“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案管理研究

于柏云

（遼寧省建平縣有線傳輸臺(tái)，遼寧 朝陽 122400）

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)逐漸滲透到社會(huì)中的各行各業(yè)，檔案管理工作面臨著信息化改革。逐步實(shí)現(xiàn)從簡(jiǎn)單的紙質(zhì)檔案到數(shù)字化電子化文件的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，保證電子檔案信息安全，在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，將傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉闲畔⒒芾硇枨蟮墓芾砟Ｊ?，是事業(yè)單位檔案管理部門需要思考的問題[1]。

1 事業(yè)單位檔案管理面臨的問題

1）檔案管理信息化程度低。“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理工作缺乏與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)的更新速度比較慢，沒有將市場(chǎng)上一些新型的設(shè)備和技術(shù)，應(yīng)用到檔案管理工作中，導(dǎo)致管理水平得不到有效地提升，難以滿足單位的發(fā)展需求。且檔案管理工作人員的安全意識(shí)也較為薄弱，沒有確立明確的管理目標(biāo)，也沒有選用規(guī)范的管理手段。

2）相關(guān)管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)于信息技術(shù)難以熟練運(yùn)用，只能進(jìn)行基礎(chǔ)的操作。在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)和記錄時(shí)，無法對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行精密管理。甚至存在管理工作人員身兼多職的現(xiàn)象，無法保證管理工作的開展質(zhì)量和水平。從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)低，工作效率明顯下降，也無法及時(shí)完成信息錄入和管理工作，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理效率低下。

3）檔案分散，難以統(tǒng)一管理。受檔案類型的影響，難以對(duì)所有的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)一管理。在當(dāng)前的時(shí)代背景下，各地信息化水平不同，檔案管理工作進(jìn)程也不同。不同單位檔案管理進(jìn)展不同，跨區(qū)域的應(yīng)用，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息難以進(jìn)行統(tǒng)一的管理，阻礙了檔案管理電子化和信息化的進(jìn)行[2]。

4）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱，管理方式陳舊。部分事業(yè)單位沒有認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)管理工作的重要性，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)比較薄弱，管理制度非?；靵y。也沒有建立健全的管理機(jī)制，更沒有統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，缺乏落實(shí)執(zhí)行。檔案管理方式?jīng)]有與時(shí)俱進(jìn)，比較單一陳舊，無法及時(shí)處理重要的檔案信息，部分的信息資源遭到破壞。

5）檔案資源利用率不足?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代信息技術(shù)取得了多種突破性進(jìn)展，現(xiàn)代科技的更新?lián)Q代速度比較快，信息化技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域的建設(shè)中。但是事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，并沒有對(duì)這項(xiàng)技術(shù)進(jìn)行充分地利用，部分檔案管理設(shè)備陳舊，條件差，軟硬件設(shè)施缺乏更新。檔案管理雖然采取了計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存方式，但是資源的利用率不足，數(shù)據(jù)信息的價(jià)值，難以得到充分地發(fā)揮[3]。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位檔案管理原則

1）管理規(guī)范與工作靈活相互統(tǒng)一。事業(yè)單位的信息都體現(xiàn)在檔案上，因此檔案管理工作要依照一定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，在遵循相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的前提下，檔案管理人員要根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況靈活地進(jìn)行檔案管理工作，兼顧職責(zé)和權(quán)益，明確職責(zé)范圍，相關(guān)權(quán)益出現(xiàn)問題時(shí)保證責(zé)任到人。

2）重視檔案管理制度的制定和執(zhí)行。檔案管理制度應(yīng)當(dāng)科學(xué)合理，保證其高效性，在自身穩(wěn)定的基礎(chǔ)上與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，提升檔案管理基礎(chǔ)水平，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新，培養(yǎng)檔案管理專業(yè)技術(shù)人員，提升檔案管理能力和技術(shù)，從而提升檔案管理工作效率。通過現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息管理工具，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的問題，促進(jìn)這項(xiàng)工作向著信息化和科學(xué)化的方向進(jìn)行更好的發(fā)展[4]。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下事業(yè)單位的檔案管理措施

