機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案數(shù)字化建設(shè)之我見

楊 強(qiáng)

（山東省泰安市寧陽縣人力資源和社會保障局，山東 泰安 271400）

新時期機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過程中，職能體系已經(jīng)產(chǎn)生了一定的變化，這種變化是極其明顯的，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的一些管理模式造成了相應(yīng)的影響。需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位深入了解現(xiàn)代社會的具體需求，對檔案管理工作產(chǎn)生更加嚴(yán)格的要求，了解在干部檔案管理工作中存在的不足之處，使信息化建設(shè)在事業(yè)機(jī)關(guān)單位干部檔案管理中的價值得以體現(xiàn)，使現(xiàn)代化技術(shù)的作用實現(xiàn)最大化地發(fā)揮，并且還需要積極地發(fā)展和創(chuàng)新各種現(xiàn)代化的數(shù)字管理技術(shù)和管理手段，使傳統(tǒng)檔案管理中的不足之處得到彌補(bǔ)，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部檔案資源得到開發(fā)和利用。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案數(shù)字化建設(shè)管理的重要價值

首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)干部檔案的數(shù)字化建設(shè)以及管理，有利于提高檔案管理的信息化水平。當(dāng)前在社會結(jié)構(gòu)中占據(jù)重要地位的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，其中的干部檔案信息管理以及人事管理工作之間的關(guān)聯(lián)性比較密切，為了保證干部檔案信息以及人事管理信息之間實現(xiàn)相對應(yīng)的溝通，使人事管理工作的開展更加快速和及時，更好地應(yīng)用人事檔案信息，對相關(guān)問題進(jìn)行處理，使管理模式更加完整，具有時效性，需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員具有現(xiàn)代化的管理思想和認(rèn)知。只有在機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案數(shù)字化管理中滲透先進(jìn)的管理理念，基于現(xiàn)代化的多媒體技術(shù)以及自動化系統(tǒng)和相應(yīng)的功能軟件來完成檔案信息資料的有效管理，最終能夠使機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案管理質(zhì)量得到保障，同時也能夠促進(jìn)數(shù)字化建設(shè)工作的順利開展。

其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)干部檔案數(shù)字化建設(shè)，有利于對干部檔案信息進(jìn)行全面的開發(fā)以及利用。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展只有確保單位內(nèi)部干部檔案信息的完整性和保密性，才能夠使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事管理工作實現(xiàn)全面的落實和執(zhí)行。通過合理的措施，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案數(shù)字化建設(shè)效果體現(xiàn)出應(yīng)有的價值。通過對現(xiàn)有機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案管理模式的合理性優(yōu)化和創(chuàng)新，引入專業(yè)的、先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備和管理的技術(shù)，才能使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部檔案管理工作呈現(xiàn)出立體化、全方位的效果，才能更有效地適應(yīng)政府職能變化的需求，實現(xiàn)干部檔案信息的開發(fā)和利用，最終才能促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部體制的改革工作，實際中這也是機(jī)關(guān)事業(yè)單位在建設(shè)以及發(fā)展過程中的基礎(chǔ)要求[1]。

另外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)干部檔案數(shù)字化建設(shè)有利于提高單位的檔案管理工作效率，保證檔案管理效果。當(dāng)前我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理方面人員安排比較混亂，工作的崗位也比較復(fù)雜，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各部分檔案進(jìn)行全面、科學(xué)的管理工作是重中之重，其任務(wù)難度也比較大。如果僅僅依靠傳統(tǒng)的手工管理模式，根本無法達(dá)到管理效果，更加難以滿足管理的要求。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案數(shù)字化建設(shè)管理中，通過檔案管理工作人員掌握專業(yè)的信息化技術(shù)，了解先進(jìn)的思想，運(yùn)用新的技術(shù)手段，滲透在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的日常工作中，有利于推進(jìn)檔案管理工作的執(zhí)行，減輕工作人員的工作壓力，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作效率，保障檔案管理的實際效果，最終才能夠有利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

