論現(xiàn)代企業(yè)采購合同管理體系的重要性

張旻鳴 李 季

（中國電子科技集團(tuán)公司第三十二研究所，上海 200000）

1 緒論

采購合同管理體系是企業(yè)實現(xiàn)采購合同管理的系統(tǒng)化、流程化的體系，可反映企業(yè)管理能力水平的高低，更折射企業(yè)管理者的管理智慧及企業(yè)文化。作為企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的重要一環(huán)，采購合同管理體系事關(guān)企業(yè)經(jīng)營決策的執(zhí)行、建立和維護(hù)與第三方契約關(guān)系、實現(xiàn)預(yù)期盈利并控制防范風(fēng)險等目的。本文從構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)采購合同管理體系的組成要素出發(fā)，分析采購合同管理體系組成要素的特點及注意事項，提出通過信息化和數(shù)據(jù)統(tǒng)計等手段綜合分析風(fēng)險管理和系統(tǒng)生產(chǎn)效率的思路。

2 采購合同管理體系組成要素分析

一個完備的采購合同管理體系通常包括采購合同管理的管理事項、采購合同管理的參與者、采購合同管理的工具等三個組成要素。

1）采購合同管理的管理事項。采購合同管理事項指的是采購合同管理體系處理的合同對象及方式，是在規(guī)章制度層面上解決的基礎(chǔ)性問題。2）采購合同管理的參與者——采購合同管理組織架構(gòu)。從控制和規(guī)避風(fēng)險的角度出發(fā)，企業(yè)的采購合同管理組織架構(gòu)可以分為三個組成部分：合同參與部門職責(zé)、合同責(zé)任人、采購合同管理隊伍建設(shè)。3）采購合同管理的工具。合適的企業(yè)采購合同管理工具有助于極大地提高企業(yè)管理效率。企業(yè)采購合同管理工具的發(fā)展可以分為以下三個階段：第一階段是合同紙質(zhì)文件與合同臺帳相結(jié)合的形式。第二階段是企業(yè)在內(nèi)部的線上或線下的業(yè)務(wù)軟件系統(tǒng)中嵌入采購合同管理模塊，實現(xiàn)統(tǒng)一的軟件管理。第三階段是專業(yè)、全面的采購合同管理系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)、應(yīng)用階段，利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從合同信息化管理和全生命周期管理入手，建立覆蓋企業(yè)線上采購合同管理系統(tǒng)。在實現(xiàn)無紙化辦公的同時，將風(fēng)險控制能力提升到一個新的水平。

3 采購合同管理體系特點分析

通過對采購合同管理體系組成要素的綜合分析與研判，現(xiàn)代采購合同管理體系應(yīng)具備以下特點：1）規(guī)范性和全面性。成熟完整的采購合同管理體系必然是通過對采購合同管理工作的系統(tǒng)性研究以及對企業(yè)自身經(jīng)營戰(zhàn)略定位、發(fā)展需求的分析和判斷，采用高效的管理工具及手段，實施的一套行之有效的、規(guī)范化的運(yùn)行體系。全面性是企業(yè)對采購合同管理的每一個環(huán)節(jié)的重要事項都有所控制。2）穩(wěn)定性和變化性。這是一個長期探索和不斷實踐的過程，需因地制宜的不斷修訂和和完善的過程。3）透明性和開放性。有清晰的輸入、運(yùn)行和輸出的過程，方便企業(yè)相關(guān)人員迅速了解和掌握。同時，采購合同管理體系是企業(yè)管理體系的一個重要組成部分，不應(yīng)成為一個孤島，需要具有開放性接口，與其他管理體系互相作用，有機(jī)結(jié)合。

建立現(xiàn)代化采購合同管理體系的重要性在于：1）定義關(guān)鍵性失誤點、降低風(fēng)險以及讓供應(yīng)鏈免于風(fēng)險帶來的負(fù)面影響。采購合同管理作為一個強(qiáng)大的工具，能實現(xiàn)必需的風(fēng)險管控能力，維系現(xiàn)有供應(yīng)鏈，使其牢不可破。2）可加強(qiáng)對采購合同簽訂全過程管理。在簽訂合同之前，認(rèn)真研究分析技術(shù)需求和市場貨源情況，掌握合同對方單位的經(jīng)營情況、庫存情況、資信情況等，依據(jù)采購任務(wù)收集各方面的信息，確定合同條款提供信息依據(jù)。3）建立采購合同管理機(jī)構(gòu)和管理制度，設(shè)置專門機(jī)構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T，建立詳細(xì)的合同臺帳，統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。

4 信息化在采購合同管理體系上的應(yīng)用

企業(yè)信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求，但是在企業(yè)信息化管理過程中必然存在一定問題，必須通過信息化建設(shè)科學(xué)有效地提出解決措施，從而促進(jìn)企業(yè)科學(xué)健康的發(fā)展。基于信息技術(shù)實現(xiàn)對采購合同各個階段信息的精細(xì)化管理，關(guān)系到企業(yè)采購合同信息化管理的廣度和深度。

企業(yè)管理信息化建設(shè)對提高企業(yè)的生產(chǎn)效率起到重要作用。企業(yè)管理信息化建設(shè)必須通過企業(yè)實際運(yùn)營，才能體現(xiàn)出企業(yè)信息化的作用，企業(yè)信息化建設(shè)在實際運(yùn)營的過程中需要逐步完善，以提高企業(yè)的管理水平。

