淺議企業(yè)建設(shè)項目檔案管理電子化與信息化

劉 寧

（中鐵十局集團有限公司，山東 濟南 250101）

信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)深入到不同行業(yè)中，成為當下社會的主流發(fā)展趨勢。企業(yè)的信息管理在這樣的背景下也面臨著轉(zhuǎn)型升級，傳統(tǒng)的信息管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)信息爆炸、數(shù)據(jù)瞬時更迭的大數(shù)據(jù)時代，尤其是企業(yè)的檔案管理工作，作為企業(yè)各項重要信息的集合體，必須盡快引進電子化管理系統(tǒng)，提升企業(yè)信息管理效率。本文從電子檔案的相關(guān)理論切入，針對信息化背景下企業(yè)電子檔案的概念、特征等進行了闡述，接著通過對企業(yè)建設(shè)項目的檔案管理工作進行分析，找出其目前存在的問題，然后結(jié)合電子檔案對企業(yè)建設(shè)項目管理的重要性，提出了企業(yè)開展建設(shè)項目檔案信息化的現(xiàn)實路徑，以企業(yè)建設(shè)項目的檔案管理工作更加高效便捷。

1 信息化背景下企業(yè)電子檔案管理概述

1.1 電子檔案的概念

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要依靠紙張文字為載體來進行檔案信息的保存，而新型的電子檔案則主要借助計算機、磁盤、光盤和磁帶等移動技術(shù)載體來存儲信息，并以文本、圖片為具體表現(xiàn)形式，在電子影像技術(shù)的支撐下實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的虛擬檔案管理。具體來說，檔案的電子化必須依托信息管理平臺來實現(xiàn)，將各種不同來源的數(shù)據(jù)件經(jīng)過歸檔處理使得每個類型的文件信息分裝成單個的獨立卷宗，每個卷都有元數(shù)據(jù)來進行標識，否則這些檔案源只能以文件的形態(tài)存在，而不是檔案。其中的檔案源主要有以下三種：電子化的實體檔案，如照片、電子掃描件等媒體數(shù)據(jù)文件；結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫，如應(yīng)用中的數(shù)據(jù)庫文件；檔案化的電子信息，即版式數(shù)據(jù)文件[1]。因此，檔案管理的電子化不僅是對檔案內(nèi)部的電子信息進行管理，還包括實體檔案的信息化處理，并使實體檔案與虛擬電子信息進行關(guān)聯(lián)管理。

1.2 電子檔案的特點

1）信息的獨立性。雖然電子信息的初始存儲介質(zhì)為磁盤等載體，但是在信息的傳導與利用時還可以通過其他的計算機設(shè)備來進行信息間的傳輸或者下載，如移動硬盤、下載軟件等。即使當下使用的計算機中沒有存儲所需的檔案信息，也能夠借助U盤等設(shè)備將信息傳輸?shù)接嬎銠C中。這從側(cè)面證明了信息與載體之間并不是相互依存的關(guān)系，而是彼此之間互相獨立，不會因為一方的缺失而導致另一方的操作無法進行，也就是說在電子檔案的管理中信息可以不受存儲介質(zhì)的限制進行自由輸送、互相轉(zhuǎn)移。

2）信息的可調(diào)整性.在電子檔案中，信息并不是一成不變的，可以根據(jù)工作需要進行靈活的調(diào)整。當檔案中出現(xiàn)錯誤或者不符合要求的信息時，可以進行及時的修改，也可以針對無效信息采取刪除操作，然后將新的文件內(nèi)容再次保存，使得信息管理能夠準確高效；如果檔案的分類排列缺乏邏輯性或者比較混亂，還可以通過文件信息的移動重組實現(xiàn)檔案的重新分類。因此，檔案信息的電子化使得信息能夠以隨時調(diào)整變換的形式出現(xiàn)，為檔案管理提供了更加靈活便捷的管理模式[2]。

