大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的創(chuàng)新研究

崔 潔

（日照園林環(huán)衛(wèi)集團，山東 日照 276826）

大數(shù)據(jù)產(chǎn)生的基礎是信息技術的快速發(fā)展和應用，互聯(lián)網(wǎng)信息和物聯(lián)網(wǎng)信息等引來了數(shù)據(jù)規(guī)模的空前膨脹，數(shù)據(jù)量呈幾何數(shù)式的增長，遠遠超過了現(xiàn)有設備和設施的承載力，人們對信息的實時性有了更高要求，這就對數(shù)據(jù)處理帶來一個更高的挑戰(zhàn)。如何迅速而準確地處理好海量數(shù)據(jù)，使其為生活、生產(chǎn)提供良好服務，是大數(shù)據(jù)時代亟需解決的問題。目前比較流行的是云計算，可以為數(shù)據(jù)的存儲、計算和分析等提供相應服務。國內的電商軟件公司阿里巴巴、京東等在數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)倉庫和數(shù)據(jù)分析方面都取得了較大了突破，在能較為準確地了解用戶的基礎上，也為用戶提供了大量便利，因此，檔案管理在大數(shù)據(jù)的時代下，也要尋求變革和突破。

1 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的研究背景

大數(shù)據(jù)產(chǎn)生的基礎是信息技術的快速發(fā)展和應用，互聯(lián)網(wǎng)信息和物聯(lián)網(wǎng)信息等引來了數(shù)據(jù)規(guī)模的空前膨脹，數(shù)據(jù)量呈幾何數(shù)式的增長，遠遠超過了現(xiàn)有設備和設施的承載力，人們對信息的實時性有了更高要求，這就對數(shù)據(jù)處理帶來一個更高的挑戰(zhàn)。如何迅速而準確地處理好海量數(shù)據(jù)，使其為生活、生產(chǎn)提供良好服務，是大數(shù)據(jù)時代亟需解決的問題。目前比較流行的是云計算，可以為數(shù)據(jù)的存儲、計算和分析等提供相應服務。國內的電商軟件公司阿里巴巴、京東等在數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)倉庫和數(shù)據(jù)分析方面都取得了較大了突破，在能較為準確地了解用戶的基礎上，也為用戶提供了大量便利，因此，檔案管理在大數(shù)據(jù)的時代下，也要尋求變革和突破。

2 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的研究意義

首先，有利于更好地保證檔案收集的完整性，保護檔案文化資源不流失。檔案資源是記錄人類社會發(fā)展、個人情況說明的歷史證明，檔案資源的完整性對國家、社會和個人都具有非常重要的意義。在檔案收集匱乏、技術相對落后的舊時代，以檔案來源、重要與否來對檔案就行歸檔，是受當時的客觀影響所限。而我們現(xiàn)在身處信息爆炸的大數(shù)據(jù)時代，我們就要顛覆以往的思想，提出了把所有數(shù)據(jù)都收錄的新思想，檔案的來源更加多元化，所有的信息都可以歸檔收錄，極大地增強了檔案資源的收錄范圍，有利于保證全數(shù)據(jù)檔案的完整性。

其次，對傳統(tǒng)的檔案業(yè)務進行優(yōu)化，增強了檔案業(yè)務管理能力。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的管理主要靠人工，檔案的收集比較被動，靠索要為主，效率較低。在大數(shù)據(jù)時代，大量新技術被運用，如云存儲、云計算、云分析等，檔案管理出現(xiàn)了更為先進的網(wǎng)絡平臺，可以在網(wǎng)上更為方便快捷地辦理一些原來需要現(xiàn)場查找的業(yè)務，實現(xiàn)了全技術支持、全智能服務，可以大大減少檔案管理工作者的工作負擔，提高檔案管理的工作

再次，大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理有利于挖掘檔案信息更深層次的附加信息，為社會創(chuàng)造更多價值。檔案被查找利用才能體現(xiàn)他的價值，在海量的檔案資源最后那個，目前使用過的僅僅是很小的一部分，更大量的檔案資源還未體現(xiàn)它的使用價值，還在等待我們需要時去挖掘它們更大的價值，利用大數(shù)據(jù)存儲技術和軟件系統(tǒng)，有利于在我們需要時把具有社會價值、文化價值、民族價值的檔案進行深入分析，以供我們后期使用。

