論煙草企業(yè)內(nèi)部檔案管理的信息化建設(shè)

莊婷婷

（江蘇省煙草公司徐州市公司，江蘇 徐州 221000）

1 前言

在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的帶動下，現(xiàn)代化信息技術(shù)也隨之突飛猛進(jìn)。在這種發(fā)展背景下，煙草企業(yè)檔案管理的傳統(tǒng)模式已然不符合新時代的發(fā)展所需，采用先進(jìn)的信息科技，實(shí)現(xiàn)科學(xué)高效的內(nèi)部檔案管理是時代的新要求，更是煙草企業(yè)內(nèi)部檔案管理踏上新臺階的重要機(jī)遇。其中，在煙草企業(yè)內(nèi)部檔案管理中采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，從某種程度上講是檔案管理邁入自動化階段的必經(jīng)之路[1]。同時，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于煙草企業(yè)內(nèi)部檔案管理中，也是采用高科技實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的重要體現(xiàn)，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，具有突出的優(yōu)勢，如便捷高效的信息檢索、海量檔案的存儲、更長的使用周期、良好的信息保密性、較低的管理成本等等，大大提升了煙草企業(yè)內(nèi)部檔案管理的質(zhì)量與效率，成功將檔案管理人員從繁瑣的傳統(tǒng)手工管理模式中解脫了出來，提高了檔案管理的整體水平，有效降低了人、財(cái)、物等資源的投入，縮短了我國檔案管理和世界發(fā)達(dá)國家檔案管理的差距，推動了煙草企業(yè)內(nèi)部檔案管理的科學(xué)化、精細(xì)化與現(xiàn)代化。

2 煙草企業(yè)內(nèi)部檔案管理的信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1）檔案材料的精確度不高。當(dāng)前，相當(dāng)一部分煙草企業(yè)內(nèi)部檔案管理缺乏專業(yè)的人員，加之一些工作人員對檔案管理缺乏足夠的重視，特別是部分檔案管理人員流動性較大的煙草企業(yè)，更是容易出現(xiàn)檔案記錄斷檔的現(xiàn)象，缺乏緊密的銜接性與統(tǒng)一性，有時甚至還會出現(xiàn)檔案信息記錄錯誤的情況[2]。如果檔案本身存在錯誤，又或者不夠完整，造成檔案材料缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木_度，就會一定程度上消減檔案管理的價值與意義，進(jìn)而降低檔案管理的權(quán)威性與參考性。

2）檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施配備落后。由于諸多煙草企業(yè)對內(nèi)部檔案管理不夠重視，導(dǎo)致所投入到檔案管理中的資金也是捉襟見肘，最突出的就是當(dāng)前大多數(shù)煙草企業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施配備不到位，且現(xiàn)有基礎(chǔ)設(shè)施也是相當(dāng)陳舊與落后，根本無法滿足新時代煙草企業(yè)的檔案管理要求[3]。比如，部分煙草企業(yè)依然以傳統(tǒng)的手工檔案管理為主，還沒有配備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備，當(dāng)然也就無法實(shí)施電子聯(lián)網(wǎng)，自然也沒有后續(xù)的網(wǎng)絡(luò)檔案檢索與借閱功能等。從中可見，改善落后的基礎(chǔ)設(shè)施配備是當(dāng)前煙草企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的重要任務(wù)之一。

3）檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)不高。煙草企業(yè)內(nèi)部的檔案管理屬于一項(xiàng)專業(yè)的系統(tǒng)性工作，規(guī)范性與政策性是其突出特征，對工作人員的專業(yè)技能與政治素養(yǎng)要求較高。但是，目前大部分煙草公司都尚未配備專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有的工作者多以兼職為主，且大多數(shù)沒有接受過檔案管理知識教育，也沒有參與過專業(yè)的檔案管理技能培訓(xùn)，工作都是浮于表面，根本不了解也沒有深入到檔案管理的深層次階段，致使煙草企業(yè)內(nèi)部檔案管理難以取得突破性的發(fā)展。

3 煙草企業(yè)內(nèi)部檔案管理的信息化建設(shè)路徑

1）創(chuàng)建完善的內(nèi)部檔案管理信息庫。煙草公司的又好又快發(fā)展需要科學(xué)規(guī)范的檔案管理信息庫予以支撐，信息庫是傳統(tǒng)檔案管理模式與現(xiàn)代化檔案管理模式的重要“分水嶺”。檔案數(shù)據(jù)作為檔案管理信息庫的核心“成員”，其對煙草企業(yè)的重要意義不言而喻，檔案數(shù)據(jù)不僅記錄著工作人員的所有信息，而且保存著煙草貿(mào)易信息，從某種程度上看就是煙草企業(yè)前進(jìn)的基礎(chǔ)與前提[4]。對此，煙草企業(yè)需要借助于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，積極創(chuàng)建檔案管理信息庫，將所有與企業(yè)發(fā)展緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)完整無缺地存儲到信息庫中，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的存儲、查詢與共享。值得注意的是，信息庫是煙草企業(yè)內(nèi)部檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的必要條件，只有首先創(chuàng)辦信息庫，才能為信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

