淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考

祝小玲

（延壽縣檔案館，黑龍江 哈爾濱 150700）

所謂檔案信息化，其功能是對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，進(jìn)行一系列包括信息采集、處理轉(zhuǎn)化、存儲(chǔ)歸檔等全過(guò)程管理，讓其檔案具有可擴(kuò)展性和實(shí)用性，實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案利用率大幅度提升。檔案信息的數(shù)字化變革，改變了過(guò)去以紙質(zhì)保管、實(shí)體呈現(xiàn)為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為核心的檔案管理，這就要求事業(yè)單位順應(yīng)檔案管理發(fā)展需求，轉(zhuǎn)變思路，采用當(dāng)代信息技術(shù)，開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，從而提高檔案管理工作的水平與質(zhì)量。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的作用價(jià)值

1）提升檔案管理工作效率，事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理過(guò)程中，通過(guò)加強(qiáng)信息化建設(shè)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，統(tǒng)一錄入到計(jì)算機(jī)相關(guān)軟件之中，最終形成一套完整的檔案信息管理系統(tǒng)，針對(duì)一些存檔資料比較多的事業(yè)單位，通過(guò)推動(dòng)信息化建設(shè)，能夠有效節(jié)約閱覽人員檔案查詢時(shí)間，同時(shí)也有利于管理人員對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，提高檔案管理工作效率。2）促使檔案管理更加規(guī)范，事業(yè)單位的一些檔案材料很多都是由相關(guān)人員本人進(jìn)行填寫，受個(gè)體差異性影響，不同人員在填寫時(shí)字體、內(nèi)容乃至格式均不相同，這對(duì)檔案管理也帶來(lái)了一定影響。通過(guò)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效賦予相應(yīng)檔案統(tǒng)一的數(shù)字化格式規(guī)范，從而更加便于進(jìn)行檔案資源的統(tǒng)一整理、共享，促使檔案管理更加的科學(xué)規(guī)范。3）更有利于檔案安全存儲(chǔ)，傳統(tǒng)檔案管理模式下，都是以紙質(zhì)檔案形式存在，隨著時(shí)間的推移，這些紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)很多人的翻閱，不僅容易字跡模糊，還會(huì)出現(xiàn)破損問(wèn)題，并在紙質(zhì)檔案受材質(zhì)所限，長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)會(huì)導(dǎo)致紙張本身也會(huì)變得薄而脆，經(jīng)受不住磨損，嚴(yán)重時(shí)還會(huì)導(dǎo)致一些寶貴的信息丟失。而通過(guò)加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，使得檔案得以采用數(shù)字化形式保存，一般只要做好數(shù)字化檔案信息加密備份工作，能夠顯著提高檔案保存的持久性，并且數(shù)字化形式呈現(xiàn)的檔案無(wú)需占用較大空間，在節(jié)約檔案管理成本方面也有著顯著的優(yōu)勢(shì)。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考

2.1 完善檔案信息化建設(shè)配套設(shè)施

在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，需要提升管理信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性、功能性，保障檔案信息的安全保密性和數(shù)據(jù)真實(shí)規(guī)范。首先，重視管理信息系統(tǒng)的專業(yè)性。事業(yè)單位在甄選管理信息系統(tǒng)合作商的時(shí)候，要了解同行業(yè)內(nèi)比較成熟的事業(yè)單位所采用的信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和使用情況，選取性價(jià)比較、性能較為穩(wěn)定、功效齊全的軟件供應(yīng)商。由于事業(yè)單位的檔案信息數(shù)據(jù)量較大，需要尤其注意存儲(chǔ)空間和運(yùn)行速度等。其次，結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際運(yùn)行情況，對(duì)于檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行不斷維護(hù)，保障信息的安全保密性，不僅從檔案建設(shè)有關(guān)工作人員的管理意識(shí)層次出發(fā)，提升工作人員的信息保密意識(shí)，還需要從系統(tǒng)角度出發(fā)，增強(qiáng)系統(tǒng)防火墻維護(hù)，保障事業(yè)單位內(nèi)所有信息的安全有效。針對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作，提高信息化建設(shè)水平，完善事業(yè)單位的大數(shù)據(jù)信息庫(kù)，通過(guò)引進(jìn)新的信息管理技術(shù)，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)信息的自動(dòng)采集和信息檔案的高效共享，提高事業(yè)單位的信息管理程度。

