檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用與創(chuàng)新

石 靜

（內(nèi)蒙古額濟(jì)納旗人力資源和社會(huì)保障綜合服務(wù)中心，內(nèi)蒙古 阿拉善盟 750300）

近幾年來，隨著社會(huì)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，我國已經(jīng)逐步進(jìn)入了信息化的時(shí)代，各個(gè)領(lǐng)域更加注重信息化的應(yīng)用與創(chuàng)新，檔案管理的工作也無一例外。檔案與信息在整個(gè)社會(huì)的人際關(guān)系中最重要的一環(huán)，直接關(guān)系到企事業(yè)單位和政府機(jī)關(guān)的日常運(yùn)行。

隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，我國檔案化的管理水平，提出了更高的要求，要求可以不斷的符合社會(huì)化、信息化、智能化的快節(jié)奏的步調(diào)。也需要把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和日臻完善的智能應(yīng)用作用到具體的實(shí)踐中去，從而積極地強(qiáng)化檔案管理的信息化建設(shè)的需求，提高我國檔案管理水平。

1 信息時(shí)代下檔案管理工作的概述

檔案管理工作，指的是檔案信息整理和檔案實(shí)體的整理工作的綜合狀態(tài)，并能夠積極地為檔案利用者提供各項(xiàng)服務(wù)。檔案管理工作是企業(yè)、事業(yè)、單位重要的運(yùn)行內(nèi)容，在信息化、智能化、科技化的時(shí)代之下，檔案管理工作，在傳統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)之上，能夠很好地利用信息化水平開展檔案管理作，保證好檔案的真實(shí)性和有效性，快速性和運(yùn)輸性。

檔案管理的工作流程一般都是收集——整理——鑒定——保存——編目——檢索——統(tǒng)計(jì)——編輯——編撰——利用等各個(gè)部分，將信息技術(shù)可以運(yùn)用其中，能夠發(fā)揮其檔案價(jià)值，服務(wù)他人，快捷高效。

在信息化時(shí)代的發(fā)展之下，檔案管理工作的一半切分為實(shí)體管理和信息開發(fā)兩個(gè)部分，因此，在信息化時(shí)代的下開展檔案管理工作，就要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重點(diǎn)轉(zhuǎn)變，完善單位檔案管理工作的工作方式，能夠真正地發(fā)揮好檔案管理工作的工作價(jià)值體現(xiàn)。

2 信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

實(shí)現(xiàn)信息化水平的檔案管理，不僅能夠提升好檔案管理資源的利用率水平，還能夠保證檔資料的完整性，發(fā)揮其最重要的使用價(jià)值，所以，相關(guān)單位在積極開展檔案管理工作的同時(shí)，需要對(duì)檔案管理工作的重要性予以充分的理解，通過科學(xué)合理的手段，不斷的推進(jìn)檔案管理工作的積極促進(jìn)作用。

努力提高檔案管理的層次，在單位檔案管理當(dāng)中應(yīng)用信息化技術(shù)水平，才能切實(shí)提高檔案管理水平。就從目前的發(fā)展來看，我國檔案信息化發(fā)展水平已經(jīng)初見成效，可以穩(wěn)步的推進(jìn)單位檔案管理信息化的發(fā)展水平，在全行業(yè)發(fā)展信息化建設(shè)的浪潮之下，我國檔案整體的發(fā)展水平也會(huì)得到相應(yīng)的提升。

傳統(tǒng)的檔案管理的工作在日常生活中往往都是在借助紙質(zhì)資料，采取純手工的方式在推進(jìn)，這樣繁瑣的工作需要的是不同層次的人工注冊和分類，然后上架。這樣的工作模式，不僅需要大量的人力，物力、財(cái)力。與信息化的模式相比，又看上去十分的繁瑣和低效。信息化技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)字化形式的調(diào)整，相對(duì)于原始的那些文本管理來說，從本質(zhì)上進(jìn)行了優(yōu)化，這樣不僅提高效率水平，更能凸顯質(zhì)量。

檔案管理作為單位日常管理的一個(gè)重要組成部分來說，其信息化技術(shù)水平的高低直接影響了單位的整體發(fā)展水平。檔案管理的信息化發(fā)展水平作為一種數(shù)字化的應(yīng)用，也可以從側(cè)面監(jiān)測出計(jì)算機(jī)管理的穩(wěn)定性和系統(tǒng)性，進(jìn)一步優(yōu)化單位管理水平。