1）建立完善的管理機(jī)制。當(dāng)前部分事業(yè)單位在進(jìn)行管理體系改革時(shí)，缺乏創(chuàng)新性思維，導(dǎo)致檔案管理工作在開展時(shí)，存在比較嚴(yán)重的誤差。在實(shí)際管理時(shí)，各項(xiàng)工作開展難度比較大。要想對(duì)這一問題進(jìn)行解決，單位要加強(qiáng)工作體制的完善，順應(yīng)時(shí)代潮流，健全檔案管理體系，根據(jù)檔案管理流程制定相應(yīng)的目標(biāo)，采取相應(yīng)措施提升檔案管理的工作效率，保證檔案信息化可以有效推行下去。建立信息化、科學(xué)化的檔案管理數(shù)據(jù)庫，改善傳統(tǒng)的檔案管理方式，引進(jìn)現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，應(yīng)用現(xiàn)有資源，提升管理工作的效率。單位要采用智慧化建設(shè)形式，對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行精密化處理，有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入審核和應(yīng)用，保證數(shù)據(jù)信息安全。建立完善的“互聯(lián)網(wǎng)+”團(tuán)隊(duì)管理體系，結(jié)合大量管理服務(wù)功能，通過事業(yè)單位檔案管理人員以及現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，為社會(huì)提供有效的信息化和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，便利生活，推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+”在事業(yè)單位中的應(yīng)用。

2）提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)。管理人員是工作的具體執(zhí)行者，對(duì)管理工作的推進(jìn)有著重要作用，必須提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，才能促進(jìn)各項(xiàng)工作的有序開展?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下檔案管理人員要規(guī)范自身的行為，樹立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ饕庾R(shí)，提升自身的能力水平。要掌握相應(yīng)的信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)和電子化技術(shù)，對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行初步處理，確保管理工作在開展時(shí)，能夠滿足時(shí)代發(fā)展要求。有效推進(jìn)檔案管理工作的信息化和電子化，完成檔案管理工作的全面信息化，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)解決檔案管理信息化中的問題。

3）發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”和信息技術(shù)的作用，提升檔案管理工作技術(shù)水平。事業(yè)單位檔案管理主要針對(duì)大數(shù)據(jù)相關(guān)文件的記載、信息數(shù)據(jù)的導(dǎo)入、記錄、儲(chǔ)存、管理和使用等等，為事業(yè)單位提供精確的數(shù)據(jù)資料。保障檔案資源管理信息化，使得資源可以在社會(huì)范圍中共享，提升數(shù)字化和信息化的服務(wù)水平，結(jié)合時(shí)代背景，完善事業(yè)單位檔案管理機(jī)制，推動(dòng)信息化進(jìn)程，緊抓時(shí)代發(fā)展特征，改變組織框架結(jié)構(gòu)，推動(dòng)信息化和科學(xué)化領(lǐng)導(dǎo)，從而有效提升檔案管理工作水平。

4）完善檔案管理信息化建設(shè)。新的科學(xué)技術(shù)在事業(yè)單位中的應(yīng)用范圍，正在不斷擴(kuò)大。在對(duì)其進(jìn)行管理時(shí)，只有加強(qiáng)信息化的建設(shè)，才能有效提升檔案管理技術(shù)水平。適當(dāng)引進(jìn)信息化軟硬件設(shè)施，利用現(xiàn)代信息技術(shù)存儲(chǔ)傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息，使得數(shù)據(jù)信息在應(yīng)用時(shí)，更加的安全和完整，也可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源的實(shí)時(shí)共享，提升綜合管理水平。

5）推動(dòng)創(chuàng)新思維在檔案管理信息化中的應(yīng)用。檔案工作者要培養(yǎng)創(chuàng)新思維，將自身工作與信息化技術(shù)相結(jié)合，開展檔案管理工作。管理人員要充分利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，開展遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)指導(dǎo)等活動(dòng)，壯大檔案管理人員隊(duì)伍。但是當(dāng)前事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新性不強(qiáng)，只是利用互聯(lián)網(wǎng)開展傳統(tǒng)的工作，將傳統(tǒng)的工作模式與互聯(lián)網(wǎng)工具進(jìn)行簡(jiǎn)單結(jié)合，缺乏真正的創(chuàng)新思維，因此還存在一些問題沒有得到徹底解決。

6）實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的整合應(yīng)用。目前事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，更加注重紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化處理，在對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行采集和整理以及歸檔時(shí)，各項(xiàng)工作的開展存在一定的不足之處。新媒體的應(yīng)用意識(shí)不強(qiáng)，忽略了互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)信息和新媒體數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用，無法保證數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用完整性。在互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)信息歸檔時(shí)，管理人員要對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類處理，與傳統(tǒng)檔案管理相區(qū)別，建立開放性的資源共享平臺(tái)，完善資源建設(shè)，推動(dòng)資源共享。

