基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑的探索

馮 曄 張英妹

（河北省農(nóng)林科學(xué)院植物保護(hù)研究所，河北 保定 071000）

基層事業(yè)單位的檔案管理工作與當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)的發(fā)展是密不可分的，并且伴隨著基層事業(yè)單位檔案管理工作的持續(xù)優(yōu)化與進(jìn)步，檔案管理工作的成績?nèi)找嫱怀龅耐瑫r(shí)，在管理中遇到的問題卻越來越多，這就給基層事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展造成了一定影響，進(jìn)而對基層事業(yè)單位產(chǎn)生不利影響，損壞基層事業(yè)單位形象。

1 基層事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理存在的問題

1.1 基層事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視

基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作是屬于政府基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部的“幕后”管理工作，所以相比于政府財(cái)務(wù)、人事等其他行政部門來說，檔案管理工作并不受政府重視。很多位于基層的企事業(yè)單位可以通過基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息系統(tǒng)對事業(yè)單位內(nèi)各個(gè)部門檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)信息化的檢索，這樣就可以讓事業(yè)單位和編外人員對檔案的信息進(jìn)行獲取，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享性，提高資源的利用率。但是反觀現(xiàn)狀，目前基層事業(yè)單位的工作人員對于檔案管理工作的重視程度較低，并且大部分基層事業(yè)單位仍然選擇較為傳統(tǒng)的檔案管理工作模式——紙質(zhì)檔案管理模式，這樣的管理模式在一定程度上會給基層事業(yè)單位帶來巨大的工作壓力，并且會使得工作效率減慢。另外，基層事業(yè)單位的檔案管理工作相對較為簡單，工作模式也是相對的較為乏味和枯燥的，但是這種表面看上去不具備任何技術(shù)的工作往往考驗(yàn)的是人們的耐心和細(xì)心，所以從事檔案工作的相關(guān)人員不能消極怠工。

此外，目前基層事業(yè)單位對于檔案管理的工作非常的不重視，所以部分單位會為了節(jié)省資金，聘請一些兼職來幫助打理檔案管理工作的相關(guān)事宜，這就出現(xiàn)了一個(gè)問題，大多數(shù)兼職人員的自身修養(yǎng)普遍較差，并且也缺乏一定的檔案管理工作的專業(yè)知識，所以在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)也會因無法挖掘出企業(yè)潛在的價(jià)值而降低工作效率。

1.2 基層事業(yè)單位檔案的價(jià)值無法體現(xiàn)

當(dāng)前背景下，基層事業(yè)單位的檔案管理工作的價(jià)值仍然無法有效的體現(xiàn)，這一定程度上與基層事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的重視程度有關(guān)，當(dāng)下，隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，檔案管理的工作人員應(yīng)該充分利用好當(dāng)下的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，這樣可以最大程度上的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效利用，提供整體的辦公效率。在檔案管理工作時(shí)還應(yīng)該注意風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避問題，在業(yè)務(wù)上應(yīng)該清晰的分清哪些是潛在風(fēng)險(xiǎn)和危機(jī)，并且做好相應(yīng)的規(guī)避措施，這樣才能確保好未來的工作有序地開展，進(jìn)而可以體現(xiàn)出檔案管理工作的價(jià)值。

2 現(xiàn)代化建設(shè)對基層事業(yè)單位檔案管理的必要性

2.1 轉(zhuǎn)變管理觀念

基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位實(shí)行檔案管理高度現(xiàn)代化建設(shè)，意味著檔案管理戰(zhàn)略思維、管理工作方式、管理信息技術(shù)與檔案管理制度全部同步實(shí)現(xiàn)高度現(xiàn)代化。這就直接表示著一個(gè)檔案管理工作人員首先必須要高度重視自己的檔案工作，端正他的工作負(fù)責(zé)態(tài)度，不斷加強(qiáng)自身的檔案工作管理能力以及提高現(xiàn)代檔案技術(shù)的綜合應(yīng)用創(chuàng)新能力。同時(shí)，要加快建立與國家現(xiàn)代化檔案管理制度理念相緊密契合的檔案管理制度，簡化企業(yè)檔案管理工作程序，縮短企業(yè)檔案資料收集整理時(shí)間，不斷完善優(yōu)化企業(yè)檔案管理工作流程，使企業(yè)檔案管理更加高效、科學(xué)。

