學(xué)校檔案信息資源開發(fā)利用的創(chuàng)新思考

楊玉秋

（東升高級(jí)中學(xué)，廣東 中山 528400）

隨著當(dāng)前社會(huì)的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)以及相關(guān)的數(shù)字化產(chǎn)業(yè)技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)當(dāng)中，深刻地改變了人們的工作及學(xué)習(xí)習(xí)慣。數(shù)字化技術(shù)對(duì)于提升檔案管理效能具有重要意義。學(xué)校相關(guān)的工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的未來發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值進(jìn)行分析，通過不斷的改善工作方式和方法，以此提高檔案信息資源應(yīng)用效率[1]。

1 信息時(shí)代學(xué)校檔案開發(fā)利用的趨勢(shì)

隨著當(dāng)前科技的快速發(fā)展，學(xué)校也應(yīng)該注重檔案管理形式的升級(jí)，采取創(chuàng)新型的管理模式，注重檔案管理水平和質(zhì)量的提升。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是工業(yè)革命以來重要的人類技術(shù)進(jìn)步，同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷普及使得人們的生產(chǎn)生活工作學(xué)習(xí)等多個(gè)方面都有了較大改觀，尤其在信息傳播方面打破了時(shí)間與空間限制，讓信息資源能夠共享，這也是大數(shù)據(jù)時(shí)代的紅利。學(xué)校是一個(gè)綜合性的體系部門，每個(gè)部門都有著不同的任務(wù)，而檔案管理部門則是需要整理所有其他部門的檔案和數(shù)據(jù)，面臨壓力比較大，而且一旦某個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)出現(xiàn)偏差，則可能影響學(xué)校的整體運(yùn)行效率和質(zhì)量。大數(shù)據(jù)及其信息化技術(shù)的出現(xiàn)，使得學(xué)校檔案處理效率有了顯著提升，同時(shí)對(duì)于數(shù)據(jù)對(duì)接也更加精準(zhǔn)，隨著當(dāng)前開發(fā)利用改革不斷深入，更加強(qiáng)調(diào)各個(gè)管理過程的精細(xì)化，因此信息技術(shù)使得學(xué)校管理與現(xiàn)代科技融合度更高，促進(jìn)了學(xué)校的管理效能提升，這也符合當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)。由于當(dāng)前學(xué)校工作繁重，產(chǎn)生的資料也非常多，所以要注重檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，數(shù)字化檔案可以有效提高檔案工作的管理效能，尤其在資料查找、資料檢索、資料調(diào)取、資料對(duì)比等方面都具有先天優(yōu)勢(shì)，但是數(shù)字化的檔案管理模式也并非萬無一失，需要相關(guān)的管理人員進(jìn)行深入研究，注重檔案的保密性，尤其在網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)木馬等方面要加強(qiáng)防范，選擇符合自身需求的防火墻，嚴(yán)禁外帶U盤或移動(dòng)硬盤之間與檔案存儲(chǔ)服務(wù)器相連[2]。

2 學(xué)校檔案信息資源開發(fā)利用的價(jià)值分析

在現(xiàn)代社會(huì)體系中，學(xué)校所承受的工作壓力較大，需要面臨越來越多的工作內(nèi)容，因此對(duì)于學(xué)校的工作效率有了更高要求。傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理采用人工方式，無論在記錄、整理以及數(shù)據(jù)核算等方面都有明顯劣勢(shì)，不能滿足當(dāng)前的社會(huì)開發(fā)利用服務(wù)需求，而且隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，學(xué)校也必須不斷提高自身的服務(wù)質(zhì)量以及管理效能，通過多方面的優(yōu)化，使自己在囧語競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出。大數(shù)據(jù)及相關(guān)信息技術(shù)的出現(xiàn)改變了傳統(tǒng)的開發(fā)利用檔案管理模式，不僅可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化整理，同時(shí)還能對(duì)學(xué)校的人員流動(dòng)變化進(jìn)行數(shù)據(jù)追蹤，并且將所有數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在云端，對(duì)于學(xué)校的信息整合以及資料調(diào)取具有重要價(jià)值，極大提高了學(xué)校的檔案管理效率，同時(shí)云端的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)提高了學(xué)校檔案管理的安全性，對(duì)于學(xué)校的長(zhǎng)期發(fā)展具有積極作用[3]。

