(guī)范、有序。電力企業(yè)要進(jìn)一步規(guī)范檔案工作流程，指導(dǎo)公司各部門兼職檔案員明確檔案工作職責(zé)，做好檔案資料日常的收集、整理工作。同時，明確各類檔案的再分類、編碼、范圍以及整理步驟、流程圖等，并提供整理例圖，有效提高檔案收集整理工作的規(guī)范化程度。

企業(yè)要將檔案工作納入目標(biāo)管理，做好檔案資料日常的收集、整理工作，特別是明確各類檔案的分類、歸檔范圍、編碼規(guī)則以及整理步驟、流程等，有效地提高檔案收集整理工作的規(guī)范化程度。與此同時，檔案管理部門要重視與企業(yè)內(nèi)部其他各部門合作與配合，與各部門形成良性互動，讓各部門形成自覺移交檔案、主動借閱檔案的好習(xí)慣，從而用活檔案資料，在企業(yè)內(nèi)部形成良性的檔案管理體系。在做好企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)上，企業(yè)要不斷創(chuàng)新檔案管理的內(nèi)容與形式，加快檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級的步伐，構(gòu)建起基礎(chǔ)大數(shù)據(jù)核心的企業(yè)檔案現(xiàn)代管理體系，徹底打破檔案部門“信息孤島”的狀態(tài)，將原來的“死檔案”變成“活信息”，使得檔案更好地為高層決策提供數(shù)據(jù)支持，為企業(yè)轉(zhuǎn)型提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.2 用專業(yè)知識賦能檔案管理，培育現(xiàn)代化檔案人員隊(duì)伍

檔案服務(wù)工作的開展離不開高素質(zhì)的專業(yè)人才。信息時代的檔案管理對電力企業(yè)檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高要求。檔案管理工作者不僅需要全面掌握企業(yè)發(fā)展的各個方面，同時又能夠駕馭各類信息技術(shù)手段，熟悉最前沿的檔案管理信息與技術(shù)。企業(yè)要定期舉辦檔案管理人員培訓(xùn)班，加強(qiáng)對所屬單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員業(yè)務(wù)知識和信息化能力培訓(xùn)，確保檔案管理人員熟練掌握檔案規(guī)定要求及檔案技術(shù)知識，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理工作水平。

此外，企業(yè)還要重視對兼職檔案員水平的提高，定期組織兼職檔案員培訓(xùn)、學(xué)習(xí)，強(qiáng)化兼職檔案員的專業(yè)知識素養(yǎng)和水平。特別是在重要檔案移交的過程中，專職檔案管理人員實(shí)行提前介入、現(xiàn)場指導(dǎo)，確保檔案資料移交的完整性、及時性。在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員也要加強(qiáng)對檔案相關(guān)知識的普及，讓企業(yè)更多職工知曉檔案的價值及重要性，提升大家對檔案重要性的認(rèn)可度，從而更好地促進(jìn)相關(guān)工作開展。

3.3 推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化

技術(shù)是第一推動力，開展企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，開發(fā)并應(yīng)用高效、可靠、智能、先進(jìn)的文檔管理系統(tǒng)是推動文檔管理提升的重要工具。傳統(tǒng)的文件生成、流轉(zhuǎn)、組卷、數(shù)字化的模式主要依靠人工，耗時耗力、管理效率低、管理規(guī)范性差，受人為主觀因素影響大。未來的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)圍繞“怎么實(shí)現(xiàn)與各業(yè)務(wù)管理融為一體”、“如何生成合規(guī)有效的電子文件”、“如何實(shí)現(xiàn)文件生成到歸檔一體化管理”等問題，在各業(yè)務(wù)板塊的管理系統(tǒng)中內(nèi)置文檔管理內(nèi)容，對專屬于文檔管理的內(nèi)容專門開發(fā)系統(tǒng)，通過項(xiàng)目文檔與信息技術(shù)的深入融合，從技術(shù)上解決業(yè)務(wù)管理和文檔管理分離的問題，達(dá)到智能化管理。

3.4 以“大數(shù)據(jù)”為圭臬，延伸檔案服務(wù)觸角

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在電力企業(yè)檔案管理過程工作中，借助大數(shù)據(jù)手段，將相關(guān)檔案信息錄入“云端”，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化和數(shù)字化，已成為大勢所趨。順應(yīng)時代發(fā)展，新修訂的《檔案法》也增加了“檔案信息化建設(shè)”專章，從法律層面明確了檔案信息化建設(shè)的重要作用，企業(yè)檔案管理必須重視信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作數(shù)據(jù)的數(shù)字化，利用相關(guān)的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，根據(jù)電力企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況，構(gòu)建一個科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)，將檔案管理系統(tǒng)建立成為一個大型的數(shù)據(jù)庫。在這一過程中，企業(yè)要不斷強(qiáng)化檔案工作的重要性、營造人人重視檔案的良好氛圍。

要通過信息化促進(jìn)協(xié)同辦公檔案管理能力，通過協(xié)同辦公能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的儲存、分類、檢索和查詢。檔案管理員不僅能夠快速、規(guī)范的上傳相關(guān)檔案，也可在已歸檔的進(jìn)行檢索、查詢，并通過區(qū)域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。通過協(xié)同辦公平臺還可以進(jìn)行移交檔案、發(fā)布通知、查看移交流程，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享，提高信息的利用效率，實(shí)現(xiàn)線上移交、收集、整理、編目等環(huán)節(jié)，操作便捷、流程規(guī)范，更好地利用檔案價值，使檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮出更強(qiáng)大的作用。

4 結(jié)語

隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案工作正在經(jīng)歷著一場深刻變革，信息時代數(shù)據(jù)資源成為企業(yè)發(fā)展必不可少的重要資源和生產(chǎn)要素，這其中企業(yè)檔案發(fā)揮著不可替代的重要作用。特別是電力企業(yè)，歷經(jīng)多年發(fā)展，企業(yè)本身已經(jīng)積攢了大量的數(shù)據(jù)與信息，企業(yè)發(fā)展歷程、重大科研成果、重大合作內(nèi)容、企業(yè)市場布局、人才體系構(gòu)建、企業(yè)日常管理、重要客戶資源等等，這些都是企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展不可或缺的重要資源。

檔案作為企業(yè)的無形資產(chǎn)，承載著記錄企業(yè)發(fā)展歷史、服務(wù)企業(yè)良性發(fā)展的責(zé)任與使命，其管理工作的重要性愈發(fā)突出，做好企業(yè)檔案管理工作，能夠使得企業(yè)更多的經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)、規(guī)律得以認(rèn)識、歷史得以延續(xù)。特別是在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，借助大數(shù)據(jù)和信息化手段，將企業(yè)檔案搬上“云端”，能夠大幅提高企業(yè)檔案管理的利用效率，提升檔案利用的準(zhǔn)確性，更好地將檔案價值最大化，為企業(yè)技術(shù)攻關(guān)、項(xiàng)目改造、安全生產(chǎn)提供準(zhǔn)確詳實(shí)的依據(jù)，為企業(yè)轉(zhuǎn)型升級、創(chuàng)新發(fā)展，重大決策提供重要的數(shù)據(jù)參考，并為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展保留珍貴的歷史資料，更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展。