淺談醫(yī)院行政檔案管理常見弊端及優(yōu)化措施

李 璐

（銀川市口腔醫(yī)院，寧夏 銀川 750000）

通過提高檔案管理水平，完善檔案管理工作機制，對重要文件以及資料進行完整保存，能夠推動醫(yī)院的高效運營。所以，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視行政檔案管理工作，以此來提升醫(yī)院的綜合實力，通過確保資源的有效共享、完善監(jiān)管體系來幫助醫(yī)院各項工作的順利進行，進而完成醫(yī)院的任務(wù)以及目標(biāo)。

1 醫(yī)院行政檔案概述

醫(yī)院行政檔案是其中的主要檔案類型之一，行政檔案就是醫(yī)院實踐過程中形成的檔案資料，其中記錄著醫(yī)院黨群、行政、醫(yī)療與人事等方面的內(nèi)容，一般會通過紙張、電子以及視頻為載體進行記錄。醫(yī)院行政檔案的特點有：1）社會性。通過對醫(yī)院實踐活動的記錄與總結(jié)，能夠更好地促進社會生產(chǎn)。2）歷史性。通過以前的醫(yī)院行政檔案的記錄信息，能夠?qū)︶t(yī)院今后的工作方式帶來新的思考。3）原始記錄性。通過對過去的發(fā)生過的事情進行記錄，部分重要的業(yè)務(wù)文件可以成為法律依據(jù)，以此來體現(xiàn)檔案的價值。所以，對于當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理工作來說，還需要進行檔案管理的創(chuàng)新工作，以此來改善醫(yī)院檔案管理機制，建立健全的監(jiān)管體系，進而提升醫(yī)院檔案管理水平。這樣可以防止醫(yī)院發(fā)展的過程中偏離發(fā)展方向，使醫(yī)院的檔案管理進一步實現(xiàn)規(guī)范化以及制度化，增強醫(yī)院的醫(yī)療水平，題號醫(yī)院的社會效益。另一方面，隨著醫(yī)院的逐步改革，對檔案管理方式進行創(chuàng)新還可以提高醫(yī)院檔案的應(yīng)用效果，以此來促進現(xiàn)代醫(yī)療事業(yè)可以順利發(fā)展。

2 醫(yī)院行政檔案管理工作的常見問題

1）檔案管理的現(xiàn)代化水平不高。目前大部分的醫(yī)院仍然通過紙質(zhì)手工的保管方式，這種方式的保管環(huán)境不佳，同時編制缺乏科學(xué)性，這就使得在查找檔案的過程中非常麻煩，在很大程度上降低了檔案的使用效率。同時，當(dāng)前的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施也應(yīng)該相應(yīng)的重視。在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，對于服務(wù)器與存儲器的需求量是非常大的，并且還需要通過專業(yè)的軟件來進行檔案的錄入與管理工作，同時，平常的維護管理工作也是必不可少的。因此，對于檔案管理工作的資金投入不僅只是硬件設(shè)施，還要考慮的日常的維護工作。目前，醫(yī)院對于全面維護的資金投入還相對較少，使得檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備比較落后。

2）管理體系不完善。可以說，在目前我國大部分的醫(yī)院檔案管理制度還是不完善的，相應(yīng)的管理體制落后，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院的正常發(fā)展。而通過相應(yīng)的調(diào)查，我們能夠發(fā)現(xiàn)造成這一問題的主要原因是相關(guān)的醫(yī)院檔案部門對行政檔案管理沒有進行專門的規(guī)定，從而就造成了對醫(yī)院檔案的管理沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，另外，在醫(yī)院發(fā)展中難免會出現(xiàn)檔案丟失的問題，大部分的醫(yī)院卻對于檔案管理人員沒有相應(yīng)的懲罰，使得醫(yī)院檔案管理人員對檔案管理的規(guī)定置之不理，而且，不能嚴(yán)格執(zhí)行，從而對醫(yī)院檔案管理規(guī)定的落實工作產(chǎn)生了不利的影響。

3）人員素質(zhì)問題。現(xiàn)階段，醫(yī)院行政檔案管理部門在人員方面還存在著許多問題，其中最主要的就是管理人員短缺，整體的管理水平較低。尤其是專業(yè)的信息化人才，其中即具備信息化專業(yè)水平，又掌握檔案管理的人才是十分缺乏的，這就導(dǎo)致了醫(yī)院配置的信息化設(shè)備發(fā)揮不出相應(yīng)的作用及價值。比如對于電子文件和檔案信息的采集、儲存和維護工作，如果檔案管理人員不夠了解信息技術(shù)，對于龐大的檔案資源信息就沒有辦法進行充分地利用，導(dǎo)致工作效率受到影響。

