事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理研究

徐云峰

（太倉市社會體育管理中心，江蘇 太倉 215400）

電子檔案是通過數(shù)字化的方式存儲紙質(zhì)上的重要信息。相較于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案的優(yōu)勢可謂十分明顯，比如能夠借助計(jì)算機(jī)硬盤完成資料的存儲，同時不會占用較多的實(shí)體空間，利于保存，同時，能夠更為快速、高效地查閱及整理檔案，便于快捷提存與轉(zhuǎn)檔。然而，誠然電子檔案為事業(yè)單位檔案管理注入了新的活力，但由于電子信息化漏洞較多，會給其管理質(zhì)量產(chǎn)生較大影響。

1 事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理的優(yōu)勢

第一，有助于節(jié)約成本。紙質(zhì)檔案管理要取得成效需要投入較大的人力與資金，來進(jìn)行檔案的采集、印刷、編制及出版等，同時，紙質(zhì)檔案受外界因素的影響較大，例如在室內(nèi)環(huán)境、天氣等影響下，出現(xiàn)檔案損毀[1]。電子檔案實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)字化，投入較低成本就能夠具備規(guī)范化、安全的電子檔案管理系統(tǒng)，能夠依托計(jì)算機(jī)完成相應(yīng)的管理工作，檔案信息均為電子文件格式，既可保存文字，又能保存圖片、音頻、視頻等，實(shí)現(xiàn)了成本的有效節(jié)約。第二，有助于工作效率的提升。紙質(zhì)檔案管理主要依靠人工開展，因此在寫入檔案時較易出現(xiàn)失誤的情況，且不利于檔案的查漏補(bǔ)缺，阻礙了管理人員工作效率的提升。特別是在補(bǔ)充與完善存檔檔案的時候，會耗費(fèi)較大的工作量。依托計(jì)算機(jī)軟件，電子檔案就可對各類檔案展開數(shù)字化管理，提高信息數(shù)據(jù)修改與輸入的便捷性，且能夠異地辦理調(diào)閱與轉(zhuǎn)檔，促使工作效率的顯著提升。第三，存儲更穩(wěn)定、安全。電子檔案相比于紙質(zhì)檔案，受環(huán)境因素、天氣因素及人為因素的限制較少，其是存儲在固定硬盤內(nèi)，有著較高的安全系數(shù)[2]。同時，傳統(tǒng)檔案管理中在發(fā)生借閱與調(diào)檔行為的時候，會給檔案信息保密性形成一定影響，而電子檔案保密性良好，只用輸入關(guān)鍵詞就能完成借閱，從而保證不會泄露其他檔案。

2 事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題及改善措施

2.1 規(guī)章管理制度問題

客觀來講，我國大數(shù)據(jù)處理雖然發(fā)展迅猛，但興起時間較晚，部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員未能全面認(rèn)識電子檔案管理的價值所在，部分事業(yè)單位即便認(rèn)識到了電子檔案的價值，也引入該項(xiàng)技術(shù)，但由于內(nèi)部缺乏一套標(biāo)準(zhǔn)、完整的電子檔案管理規(guī)章制度體系，這容易導(dǎo)致相關(guān)人員在實(shí)際工作中存在無制度可依的情況，進(jìn)而出現(xiàn)一系列問題。如，電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)及范圍缺乏明確規(guī)定，這就不易判斷電子文件數(shù)據(jù)的收集情況，如是否完整或有無出錯、電子文件是否符合歸檔管理要求等，需要浪費(fèi)一些精力從其他方面進(jìn)行信息收集。又或是，缺乏完善的電子檔案利用制度，事業(yè)單位部分人員難以確定自身可以查看、下載的電子檔案，這導(dǎo)致內(nèi)部檔案管理與利用共享性差、處在無序狀態(tài)[3]。所以，一定要依靠完整的一套規(guī)章制度，才能保證事業(yè)單位良好的開展電子檔案管理及應(yīng)用，對此可采用如下改善措施：第一，加快歸檔管理制度的建立及完善。對各類電子文件的歸檔范圍、流程及質(zhì)量要求予以明確，保證所有具有價值的電子檔案得到有效歸檔，進(jìn)一步保障數(shù)據(jù)質(zhì)量。第二，檔案利用管理制度的建立及完善。要明確檔案利用權(quán)限、審批流程、利用電子檔案所需管理責(zé)任和義務(wù)等。第三，檔案安全和保密制度的建立及完善。依規(guī)進(jìn)行電子檔案的數(shù)據(jù)交接、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)、數(shù)據(jù)備份、信息發(fā)布審核、保密管理等 工作。

同時，在建立及落實(shí)電子檔案管理制度中單位領(lǐng)導(dǎo)要積極參與，以使電子檔案管理水平得到進(jìn)一步提升，相關(guān)人員能夠高度重視這項(xiàng)工作，習(xí)慣通過電子檔案管理數(shù)據(jù)與信息。

