工程建設(shè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理探究

田 瓊

（內(nèi)江市公共資源交易服務(wù)中心，四川 內(nèi)江 641100）

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案記錄著實(shí)施工程建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程的情況，是不可缺少的資料。檔案管理的規(guī)范與創(chuàng)新是工程建設(shè)項(xiàng)目順利實(shí)施的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)目標(biāo)的保障，加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理勢(shì)在必行。

1 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制日益完善的時(shí)代，國(guó)家針對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目不斷加大投資力度，突出工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的價(jià)值，檔案創(chuàng)新管理成為重要的研究課題，不僅有助于提高工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理效果，還能優(yōu)化檔案資源配置，幫助提升工程項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量。在工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施中，從立項(xiàng)到審批再到招投標(biāo)、勘察設(shè)計(jì)、施工、竣工和驗(yàn)收等都會(huì)形成大量文件、資料，需要檔案人員根據(jù)工程建設(shè)項(xiàng)目的特征和檔案管理規(guī)范落實(shí)檔案資料收集、整理、保管等工作，推動(dòng)檔案管理與工程建設(shè)項(xiàng)目的高度融合，保證有序開(kāi)展項(xiàng)目建設(shè)工作，滿足工程建設(shè)與管理需求。而且檔案創(chuàng)新管理可以將工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施情況充分體現(xiàn)出來(lái)，明確安全與質(zhì)量形勢(shì)，為安全管理、質(zhì)量控制和應(yīng)急救援等提供參考依據(jù)，加上檔案可以作為工程建設(shè)項(xiàng)目的合同糾紛與索賠的關(guān)鍵性憑證，其中記錄的原始數(shù)據(jù)能夠大大降低工程建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)，為各部門(mén)、各單位履行好崗位職責(zé)提供保障。

2 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的技術(shù)要點(diǎn)

2.1 檔案收集技術(shù)

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案收集指的是把分散在工程建設(shè)項(xiàng)目各參建單位的文件材料、圖紙等集中起來(lái)，專(zhuān)門(mén)指定人員管理，檔案收集質(zhì)量直接決定著工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整性[1]。根據(jù)檔案創(chuàng)新管理的要求，應(yīng)超前收集工程建設(shè)項(xiàng)目檔案，即將檔案收集起點(diǎn)提前到形成檔案的階段。因此，檔案部門(mén)要對(duì)參建各方管理檔案的人員提供收集文件材料的指導(dǎo)，協(xié)助他們編制與本單位實(shí)際情況相符的檔案歸檔范圍、收集制度和工作流程等，提升檔案收集的規(guī)范性、完整性。例如在工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收等階段明確檔案收集流程的控制點(diǎn)，指導(dǎo)各單位的檔案人員根據(jù)收集文件材料、圖紙的范圍全面收集各自工程建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)中形成的材料，做到材料形成、使用與收集的同步，仔細(xì)檢查材料的準(zhǔn)確性、完整性。如此一來(lái)，檔案收集工作就伴隨工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施程序趨于流程化，整合檔案的收集與質(zhì)量控制，將日常檔案工作落到實(shí)處。

需要注意的是全過(guò)程收集電子檔案，這與收集紙質(zhì)文件材料是一樣的，根據(jù)工程建設(shè)項(xiàng)目參建各方的工作進(jìn)度及時(shí)完整地收集電子檔案，確保電子檔案的原始數(shù)據(jù)和信息完整。而且收集時(shí)要防止電子文件被刪除、修改，保證檔案安全。對(duì)于紙質(zhì)檔案和電子檔案的收集應(yīng)同時(shí)進(jìn)行，因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程涉及很多行業(yè)、部門(mén)，資料來(lái)源廣泛，一些單位有時(shí)候只能形成紙質(zhì)文件，應(yīng)重視做好紙質(zhì)文件的文字、數(shù)據(jù)、圖表以及圖紙、計(jì)算書(shū)等資料的載體轉(zhuǎn)換處理，例如掃描，并根據(jù)收集檔案的要求、規(guī)范轉(zhuǎn)換不符合標(biāo)準(zhǔn)的電子文件格式。

2.2 檔案整理技術(shù)