3 檔案管理信息化發(fā)展的現(xiàn)狀以及問題分析

就檔案管理信息化發(fā)展來看，查詢方式有兩大類，一種是手工查詢，還有一種就是計(jì)算機(jī)查詢。手工查詢的方式仍然在單位企業(yè)規(guī)模的使用，各個(gè)單位也在絞盡腦汁不斷升華手工查詢的方式，設(shè)計(jì)出更快更好的搜索工具，卻很快陷入了求多不求精的誤區(qū)。很多單位的檔案管理的流程就是編制目錄，入庫、出庫、卷宗瀏覽等等，雖然智能形式有所運(yùn)用，但是使用的頻率可能并不是太高。在單位中所構(gòu)建的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫容量和檔案管理信息化發(fā)展水平難以相提并論。

單位檔案信息化管理過程中存在的問題。使用的方式方法比較落后，在單位檔案信息化的管理水平中，一些單位會(huì)在檔案管理水平暴露出一些問題來，比如說，形式主義充斥其中，管理人員安于現(xiàn)狀，不接受新事物，這些問題的存在就會(huì)導(dǎo)致信息化技術(shù)水平難以高效的輸出，還有一些檔案管理的專業(yè)技術(shù)人員，思想比較固化保守，對(duì)于信息化技術(shù)水平的學(xué)習(xí)不對(duì)，能力不足，也很難適應(yīng)高新技術(shù)發(fā)展水平帶來的便利，從而阻礙了單位檔案管理水平的進(jìn)一步提升。形式主義的問題比較突出，那些存在落后觀念的工作人員，對(duì)于計(jì)算機(jī)在日常的工作中產(chǎn)生的各種便利沒有足夠的認(rèn)識(shí)，再加上在信息化檔案的整理整合過程中，缺乏一種相對(duì)的嚴(yán)謹(jǐn)性。嚴(yán)重的阻礙了單位檔案管理工作的開展。

檔案管理工作的信息化發(fā)展水平在某種意義上是一種必然的趨勢，也要嚴(yán)重杜絕單位檔案管理的工作人員出現(xiàn)的工作推諉，消除形式主義，保證單位檔案管理工作的有序推進(jìn)。還有一些檔案管理的工作人員，重視程度不夠，制約了檔案管理信息化水平的推進(jìn)。

4 單位檔案信息化工作的開展重點(diǎn)

強(qiáng)化計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用，不斷消除形式主義。積極推進(jìn)老員工對(duì)于計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和實(shí)踐的能力。我們都知道傳統(tǒng)的檔案管理工作最大的不足就是采取人工操作，管理效率偏低，檢索速度較慢，資料存儲(chǔ)的空間加大。信息化的檔案管理的最佳模式就是需要以不足點(diǎn)為切入點(diǎn)，運(yùn)用信息化、智能化的模式消除這些漏洞，檔案館工作人員的工作水平。單位要多多的開展專題講座，培訓(xùn)課堂，宣傳檔案管理工作的優(yōu)勢，不斷的與時(shí)俱進(jìn)，符合時(shí)代與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的整體趨勢。

提升檔案管理工作人員的工作認(rèn)知，轉(zhuǎn)變思想觀念是提升邏輯認(rèn)知的關(guān)鍵所在。單位管理層要不斷地提高對(duì)于檔案信息化水平的關(guān)注度才行，在職能層對(duì)自上而下的檔案管理信息化工作的開展予以重視。積極努力的消除等、靠、挨等員工消極怠工的思想，從思想的源頭來改變。

5 檔案管理信息化工作的創(chuàng)新發(fā)展

5.1 不斷優(yōu)化信息化的數(shù)據(jù)系統(tǒng)

傳統(tǒng)意義上來說，單位檔案管理工作都是在依靠人力實(shí)現(xiàn)的，有時(shí)候檔案管理工作人員不細(xì)致，就會(huì)導(dǎo)致查詢失誤等等。信息化的管理水平就會(huì)很大的程度上彌補(bǔ)這一缺失，可以很好的集中信息細(xì)分、檢索速度、開發(fā)新版塊，集成最大信息集合。這樣很好的代替?zhèn)鹘y(tǒng)的目錄編制，信息儲(chǔ)存、類目劃分等等。能夠借助好大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢時(shí)代，做到與時(shí)俱進(jìn)，引領(lǐng)先行，并設(shè)置好監(jiān)督機(jī)制，積極制定獎(jiǎng)懲制度，科學(xué)的開展好單位檔案管理工作的收集和存儲(chǔ)工作，也為檔案管理工作者提供好良好工作環(huán)境，積極做好檔案工作的優(yōu)質(zhì)化服務(wù)。