2.2 安全問題

在檔案管理工作中須重點(diǎn)考慮的一項(xiàng)問題，就是檔案安全，不管是傳統(tǒng)檔案或是電子檔案。誠然，電子檔案為事業(yè)單位日常工作運(yùn)行提供了諸多便利，但由于其操作簡易與靈活性強(qiáng)的特點(diǎn)，也決定了能夠更改檔案數(shù)據(jù)。同時，電子檔案管理所依靠的重要媒介—網(wǎng)絡(luò)，面臨著網(wǎng)絡(luò)攻擊的威脅，此外，其特有的多次復(fù)制特點(diǎn)，也可能出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)泄露與流失的情況[4]。為了良好應(yīng)對這一情況，可采用如下策略：第一，電子檔案管理系統(tǒng)要做好不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的整合，對檔案數(shù)據(jù)做集中統(tǒng)計(jì)和處理，進(jìn)而保證能正確處理檔案信息，并做好管理系統(tǒng)的定時更新和升級，做好系統(tǒng)運(yùn)行中的漏洞修補(bǔ)工作。第二，基于國家涉密信息系統(tǒng)分級和信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)規(guī)范等要求，進(jìn)行檔案信息系統(tǒng)安全保障體系的構(gòu)建，以實(shí)時、有效監(jiān)測服務(wù)器的運(yùn)行狀態(tài)，同時做好殺毒軟件的定期升級，降低受病毒感染的概率，從而使電子檔案與管理系統(tǒng)得到良好防護(hù)。必要時秘級檔案產(chǎn)生的電子檔案進(jìn)行物理隔離，不在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行。第三，做好電子檔案的轉(zhuǎn)換工作，將之轉(zhuǎn)為符合長期保存的存儲格式，由于數(shù)據(jù)重視程度不同，選擇的備份方式也應(yīng)存在區(qū)別，合理利用離線、在線等，運(yùn)用磁盤、磁帶、光盤等多種備份介質(zhì)，并對電子檔案的安全性做定期 檢測。

2.3 人才問題

任何管理的高效開展，都須依托人才支撐，電子檔案管理也是如此。針對這一點(diǎn)，國家檔案局要求各單位聯(lián)系實(shí)際業(yè)務(wù)，加強(qiáng)培養(yǎng)檔案部門人員的信息化技能和業(yè)務(wù)技能，將人才保障列入數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)。但客觀來講，事業(yè)單位檔案管理人員業(yè)務(wù)技能單一的情況較為普遍，許多工作人員更習(xí)慣傳統(tǒng)的檔案管理模式，需要進(jìn)一步提高信息處理能力和職業(yè)素質(zhì)，這一問題很大程度阻礙了事業(yè)單位電子檔案管理的有序開展。事業(yè)單位人員招聘高素質(zhì)人才，如何留住人才也是一大難題。故此，為了保證電子檔案的良好管理及應(yīng)用，需培養(yǎng)一批責(zé)任心強(qiáng)、具有實(shí)踐操作能力和豐富理論知識的人員，不僅要懂計(jì)算機(jī)，還要懂檔案管理業(yè)務(wù)。

第一，事業(yè)單位需積極引進(jìn)檔案與信息化方面的人才，如國外人才、高校畢業(yè)生等。對引進(jìn)的優(yōu)秀人才給予適當(dāng)?shù)娜瞬弄剟?，以確保人才穩(wěn)定性，避免人才流失。第二，事業(yè)單位要對檔案管理人員加強(qiáng)計(jì)算機(jī)能力培訓(xùn)，保證從事電子檔案管理的人員具有獨(dú)立操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的能力。第三，加強(qiáng)考核力度，要結(jié)合電子檔案管理人員的資質(zhì)能力與日常工作表現(xiàn)展開嚴(yán)格考核，以使人員日常工作的開展得到有效約束，同時要注意考核的激勵作用，針對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員要予以適當(dāng)獎勵，可與之晉升相掛鉤，以更多調(diào)動人員的工作積極性。第四，檔案管理人員要明確自身的工作職責(zé)及價值所在，積極接觸和學(xué)習(xí)電子檔案管理相關(guān)的新知識和新方法，善于思考和總結(jié)，積極發(fā)現(xiàn)和改善目前電子檔案管理工作存在的問題及不足，從而不斷提高事業(yè)單位電子檔案管理工作的質(zhì)量。

3 結(jié)語

總之，事業(yè)單位通過運(yùn)用電子檔案，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作效率的顯著提升，也更好保證了檔案的真實(shí)性與安全性。但是，在電子檔案管理日常中仍有一些問題存在，要想真正保證電子檔案管理的高效、高質(zhì)，要積極探索相應(yīng)的改善措施，以實(shí)現(xiàn)管理水平的不斷提升，從而促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。