工程建設(shè)項(xiàng)目往往具有涉及面廣、參建單位多、建設(shè)周期長(zhǎng)、項(xiàng)目實(shí)施復(fù)雜等特征，在整個(gè)過(guò)程中形成的資料多且繁雜，完善檔案創(chuàng)新管理制度是將資料從零散狀態(tài)整理為形式標(biāo)準(zhǔn)的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)。所以要根據(jù)工程建設(shè)項(xiàng)目的單項(xiàng)工程分類(lèi)法進(jìn)行檔案分類(lèi)，例如在大類(lèi)下根據(jù)專(zhuān)業(yè)設(shè)置小類(lèi)，主要包括前期檔案、綜合檔案、會(huì)議檔案、水文和地質(zhì)檔案、施工檔案、監(jiān)理檔案等[2]。分類(lèi)編號(hào)可以用工程代號(hào)混合阿拉伯?dāng)?shù)字的編碼方式，科學(xué)整理所收集的資料，并按照材料形成規(guī)律，結(jié)合成套性、系統(tǒng)性的特征確定資料歸屬類(lèi)目、保管期限，把有聯(lián)系的資料組合起來(lái)進(jìn)行檔案組卷，方便后續(xù)的保管。例如同一階段或者同一專(zhuān)業(yè)、同一分項(xiàng)工程的案卷要整理在一起排列，前面是文字材料，后面是圖樣；前面是打印件，后面是定稿文件；前面是譯文，后面是原文；前面是正式批件，后面是請(qǐng)示報(bào)告；前面是總報(bào)告，后面是分報(bào)告；按照原報(bào)告編號(hào)順序排列成套的報(bào)告，按照原編號(hào)排列附件與附圖，按照時(shí)間期次排列期刊和簡(jiǎn)報(bào)等。

2.3 檔案保管技術(shù)

收集整理好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案之后就要妥善保管，在檔案出入庫(kù)房時(shí)應(yīng)執(zhí)行登記制度，建立管理總臺(tái)賬、分庫(kù)臺(tái)賬，保持庫(kù)房實(shí)體檔案數(shù)量和目錄檔案數(shù)據(jù)的一致性。一般情況下，調(diào)卷檔案人員要負(fù)責(zé)進(jìn)行總臺(tái)賬登記，分庫(kù)管理人員負(fù)責(zé)進(jìn)行分庫(kù)臺(tái)賬登記，前者主要有檔案接收、借閱、銷(xiāo)毀的出入庫(kù)登記，后者主要根據(jù)檔案全宗與類(lèi)別或者庫(kù)房設(shè)置。在利用檔案之后歸還入庫(kù)時(shí)，庫(kù)房管理者要細(xì)致核對(duì)實(shí)物和目錄，保證檔案案卷數(shù)、文件數(shù)及頁(yè)數(shù)等與目錄一一對(duì)應(yīng)，檢查案卷有無(wú)破損[3]。

對(duì)于工程建設(shè)項(xiàng)目檔案庫(kù)房的管理也要符合檔案保管技術(shù)要求，加強(qiáng)防火、防塵、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防盜等處理，盡可能延長(zhǎng)檔案壽命；在庫(kù)房配置相應(yīng)設(shè)備，對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度、濕度等進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控和自動(dòng)化的控制；統(tǒng)一規(guī)劃?rùn)n案的存放，在入口處張貼示意圖，保證檔案的有序排列，有清晰的標(biāo)識(shí)，方便存取和利用；禁止在檔案庫(kù)房存放其他無(wú)關(guān)于檔案管理的物品，嚴(yán)禁煙火；原則上只有庫(kù)房管理者可以進(jìn)入檔案庫(kù)房，如有特殊情況，庫(kù)房管理者應(yīng)陪同非管理人員進(jìn)入；在保管電子檔案時(shí)以在線磁盤(pán)備份為主，輔以光盤(pán)備份，并定期進(jìn)行電子檔案的讀取檢查登記，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。

3 工程建設(shè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的促進(jìn)措施

3.1 落實(shí)管理制度，實(shí)行三個(gè)同步管理

為了進(jìn)一步促進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理，應(yīng)根據(jù)檔案管理規(guī)范實(shí)行三個(gè)同步管理，全面落實(shí)檔案管理制度，提高檔案管理工作質(zhì)量。一是從工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)和招投標(biāo)開(kāi)始就將建檔工作和項(xiàng)目實(shí)施工作放在同行地位，落實(shí)各自的責(zé)任，如上所述；二是在工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施中同步進(jìn)行檔案的收集和施工資料的整編、審定；三是在竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)同步進(jìn)行檔案資料的驗(yàn)收和工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工圖等的驗(yàn)收。為此，在制定工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施規(guī)章制度時(shí)要同步構(gòu)建檔案管理制度，和施工單位簽訂合同時(shí)將檔案管理要求附在合同里，促使施工單位明確檔案工作總要求，明確在竣工驗(yàn)收時(shí)需要提供的資料，消除過(guò)去工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理職責(zé)不清、無(wú)章可循的混亂現(xiàn)象，讓工程建設(shè)項(xiàng)目檔案走向正規(guī)化、制度化。

