檔案管理信息化建設(shè)的思考

李 榕

（四川職業(yè)技術(shù)學(xué)院，四川 遂寧 629000）

檔案信息化建設(shè)內(nèi)容十分豐富。檔案信息化工程建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)（檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、電子文件歸檔與管理、檔案數(shù)字化）、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)（檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、電子文件中心建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館）、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、安全保障建設(shè)等硬、軟件系統(tǒng)工程建設(shè)。

1 高校檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 軟件和硬件工程沒(méi)有保持同步建設(shè)

檔案信息化是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化的總稱(chēng)，涉及檔案管理、電子信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專(zhuān)業(yè)綜合技術(shù)。反思我們的檔案信息化工作，我們深感：在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)中必須注重軟硬件工程建設(shè)并舉；注重檔案科技發(fā)展規(guī)劃和實(shí)現(xiàn)規(guī)劃措施的落實(shí)；加強(qiáng)檔案科技發(fā)展工作、促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展和騰飛，需要大力加強(qiáng)電子信息資源及信息化建設(shè)管理復(fù)合型人才培養(yǎng)，建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。

1.2 電子檔案資料保護(hù)力度不足

檔案管理工作向信息化方向發(fā)展，其中最容易出現(xiàn)的問(wèn)題就是電子檔案信息容易泄露，而日常工作在開(kāi)展的過(guò)程中，針對(duì)電子檔案資料的保護(hù)力度明顯不足。雖然許多單位都在開(kāi)展信息化檔案管理工作，逐漸建立了電子檔案，改變了傳統(tǒng)的工作模式，但是針對(duì)電子檔案安全管理方面的工作卻有所欠缺，沒(méi)有制定統(tǒng)一的電子檔案管理體系。針對(duì)解決電子檔案安全管理問(wèn)題沒(méi)有相關(guān)的保密軟件，工作人員對(duì)相關(guān)軟件的操作也不夠熟練，對(duì)殺毒軟件的認(rèn)知水平不高，以至于當(dāng)計(jì)算機(jī)軟件出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，無(wú)法在第一時(shí)間進(jìn)行解決，造成電子檔案的泄露和遺失。

2 如何推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)

2.1 檔案管理規(guī)范化，工作流程標(biāo)準(zhǔn)化

為了進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，需要對(duì)管理的方式進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，采取科學(xué)以及標(biāo)準(zhǔn)的管理程序，推動(dòng)檔案事業(yè)向現(xiàn)代化信息化的方向發(fā)展。制定嚴(yán)格的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)體系，對(duì)檔案管理工作的流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)定，推動(dòng)檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。高校應(yīng)該建立統(tǒng)一的檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息的內(nèi)容非常豐富，具有廣大的信息源，為了確保檔案管理工作的規(guī)范性和便捷性，需要遵守統(tǒng)一的目錄標(biāo)準(zhǔn)。建立規(guī)范和全面的規(guī)章制度，對(duì)檔案信息的資源和相關(guān)的服務(wù)目標(biāo)體系進(jìn)行確定，對(duì)相關(guān)的技術(shù)方法體系進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整。高校檔案工作信息化建設(shè)的過(guò)程中，工作人員需要對(duì)高校的各方面資源進(jìn)行充分地整合，不斷規(guī)范高效的檔案管理工作模式。

2.2 數(shù)字化檔案信息庫(kù)的建設(shè)

科學(xué)技術(shù)在快速向前發(fā)展，人與人之間有著非常密切的關(guān)系，這決定著高校不能單獨(dú)的存在自己的世界中，要和其他的領(lǐng)域進(jìn)行密切的聯(lián)系。故此，高校檔案管理信息化建設(shè)工作在開(kāi)展時(shí)，不能僅僅局限于自己的學(xué)校之內(nèi)，需要和各大學(xué)校的檔案管理進(jìn)行充分的聯(lián)系。高校檔案信息工作在進(jìn)行建設(shè)時(shí)，需要發(fā)揮自身的學(xué)校特色，整合檔案的現(xiàn)有資源，這些資源需要和其他高校的師生進(jìn)行共享，建立廣泛的共享平臺(tái)，組建信息檔案建設(shè)工作隊(duì)伍，為各大高校的檔案信息資源進(jìn)行統(tǒng)一的籌集，從而可以建立一個(gè)全國(guó)高校的檔案網(wǎng)絡(luò)。通過(guò)推進(jìn)高校檔案管理工作信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)資源共享信息共享的目的，加大力度開(kāi)發(fā)數(shù)字化檔案，引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)高校檔案資源信息進(jìn)行整理，不僅可以有效提高檔案管理工作的效率，也可以提高整體工作的質(zhì)量。

2.3 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員信息素養(yǎng)

高校檔案管理工作在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，信息資源和用戶(hù)之間的關(guān)系是由檔案工作者決定的，在這個(gè)過(guò)程中工作人員起到非常重要的作用。高校檔案管理工作現(xiàn)代化和專(zhuān)業(yè)化發(fā)展需要具備專(zhuān)業(yè)的人才，專(zhuān)業(yè)人員不僅要懂得現(xiàn)代信息技術(shù)，還要意識(shí)高校檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)，才能推動(dòng)高校檔案管理工作信息化建設(shè)的發(fā)展。檔案管理工作人員需要不斷提升自身的綜合素養(yǎng)，更要有對(duì)于信息收集處理的能力。通過(guò)電子信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作充分融合在一起，才能有效提高工作人員的工作效率。檔案管理工作人員對(duì)檔案信息進(jìn)行收集整理時(shí)要遵守檔案管理法律法規(guī)，要意識(shí)到檔案信息管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的重要性，這樣可以推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

認(rèn)真落實(shí)《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)及管理制度，推進(jìn)依法治檔、加強(qiáng)檔案管理工作，深刻認(rèn)識(shí)加強(qiáng)檔案科技發(fā)展、檔案信息化建設(shè)、檔案管理隊(duì)伍建設(shè)及不斷提高檔案管理人員素質(zhì)的重要性、必要性和緊迫性，用我們的知識(shí)、智慧和辛勤勞動(dòng)促進(jìn)檔案事業(yè)健康 發(fā)展。