3 相關(guān)問題的優(yōu)化措施

1）增加硬件設(shè)施投入，優(yōu)化檔案管理流程。醫(yī)院在進行檔案管理的信息化建設(shè)時，為了能夠進一步發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，就一定要重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作。首先，醫(yī)院行政檔案的相關(guān)管理人員一定要對醫(yī)院的實際情況以及需求進行分析，然后明確更新設(shè)備需要的資金，把需要用到的基礎(chǔ)設(shè)施通過表格列舉，以此來對計算機的相關(guān)硬件設(shè)備進行采購，同時還要重視對軟件系統(tǒng)的制作以及采購，進而為計算機的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)打下堅實的基礎(chǔ)。其次就是平時通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理工作的過程中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)安排專業(yè)人員對計算機基礎(chǔ)設(shè)施以及軟件系統(tǒng)進行定期的檢查、更新以及維護，進而為軟硬件設(shè)施的穩(wěn)定運行提供保障。如果醫(yī)院的自身條件允許，那可以組建一支專業(yè)團隊來對檔案管理的軟件系統(tǒng)平臺進行積極研發(fā)，這樣就能夠根據(jù)醫(yī)院對于檔案管理的實際需求來設(shè)計制造出最為適合自己的檔案管理系統(tǒng)軟件以及平臺，以便于進行檔案資料的采集、存儲、分類歸納、處理、提取、檢索等各項操作。例如，研究人員能夠結(jié)合信息化網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)來建立健全的電子檔案自動化管理系統(tǒng)，這樣不僅能夠在醫(yī)院檔案管理的過程中實現(xiàn)即時上傳、采集、接受以及整理相關(guān)內(nèi)容，還能夠避免發(fā)生文件資料缺失或者混亂的情況，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)平臺的構(gòu)建。通過信息化網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)，就可以讓醫(yī)院的檔案管理部門利用系統(tǒng)來進行有效運營，以此來讓醫(yī)院員工的檔案資料可以在平臺內(nèi)部進行共享化，避免發(fā)生重要的資料數(shù)據(jù)難以有效合并與應(yīng)用的問題，進而提高檔案資料的實際應(yīng)用價值，提高醫(yī)院的檔案管理工作水平，實現(xiàn)醫(yī)院的進一步發(fā)展。

2）創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理體系，完善醫(yī)院檔案管理制度。為了能夠讓檔案管理人員高效率完成檔案管理工作，就必須要形成專門的檔案管理機構(gòu)，根據(jù)不同類別來對答案進行區(qū)分，從而讓檔案管理人員都能夠各司其職，還要保證每個工作人員手里的檔案信息都要做到及時共享。另外，醫(yī)院還要促進檔案管理工作人員之間的溝通和交流，完成不同工作人員對檔案管理工作的需求，這樣可以形成針對性的檔案管理和收集，有利于不同工作部門及時調(diào)取到自己所需要的檔案。醫(yī)院還可以設(shè)置一些與檔案管理工作相符合的獎懲制度，激發(fā)檔案管理工作人員的積極性，鼓勵底層人員能夠提高對檔案管理工作的認(rèn)識，認(rèn)真對待檔案管理工作，并且要及時對檔案管理工作過程中出現(xiàn)的問題進行解決。醫(yī)院可以根據(jù)檔案管理的工作性質(zhì)來編制相應(yīng)的管理制度，要把條例管理的細(xì)節(jié)寫入員工手冊中，保證與檔案管理工作相關(guān)的人員都能夠正確處理檔案管理工作。

3）強化檔案管理隊伍的建設(shè)。新時期下醫(yī)院應(yīng)當(dāng)注重人才資源，對于人才加以培訓(xùn)和管理，要秉持著“以人為本”的理念，不僅要對檔案管理人員的政治立場進行培訓(xùn)，還要對檔案管理人員的工作態(tài)度以及工作能力等方面進行培訓(xùn)。第一，定期性的對檔案管理工作人員開展必要的培訓(xùn)，積極從關(guān)聯(lián)院校中錄用具備專業(yè)管理能力的檔案管理人員，持續(xù)性的為檔案管理工作開展儲備力量。第二，在規(guī)律的時間范圍創(chuàng)新檔案管理思想理念和專業(yè)技能，不斷調(diào)動檔案管理人員的工作熱情和工作積極性。

4 結(jié)束語

綜上所述，在醫(yī)院的發(fā)展過程中，醫(yī)院行政檔案發(fā)揮著不可或缺的作用，尤其是在新時期發(fā)展背景當(dāng)中，醫(yī)院行政檔案管理工作更加關(guān)鍵。因此，醫(yī)院需要結(jié)合檔案管理工作的實際情況，通過科學(xué)有效的方式進行改革，進而讓檔案管理模式更加完善。但是，檔案管理工作有著長期性的特點，因此醫(yī)院內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)予以相應(yīng)的重視，通過強化檔案管理隊伍的建設(shè)來讓醫(yī)院檔案信息得到更加充分的應(yīng)用，進而提高醫(yī)院檔案管理工作的水平。