機關文檔管理中心運行模式的調查和分析

宋宛苧 于 微

（吉林省地勘局物業(yè)管理中心，吉林 長春 130061）

1 引言

在城市建設發(fā)展中，機關檔案管理工作面臨新的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。機關單位在社會中發(fā)揮出行政管理和服務的重要職能，圍繞國家檔案事業(yè)發(fā)展的新思路，將創(chuàng)新、協(xié)調、開放的理念融入到檔案工作中是更充分地發(fā)揮出機關檔案效能的重要內容。機關文檔管理中心是現(xiàn)代化城市建設中把握發(fā)展機遇，堅持服務民生、服務社會的檔案工作重要載體，必須堅持走創(chuàng)新發(fā)展的道路，承擔起應有的社會責任。

2 機關文檔管理中心成立背景

機關單位的業(yè)務類型多，部門多，因此每個部門有很多的檔案，傳統(tǒng)文檔管理采用獨立檔案管理的方式。在進行檔案業(yè)務指導，以及對檔案工作進行評價的過程中，暴露出一個突出問題，即需要管理的檔案數(shù)量多，但是檔案部門的人員數(shù)量沒有增加，使文檔管理效率低下。再加上檔案數(shù)量的增多使辦公場地和檔案存儲空間越來越緊張，檔案管理的設施和設備空間不足，對文檔管理的質量和效率造成不利影響。面對這樣的情況，整合各項資源，以更加集約化的管理模式對機關文檔進行管理是解決傳統(tǒng)管理模式的有效途徑，機關文檔管理中心應運而生。機關文檔管理中心采用集中統(tǒng)一的管理模式，設置同一套管理制度和管理標準，文檔管理人員配置更加合理，文檔管理空間和設施更加有序，使機關文檔管理運作更加規(guī)范有序，在很大程度上提升了文檔管理效率。

3 正確認識機關文檔管理工作

機關文檔管理中心具有多名有經(jīng)驗的檔案管理業(yè)務骨干人員，負責對機關文檔管理工作進行技術指導和監(jiān)督，負責機關檔案的接收和檔案資源的利用。采用專業(yè)技術人員進行技術指導和質量監(jiān)督的方式，注重將文檔管理質量把控工作提前，盡力從源頭上做到高質量高效率地完成相關環(huán)節(jié)的工作。

機關文檔管理中心采用同樣的一套文檔管理制度，對每一個文檔管理環(huán)節(jié)制定了具體的管理流程和管理標準。所有的文檔管理工作人員進行統(tǒng)一的業(yè)務培訓，對文檔接受、文檔移交、文檔歸類、文檔利用等內容進行知識和技能的指導。對文檔管理中的一些重點事項和容易出現(xiàn)問題的事項進行強調，使機關文檔中心的人員隊伍具有良好的業(yè)務技術水平。機關文檔管理中心中對檔案保密、檔案查閱、檔案保管、檔案利用等方面制定了詳細的規(guī)章制度和工作標準，明確了各個崗位的職責，為機關文檔管理中心開展具體工作奠定了強有力的基礎條件。

為提升機關文檔管理中心的服務水平，檔案工作人員積極轉變工作思路，變被動為主動，以更強的服務意識與相關單位進行溝通聯(lián)系，主動開展檔案業(yè)務指導工作。結合不同單位的實際情況，靈活采用上門指導、網(wǎng)絡指導、電話指導等多樣化的溝通聯(lián)系方式，使相關單位能夠對檔案業(yè)務的要求和標準有更準確地認識，加快檔案移交進度，提高檔案歸檔質量。利用信息化技術，做好檔案的數(shù)字化工作，解決檔案數(shù)字化進程中的問題，積極推進檔案修復、檔案數(shù)據(jù)遷移、檔案掛接，使機關文檔數(shù)據(jù)庫范圍增大。

圍繞機關文檔管理中心的各項規(guī)章制度，認真落實好檔案移交工作。根據(jù)機關文檔管理中心的檔案情況進行摸底，對檔案的類別和數(shù)量進行統(tǒng)計，明確需要移交檔案的時間表，在規(guī)定的期限內和各相關單位做好銜接，按照文檔移交的制度和流程進行整理移交。采用文檔移交審查工作，對文檔資料不齊全、移交格式不準確的情況進行修正，確保檔案收集完整、及時、準確。

