檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題及對策分析

劉琳琳

（中國電建市政建設(shè)集團有限公司，天津 300384）

在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，各行各業(yè)的發(fā)展趨于數(shù)字化，特別是企業(yè)的經(jīng)營管理過程中更為注重數(shù)字化應用，不斷提高辦公質(zhì)量與效率。檔案資源作為企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，實現(xiàn)數(shù)字化管理尤為重要，為企業(yè)經(jīng)營活動開展、戰(zhàn)略決策部署提供有力的憑證。企業(yè)檔案數(shù)字化是指通過應用現(xiàn)代信息技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成新型的數(shù)字化檔案，實現(xiàn)更準確、完善的檔案信息庫打造，為企業(yè)提供更便捷、規(guī)范、覆蓋范圍廣的檔案資源，同時實現(xiàn)資源的快速存儲、檢索、查閱及共享。不僅如此，通過檔案數(shù)字化建設(shè)將檔案資源利用率最大化，有助于提高企業(yè)管理工作效率，提升經(jīng)濟效益，推動企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

檔案數(shù)字化是綜合運用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，展開紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換的一種檔案管理形式，與紙質(zhì)檔案相比，實現(xiàn)了信息和載體的分離，將不同形式的載體信息向進行數(shù)字化形式的轉(zhuǎn)換，讓文字、語音及圖片等信息實現(xiàn)了數(shù)字化編碼，借助數(shù)字化轉(zhuǎn)換，讓信息內(nèi)容可以直觀地呈現(xiàn)。在科技高速發(fā)展的背景下，隨著對外交流的持續(xù)增多，以往的紙質(zhì)檔案管理方法已經(jīng)不能滿足檔案管理者和使用者的要求。隨著檔案數(shù)字化處理技術(shù)的提升和計算機的廣泛普及，檔案數(shù)字化管理已經(jīng)得到了全新的應用空間。基于此，必須積極開展檔案數(shù)字化管理，以促進檔案的數(shù)字化發(fā)展和普及。

2 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)對現(xiàn)階段存在的問題

2.1 缺乏對企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視

一直以來，企業(yè)的主要任務(wù)和核心工作都是注重提高企業(yè)的經(jīng)濟效益，很少關(guān)注企業(yè)的檔案，甚至有些企業(yè)忽視檔案的管理工作。因為對于檔案的忽視，造成企業(yè)的經(jīng)營者不重視檔案數(shù)字化管理，這就使得檔案數(shù)字化工作難以深入開展。即便有一些企業(yè)建立了數(shù)字化檔案，但是因為一些實際的原因，比如缺少專業(yè)的技術(shù)管理人員，使得企業(yè)的數(shù)字化檔案工作無法發(fā)揮其最大的作用。在企業(yè)中工作人員并沒有形成利用計算機查找檔案的意識，數(shù)字化檔案沒有被充分利用。

2.2 復合型人才隊伍建設(shè)相對滯后

檔案數(shù)字化不僅涉及基礎(chǔ)管理知識，更涉及網(wǎng)絡(luò)應用與信息安全防護技術(shù)，需要管理人員具備較高的理論知識與實踐技能水平。然而時下的一些單位在數(shù)字化建設(shè)過程中將重點集中于信息化硬件設(shè)施的配備與安裝，卻忽略了人的“軟件”因素，部分檔案管理人員缺乏網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)基本認知，對數(shù)字化管理認知和熟悉程度有限，在具體管理過程中難以發(fā)揮應有的技術(shù)優(yōu)勢。

2.3 缺乏檔案數(shù)字化建設(shè)標準化規(guī)范體系

對于企業(yè)的檔案數(shù)字化管理工作而言，建立相應的管理制度是至關(guān)重要的。因為在檔案實際的管理和使用過程中會存在各種問題，并且傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)不符合現(xiàn)在的需要，所以建立健全完善的管理規(guī)范體系是非常重要的。事實上，由于各種各樣的原因，現(xiàn)階段很多企業(yè)還沒有制定出具體的檔案數(shù)字化管理體系，這就會出現(xiàn)各種問題，檔案管理者只能按照自己的方式進行管理工作，沒有統(tǒng)一的管理標準。所以，在實際的工作中，檔案管理人員無法明確自己的主要工作內(nèi)容，甚至對于一些工作注意事項也不太清楚，這會對檔案數(shù)字化管理工作造成直接的損失和嚴重的影響。

