以監(jiān)理工作模式提高數(shù)字化外包的質(zhì)量監(jiān)管

王俊陶 周健偉 李明麗 周金梅 孫勝男

（1.華能新能源股份有限公司遼寧分公司，遼寧 沈陽 110000；2.大理啟鑫科技有限責(zé)任公司，云南 大理 671000；3.華能國際電力股份有限公司丹東電廠，遼寧 丹東 118000）

1 案例概述

檔案數(shù)字化工程正在全國全面展開。嚴(yán)格控制數(shù)字化質(zhì)量，提高數(shù)字化外包的效率和效益，是做好這項工作的關(guān)鍵，也是檔案部門最關(guān)心的問題。控制檔案數(shù)字化質(zhì)量的方法和手段有很多。經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，國家檔案局2017年發(fā)布的《明清歷史檔案圖像數(shù)字化加工質(zhì)量管理體系研究報告》第四章“明清檔案數(shù)字化外包項目工作模式介紹”，詳細(xì)介紹了檔案數(shù)字化外包的基本工作原則和流程。因此，本課題擬從監(jiān)管的角度，以檔案數(shù)字化外包為例，探討檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制，以期為檔案數(shù)字化提供一些參考。

2 實施背景

國家檔案局業(yè)務(wù)重，資料多，迫切需要檔案數(shù)字化外包服務(wù)。外包服務(wù)不僅是社會分工專業(yè)化和精細(xì)化的標(biāo)志，也是通過購買專業(yè)服務(wù)實現(xiàn)高效率、高質(zhì)量完成檔案工作的基本策略。考慮到人力財力物力的限制，根據(jù)檔案信息化發(fā)展的需要，國家檔案局通過招投標(biāo)的方式將明清檔案數(shù)字化工作委托給外包服務(wù)公司，可以最大限度地發(fā)揮檔案數(shù)字化工作的效益。

在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，外包公司檔案數(shù)字化服務(wù)業(yè)務(wù)發(fā)展前景廣闊。但是目前也存在一些問題，比如文件排列不到位，文件上的訂書釘沒有完全取出，影響掃描進(jìn)度或者檔案袋封面信息與案卷里面的檔案內(nèi)容信息不一致，出現(xiàn)檔案袋錯裝的情況等。數(shù)字檔案外包還存在質(zhì)量參差不齊的問題。由于一部分操作人員素質(zhì)低、業(yè)務(wù)水平低，以及檔案數(shù)字化外包企業(yè)盲目追求工作速度，數(shù)字檔案管理出現(xiàn)圖像扭曲，模糊、斑點現(xiàn)象嚴(yán)重，甚至出現(xiàn)缺頁、復(fù)頁、錯頁等問題。有的數(shù)字化外包企業(yè)存在惡性競爭，以低于市場成本的價格進(jìn)行投標(biāo)，在中標(biāo)后為了獲取利潤對于檔案數(shù)字化工作敷衍了事，而檔案人員普遍缺乏檔案數(shù)字化的知識和經(jīng)驗，沒有對每個流程進(jìn)行有效的監(jiān)督。所以，引入監(jiān)理可以彌補檔案部門監(jiān)理的不足，從而降低數(shù)字化過程中的質(zhì)量風(fēng)險，實現(xiàn)數(shù)字化項目的預(yù)期目標(biāo)和要求。

本課題針對海量數(shù)據(jù)加工，流水化生產(chǎn)，檔案數(shù)字化外包這一目標(biāo)，引入全過程監(jiān)管模式，實現(xiàn)全過程質(zhì)量控制十分必要。國家檔案局對明清檔案的數(shù)字化處理，是以檔案的有序整理為基礎(chǔ)，以明清檔案的修復(fù)為依托，在檔案數(shù)字化外包項目中引入監(jiān)管，并具體提出質(zhì)量控制監(jiān)管策略，力求制度化、精簡化、規(guī)范化，不斷完善。

3 創(chuàng)新做法

質(zhì)量控制目標(biāo)下的檔案數(shù)字化監(jiān)管策略是指質(zhì)量控制目標(biāo)，監(jiān)管單位對外包公司檔案數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行全面監(jiān)管，嚴(yán)格把握主要環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行分類，以達(dá)到檔案數(shù)字化項目的目標(biāo)和質(zhì)量要求。具體包括質(zhì)量控制的前期監(jiān)督、中期監(jiān)督和檔案數(shù)字化后的監(jiān)督三個方面。