2）建立健全檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。煙草企業(yè)需要加大檔案管理的資金投入力度，為檔案管理的信息化建設(shè)提供充足的資金保障，逐步完善基礎(chǔ)設(shè)施配備，為煙草企業(yè)內(nèi)部檔案管理的信息化建設(shè)的穩(wěn)步推進(jìn)營造良好的環(huán)境。一方面，煙草企業(yè)需要科學(xué)合理運(yùn)用政府財(cái)政撥款，重視資金在檔案管理方面的傾斜力度[5]；另一方面，煙草企業(yè)要高質(zhì)高效利用自身經(jīng)費(fèi)，為檔案管理配備完善的軟件設(shè)施與硬件設(shè)施，切實(shí)采購檔案管理的信息化建設(shè)專用基礎(chǔ)設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等，還要配備專業(yè)的錄音、攝像設(shè)備，以及專用硬盤與加密U盤等，以便于檔案的掃描與錄入、聲像檔案制作、存儲電子檔案等。與此同時，基礎(chǔ)設(shè)施的質(zhì)量必須得到保證，從而為煙草企業(yè)內(nèi)部檔案管理的信息化建設(shè)消除后顧之憂。

3）構(gòu)建現(xiàn)代化的檔案管理隊(duì)伍。人才是煙草企業(yè)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部檔案管理信息化建設(shè)的核心與根本，創(chuàng)建一支專業(yè)的現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍勢在必行。這就要求煙草企業(yè)：一是拓展檔案管理人才聘用渠道，提高招聘門檻，吸納高質(zhì)量人才。與高校、社會組織、其他企業(yè)等建立合作關(guān)系，多元化人才引進(jìn)路徑，不斷充實(shí)煙草企業(yè)內(nèi)部檔案管理隊(duì)伍；二是大力培養(yǎng)現(xiàn)有檔案管理人員，定期組織專業(yè)技能培訓(xùn)，切實(shí)提升檔案管理能力。對于煙草企業(yè)而言，現(xiàn)有人才隊(duì)伍依然是檔案管理的主力軍，所以如何提升其檔案管理能力與水平至關(guān)重要；三是制定績效考核機(jī)制，調(diào)動檔案管理人才的工作積極性，強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量。通過績效考核機(jī)制，激發(fā)煙草企業(yè)內(nèi)部檔案管理的工作激情與動力，提升工作質(zhì)量與效率，增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的綜合素養(yǎng)。

4）增強(qiáng)檔案信息管理的安全性。煙草企業(yè)內(nèi)部檔案的信息化建設(shè)需要高度重視信息管理的安全性，這就需要檔案管理人員積極參與到企業(yè)電子檔案的信息化建設(shè)過程中，將發(fā)送文件的密碼設(shè)置為動態(tài)密碼，以最大程度保證信息數(shù)據(jù)的安全系數(shù)。譬如，信息化檔案管理平臺的電子文件的傳輸與存儲，并由專門人員予以管理。若其他人員或部門需要使用或查閱相關(guān)信息數(shù)據(jù)，則需要將動態(tài)彌漫輸入到管理平臺，進(jìn)而最大程度降低電子文件在傳輸過程中的泄露風(fēng)險。特別是機(jī)密性電子文件，一般需要予以備份，讓有關(guān)部門另外存儲一份，并獨(dú)立設(shè)置密碼，如果需要使用或查閱，則需要經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)才能對電子郵件進(jìn)行打開，以確保機(jī)密文件的安全性。

綜上所述，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)是企業(yè)內(nèi)部檔案管理的必然發(fā)展趨勢，煙草企業(yè)要想做到長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展，走信息化建設(shè)之路是不二之選。然而，當(dāng)前多數(shù)煙草企業(yè)在利用信息技術(shù)方面還普遍缺乏力度，檔案管理的信息化建設(shè)包括不同階段，且每個階段呈現(xiàn)出的特征也不盡相同，故而檔案管理的信息化建設(shè)水平也屬于不斷改進(jìn)的過程，即從低級向高級逐步轉(zhuǎn)化的過程。所以，煙草企業(yè)要緊密結(jié)合自身實(shí)際，制定出科學(xué)合理的內(nèi)部檔案管理信息化建設(shè)策略，穩(wěn)扎穩(wěn)打地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。