3.2 引入信息技術(shù)，提高檔案管理效率

在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，信息技術(shù)高速發(fā)展，信息化、數(shù)字化檔案管理方式得到廣泛應(yīng)用，借助信息技術(shù)可以大大提高檔案管理效率，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展[4]。在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理中引入信息技術(shù)，從錄入檔案到歸檔的全工程實(shí)施智能化管理，這和傳統(tǒng)檔案工作相比實(shí)效性更強(qiáng)，方便檔案信息的增添與實(shí)時(shí)查詢，基于檔案管理信息系統(tǒng)形成信息化模式，加快目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案丟失缺陷，快速規(guī)范數(shù)字化管理。

這就需要檔案部門(mén)加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，增加資金投入，推動(dòng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理盡快升級(jí)，促進(jìn)檔案信息化管理。例如工程建設(shè)項(xiàng)目參建各方要統(tǒng)一使用專(zhuān)業(yè)軟件管理檔案，奠定規(guī)范編制檔案資料的基礎(chǔ)。主要原因在于工程建設(shè)項(xiàng)目的資料較多，文檔備份量較大，需要通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)和方法管理材料檔案、圖表檔案、電子檔案，加強(qiáng)檔案信息的開(kāi)發(fā)、利用，提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量。另外，要進(jìn)一步加大推行多媒體形式檔案的力度，例如電子檔案、磁介質(zhì)檔案、縮微檔案等，重視工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施中出現(xiàn)的各種電子文件，把建設(shè)期間的紙質(zhì)文件和照片、聲像等檔案制作為多媒體進(jìn)行刻錄、保存，從而依托信息技術(shù)保管好工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息，大力開(kāi)發(fā)、利用檔案，擴(kuò)大檔案利用的廣度和深度，充分共享資源。

3.3 管控安全風(fēng)險(xiǎn)，提供檔案管理保障

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的信息化與數(shù)字化建設(shè)存在安全風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)是開(kāi)放的環(huán)境，在共享檔案資源時(shí)容易受到外部攻擊，例如病毒、木馬等，導(dǎo)致檔案信息被篡改或刪除，破壞檔案的準(zhǔn)確性、可靠性，一些重要的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案還有可能被泄露、竊取。所以在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理中要以信息化、數(shù)字化建設(shè)為基礎(chǔ)落實(shí)安全風(fēng)險(xiǎn)管理與控制工作，例如安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理檔案計(jì)算機(jī)，設(shè)置復(fù)雜的開(kāi)機(jī)密碼，同時(shí)設(shè)置身份認(rèn)證和防火墻。檔案創(chuàng)新管理要完善安全控制，檔案人員必須對(duì)檔案負(fù)責(zé)，只要檔案信息泄露或者遺失，必須按照規(guī)定追究管理人員的責(zé)任，執(zhí)行懲罰機(jī)制[5]。在錄入檔案信息時(shí)務(wù)必謹(jǐn)慎，不能有任何遺漏，防止數(shù)據(jù)信息出錯(cuò)，保證工程建設(shè)項(xiàng)目的數(shù)字化檔案準(zhǔn)確無(wú)誤；無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入數(shù)字化檔案室，管理人員必須提高安全意識(shí)和識(shí)別危險(xiǎn)的能力，當(dāng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案存儲(chǔ)計(jì)算機(jī)遭受外部攻擊時(shí)有效應(yīng)對(duì)；做好檔案?jìng)浞莨ぷ?，在檔案信息被刪除或篡改時(shí)要啟動(dòng)備份檔案，或者利用云技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化存儲(chǔ)，提供可靠的檔案創(chuàng)新管理保障。

4 結(jié)語(yǔ)

工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施活動(dòng)未曾停歇，為了加快工程建設(shè)行業(yè)轉(zhuǎn)型與發(fā)展的進(jìn)程，檔案人員在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程務(wù)必要落實(shí)檔案創(chuàng)新管理工作，通過(guò)規(guī)范檔案管理、挖掘檔案價(jià)值促進(jìn)工程建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量的優(yōu)化。特別是在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，檔案信息化建設(shè)是必然趨勢(shì)，在工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中要注意發(fā)揮信息技術(shù)的作用，全面創(chuàng)新檔案管理，保證提高工程建設(shè)項(xiàng)目的綜合效益。