4 科學分類檔案文件材料

在文件材料的分類環(huán)節(jié)，嚴格按照檔案分類管理制度進行，結合文檔管理中心設置的不同檔案門類，實施統(tǒng)一的文件材料分類方案。機關檔案的文件材料分類可采用年度分類的方式，還可以采用保管期限分類的方式，以及不同機構分類的方式或者不同問題分類的方式。對于不同門類的文件，或者不同形式的載體，在分類的過程中，應采用適宜的檔案分類方法，不同的分類方法之間協(xié)調呼應，避免相互沖突，影響歸檔質量和歸檔效率。設置檔案編號和目錄。通過設置合理有序的檔案編號，更科學地體現(xiàn)出檔案的來源，檔案的類別，為檔案分類體系的完善以及檔案存放排列順序提供基礎條件。在檔案編號環(huán)節(jié)應注意不同形式的文件材料應采用不同的編號。

5 有效掌握機關文檔整理步驟

首先，對機關文檔的歸檔途徑進行嚴格把控。機關文檔來源于大量的機關文件，在文檔歸檔工作中要明確文檔的類型、文檔的排版、文檔的裝訂等具體標準和要求。在整理文檔的過程中，應注意檢查文檔歸檔手續(xù)是否在合理的時間期限內，注意檢查文檔的標題、相關單位以及文檔的落款日期是否與文檔整理的技術標準相符合。對各種公文或草擬文件，應對文檔的各種批注簽字等內容進行檢查，確保文檔內容完整。對文檔中文字記錄的內容進行整潔度和清晰度的檢查，確保歸檔文件中的字跡清晰、整潔，不存在涂覆或模糊的地方。

其次，對機關文檔中的各種文件進行清晰的梳理，把握好文件之間的相互關系。在機關文檔中有部分文件是需要歸檔的，但是有些文件是不需要歸檔的。對重復的文件進行梳理，保留一份，為歸檔工作進行文檔質量的把關。在整理檔案的過程中，檔案人員應注意對文件歸檔的時間期限，在規(guī)定的時間內完成立卷歸檔工作。結合文檔的不同類型，依據(jù)現(xiàn)行的檔案整理和歸檔要求，將不同內容、不同形式以及不同作用的文件進行合理區(qū)分，提升文檔的條理性，使文檔整理工作更加簡潔高效。

其三，對案卷質量進行嚴格把控。機關文檔整理的完整性對于檔案資源的利用有很重要的意義。只有對案卷質量進行嚴格的控制，才能為檔案資源價值的發(fā)揮奠定可靠的基礎條件。根據(jù)機關文檔管理中心指定的統(tǒng)一規(guī)定和操作規(guī)范，認真完成案卷裝訂工作。在立卷或組件工作中，根據(jù)文書檔案的類型、照片檔案、音像檔案、實物檔案等以張為單位進行整理。對于不同的檔案類型，如人事檔案、科技檔案、財務檔案等以卷為單位進行整理。其他的檔案類型根據(jù)文檔管理中心的規(guī)定，并結合實際需要以件或者卷為單位進行整理。在立卷工作中，嚴格遵循技術規(guī)程中的方法，根據(jù)統(tǒng)一的規(guī)定將目錄納入文檔檢索工具中，同時滿足手工檢索和計算機檢索的要求，使文檔信息查詢更加方便。遵守機關文檔保存環(huán)境設施管理制度，對檔案存儲環(huán)境條件進行科學控制，保證檔案存儲設施條件良好，提升機關檔案保存的安全性。

6 結語

綜上所述，機關文檔管理中心的投入運行是我國檔案事業(yè)發(fā)展的創(chuàng)新成果，拓展了檔案管理的工作思路，有效解決了傳統(tǒng)檔案分散式管理效率低，管理成本高的問題，實現(xiàn)了高質量高效率的檔案管理目標。未來，機關文檔管理中心運行中，工作人員將不斷擁抱新技術，融合新理念，以更加精細化的方式來開展機關檔案管理工作，使機關檔案管理更好地適應現(xiàn)代化的要求，更充分地發(fā)揮出檔案管理的社會效能。