5.2 移動(dòng)的檔案管理信息數(shù)據(jù)庫

數(shù)據(jù)信息化檔案數(shù)據(jù)是單位進(jìn)行檔案管理信息化改革的重要前提，在某種意義上來說，檔案管理的信息化水平，就是要把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料借助于新型的信息化的技術(shù)水平調(diào)整數(shù)字化的一個(gè)過程，就是把有型的介質(zhì)轉(zhuǎn)化為一種無形的數(shù)據(jù)，這樣的數(shù)據(jù)分析會(huì)隨著時(shí)間的推移永久的保存下來，也能為檔案查詢?nèi)藛T提供最大的便利。

5.3 人事管理和檔案管理完美融合

單位要實(shí)現(xiàn)高效的人才管理，檔案管理部門工作人員就要在日常的工作中，保證質(zhì)量的完成檔案工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、整合、檢索、收集等工作內(nèi)容，在積極推進(jìn)檔案化信息水平的同時(shí)，工作人員也要積極地提高自己的信息化操作水平，具備超級(jí)高的網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用能力。對(duì)于那些優(yōu)秀人才的培養(yǎng)，不僅需要引進(jìn)來的策略，更需要走出去，讓那些有能力，有技術(shù)的人才走出去，積極學(xué)習(xí)國外的先進(jìn)技術(shù)和管理能力。也鼓勵(lì)那些檔案資料的管理人員不斷的積極進(jìn)取，開拓創(chuàng)新，努力的自己的工作崗位上提升我國檔案工作的服務(wù)水平。

5.4 編制好檔案管理的安全規(guī)定

安全信息化水平是單位信息化原始資料的最根本的特征，在信息資料的存續(xù)期間，不能有任何后續(xù)那些人為的修改，也不能有無權(quán)限工作者的不當(dāng)操作，信息的安全性和可靠性就顯得尤為突出和重要，這就需要在日常的工作中，做好檔案管理工作的安全性和保密性，時(shí)時(shí)刻刻做到有據(jù)可循。提高單位檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和安全意識(shí)。不斷的優(yōu)化檔案管理?xiàng)l例，配置好信息安全等各種裝置，安裝好信息保護(hù)系統(tǒng)，制定好單位檔案管理?xiàng)l例，為信息安全提供有力的環(huán)境。雙管齊下，保證好信息傳輸安全性和高效性。

6 結(jié)語

隨著國際化的聯(lián)系日益緊密，我國企業(yè)在外部的運(yùn)行環(huán)境也存在著日益復(fù)雜的特點(diǎn)，檔案管理作為記錄單位的發(fā)展歷史，信息管理人員運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行全面化、信息化、現(xiàn)代化的檔案管理。信息化技術(shù)的廣泛運(yùn)用為辦公室的檔案管理工作帶來了全新的改變與機(jī)遇，創(chuàng)建全新的信息化管理階段，創(chuàng)新信息化管理模式，不斷地向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化的模式邁進(jìn)，還可以引進(jìn)新的管理模式，為檔案管理工作正常開展提供更好的支持，為單位的社會(huì)效益，經(jīng)濟(jì)效益，品牌效益提升作出積極地貢獻(xiàn)，也可以為可持續(xù)的發(fā)展提供最重要的保證。

在大數(shù)據(jù)的迅猛發(fā)展的今天，檔案管理信息化的建設(shè)水平就顯得尤其突出。這既是這個(gè)時(shí)代給予檔案管理提出的新的要求，也是一個(gè)單位檔案管理發(fā)展改革的必然趨勢。這就要求檔案管理的工作人員和管理層級(jí)都必須要轉(zhuǎn)變思想，改變原始的傳統(tǒng)觀念，全面重視檔案管理的信息化建設(shè)水平。依托好計(jì)算機(jī)信息化發(fā)展水平以及領(lǐng)先的硬件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)好信息化、智能化的發(fā)展水平。積極推進(jìn)好單位檔案管理工作的信息化建設(shè)的步伐。保障信息安全有序地進(jìn)行和推進(jìn)。