3 學(xué)校檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題

在現(xiàn)代管理體系中，很多學(xué)校正在不斷探索電子化檔案管理的路徑，但是往往停留在檔案記錄、文書管理以及數(shù)字化保存等初級(jí)階段，對(duì)于學(xué)校的科教、財(cái)務(wù)、人事等多個(gè)環(huán)節(jié)并沒能有效融入，使得目前的學(xué)校管理仍處于分散階段。造成這種問題的主要原因是相關(guān)人員對(duì)電子化的管理認(rèn)識(shí)不足，簡(jiǎn)單卻片面地認(rèn)為電子化管理就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)進(jìn)行電子轉(zhuǎn)化，忽略了電子化的優(yōu)勢(shì)及價(jià)值，因此在當(dāng)前的檔案管理中存在著資料重復(fù)資料損壞等多項(xiàng)問題，嚴(yán)重地浪費(fèi)了人力物力，卻沒能提高自身的管理效能。首先，學(xué)校的管理層對(duì)于現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)認(rèn)識(shí)不足，因此沒能將重要的管理理念向下傳遞，導(dǎo)致整個(gè)學(xué)校的管理人員整體素質(zhì)不高，尤其缺乏計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)方面的正確認(rèn)識(shí)。其次，隨著當(dāng)前科技的快速發(fā)展，各類學(xué)科之間劃分得越來越細(xì)化，同時(shí)各學(xué)科之間的應(yīng)用界限卻越來越模糊，目前學(xué)校的檔案管理人員往往對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理輕車熟路，但是對(duì)于新型的管理方式卻一知半解，因此對(duì)于數(shù)據(jù)技術(shù)如何利用也不得而知。最后，很多學(xué)校的檔案管理并沒有派遣專業(yè)性人才進(jìn)行工作，而是讓人力資源或行政部門人員進(jìn)行協(xié)同管理，跨部門的人員對(duì)檔案知識(shí)了解較少，同時(shí)對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用程度也不高，所以導(dǎo)致了當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作效率不高的現(xiàn)狀。我國(guó)近二十年的發(fā)展過程中，在網(wǎng)絡(luò)細(xì)化技術(shù)產(chǎn)業(yè)當(dāng)中也取得了舉世矚目的成果，尤其在信息數(shù)據(jù)和云計(jì)算環(huán)節(jié)當(dāng)中一直領(lǐng)先于世界前列，但是與此同時(shí)過于新興的技術(shù)在社會(huì)中沒有得到很好的實(shí)踐，因此人員經(jīng)驗(yàn)較少，在其他行業(yè)中的運(yùn)用也仍處于探索階段。學(xué)校的檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期的摸索過程，并非一蹴而就所能完成的工作任務(wù)，需要根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況以及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不斷的進(jìn)行優(yōu)化和整改。檔案管理必須依靠專業(yè)化的數(shù)據(jù)平臺(tái)，但是目前我國(guó)的學(xué)校發(fā)展形勢(shì)，對(duì)于信息化平臺(tái)建設(shè)缺少足夠認(rèn)知，而且很多程序員并不具備學(xué)校的工作經(jīng)歷，憑借自身的主觀意識(shí)進(jìn)行建設(shè)，可能并不能滿足學(xué)校的實(shí)際需求，所以說建立專業(yè)化的學(xué)校檔案管理平臺(tái)是當(dāng)前學(xué)校發(fā)展的當(dāng)務(wù)之急，注重學(xué)校工作內(nèi)容、工作程序以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的多環(huán)節(jié)融合，才能促進(jìn)學(xué)校的信息化管理水平進(jìn)一步提升[4]。

4 學(xué)校檔案信息資源開發(fā)利用的優(yōu)化策略

4.1 打造學(xué)校檔案信息資源管理利用平臺(tái)

當(dāng)前各大學(xué)校都面臨著巨大的工作壓力，同時(shí)學(xué)生管理和日常工作會(huì)產(chǎn)生海量的檔案信息，這個(gè)檔案管理工作帶來了一定難度，因此建議學(xué)校開發(fā)和建立現(xiàn)代化的檔案管理平臺(tái)，通過數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)優(yōu)化等方式，減少傳統(tǒng)檔案的存放量，同時(shí)也能提高學(xué)校的檔案管理效率。首先，學(xué)校的檔案管理人員要與相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)程序員進(jìn)行密切聯(lián)系，建議通過長(zhǎng)時(shí)間的工作觀察和互相學(xué)習(xí)，共同討論平臺(tái)建設(shè)的具體內(nèi)容，平臺(tái)的建設(shè)要考慮學(xué)校內(nèi)部所有部門的工作融合，強(qiáng)調(diào)檔案的信息細(xì)致化，不僅要體現(xiàn)各方面治療信息，同時(shí)也要對(duì)學(xué)校的多個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行精細(xì)化數(shù)據(jù)處理。其次，檔案管理不僅適用于學(xué)校自身的服務(wù)效能，同時(shí)也是現(xiàn)代人類醫(yī)學(xué)進(jìn)步的重要資料，因此檔案中要根據(jù)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，注重多元化信息記錄方式，例如影像、文本、圖片、音頻等，這樣可以讓內(nèi)容更加豐富，同時(shí)也能對(duì)于一些疑難雜癥進(jìn)行詳細(xì)記錄，讓當(dāng)前的醫(yī)學(xué)有更多的研究數(shù)據(jù)。最后，學(xué)校的檔案管理要考慮自身未來的長(zhǎng)期化發(fā)展，因此要注重復(fù)合型人才的培養(yǎng)，既要在原有的內(nèi)部人員中選拔能力強(qiáng)、接受新事物快的同志進(jìn)行繼續(xù)教育和培訓(xùn)，同時(shí)也要更多地從各大高校網(wǎng)絡(luò)專業(yè)中積極吸取人才，為學(xué)生提供實(shí)習(xí)平臺(tái)，同時(shí)也為自身的人才儲(chǔ)備做好打算。