最后，有利于構建更為科學合理的檔案管理機構，更能充分發(fā)揮它們的職能作用。隨著科技的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)遠遠無法滿足信息量暴增的管理需求。這就要求我們在大數(shù)據(jù)時代下，對檔案管理進行創(chuàng)新和改革，對檔案管理機構進行重新定位，并對他們的職能進行優(yōu)化，可以極大地提高檔案的收錄量和保存速率，在節(jié)省了人力、物力、財力的同時，也為以后的工作提供了便利。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理建議措施

3.1 改變檔案資源采集方式

傳統(tǒng)的檔案收集是采取積極開展接收和征集，檔案部門為豐富收藏，相對比較被動。而在大數(shù)據(jù)時代，檔案資源的來源更為多元化，不能依舊采取被動采集的方式，來源于網(wǎng)絡的實時消息，檔案形成者公眾化都需要檔案采集部門改變原有的工作方式，積極地去收集更多、更好的檔案資源。

一是對網(wǎng)絡資源的手機應該采取主動抓取的方式進行采集歸檔。網(wǎng)絡資源具有數(shù)量巨大、更新速度快，有用信息和垃圾信息同時都是一瞬即逝，而沒用的垃圾信息還占絕大多數(shù)，一旦錯過，有用信息很有可能就會被垃圾信息所掩蓋過去，想要再次找回就要花費成本的人力物力。網(wǎng)民對有用信息也缺乏保存歸檔的意識，不知道這些信息要怎么保存，保存好后交予誰保管。這時，檔案部門就要發(fā)揮自己的職能優(yōu)勢，改變以往被動收集資源的方式，要主動出擊，主動完成有用信息的采集和歸檔，同時定期培訓網(wǎng)民的有用信息的歸檔意識，多一個人多一份力量，使網(wǎng)民在自己力所能及的范圍內，為相關部門提供有價值的檔案資源。

二是培養(yǎng)用戶實時歸檔。形成檔案的用戶，大多數(shù)是針對黨政事業(yè)單位人員而言的，過去是采取按時歸檔。在大數(shù)據(jù)時代，我們應該采取更為積極便捷的歸檔方式，多通過網(wǎng)絡平臺或系統(tǒng)，將處理好的檔案上傳到系統(tǒng)，負責操作系統(tǒng)的相關專業(yè)人員在接收到相關檔案文件時，按照分類就行檔案的歸檔處理，這樣使原來雜亂和不方便尋找的紙質檔案，變得容易查找和準確，同時也減少檔案的重復檔案的歸檔次數(shù)，保證準確性的前提下也減少了檔案歸檔的工作量。形成檔案的家庭和個人，也可以登錄相關檔案部門開通的網(wǎng)站，隨時查找自己需要查找的信息，可以做到足不出戶就辦理完業(yè)務，方便自己的同時，降低了相關檔案管理人員的工作任務，既解決了集中歸檔時間緊任務重的難題，又為歸檔質量提供了保證。

3.2 檔案管理相關人才培養(yǎng)

人才是關系到大數(shù)據(jù)時代檔案管理行業(yè)發(fā)展的重要因素，在社會高速發(fā)展時期，只有不斷創(chuàng)新教育體制的改革，把人才培養(yǎng)與社會發(fā)展緊密結合，培養(yǎng)出知識結構和專業(yè)能力與當前社會發(fā)展相匹配的人才，才會推動檔案管理行業(yè)得到快速發(fā)展。教育創(chuàng)新有兩方面，一是教育內容上的創(chuàng)新，二是教育形式上的創(chuàng)新。在教育形式上要采取學位教育與非學位教育相結合的方式，我國目前檔案學的學位教育相對比較完善，全國有1000多所高校都設有檔案學，為檔案管理行業(yè)培養(yǎng)了大批專業(yè)人才。在我國非學位教育則相對較弱，普遍存在著質量不高，社會認可度低等問題，在這一方面我們應該向發(fā)達的歐美國家學習，他們在非學位教育方面的體制較為完善，為學生提供了豐富的非學位教育課程和實踐內容，包括資格證書認證、網(wǎng)絡課程和實踐課程等，使學生可以通過多種途徑和方式學習到所需的專業(yè)技能和知識。除了理論課程，要多通過實踐與調研，著重培養(yǎng)學生的實際應用能力，使學生能夠更快地融入社會，適應行業(yè)的發(fā)展。在檔案教育中，還應注意加強職業(yè)道德教育，提高檔案管理人員的職業(yè)素質和職業(yè)自豪感，逐步提高公眾對檔案從業(yè)人員的認識和評價，提高檔案職業(yè)的社會地位和聲譽。

