城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的信息化建設(shè)策略

彭升佑

（巧家縣城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險中心，云南 昭通 654600）

1 城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理存在的主要問題

1.1 缺乏健全的指導(dǎo)方案和監(jiān)管機制

從中國目前的人口增長趨勢看來，新生兒的數(shù)量增長速度逐漸放緩，人口老齡化已經(jīng)是不久的將來即將面臨的一項重要問題，人口老齡化是不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，我們必須要采取有效措施來應(yīng)對這種老齡化，其中，規(guī)范城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險制度是重要工作內(nèi)容，要確保城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險的全覆蓋，并且加強檔案的整理與記錄。但是，相關(guān)的檔案管理指導(dǎo)方案仍然不夠清晰，首先，檔案資料在填寫方面存在有不規(guī)范的現(xiàn)象，例如部分居民的姓名與身份信息等數(shù)據(jù)填寫不準確，甚至填寫錯誤；當發(fā)生錯填狀況后，部分居民直接在表格上進行涂改，導(dǎo)致信息錄入不正確，容易造成后續(xù)的一系列糾紛。其次，城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案資料的完整度不足，客觀性和準確性較差，部分居民所填報的信息不完善，但是工作人員卻沒有及時指出，并且上傳了網(wǎng)絡(luò)，這對于后續(xù)的信息搜查是極為不利的[1]。

1.2 檔案管理人員的專業(yè)性有待提升

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，各行各業(yè)中都開始進行信息化建設(shè)，這些年來，很多地區(qū)的城鄉(xiāng)居民社會養(yǎng)老保險檔案工作人員也逐漸認知到了信息化轉(zhuǎn)型的重要價值，并且各個機構(gòu)針對檔案收集人員和管理人員開展了一系列針對性地培訓。由于培訓時間較少，培訓系統(tǒng)不夠科學，導(dǎo)致檔案管理工作者的專業(yè)性仍然達不到新時代的工作需求，仍然存在著較大的欠缺。首先，相關(guān)部門針對檔案管理人員的專業(yè)培訓不夠系統(tǒng)，僅僅開展了計算機基礎(chǔ)知識的相關(guān)培訓，但是卻沒有立足于實際的檔案管理工作進行更加有針對性的課程安排，這導(dǎo)致很多業(yè)務(wù)人員在經(jīng)過一段時間的學習后，計算機操作水平有所提升，對于檔案工作的信息化整理仍然了解不足，工作效率無法得到有效保障。其次，部分檔案管理工作者從事檔案管理工作的時間較短，知識結(jié)構(gòu)不全面，很多東西都是一知半解，遇到一些疑難問題無法妥善應(yīng)對，影響了檔案管理工作的深入開展[2]。

1.3 電子檔案沒有充分發(fā)揮服務(wù)性作用

電子檔案最為基礎(chǔ)性的特點就是能夠?qū)崿F(xiàn)無紙化存儲與辦公，以供人們隨時隨地的展開調(diào)閱，實現(xiàn)實物資料的信息化。同時，云端存儲能夠通過備份設(shè)計來增加檔案的安全性，防止檔案丟失和損壞，因此，目前大部分的城鄉(xiāng)居民社會保險檔案都以電子檔案的形式進行存儲，方便用戶查閱篩選整理。從實際的電子檔案服務(wù)現(xiàn)狀來看，仍然存在著很大的進步空間，檔案管理工作并沒有發(fā)揮出原本預(yù)想的社會效益和經(jīng)濟效益，大部分是服務(wù)內(nèi)容僅僅局限于檔案的拷貝，檔案查閱和調(diào)取卻無法輕易的實現(xiàn)，相關(guān)的規(guī)章流程操作較為復(fù)雜，從而導(dǎo)致老百姓無法順利的享受到應(yīng)有的服務(wù)。由此可見，優(yōu)化電子檔案的利用管理工作，充分發(fā)揮其價值仍然任重而道遠[3]。

