試論照片檔案中存在的問題與對策

袁承英

（江西省南昌市社會福利院，江西 南昌 330025）

一直以來，各單位比較重視紙質(zhì)檔案管理工作的開展，忽視照片檔案的重要性，沒有意識的照片檔案管理的作用和地位，導(dǎo)致實際管理過程中存在諸多不足，如果這些問題得不到解決，將會對單位的長遠(yuǎn)發(fā)展產(chǎn)生限制性影響。

1 照片檔案管理中存在的主要問題

1.1 照片收集缺乏完善性

首先，在開展工作時忽視照片的拍攝，部分單位未樹立正確的照片檔案管理認(rèn)知。在實際工作過程中不能夠形成同步照片檔案。其次，應(yīng)用數(shù)碼技術(shù)致使檔案管理工作過于分散。當(dāng)前大部分單位選擇使用數(shù)碼照相機，照片檔案一直以來被分散保存，而且檔案管理部門與其他部門之間不能夠進行有效溝通，導(dǎo)致檔案管理部門無法及時掌握照片管理情況。再次，部分單位的攝影工作人員將個人職務(wù)變?yōu)閭€人行為，不能夠?qū)⒄掌恳平?，?dǎo)致許多工作照片在個人手中保存，上交給單位的全都是普通照片。此外，照片的清晰度、色彩和畫面都差強人意，不符合規(guī)定要求，不能夠完成歸檔。

1.2 照片檔案保管缺乏科學(xué)合理性質(zhì)

與紙質(zhì)檔案管理進行比較，照片檔案管理工作開展的條件十分嚴(yán)格，部分單位不能夠?qū)⒄掌瑱n案存放在防磁恒溫的環(huán)境中，導(dǎo)致部分照片褪色變黃，這對檔案的長期管理和利用存在消極影響。單位主要存在如下兩種情況，首先，照片檔案存放的環(huán)境與要求不相符，部分單位將照片檔案與其他檔案混存在文書柜中，或者是分散在各部門之中。其次，不能夠?qū)?shù)碼照片的光盤放置在防磁柜中，光盤是磁性載體，保存要求十分嚴(yán)格，照片檔案的嚴(yán)格管理條件下溫度應(yīng)該控制在14～24℃之間，濕度應(yīng)該控制在45%～60%之間，只有達(dá)到這一要求，才能夠?qū)φ掌瑱n案進行高效保存。

1.3 照片檔案的利用缺乏規(guī)范性

首先，照片檔案形成的程序相對簡單，與紙質(zhì)檔案形成不同，環(huán)節(jié)較少，正因這些特性，致部分檔案使用工作人員認(rèn)為檔案屬于附屬產(chǎn)品，照片并非檔案。因此在對其進行使用時不辦理相關(guān)手續(xù)。其次，照片檔案使用方式存在特殊性，通常情況下需要被調(diào)借走，造成有用后無法將照片檔案及時歸還或是歸還的很晚。再次，是有借無還，部分工作人員因忙于工作在使用完照片檔案之后，忘記將其歸還給檔案管理部門，少部分照片使用工作人員覺得照片檔案能夠再利用，結(jié)束之后不將其歸還給檔案管理部門，而是留著日后再次利用。

2 照片檔案管理策略分析

2.1 制定明確管理制度、使照片檔案管理工作變得規(guī)范化

各種類型的照片檔案在管理形式上具有一定的不確定性，這種特點與科技、文書等管理規(guī)范的不同。目前，一些單位在開展照片檔案管理工作時，存在收集工作不完善的問題。想要使照片檔案管理過程中的不足之處得以解決，就需要創(chuàng)建科學(xué)合理的管理制度，這是一項復(fù)雜且規(guī)范的過程。首先單位要創(chuàng)建并落實照片檔案管理制度，加強管理工作的規(guī)范性，從照片檔案材料的收集、整理、后期歸檔，應(yīng)遵循嚴(yán)格的管理制度，避免照片分散流失，杜絕部分工作人員將照片歸為己有。除此之外，在對照片檔案進行日常管理過程中應(yīng)該落實管理規(guī)定，使工作的開展有法可依，有章可循，從而為照片檔案管理的質(zhì)量提供保障。其次，要制定監(jiān)督管理制度，照片檔案管理制度的落實需要進行嚴(yán)格的監(jiān)管。只有這樣，才能夠?qū)⑵渚邆涞淖饔贸浞职l(fā)揮出來。舉例來說，單位部門可對每次活動及工作開展所需要的照片檔案進行數(shù)量下限規(guī)定，并將工作完成情況列入年終考核。