現(xiàn)階段，信息化在企業(yè)管理中的作用主要可以歸納為以下三個內(nèi)容：第一，對企業(yè)的發(fā)展與戰(zhàn)略規(guī)劃起到一定的作用，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展提供支持作用。第二，利用網(wǎng)絡(luò)對全球的經(jīng)營模式提供了新的方式，同時在一定程度上促進(jìn)了電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。第三，能讓企業(yè)在管理體系方面更加健全，對企業(yè)內(nèi)部管理與控制起到重要作用，符合現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需要。

因此，企業(yè)在管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中，必須優(yōu)化企業(yè)管理信息化內(nèi)容，符合現(xiàn)代企業(yè)管理理念，讓我國現(xiàn)代企業(yè)與國際企業(yè)并軌，科學(xué)有效地符合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需要，提高我國企業(yè)在國際企業(yè)的競爭力，有效促進(jìn)我國企業(yè)的快速發(fā)展，提高我國企業(yè)的國際影響力。具體措施包括：通過做好系統(tǒng)的信息化模塊的持續(xù)優(yōu)化，實現(xiàn)海量信息數(shù)據(jù)共享，合理減少重復(fù)勞動的工作量，加強(qiáng)采購合同的實際管控力度；進(jìn)一步完善和改變原有的審批方式，統(tǒng)一平臺管理，全流程清晰可見，使得采購合同管理模塊實現(xiàn)履約信息化、數(shù)據(jù)使用快捷化、審核無紙化。通過建立和完善共享互動的信息平臺，有效整合企業(yè)各職能部門的資源，系統(tǒng)化設(shè)計和優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程，建立以業(yè)務(wù)流程為主線，以管理流程和保障流程為支撐的信息化管理平臺，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程運(yùn)行通暢，提高管控效率。通過規(guī)范合理透明，減少工作中的人為摩擦、使得重復(fù)的事務(wù)性工作簡單化，在新員工入職培訓(xùn)、關(guān)鍵崗位輪崗、提升人才復(fù)合能力等方面有突出的作用。

5 數(shù)據(jù)統(tǒng)計對采購合同管理體系的意義

同理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計的信息化建設(shè)對于現(xiàn)代采購合同管理體系建設(shè)具有重要現(xiàn)實意義。

首先，通過建立完整數(shù)據(jù)統(tǒng)計系統(tǒng)可進(jìn)行“合同-入庫-結(jié)算”管理流程的合理運(yùn)營，能隨時隨地及時跟蹤每一個采購合同情況，包括合同狀態(tài)、履約情況、結(jié)算情況等，避免漏單，省去常規(guī)跟蹤時的繁瑣操作，大幅降低內(nèi)外部溝通成本，規(guī)范每個采購合同的執(zhí)行流程，成倍提升工作效率。其次，通過規(guī)范基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理，可有效地解決企業(yè)信息分布散亂的問題。系統(tǒng)能夠自定義字段功能，為企業(yè)實現(xiàn)完整規(guī)范的數(shù)據(jù)管理，提供良好的數(shù)據(jù)支撐，提高管理效率，提升管理水平。預(yù)警平臺還能幫助了解預(yù)算信息，采購合同臺賬為管理部門的統(tǒng)計分析提供支撐。最后，通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計，管理部門可強(qiáng)化監(jiān)管力度，做好采購合同執(zhí)行過程各環(huán)節(jié)的控制。

6 結(jié)論

隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)規(guī)模的不斷增加，對采購業(yè)務(wù)全過程管理的重視度越來越高，要求也越來越多，運(yùn)用采購合同的科學(xué)管理模式，提高精細(xì)化管理要求，提升企業(yè)核心競爭力已經(jīng)是當(dāng)前采購管理的新課題。簽訂合理的采購合同，做好合同履約、產(chǎn)品質(zhì)量、采購結(jié)算等重要環(huán)節(jié)的合同約定具有十分重要的現(xiàn)實意義。對采購合同的約定以及采購合同管理過程中可能存在的風(fēng)險問題進(jìn)行識別，并有針對性地提出管理策略,確保采購合同運(yùn)行中各項工作能夠順利完成，項目進(jìn)度不受到影響，提升管理工作的整體質(zhì)量和水平，保證企業(yè)收益最大化。

現(xiàn)代采購合同管理體系沒有一個統(tǒng)一的模板，企業(yè)需要從自身特點、發(fā)展水平等因素出發(fā)，建立適用自身管理特色的體系。本文通過分析采購合同管理體系的特點，對企業(yè)采購合同管理體系的管理事項、參與者以及管理手段三個組成要素進(jìn)行系統(tǒng)的剖析和研究，分析了采購合同管理體系與其他企業(yè)管理體系的互動關(guān)系，提出綜合考慮風(fēng)險管理與系統(tǒng)生產(chǎn)效率的評價方法，為現(xiàn)代企業(yè)采購合同管理體系的構(gòu)建和完善提供了一定借鑒思路。后續(xù)將進(jìn)一步分析信息化在現(xiàn)代企業(yè)采購合同管理體系中的作用，結(jié)合企業(yè)具體需求給出對應(yīng)的信息化管理解決方案。