檔案數(shù)字化建設(shè)中若干問題的研究

韓 晉

（大同市廣靈縣政務(wù)服務(wù)中心，山西 大同 037500）

隨著現(xiàn)代信息數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字信息技術(shù)開始融入到各個(gè)行業(yè)中，其中的檔案數(shù)字化建設(shè)，更是打破了行政單位原有的信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存模式，創(chuàng)新了行政單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)處理機(jī)制，但在實(shí)際應(yīng)用和建設(shè)過程中，仍然存在著各種建設(shè)問題，阻礙著數(shù)字信息技術(shù)在行政單位檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展，故本文將對行政單位中檔案數(shù)字化建設(shè)問題進(jìn)行分析，結(jié)合現(xiàn)有的管理政策與理念，提出有效的優(yōu)化措施與改善建議，推動(dòng)數(shù)字信息技術(shù)在檔案管理中的進(jìn)一步發(fā)展。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

信息時(shí)代的到來使得信息技術(shù)的發(fā)展獲得了突飛猛進(jìn)的加快，所以對于檔案管理工作的開展來看，其載體形式的不斷豐富與發(fā)展也使得電子檔案的出現(xiàn)能夠更加優(yōu)于過去的紙質(zhì)檔案保管形式。畢竟，對于傳統(tǒng)的檔案的管理模式來看，新時(shí)代的出現(xiàn)必然會(huì)對其有著更高的要求，而且實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建檔能夠有效代替原有文件的應(yīng)用方式，并減少在應(yīng)用過程中對紙質(zhì)檔案的磨損問題，更能通過備份管理來實(shí)現(xiàn)降低檔案資料丟失以及損毀問題所帶來的不可逆轉(zhuǎn)性。同時(shí)，在數(shù)字化時(shí)代的影響下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及也成為信息來源渠道的重要途徑，因此對于企業(yè)或單位的長期運(yùn)轉(zhuǎn)來看，自身信息獲取能力的高低會(huì)直接影響到后期發(fā)展的實(shí)際情況。對此，實(shí)現(xiàn)電子化建檔能夠改變原有管理模式與服務(wù)方式，也能夠在時(shí)代的發(fā)展下，快速提升對檔案的應(yīng)用效率。此外，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案建設(shè)工作的開展，能夠有效以信息技術(shù)為主來提高對檔案應(yīng)用效率的提升，因此實(shí)現(xiàn)信息化數(shù)字建設(shè)，能夠沖破原有檔案利用效率不足的局限性問題，并且也能夠不受時(shí)間、空間的限制來實(shí)現(xiàn)多人共享，這樣才能盡可能發(fā)揮檔案管理工作的價(jià)值與意義。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的各項(xiàng)問題

1）受傳統(tǒng)管理模式限制。目前多數(shù)行政單位中所采用的檔案管理模式體系都是從行政單位運(yùn)行初期便設(shè)定的，多年運(yùn)行發(fā)展下來，管理模式即落后且操作又繁瑣。不論是信息存儲(chǔ)方式，還是檔案信息數(shù)據(jù)的處理方式，早已同行政單位發(fā)展需求和經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求背道而馳，尤其是在數(shù)字信息技術(shù)有機(jī)融入檔案管理時(shí)，傳統(tǒng)管理模式帶來的工作思維與管理習(xí)慣更是明顯展現(xiàn)出來，數(shù)字信息技術(shù)無法真正應(yīng)用到檔案管理中，阻礙了數(shù)字行政單位內(nèi)部管理現(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)度，則想要推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)，便需要對傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行突破和創(chuàng)新。

2）管理建設(shè)不夠完善。相較于國外檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)展，我國數(shù)字信息技術(shù)與檔案管理體系發(fā)展時(shí)間都比較短，致使管理制度與運(yùn)行模式中都存在著各種問題與漏洞，僅僅是能夠保障行政單位基礎(chǔ)檔案信息數(shù)據(jù)的管理需求，無法讓數(shù)字信息技術(shù)完全的融入到實(shí)際檔案管理中；再加上，多數(shù)檔案管理人員長期處于單一化的工作環(huán)境中，自身工作經(jīng)驗(yàn)有限，又沒有接觸過數(shù)字信息技術(shù)，更是進(jìn)一步阻礙了數(shù)字信息技術(shù)在檔案管理中的深入應(yīng)用。即便是勉強(qiáng)融合到檔案管理機(jī)制中，也會(huì)因?yàn)楦鞣N制度漏洞與運(yùn)行錯(cuò)誤，出現(xiàn)各種檔案信息混亂、信息數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問題，不僅不能優(yōu)化檔案管理流程，反而還會(huì)額外增加管理人員的工作壓力與負(fù)擔(dān)，影響行政單位檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3）檔案信息安全問題。造成行政單位數(shù)字化建設(shè)中檔案信息安全問題的原因，主要分為兩類，一類是現(xiàn)有的數(shù)字信息技術(shù)較為落后，數(shù)字信息技術(shù)沒有同技術(shù)提升而不斷變化，檔案數(shù)字化管理能力逐漸下降，行政單位的競爭能力也不斷下降，最終被經(jīng)濟(jì)市場所拋棄；另一類則是檔案信息備份不及時(shí)，很多行政單位的檔案管理中并沒有信息備份的習(xí)慣，致使單一途徑的檔案信息存儲(chǔ)方式，很容易受到外界干擾因素與內(nèi)部操作問題的影響，輕則造成檔案信息混亂，需要花費(fèi)大量的人力物力進(jìn)行恢復(fù)，重則造成單位重要信息數(shù)據(jù)泄露，經(jīng)濟(jì)效益被侵害。