2.2 建立有效的遠(yuǎn)程查閱體系

1）開(kāi)展遠(yuǎn)程查檔服務(wù)。建立檔案網(wǎng)站，充分發(fā)揮檔案網(wǎng)站的作用和特點(diǎn)，上傳可以公開(kāi)的檔案資料，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查檔用檔，推進(jìn)檔案信息資源共享。2）提高檔案信息遠(yuǎn)程服務(wù)能力。明確檔案信息公開(kāi)級(jí)別、標(biāo)準(zhǔn)和程序，規(guī)范檔案信息公開(kāi)格式，提高網(wǎng)站信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平。檔案管理部門對(duì)本地資源進(jìn)行整合時(shí)，主要通過(guò)特定的鏈接，不斷擴(kuò)充檔案信息資源。3）以做好線下服務(wù)為補(bǔ)充。如果檔案信息不能公開(kāi)在網(wǎng)絡(luò)中，此時(shí)需要結(jié)合相關(guān)程序確認(rèn)檔案利用者的身份信息，一對(duì)一地進(jìn)行遠(yuǎn)程查檔咨詢服務(wù)。4）出具異地檔案證明。遵循試點(diǎn)運(yùn)行、不斷深入和穩(wěn)定推動(dòng)的原則，采用簽訂協(xié)議等方式，同相關(guān)檔案館進(jìn)行更進(jìn)一步的合作，促進(jìn)合作的順利開(kāi)展。不斷嘗試和改進(jìn)異地檔案證明的手段和方法，利用數(shù)據(jù)技術(shù)、備份等功能，促進(jìn)檔案證明向傳真形式和網(wǎng)絡(luò)打印方向發(fā)展，節(jié)省檔案利用者時(shí)間，提高檔案信息遠(yuǎn)程利用的效率。

2.3 強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)

作為專業(yè)的事業(yè)單位檔案管理人員，定期使其接受專業(yè)化的信息培訓(xùn)極為關(guān)鍵，也是確保傳統(tǒng)與信息化檔案管理能夠有效結(jié)合的重要基礎(chǔ)。當(dāng)前的部分事業(yè)單位中，紙質(zhì)檔案的管理模式仍然為主流，在這種情況下就應(yīng)該在革新思想理念的同時(shí)對(duì)新式管理方式的應(yīng)用加以引導(dǎo)，為推動(dòng)檔案管理制度的更新與改革做好鋪墊。同時(shí)，在這一過(guò)程中應(yīng)引入更多的信息化與科學(xué)化的技術(shù)手段，促進(jìn)工作人員的整體素質(zhì)的提升。定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)是有效提升技術(shù)水平的重要基礎(chǔ)，為提高對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作熟練度以及掌握更多的電腦操作技能奠定 基礎(chǔ)。

2.4 注重事業(yè)單位檔案信息化管理

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。事業(yè)單位檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有十分重大的意義。事業(yè)單位檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)主要有：一是管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)電子文件及檔案信息進(jìn)行管理的一套規(guī)則，包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字檔案信息資源合法性的確認(rèn)等。二是業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)電子文件及檔案業(yè)務(wù)處理的規(guī)范，其范圍包含電子文件及檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔及管理規(guī)范》是電子文件歸檔、管理及安全有效利用的規(guī)范。三是技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括電子文件及檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式規(guī)范、數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)規(guī)范和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。

2.5 進(jìn)一步增強(qiáng)信息化意識(shí)

檔案信息化其實(shí)就是觀念信息化。檔案信息化建設(shè)最主要的力量就是檔案管理人員的工作意識(shí)和積極性，管理人員的工作主動(dòng)性和信息化建設(shè)水平具有緊密聯(lián)系。因此，管理人員應(yīng)建立正確的檔案信息化意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要意義，提高自身工作責(zé)任感和使命感，充分重視檔案信息化建設(shè)工作，努力做好有關(guān)工作。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，整個(gè)社會(huì)都朝著信息化的方向不斷邁進(jìn)，事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)當(dāng)順應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展大趨勢(shì)，進(jìn)一步加強(qiáng)自身的信息化建設(shè)。加強(qiáng)信息化建設(shè)不僅可以更好地促進(jìn)整個(gè)單位的發(fā)展，同時(shí)對(duì)于整個(gè)社會(huì)的發(fā)展也具有極大的益處。為了推動(dòng)信息化建設(shè)，需要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能，樹(shù)立發(fā)展意識(shí)，建立完善的管理制度，提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。