2.4 安全防護不足

網(wǎng)絡(luò)時代掌握了信息便是掌握先機，檔案安全防護是一個系統(tǒng)工程，在數(shù)據(jù)采集、傳輸、存儲、應用等各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，隨著大數(shù)據(jù)、云平臺技術(shù)在數(shù)字化檔案存儲及管理中應用，在帶來便利的同時也帶來了更多的網(wǎng)絡(luò)風險，任何一個環(huán)節(jié)的安全防護不足都可能使敏感信息泄漏造成企業(yè)甚至國家的重大損失。

3 全面提升檔案數(shù)字化建設(shè)及管理應用水平

3.1 提高檔案數(shù)字化的軟件和硬件設(shè)施建設(shè)

在一個企業(yè)的檔案數(shù)字化的建設(shè)過程中，要加強對于數(shù)字化的軟件和硬件設(shè)施的管理工作，軟件和硬件設(shè)施不僅是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，還可以確保其后期運行工作的順利開展。由此可見軟件和硬件的建設(shè)對檔案數(shù)字化建設(shè)發(fā)

揮著至關(guān)重要的作用。因此，企業(yè)的負責人應該加強對于軟件和硬件設(shè)施的管理工作，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需要，購置先進的檔案管理系統(tǒng)，并且根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的特點配置相應的電腦和打印機等專用設(shè)備。

3.2 建立規(guī)范完善的檔案數(shù)字化管理制度

規(guī)范完善的檔案數(shù)字化管理制度能為企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)提供重要的保障，更好地完成建設(shè)任務(wù)目標，為建設(shè)工作開展提供有力的參考、借鑒。因此，企業(yè)應建立一套既規(guī)范又完善的數(shù)字化管理制度。首先，企業(yè)管理部門應結(jié)合企業(yè)實際制定可操作性強的檔案數(shù)字化建設(shè)管理辦法、操作規(guī)范、運作流程等，避免檔案管理人員在摸索建設(shè)中走過多歪路。其次，企業(yè)的檔案數(shù)字化管理應明確各部門間的職責，包括業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門，落實規(guī)范的對接機制，確保業(yè)務(wù)部門檔案資源及時、完整、準確地被檔案管理部門接收并歸檔。再次，制定完善的檔案數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)運用標準與規(guī)范，使得企業(yè)在信息技術(shù)運用能夠與時俱進，推動檔案信息管理更加標準化與規(guī)范化。

3.3 提升管理隊伍綜合素質(zhì)水平

要實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，不僅需要既有檔案管理知識又兼有網(wǎng)絡(luò)與信息技能的復合型人才，更需要全面普及數(shù)字化管理理念，要求非檔案管理崗位人員同樣應當了解和掌握相應的檔案信息化理論與實踐技能。一是提升內(nèi)部能力。定期聘請信息管理、網(wǎng)絡(luò)安全等專家開展面向全員的專題講座、技能培訓；開展相應競賽，以賽促學，提升管理人員學習主觀能動性。二是強化外部支撐。與先進管理企業(yè)開展交流合作，擴展技術(shù)及業(yè)務(wù)領(lǐng)域知識，發(fā)現(xiàn)自身短板及不足并落實相關(guān)提升措施。

3.4 保障檔案資料的存儲安全

一是建立硬件設(shè)施定期檢修機制。根據(jù)計算機等各項設(shè)備的運行狀態(tài)定期進行檢修，確保其性能良好，運行正常，若發(fā)現(xiàn)故障要及時排除，避免因硬件設(shè)施損壞導致檔案資料丟失。二是采用新的存儲技術(shù)。目前云技術(shù)已經(jīng)相對成熟，并應用于多個領(lǐng)域。對于檔案管理機構(gòu)而言，云存儲也是一種比較理想的存儲方式，既不占用物理空間，又對計算機硬件設(shè)施的要求不高，調(diào)閱也比較方便。鑒于數(shù)字化檔案存儲面臨的安全風險，檔案管理機構(gòu)可以嘗試采用云存儲。目前國內(nèi)可以提供云服務(wù)的企業(yè)較多，整體費用相對較低，并且能為檔案資料提供一層安全保護，不失為一種比較理想的選擇。