2 城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的信息化建設(shè)路徑

2.1 完善檔案信息化管理規(guī)章制度

在檔案信息化管理工作中，制度要先行，這是其他一切工作的開展基礎(chǔ)與保障，要完善檔案管理的工作流程規(guī)范檔案的收集、整理、入庫、查閱等一系列環(huán)節(jié)，做到環(huán)環(huán)相扣，緊密銜接，為檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)。要將責任落實到人，明確檔案信息化管理范圍，根據(jù)國家相關(guān)的法律規(guī)定，推進社會養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案的實施辦法總體要求，推進電子化管理，將統(tǒng)計報表業(yè)務(wù)檔案等內(nèi)容納入電子化管理范圍之中，盡可能方便用戶的查詢與調(diào)取。第三，要實現(xiàn)現(xiàn)有檔案庫中的紙質(zhì)檔案信息化，將傳統(tǒng)工作模式下形成的紙質(zhì)檔案進行電子化掃描并且上傳，建立可靠的備份系統(tǒng)[4]。

2.2 開展高質(zhì)量的檔案信息化服務(wù)

在養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)過程中，相關(guān)部門要按照上級統(tǒng)一部署推進信息化服務(wù)工作，優(yōu)化居民們的服務(wù)體驗。工作人員要加強自身的責任意識，學會換位思考，了解居民們的訴求，轉(zhuǎn)變過去只管不用的狀態(tài)，充分發(fā)揮電子檔案的價值。要構(gòu)建起及鄉(xiāng)鎮(zhèn)城區(qū)于一體的養(yǎng)老保險檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，加強信息共享和資源交互，同時，要為一些年齡較大的老年人設(shè)立溫馨服務(wù)窗口，確保那些無法利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)操作的人能夠享受到應(yīng)有的服務(wù)。要構(gòu)建高質(zhì)量的檔案信息查詢網(wǎng)站，為參保人提供全天候的檔案查詢服務(wù)，只需要登錄到相關(guān)網(wǎng)站，輸入賬號和密碼，就能夠查詢自身的養(yǎng)老保險檔案基本信息，這也能夠有效減輕檔案大廳工作人員的負擔。最后，要定期開展城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理服務(wù)調(diào)查，征求居民對于檔案管理方面的意見和建議，優(yōu)化后續(xù)的檔案管理工作[5]。

2.3 加強檔案信息安全管理

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是一把雙刃劍，其能夠大大提高養(yǎng)老保險檔案管理工作質(zhì)量和工作效率，但是網(wǎng)絡(luò)黑客等不穩(wěn)定因素也會對檔案信息的安全性和完整性構(gòu)成一定程度的威脅，我們需要嚴加防范。為了消除安全隱患，養(yǎng)老保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當加強對于信息安全管理的重視程度，引入確保信息化系統(tǒng)穩(wěn)定運行的技術(shù)人員，采用安全密鑰技術(shù)、電子證書、數(shù)據(jù)簽名技術(shù)、身份驗證技術(shù)等核實操作人員的身份，只有經(jīng)過相應(yīng)的授權(quán)，才能夠查詢和調(diào)用相關(guān)的檔案內(nèi)容。其次，要實施檔案分級安全管理，對于不同權(quán)限的管理人員，賦予不同的檔案查閱權(quán)限，通過指紋認證、視網(wǎng)膜等方式，確保不同層次的管理人員擁有不同的瀏覽權(quán)限，對于普通信息瀏覽者，僅開放信息只讀權(quán)限而不能進行其他操作。

總而言之，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理信息化建設(shè)是未來的一項重要發(fā)展方向，也是提高檔案服務(wù)質(zhì)量的必然要求，相關(guān)的工程技術(shù)人員必須要不斷優(yōu)化工作策略，改善工作方法，借助于信息化系統(tǒng)提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)，從而促進城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險事業(yè)工作質(zhì)量的提升。