2 企業(yè)建設(shè)項目檔案管理工作中存在的問題

2.1 建設(shè)項目的歸檔工作缺乏規(guī)范性

建設(shè)項目的完成需要設(shè)計、建設(shè)、施工、監(jiān)理等多個單位的共同合作，而檔案管理工作則會涉及項目的各方參與者和大量的資料卷宗，只有提前建立完善的檔案管理規(guī)范才能夠確保檔案工作完整有序推進[3]。然而很多企業(yè)只是簡單地規(guī)定了一些注意事項，對于具體的檔案責任人、所需項目文件、提交時間等都沒有進行詳細的制度依據(jù)，使得項目實施過程中的檔案工作職責模糊，加大了檔案收集、管理的難度。在檔案歸整環(huán)節(jié)，很多材料出現(xiàn)錯漏、遺失等問題，比如文件的字跡模糊、格式混亂，原件丟失、無簽字蓋章，資料缺乏對應(yīng)的中文譯本、檢驗調(diào)取困難，缺少建設(shè)項目的工程實景圖，工程的建設(shè)成效無法得到真實驗證；建筑圖紙遺失或者遭到破壞等等，這些問題都會后續(xù)的歸檔工作帶來極大的困難[4]。

2.2 企業(yè)建設(shè)項目中檔案人員的信息素質(zhì)較差

企業(yè)項目由于工程量大、運轉(zhuǎn)周期長，需要經(jīng)歷工程的前期準備、建設(shè)施工再到工程竣工等三個環(huán)節(jié)，在每個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生大量的項目數(shù)據(jù)信息。但是在建設(shè)項目的實際開展中，企業(yè)管理人員始終缺乏足夠的信息收集意識，出現(xiàn)重建設(shè)輕檔案的現(xiàn)象。無論是施工單位還是承包單位都一味強調(diào)工程的進展，忽視這些過程中的檔案管理，認為檔案信息可以在工程完工后再進行收集，但是建設(shè)項目涉及的人員信息、項目內(nèi)容等大量數(shù)據(jù)，一旦等到工程結(jié)束很多信息則會堆疊到一起，使得檔案管理工作變得混亂失序，其中的一些重要信息很可能會隨之丟失，而且部分重要的檔案，如：圖片、音像資料等都是即時的，無法進行二次收集。另外，由于施工過程中的人員流動性差，很多企業(yè)都沒有設(shè)置專門的檔案管理人員，使得檔案管理缺乏足夠的系統(tǒng)性和持續(xù)性[5]。

3 企業(yè)建設(shè)項目檔案管理電子信息化的重要性

3.1 推動檔案信息的資源共享

信息時代的到來，打破了信息獲取、傳播的時間空間限制，使得人們所需的幾乎一切信息都可以通過計算機技術(shù)來進行處理。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，企業(yè)的信息調(diào)取都要經(jīng)過繁瑣的流程，尤其是跨部門的信息互通更加困難。隨著信息化檔案管理模式的出現(xiàn)，企業(yè)的檔案信息可以集中在同一個平臺中，通過信息檢索、篩選等操作就能輕松獲取信息，不同部門之間的信息經(jīng)過相應(yīng)的電子審批流程也可以很快獲取到，使得企業(yè)間的檔案資源實現(xiàn)實時共享。企業(yè)的建設(shè)項目規(guī)模大、涉及人員多、事項繁瑣，如果繼續(xù)使用傳統(tǒng)的紙張檔案，不僅會給管理人員帶來較大的難度，也會使得工程進度受到拖延，為此企業(yè)必須盡快引入電子檔案系統(tǒng)，更新檔案管理模式。

3.2 提高檔案管理的工作效率

近年來低碳環(huán)保理念大力推行，企業(yè)在信息化背景下也開始逐漸提倡無紙化辦公，以減少生產(chǎn)經(jīng)營對環(huán)境的破壞，同時傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理由于對紙質(zhì)資消耗過多，已經(jīng)無法適應(yīng)當前社會的發(fā)展。通過引入檔案管理系統(tǒng)可以使企業(yè)大量的歷史文件以電子文本的形式儲存在計算機中，不僅使得檔案占據(jù)的空間和資源得到顯著減少，也有利于檔案管理人員提高工作效率。他們不再需要手動管理檔案，這樣的重復機械工作模式耗費的時間過長，也容易因為工作疲勞或者個人失誤出現(xiàn)檔案儲存的錯誤，而且長時間放置在密閉的空間內(nèi)這些紙質(zhì)文件可能會產(chǎn)生發(fā)黃變質(zhì)等現(xiàn)象，使得文件的內(nèi)容逐漸模糊。借助信息化的檔案管理平臺，工作人員只需要進行簡單的操作即可完成信息的錄入、分類以及調(diào)用等事項，即使出現(xiàn)一點小失誤也可以實時更改，工作效率得到顯著提升[6]。