3.5 自上而下，加強檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型頂層設(shè)計

數(shù)字化轉(zhuǎn)型具有艱巨性、長期性和復雜性，事關(guān)新舊動能轉(zhuǎn)化、核心競爭力與新業(yè)態(tài)、新模式。做好數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作必須自上而下，加強頂層設(shè)計，屬于“一把手”工程。企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、管理模式和關(guān)鍵業(yè)務(wù)活動對于企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型方向和目標起著決定性的導向作用，同時，企業(yè)員工對于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的理解與期望也將影響轉(zhuǎn)型的效果與進程。企業(yè)要將檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型納入本單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略規(guī)劃之中，將歸檔要求前置于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)、升級改造之中，協(xié)同并進，取得實效。

3.6 信息化檔案管理理念的建立

檔案管理部門在國有企業(yè)有序經(jīng)營中發(fā)揮著重要作用，目前該部門的任務(wù)是徹底改革以往的檔案管理理念，積極引入信息管理思想和管理方法，徹底消除束縛，解放員工并促進實現(xiàn)文件信息構(gòu)建目標。但是，文件管理任務(wù)顯然受到逆行管理思想的限制，這主要表現(xiàn)為對國有企業(yè)領(lǐng)導者和文件管理人員缺乏理解和準確掌握文件管理信息化的能力。功能和應用價值阻礙了信息文件管理的實施，在這方面，國有企業(yè)應從樹立準確、科學的信息管理理念入手，運用正確的管理思想指導檔案信息化建設(shè)。與此同時，國有企業(yè)的領(lǐng)導應該重視信息化建設(shè)，明確信息化思想在提高企業(yè)工作效果方面的重要作用，并在檔案管理信息化進程中發(fā)揮領(lǐng)導作用。向后思考，積極行動，為建設(shè)信息化做出貢獻。另外，國有企業(yè)應通過一系列信息管理宣傳，調(diào)動全體管理人員的積極性，全員參與檔案信息化建設(shè)。

3.7 加大資金投入使用

將檔案信息化發(fā)展納入城市建設(shè)整體規(guī)劃，對其進行科學預算，保證資金足額到位，為檔案數(shù)字化建設(shè)創(chuàng)造條件。首先，檔案管理部門要明確自身定位，充分認識城建檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，主動爭取財政部門對城建檔案數(shù)字化建設(shè)的投入，以此加快推進電子文件中心、中心機房等系統(tǒng)和軟硬件設(shè)施建設(shè)。同時，要積極參與到政府數(shù)字化信息化建設(shè)過程中，做到同步規(guī)劃、同向發(fā)力，及時將先進技術(shù)設(shè)備應用到檔案數(shù)字化建設(shè)當中，通過借助政府信息化資源為檔案數(shù)字化建設(shè)提供內(nèi)在動力，讓檔案數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)更好的發(fā)展。

4 結(jié)束語

信息化檔案管理建設(shè)采用智能服務(wù)模式，是實現(xiàn)辦公檔案管理全面升級發(fā)展戰(zhàn)略價值的重要組成部分。以信息技術(shù)檔案管理替代傳統(tǒng)檔案管理工作是非常重要的價值途徑。因此，檔案管理工作利用信息技術(shù)服務(wù)是十分必要的。可以通過單位自身的內(nèi)外環(huán)境及條件，實行信息化檔案管理建設(shè)服務(wù)模式，能夠利用信息技術(shù)服務(wù)更好地開展檔案管理工作，讓信息技術(shù)檔案建設(shè)標準提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量，使檔案監(jiān)督管理得以全面落實。