3 優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)的措施

1）深化對于數(shù)字化建設(shè)的重視意識(shí)。優(yōu)化檔案數(shù)字化建設(shè)的首要措施就是深化行政單位內(nèi)部對于數(shù)字化建設(shè)的重視意識(shí)。從行政單位高層管理團(tuán)隊(duì)開始，明確數(shù)字信息技術(shù)對于檔案管理的重要性，打破原有管理理念帶來的局限性，積極接觸與學(xué)習(xí)數(shù)字信息技術(shù)內(nèi)容，并建立專門知識(shí)普及平臺(tái)，在潛移默化中改變檔案管理人員的傳統(tǒng)意識(shí)思維，積極配合數(shù)字化建設(shè)在檔案工作的深入應(yīng)用，推動(dòng)行政單位整體發(fā)展向著智能化、自動(dòng)化和數(shù)字化方向逐步前進(jìn)；其次，明確數(shù)字信息技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用中存在的局限性，改變原有的檔案管理模式，簡化不必要的、繁瑣的檔案管理流程，積極將新管理觀念引入管理制度中，實(shí)現(xiàn)將數(shù)字信息技術(shù)同檔案管理模式相互融合起來，形成專屬于行政單位的創(chuàng)新檔案管理模式，為數(shù)字信息技術(shù)應(yīng)用提供足夠的“空間”與“權(quán)利”，從而強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)在檔案工作的應(yīng)用。

2）完善檔案管理模式體系。正所謂，沒有規(guī)矩不成方圓，想要強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)在行政單位檔案管理中的應(yīng)用，就要對檔案管理模式體系進(jìn)行完善。在原有的檔案管理模式體系的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際行政單位運(yùn)行情況與發(fā)展需求，對其進(jìn)行制度簡練與內(nèi)容完善，確保其能夠同數(shù)字信息技術(shù)需求相互適應(yīng)，并將原有的漏洞和不足一一填補(bǔ)，避免因?yàn)橹贫葐栴}造成的檔案管理問題；再者，為檔案管理人員提供專業(yè)技能的學(xué)習(xí)平臺(tái)，使其能夠突破單一化工作環(huán)境帶來的技能局限，積極主動(dòng)的去學(xué)習(xí)和掌握數(shù)字信息技術(shù)，明確現(xiàn)代技術(shù)對于檔案管理優(yōu)化、對于行政單位機(jī)制創(chuàng)新的重要性，從而培養(yǎng)出一批高復(fù)合專業(yè)的檔案管理人才，以應(yīng)對數(shù)字信息技術(shù)提升過程中對于檔案管理人員高能力水平的需求，保障行政單位檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性，提升檔案工作的管理效率。

3）提升各項(xiàng)檔案信息技術(shù)。數(shù)字信息技術(shù)作為一種新興的技術(shù)，其還存在著巨大的發(fā)展空間，則行政單位想要保障檔案信息的安全性，便需要定期對檔案管理技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化。組建專業(yè)的數(shù)字信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)，結(jié)合實(shí)際行政單位中檔案管理情況，構(gòu)建屬于行政單位自身的專業(yè)檔案管理平臺(tái)，將紙質(zhì)化數(shù)字信息全面數(shù)字化，即利于重要數(shù)據(jù)信息保存又減輕管理人員工作量，且檔案管理平臺(tái)能夠自動(dòng)進(jìn)行技術(shù)更新與程序優(yōu)化，自動(dòng)化識(shí)別不同檔案的重要級別，及時(shí)對一些特殊性內(nèi)容進(jìn)行信息備份，這樣即便遭遇網(wǎng)絡(luò)攻擊，這些重要信息數(shù)據(jù)也不會(huì)丟失或者損害，避免行政單位承受不必要的經(jīng)濟(jì)損失，也確保行政單位內(nèi)部檔案管理工作的順利進(jìn)行；另外，行政單位還可建立專業(yè)的檔案管理監(jiān)督團(tuán)隊(duì)，嚴(yán)格把控檔案數(shù)字化管理的各項(xiàng)流程，定期核對重要檔案信息內(nèi)容，確保檔案各項(xiàng)信息的準(zhǔn)確性，且通過監(jiān)督反饋數(shù)據(jù)的整理，還能對檔案數(shù)字化管理制度進(jìn)行優(yōu)化，綜合性提升行政單位的競爭力。

4 總結(jié)

綜上所述，檔案數(shù)字化建設(shè)是行政單位在新經(jīng)濟(jì)發(fā)展背景下的必然發(fā)展方向，同時(shí)也是各個(gè)行業(yè)與企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢，因此，行政單位高層管理團(tuán)隊(duì)要明確檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和必要性，強(qiáng)化行政單位內(nèi)部對于檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度，創(chuàng)新檔案管理模式體系，完善相關(guān)的管理制度內(nèi)容，提高行政單位檔案管理的工作效率的，綜合性提升行政單位的競爭力，促進(jìn)數(shù)字化技術(shù)在行政單位檔案管理的進(jìn)一步應(yīng)用。