4 企業(yè)建設(shè)項目檔案管理電子信息化的現(xiàn)實路徑

4.1 推進建設(shè)項目檔案管理數(shù)字化

建設(shè)項目的檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)該從前期的信息調(diào)研、系統(tǒng)研發(fā)、設(shè)備購買等幾方面入手。第一，企業(yè)應(yīng)該調(diào)查建設(shè)項目所需的檔案類別，根據(jù)不同的類別確定檔案建立的具體范圍，從而建立相應(yīng)的檔案版塊，比如人事信息、音像資料、工程進展等，以便后續(xù)的信息檢索和調(diào)用等，同時針對重點的工程項目需要建立單獨的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，及時保存?zhèn)浞菪畔?，確保檔案的完整安全[7]。第二，企業(yè)應(yīng)該聘請專業(yè)技術(shù)人員進行數(shù)據(jù)庫的研發(fā)。根據(jù)前期的調(diào)研情況建立建設(shè)項目檔案管理數(shù)據(jù)庫，使得檔案管理通過特定平臺即可進行錄入、查詢等操作；或者從外部購買專業(yè)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，結(jié)合企業(yè)的檔案管理需求購置合適的檔案管理系統(tǒng)，并配備相應(yīng)的硬件設(shè)施，比如：存儲設(shè)備、掃描儀、轉(zhuǎn)換機器等。

4.2 培養(yǎng)檔案管理人員的信息素質(zhì)

企業(yè)應(yīng)該建立完備的檔案管理人才隊伍，促進檔案管理的科學高效。首先，在管理理念上，檔案工作人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，學會運用信息技術(shù)進行檔案的系統(tǒng)操作，要建立起嚴格完善的信息收集要求和標準，確保檔案原始信息的準確性。其次加強檔案管理人員的信息素養(yǎng)培訓。主要是通過講解信息技術(shù)知識等來逐步培養(yǎng)他們利用電子系統(tǒng)來處理檔案信息，提升他們對于檔案數(shù)據(jù)庫的操作能力，學會運用檔案信息來解決檔案管理中出現(xiàn)的問題。除了信息意識和信息技術(shù)使用能力外，還需要加強他們的信息道德培訓，也就是增強信息保密意識和信息安全意識的建設(shè)。最后，還需要針對工程建設(shè)項目的相關(guān)知識進行培訓，使檔案管理人員知曉建設(shè)項目的大致流程以及需要的檔案文件，這樣方便在信息收集管理上進行有效識別與分辨。

4.3 完善檔案信息化管理安全體系

一方面，應(yīng)該從硬件和軟件兩方面來保障企業(yè)的信息安全。在硬件設(shè)施建設(shè)上，企業(yè)應(yīng)該重視檔案管理的安全性，對于相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、機器線路要安排專門人員定期檢查，及時排查其中的安全隱患，避免出現(xiàn)問題時造成企業(yè)檔案信息的丟失，并且對一些老化的檔案管理設(shè)備、存儲介質(zhì)等需要及時更換，確保系統(tǒng)的正常運行；在軟件設(shè)施上，需要引入防火墻技術(shù)，通過殺毒軟件的配合使用可以有效對抗外部系統(tǒng)的侵入、黑客惡意篡改竊取等行為，為檔案系統(tǒng)建立堅固的網(wǎng)絡(luò)安全屏障。另一方面，企業(yè)應(yīng)該完善信息的內(nèi)部保密工作?？梢愿鶕?jù)信息的保密程度來建立多重檔案管理權(quán)限，只有具備相應(yīng)權(quán)限才能進行檔案的查詢調(diào)用，如果要獲取相應(yīng)的信息必須經(jīng)過一定的審批流程，同時對于較高級別的檔案需要進行加密保護，防止信息的泄露給企業(yè)造成嚴重的經(jīng)濟損失[8]。

5 結(jié)語

總之，企業(yè)建設(shè)項目檔案管理的電子化與信息化是大勢所趨，也是時代發(fā)展的必然選擇。在新的時代背景下，企業(yè)應(yīng)該及時抓住機遇，加快檔案管理的信息化建設(shè)，實現(xiàn)企業(yè)項目管理的科學高效，提升自身的市場競爭力。