3.3 跨域合作機制

大數(shù)據(jù)時代一個多元的時代、自由的時代，檔案管理工作在這一背景下也同樣具有了更廣闊的包容性和開放性，檔案管理從業(yè)者要主動出擊，努力跨越學科與地域的限制，尋求跨學科和跨領域的合作，爭取做到多方共贏的局面。在信息高速發(fā)展的現(xiàn)階段，檔案管理界的學者和工作者們已經(jīng)達成了共識，他們統(tǒng)一認識到了多元合作與跨域合作的重要性，并進行了多次深入研究。早在2012年國外就舉行過類似主題的檔案工作者年會，他們鼓勵檔案管理從業(yè)者要開闊視野、不要局限于檔案行業(yè)尋求多領域的跨界合作，將新理論與新方法運用到檔案管理工作中，帶動了檔案管理工作的快速發(fā)展。檔案管理的跨界合作主要表現(xiàn)在信息管理、統(tǒng)計分析等其他學科的先進理論，來推動檔案理論和實踐工作中的創(chuàng)新；另外，檔案管理行業(yè)引用人才不僅僅局限于本專業(yè)，將有利于行業(yè)發(fā)展的數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)管理的相關人才也吸收進檔案管理領域。在開展檔案管理相關活動時，也要專門尋找與提供大數(shù)據(jù)分析的相關企業(yè)合作，借助數(shù)據(jù)分析專家的力量，在他們的指導下，共同開展檔案收集、管理和分析工作，利用先進的理論和硬件條件，來為社會和群眾提供更加優(yōu)質和高效的檔案信息服務。

3.4 完善檔案管理監(jiān)督機制

完善檔案管理監(jiān)督機制不僅能規(guī)范檔案管理行業(yè)，對從業(yè)者也可形成有力的保障，主要涉及監(jiān)督的對象、主體、信息的收集與反饋和完善改進幾個環(huán)節(jié)。監(jiān)督的對象主要有檔案信息庫的建設情況、檔案服務的效果和檔案專業(yè)人員的綜合素質等。對檔案管理發(fā)展影響最大的是檔案專業(yè)人員的專業(yè)水平和業(yè)務能力，是監(jiān)督管理體系的重中之重。監(jiān)督主體包括檔案管理的相關管理部門、社會群體組織和個體群眾等。相關管理部門是組織內部的監(jiān)督，主要對檔案管理相關工作進行檢查和指導。社會群體組織的監(jiān)督則是對檔案管理工作的一種業(yè)內的自我約束。個體群眾的監(jiān)督則主要是在個體使用檔案信息資源過程中的個人感受與評價。因此，在檔案管理過程中，更要注重個體群眾的意見與建議，對于發(fā)現(xiàn)的問題和不足，要及時調整和完善，促進檔案管理行業(yè)平穩(wěn)有序地發(fā)展。

4 結語

目前我國在檔案管理工作中還存在著諸多問題，其中包括檔案制度、檔案管理人才培養(yǎng)和檔案管理監(jiān)督考核方面都有待提高，這使得檔案管理工作效率和作用效率不高，檔案管理沒有達到預想的結果。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作同時面臨著更大的機遇和挑戰(zhàn)，在這種形勢下，就要求我們在開展檔案管理工作時，必須要正確認識大數(shù)據(jù)時代檔案的特征，對檔案工作更加重視，增加檔案管理工作過程中相關領域的技術借鑒，努力提高檔案管理工作的整體水平。