2.2 提高檔案預(yù)測及前瞻性作用

在傳統(tǒng)的基層事業(yè)單位檔案管理中，檔案管理趨于邊緣化，主要表現(xiàn)在檔案管理部門與財(cái)務(wù)部門、項(xiàng)目部門相比處于弱勢地位，話語權(quán)較弱，因此，在進(jìn)行檔案管理工作中，難以與各個(gè)部門協(xié)調(diào)。檔案管理工作作為最基礎(chǔ)的工作之一，被普遍認(rèn)為是簡單的工作，因此，檔案管理工作也逐漸演變?yōu)槠渌块T的“附屬工作”。

目前，基層事業(yè)單位檔案使用模式主要為“供給導(dǎo)向”的服務(wù)，即“檔案管理部門有什么檔案，則提供什么檔案”。在現(xiàn)代化建設(shè)中，檔案作為一種“數(shù)據(jù)資源”，具有較強(qiáng)的指導(dǎo)與借鑒意義，因此，基層事業(yè)單位檔案管理人員需要將“供給導(dǎo)向”的服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)椤靶枨髮?dǎo)向”的服務(wù)模式，預(yù)測服務(wù)主體的需求，強(qiáng)化檔案的預(yù)測與前瞻性作用。

3 基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的辦法

3.1 樹立新型理念

基層事業(yè)單位檔案管理信息化的基礎(chǔ)是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的基層事業(yè)單位檔案管理理念。在互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，基層事業(yè)單位檔案管理需突出資源與大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，在堅(jiān)持以服務(wù)群眾為根本目標(biāo)的前提下，兼顧統(tǒng)籌規(guī)劃、資源共享，確保對外檔案公開透明、檔案記錄實(shí)時(shí)準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化信息技術(shù)與檔案管理的交互融合。

3.2 完善信息化檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)代化后的企業(yè)財(cái)務(wù)信息檔案管理專業(yè)技術(shù)信息產(chǎn)品系統(tǒng)，能否在當(dāng)前我國企業(yè)基層和大型企事業(yè)法人單位進(jìn)行財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理中，真正能夠發(fā)揮最大化的應(yīng)用性和價(jià)值，主要仍然直接取決于——當(dāng)前我國企業(yè)信息化時(shí)代企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理技術(shù)信息系統(tǒng)的產(chǎn)品、整體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)以及結(jié)構(gòu)技術(shù)是否能夠得到不斷完善。

3.3 引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備

基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位行政檔案管理服務(wù)現(xiàn)代化的順利實(shí)現(xiàn)不僅需要先進(jìn)的信息化檔案管理服務(wù)系統(tǒng)的技術(shù)支撐，還需要不斷引進(jìn)先進(jìn)的軟、硬件管理設(shè)備。一方面，需要充分引進(jìn)事業(yè)單位檔案管理各項(xiàng)工作所必需的現(xiàn)代計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等先進(jìn)硬件技術(shù)設(shè)備，保證基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理各項(xiàng)工作有序科學(xué)開展。另一方面，想真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理與各職能部門的有效協(xié)同，還需要積極引入企業(yè)電子檔案辦公管理軟件、手機(jī)智能辦公軟件app等，打破傳統(tǒng)檔案文件移交辦理時(shí)間與查詢空間的雙重束縛，讓事業(yè)單位工作人員隨時(shí)隨地可以移交、查詢管理檔案，進(jìn)一步大力推進(jìn)單位檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化。

3.4 完善管理制度

有了作為基礎(chǔ)的計(jì)算硬件與應(yīng)用軟件作為支撐的管理?xiàng)l件，基層的企事業(yè)單位檔案還要徹底改變傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作模式，針對當(dāng)前信息化的檔案管理需要系統(tǒng)重新制定檔案管理制度和檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)。在企業(yè)檔案信息收集管理機(jī)制中，基層和企事業(yè)組織單位還需要探索建立較高標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)檔案收集信息庫，將企業(yè)檔案以多種數(shù)字化存儲形式進(jìn)行存儲。

4 結(jié)束語

綜上所述，基層事業(yè)單位檔案管理從業(yè)人員工作需要充分認(rèn)識到檔案管理工作重要性，樹立新的現(xiàn)代化檔案管理工作理念，適應(yīng)當(dāng)下現(xiàn)代化企業(yè)辦公管理環(huán)境，強(qiáng)化企業(yè)檔案的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測與管理前瞻性指導(dǎo)作用，充分體現(xiàn)企業(yè)檔案管理人員工作的核心價(jià)值。