7）推動(dòng)用戶思維的建立，做好檔案服務(wù)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理人員要建立用戶思維和平臺(tái)思維，注重用戶需求和體驗(yàn)，形成數(shù)據(jù)信息供給平臺(tái)。要完善平臺(tái)的功能，為群眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在進(jìn)行信息化技術(shù)應(yīng)用時(shí)，可以構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)開放系統(tǒng)，拓寬檔案服務(wù)評(píng)價(jià)渠道。在進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用時(shí)，可以獲取服務(wù)評(píng)價(jià)信息，提高管理服務(wù)質(zhì)量，提升檔案獲取效率，有效細(xì)化服務(wù)對(duì)象，針對(duì)性提供檔案服務(wù)。

8）推動(dòng)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案管理安全防范工作。傳統(tǒng)檔案管理工作在開展時(shí)，信息安全問題主要涉及實(shí)體安全和信息安全等方面。目前在對(duì)信息安全進(jìn)行管理時(shí)，存在信息丟失和泄密等問題。當(dāng)前在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存和利用時(shí)，各項(xiàng)工作的開展更加便利，但泄密問題的發(fā)生也更加頻繁。在這種情況下，需要引進(jìn)身份認(rèn)證和權(quán)限設(shè)置技術(shù)，保證數(shù)據(jù)信息的應(yīng)用安全。要對(duì)管理人員和操作人員的身份進(jìn)行核實(shí)，并且采用分層設(shè)置權(quán)限的形式，保證檔案數(shù)據(jù)信息的使用安全性?？梢愿鶕?jù)身份信息，對(duì)應(yīng)用權(quán)限進(jìn)行分類處理。在保證數(shù)據(jù)信息安全性的基礎(chǔ)上，推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理的共享性和便利性。

9）規(guī)范檔案管理電子文件格式。規(guī)范的格式可以有效提升檔案管理效率，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代事業(yè)單位的檔案管理要堅(jiān)持全覆蓋原則，各部門各單位都要全面加強(qiáng)檔案管理的電子化和信息化，實(shí)現(xiàn)全面規(guī)范管理，保證檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，將檔案管理的信息化延伸到各個(gè)單位，擴(kuò)大管理工作的覆蓋范圍。要對(duì)電子文件信息進(jìn)行全面的歸檔，并收集所有的資料。在收集后要及時(shí)進(jìn)行歸檔工作，根據(jù)分類進(jìn)行鑒定標(biāo)志，充分考慮到電子文件所處的技術(shù)環(huán)境、軟硬件設(shè)施、格式、數(shù)據(jù)類型等等，采取合理的歸檔模式，加強(qiáng)電子文件的管理和保護(hù)，與紙質(zhì)文件歸檔要求一致，減少電子文件的丟失、缺損，保證電子文件的完整性，以便后期使用。落實(shí)電子化管理的具體要求，從電子文件數(shù)據(jù)信息的收集到使用，各個(gè)環(huán)節(jié)都要加強(qiáng)責(zé)任制的管理，做好考核驗(yàn)收工作。

10）推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程。確定管理工作范圍后，做好紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息的數(shù)字化處理，保證數(shù)據(jù)信息的使用安全，加強(qiáng)管理工作的質(zhì)量控制。考慮到事業(yè)單位的發(fā)展需要，將價(jià)值比較高的資料數(shù)據(jù)，納入數(shù)字化管理范圍中。將檔案目錄數(shù)據(jù)集合形成數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立目錄數(shù)據(jù)庫。做好數(shù)據(jù)質(zhì)量考核，根據(jù)檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和原則，進(jìn)行圖像的處理，使得數(shù)字圖像更加清晰，保證反映檔案信息的原始面貌。加強(qiáng)數(shù)字圖像的質(zhì)量檢測(cè)，做好成果檢驗(yàn)。將制作的紙質(zhì)檔案、數(shù)字化數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)庫工作文檔等等，按照要求制作并進(jìn)行存儲(chǔ)，并做好副本。

11）形成全面的檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系。以事業(yè)單位檔案管理部門為基礎(chǔ)，建立完善的檔案信息資料數(shù)據(jù)庫，并與事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行連接，建立全面的綜合性檔案信息查閱平臺(tái)，整合檔案資料，建立多樣化、全面化的檔案信息數(shù)據(jù)庫，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌運(yùn)行，服務(wù)公眾，面向公眾開展檔案服務(wù)信息咨詢工作。針對(duì)檔案共享中的問題做好預(yù)案，引進(jìn)高科技技術(shù)人才，做好檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化體系的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)于重要的職務(wù)和事件以及典型案例，要做好數(shù)據(jù)信息的收集，并做好相關(guān)的影像資料的收集。

4 結(jié)語

事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展，就要順應(yīng)時(shí)代潮流，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，提升自身的服務(wù)水平，加強(qiáng)檔案資料管理，對(duì)于現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行反思，整合現(xiàn)有資源，提高資料的真實(shí)性、完整性，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資料共享的目標(biāo)。