2.2 加強對照片檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)

照片檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案有差異，照片檔案使用的是文字信息，即紙上發(fā)黃，只要字跡清楚，不影響信息內(nèi)容，照片檔案使用的是圖片，相片損壞的是圖片，效果有影響，情況嚴(yán)重的則會使其喪失使用價值。照片檔案管理工作的開展不光需要相關(guān)工作人員具備檔案管理認(rèn)知。除此之外，與許多攝影知識存在緊密關(guān)聯(lián)，單位應(yīng)該加強監(jiān)督管理力度，對相關(guān)部門及工作人員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。首先，檔案管理部門應(yīng)該加強對照片檔案的監(jiān)管力度，規(guī)范各單位管理工作人員、拍攝人員等工作開展的規(guī)范性，做到依法管理。其次，應(yīng)該對工作人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升照片檔案管理工作人員，拍攝工作人員的專業(yè)技能與水平，從而為照片檔案管理質(zhì)量提供保障。單位可以自身情況為依據(jù)，為相關(guān)部門及工作人員提供外出學(xué)習(xí)的機會，使其通過實踐豐富自身工作經(jīng)驗，提升專業(yè)素養(yǎng)。

2.3 主動參與單位活動、統(tǒng)一管理照片檔案

各單位在舉辦大型活動時，是由多個部門共同參與，部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都是臨時派來的，每個人負(fù)責(zé)具體工作，這樣形成的檔案材料不統(tǒng)一、不協(xié)調(diào)，活動結(jié)束后，檔案材料不能集中管理，從而造成照片檔案的流失。想要為照片檔案管理工作開展的有效性提供保障，在單位開展重大活動或者是中心工作時，檔案管理工作人員應(yīng)該參與其中。除此之外，相關(guān)工作人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作思想化被動，為主動對單位發(fā)展動態(tài)和發(fā)展信息進行積極的了解，強化檔案管理部門與其他部門之間的關(guān)聯(lián)性。針對一些重大的活動和工作照片，檔案管理工作人員應(yīng)該提前介入對其進行指導(dǎo)，做到全程參與，并嚴(yán)格要求自己，做到照片檔案的同步收集。此外，應(yīng)該及時將其上交給檔案室。在此同時，照片檔案管理工作的開展應(yīng)該做到統(tǒng)一嚴(yán)格，這能夠為相關(guān)工作的完善性提供保障。各單位應(yīng)該對該項工作進行有效協(xié)調(diào)，明確各工作人員的職責(zé)分工，形成完善的歸檔流程，進而對其進行統(tǒng)一管理。

3 結(jié)束語

照片檔案管理工作的開展，在檔案管理工作中占據(jù)著至關(guān)重要的作用，當(dāng)前部分單位在開展照片檔案管理工作時，存在諸多不足，例如照片收集缺乏完善性、照片檔案整理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性、照片檔案管理缺乏科學(xué)合理性、照片檔案利用缺乏規(guī)范性，想使這些問題得到解決，單位應(yīng)該加強宣傳力度，使工作人員樹立正確的管理認(rèn)知，制定明確的管理制度，使相關(guān)工作開展變得規(guī)范化。除此之外，應(yīng)該加強對照片檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)。在此同時，照片檔案管理工作人員應(yīng)該主動參與單位活動，對照片檔案進行統(tǒng)一管理。只有做到上述幾點，對新的管理理念和方法，進行不斷探索，才能夠為照片檔案管理工作質(zhì)量提供保障。