最后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)干部檔案數(shù)字化建設(shè)有利于符合當(dāng)前社會的實際發(fā)展需求。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部檔案能夠在一定程度上反映出機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部工作情況以及政治背景，因此具有一定的權(quán)威性，需要對其進(jìn)行嚴(yán)格的管理，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理效果進(jìn)一步滿足當(dāng)前社會的實際發(fā)展需求和特點，達(dá)到機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部改革的發(fā)展目標(biāo)。這就需要進(jìn)一步完善機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案管理系統(tǒng)，加快數(shù)字化建設(shè)的腳步，實現(xiàn)檔案的存儲以及管理，與此同時通過機(jī)關(guān)事業(yè)單位的自動化辦公工作的實現(xiàn)來使干部檔案管理模式實現(xiàn)及時的變革。在工作的過程中實現(xiàn)真正意義上的數(shù)字化管理，體現(xiàn)出無紙化管理的效果，最終是電子信息檔案的價值得到相應(yīng)的體現(xiàn)，實現(xiàn)電子信息數(shù)據(jù)資料的長久性保存，推動機(jī)關(guān)事業(yè)單位的平穩(wěn)發(fā)展[2]。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案數(shù)字化建設(shè)方面體現(xiàn)出的問題

2.1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案數(shù)字化建設(shè)中缺乏投入的資金

當(dāng)前社會發(fā)展過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要構(gòu)建形成更加完善的數(shù)字化檔案管理體系，實現(xiàn)數(shù)字化檔案的建設(shè)，就需要相關(guān)部門加大投入力度，使建設(shè)的資金更加豐富。但是實際中各個地區(qū)在發(fā)展時存在差異性，其經(jīng)濟(jì)水平參差不齊，這就導(dǎo)致很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)字化的檔案管理以及建設(shè)工作時存在局限性，經(jīng)常會由于受到資金不足的影響而導(dǎo)致相關(guān)的數(shù)字化建設(shè)工作無法順利開展，這對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位實現(xiàn)檔案信息化管理來說并不是有利的前提，同時也會對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部檔案開發(fā)和深層次的應(yīng)用造成相應(yīng)的影響。另外，基于目前我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析，能夠發(fā)現(xiàn)很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理專業(yè)工作人員在實際工作過程中并不是很專業(yè)，缺乏現(xiàn)代化的先進(jìn)思想意識，也無法對數(shù)字化建設(shè)的方式、流程以及管理的目標(biāo)產(chǎn)生明確，在其管理的過程中太過于限制，受到的阻礙比較多，這就會導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部檔案數(shù)字化建設(shè)效果不理想。在實際工作中，即便已經(jīng)投入了一些先進(jìn)的設(shè)備和機(jī)器，工作人員仍然會采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理完成工作，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資料占用的面積越來越大，紙質(zhì)檔案管理的效果也不理想，甚至還會存在一些安全性問題，同時導(dǎo)致檔案管理過程中的成本增加，對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案的數(shù)據(jù)資料查閱和使用產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響[3]。

2.2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案的數(shù)據(jù)化建設(shè)安全性較低

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展的過程中開展的數(shù)字化檔案建設(shè)最終的目標(biāo)是為了方便人事管理工作，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案資源的利用價值得到進(jìn)一步的提高。在這個過程中，通過數(shù)字化建設(shè)來實現(xiàn)干部檔案的合理性開發(fā)和利用，這就需要在事業(yè)單位的干部檔案建設(shè)工作中，采取各種各樣的先進(jìn)數(shù)字化管理技術(shù)，應(yīng)用專業(yè)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，完成數(shù)字化的檔案建設(shè)工作，使相關(guān)的干部檔案使用價值得到相應(yīng)的提高。但是與此同時也應(yīng)當(dāng)明確，正是由于數(shù)字化建設(shè)工作，可能會產(chǎn)生一些新的安全性問題，主要是體現(xiàn)在對機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的硬件和軟件系統(tǒng)產(chǎn)生故障問題時產(chǎn)生的干部檔案信息材料的丟失問題以及信息不完整問題，會對干部檔案的數(shù)字化建設(shè)安全性造成影響，因此需要對安全性問題進(jìn)行重視。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案數(shù)字化建設(shè)思路