4.2 在檔案信息資源開發(fā)利用中運(yùn)用數(shù)據(jù)技術(shù)

在工作實(shí)踐中，要想更好地提高學(xué)校檔案管理效能，必須從思想上改變傳統(tǒng)認(rèn)知，注重新技術(shù)、新理念的學(xué)習(xí)。首先，部分學(xué)校仍采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，僅用計(jì)算機(jī)進(jìn)行事件和數(shù)據(jù)的記錄，沒能發(fā)揮出信息檔案的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)，大數(shù)據(jù)應(yīng)通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在學(xué)生和學(xué)校之間構(gòu)架起通橋梁，根據(jù)檔案管理的需求進(jìn)行綜合數(shù)據(jù)分析。其次，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)注重對(duì)大數(shù)據(jù)等相關(guān)產(chǎn)業(yè)技術(shù)進(jìn)行了解和學(xué)習(xí)，然后將先進(jìn)的理念由上至下的進(jìn)行傳遞，讓所有員工在潛移默化中了解網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)于開發(fā)利用管理改革的重要性，并能充分結(jié)合用戶需求和自身的工作經(jīng)驗(yàn)提出可行性意見，為后期的數(shù)據(jù)化學(xué)校檔案管理做好鋪墊。最后，學(xué)校的檔案管理部門應(yīng)組織內(nèi)部人員進(jìn)行討論學(xué)習(xí)，探討如何將新興技術(shù)與目前的工作進(jìn)行有效融合，堅(jiān)持以人為本的原則，盡量利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)降低人工勞動(dòng)強(qiáng)度，讓數(shù)據(jù)為自身所服務(wù)。

4.3 拓展檔案信息資源開發(fā)利用范疇

通過對(duì)相關(guān)新技術(shù)新理念的學(xué)習(xí)，可以讓廣大工作人員對(duì)于大數(shù)據(jù)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有更加全面的認(rèn)知，接下來需要對(duì)學(xué)校的未來發(fā)展進(jìn)行深入思考。首先，相關(guān)工作人員應(yīng)根據(jù)目前的學(xué)校實(shí)際情況以及檔案管理制度進(jìn)行討論，改變傳統(tǒng)的固有思維，注重?cái)?shù)據(jù)應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，分析如何運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，完善目前的檔案管理。其次，由于電子化的檔案管理具有無限拓展功能，因此要在檔案中盡量體現(xiàn)信息，同時(shí)強(qiáng)調(diào)檔案中要體現(xiàn)學(xué)校多個(gè)部門的參與信息，完整的信息表達(dá)可以為后期的使用帶來一定便捷性，但是在檔案顯示上可以采用分層拓展的方式，讓信息界面更加簡(jiǎn)潔，當(dāng)有需要時(shí)可以點(diǎn)擊進(jìn)行拓展閱讀或調(diào)取數(shù)據(jù)。最后，大數(shù)據(jù)時(shí)代更加注重?cái)?shù)據(jù)的共享以及傳遞，因此檔案管理應(yīng)該注重學(xué)校之間的借鑒與學(xué)習(xí)，同時(shí)也可以根據(jù)其他單位的優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行功能服務(wù)開發(fā)，以此提升學(xué)校的檔案管理水平。

5 結(jié)語

綜上所述，檔案工作是學(xué)校的重要基礎(chǔ)，其中的信息資源開發(fā)利用是整個(gè)檔案工作的重點(diǎn)，相關(guān)學(xué)校要注重檔案信息化管理的實(shí)際情況，分析當(dāng)前檔案工作中存在的問題，以切合實(shí)際的工作態(tài)度構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理模式，實(shí)行信息化管理措施，并建立長(zhǎng)效發(fā)展機(jī)制，注重檔案管理方式的創(chuàng)新，以責(zé)任制度和追查溯源機(jī)制，促進(jìn)信息化檔案管理的全面提升。