3.1 提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案數(shù)字化管理隊伍的整體水平

當(dāng)前我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展過程中，干部檔案信息資料數(shù)量持續(xù)增加，檔案管理的模式已經(jīng)由傳統(tǒng)的勞動密集型進(jìn)行了轉(zhuǎn)變，達(dá)到了知識密集型的目標(biāo)。在這個過程中，基于現(xiàn)代化的計算機(jī)技術(shù)以及相關(guān)的設(shè)備作為基礎(chǔ)，實現(xiàn)了針對單位干部的檔案自動化辦公和管理工作。在此基礎(chǔ)上，要求相關(guān)方面的檔案管理工作人員也能夠提高自身的綜合素質(zhì)以及管理的水平，不但需要他們具有更加專業(yè)的信息管理能力，善于挖掘數(shù)據(jù)信息，對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合以及全面性的分析，將數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)一步的融合，同時還需要具有高度的社會責(zé)任感和使命感，在其工作的過程中基于專業(yè)性的知識來開展管理工作，體現(xiàn)出良好的干部檔案管理效果。這就需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展的過程中能夠重視數(shù)字化檔案管理人才的培養(yǎng)?？梢酝ㄟ^內(nèi)部培養(yǎng)以及外部人才的引入來發(fā)現(xiàn)一些綜合素質(zhì)水平更高的人才，對人才隊伍進(jìn)行完善，也需要通過定期的數(shù)字化檔案管理工作培訓(xùn)來使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部檔案管理工作人員綜合技術(shù)水平得到提高，管理能力得到增強(qiáng)，使他們在工作的過程中了解自身的重要性，明確自身承擔(dān)的重要責(zé)任和任務(wù)，擺脫傳統(tǒng)思想觀念的限制，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展作出貢獻(xiàn)[4]。

3.2 健全機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的數(shù)字化管理過程中，檔案管理系統(tǒng)本身的綜合性比較高，在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)環(huán)節(jié)，往往會涉及多方面的設(shè)計軟件，包括系統(tǒng)的設(shè)計、數(shù)字化軟件的開發(fā)、數(shù)字化檔案的整理以及數(shù)字化檔案系統(tǒng)的管理等多個環(huán)節(jié)，這些軟件在應(yīng)用過程中需要和各種功能適配，因此要體現(xiàn)出良好的兼容性效果。將其應(yīng)用在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的數(shù)字化軟件中，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的有序開展和執(zhí)行。另外還需要了解，為了有效地提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)管理質(zhì)量，需要管理部門能夠加強(qiáng)監(jiān)管，使檔案網(wǎng)絡(luò)以及數(shù)據(jù)庫的信息建設(shè)效果更加理想，對干部檔案信息進(jìn)行進(jìn)一步的儲存和深層次的維護(hù)和處理。除此之外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部檔案管理人員還需要靈活地掌握服務(wù)系統(tǒng)的功能，對干部檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行合理性的存儲，并且在存儲的過程中正確使用掃描儀，掃描相關(guān)的信息，使干部檔案能夠?qū)崿F(xiàn)雙備份的目的和要求，提高數(shù)字檔案管理的保密性，最終可以提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案管理信息化效果[5]。

3.3 體現(xiàn)出組織領(lǐng)導(dǎo)的重要價值

針對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部檔案管理工作進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，本身具有一定的困難性，為了保證最終的建設(shè)結(jié)果，實現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案的科學(xué)合理性保管和利用，需要相關(guān)的管理單位在工作的過程中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的重要價值，使工作人員對數(shù)字化檔案建設(shè)以及管理工作各方面內(nèi)容產(chǎn)生更加客觀和正確的認(rèn)識，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部檔案管理責(zé)任真正落實到每一個人，讓所有的人都能夠樹立正確的數(shù)字化檔案管理觀念。除此之外，還需要協(xié)調(diào)不同部門之間的合作和配合，使政府部門加大投資，獲取一些專業(yè)的技術(shù)支持，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的干部管理數(shù)字化建設(shè)效果更加理想，促進(jìn)相關(guān)體系的發(fā)展[6]。

4 結(jié)語

總而言之，現(xiàn)代化信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)使各行各業(yè)信息化水平都得到了相應(yīng)的提高。在這個過程中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要促進(jìn)干部檔案數(shù)字化管理工作的順利執(zhí)行和落實，就需要對數(shù)字化管理的思想進(jìn)行明確，通過完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，保障機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部檔案管理的效果，促進(jìn)相關(guān)工作的順利開展。