一是前期的監(jiān)管。選擇有相關(guān)檔案數(shù)字化工作經(jīng)驗的人員成立項目監(jiān)理小組，監(jiān)理工作正式開展前小組成員進(jìn)行明確分工。項目監(jiān)理成員前期需要了解監(jiān)理工作內(nèi)容，主要包括：根據(jù)采購中心的要求，編制項目的技術(shù)要求，明確處理對象，包括處理數(shù)量、處理周期、檔案形狀、檔案損壞狀況、數(shù)字化處理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求。具體招標(biāo)文件應(yīng)當(dāng)載明技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)要求、質(zhì)量要求、軟件要求、項目要求、加工期限、金額、雙方責(zé)任、違約責(zé)任、推薦供應(yīng)商、推薦評標(biāo)專家、履約保證等招標(biāo)方式。制定招標(biāo)方案，提交方案進(jìn)行審核。在投標(biāo)過程中，需要對加工企業(yè)進(jìn)行調(diào)查了解，通過實地考察，掌握外包企業(yè)近幾年的技術(shù)水平、管理水平、資質(zhì)認(rèn)證、主要服務(wù)對象、主要成果和評價。包括：公司基本情況、加工場地條件、主要資質(zhì)、處理軟件成熟，公司要有處理歷史檔案和古籍的經(jīng)驗，有檔案數(shù)字化軟件的研發(fā)；公司的管理團隊。公司應(yīng)對數(shù)字處理流程、處理軟件的功能特點、數(shù)字處理管理有全面深入地了解，能夠提出符合用戶特點的科學(xué)、合理的建議和方案。中標(biāo)人確定后，應(yīng)按照既定的格式起草數(shù)字化加工合同，合同中應(yīng)明確規(guī)定工作目標(biāo)、工作計劃、雙方的權(quán)責(zé)劃分、違約責(zé)任和售后服務(wù)。雙方簽訂保密協(xié)議，并將數(shù)字處理安全實施細(xì)則、文件數(shù)字處理技術(shù)要求、處理規(guī)范、質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)、目錄處理標(biāo)準(zhǔn)要求等一系列系統(tǒng)規(guī)范作為合同附件執(zhí)行。

二是過程中的監(jiān)管。在監(jiān)管過程中，旁站記錄實時工作情況和進(jìn)程。通過監(jiān)理周報的形式進(jìn)行科學(xué)分析，以便更好的規(guī)劃下一步工作。監(jiān)管內(nèi)容主要包括預(yù)檢驗和預(yù)處理。預(yù)檢查是指監(jiān)理單位派出現(xiàn)場監(jiān)理人員，對加工現(xiàn)場和安全監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行檢查和記錄，完善文件數(shù)字化過程中的配電、照明、空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、設(shè)備和軟件選型。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)要求數(shù)字處理器進(jìn)行整改并填寫相關(guān)記錄。首先，加工場地整體要求透明、寬敞，便于監(jiān)理；合理科學(xué)的布局，保證工作流程順暢；良好的通風(fēng)、除塵和凈化設(shè)備；現(xiàn)場有前后安全出口，便于疏散。其次，要有完整的安全監(jiān)控系統(tǒng)，保證原始檔案的安全。圖像處理現(xiàn)場應(yīng)有消防設(shè)施，并建立臨時檔案倉庫，方便處理文件的存儲和保管。要求臨時檔案室通風(fēng)良好，有安全出入控制設(shè)施，由雙方專人管理，并有詳細(xì)的溫度、濕度和人員出入登記。加工設(shè)備的掃描儀一般采用平板掃描儀，薄卷文件采用零余量掃描儀，大格式文件采用大幅面掃描儀或數(shù)碼照片平臺；掃描儀要求設(shè)計合理，耐用性好，冷光源，速度快，真彩色再現(xiàn)，圖像清晰度高。電腦、顯示器、服務(wù)器應(yīng)該是品牌設(shè)備，基本配置是當(dāng)代主流配置，能夠滿足海量數(shù)據(jù)存儲和系統(tǒng)運行的要求。處理軟件要求數(shù)字處理軟件包含數(shù)字處理、管理、掃描、質(zhì)檢等系統(tǒng)，并經(jīng)過海量檔案數(shù)字處理實踐的驗證，系統(tǒng)安全可靠、易用兼容。

檔案數(shù)字化后的監(jiān)督。這是檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的最后一個環(huán)節(jié)，主要包括數(shù)字檔案數(shù)據(jù)備份和反饋檢查。數(shù)據(jù)備份，主要檢查數(shù)字化檔案信息是否滿足備份要求，并進(jìn)行多套備份、遠(yuǎn)程備份、在線和離線備份，以確保檔案信息的完整性和安全性。監(jiān)查單位在試用已投入使用的數(shù)字檔案成果后，應(yīng)檢查數(shù)字處理單位是否對檔案局提出的問題進(jìn)行了改進(jìn)，用戶反饋的問題是否得到解決。為了控制檔案數(shù)字化的質(zhì)量，監(jiān)理單位需要對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督和管理。檔案數(shù)字化過程中發(fā)現(xiàn)的問題可分為一般問題和特殊問題。一般的問題是工作人員整理的文件和掃描的圖像不符合標(biāo)準(zhǔn)要求。在監(jiān)管過程中，如遇到特殊問題，應(yīng)首先與檔案部門人員和業(yè)務(wù)人員及時溝通，確定解決方案或處理建議。如果解決方案或意見不一致，向上級協(xié)調(diào)小組組長報告問題，根據(jù)問題類型分發(fā)給相應(yīng)的班組長(技術(shù)組、質(zhì)檢組、管理組)進(jìn)行研究解決。必要時，召開專題會議討論問題，確認(rèn)最終實施方案，并形成書面會議紀(jì)要。

4 效果及影響

4.1 自檢與抽檢

在自檢與抽檢環(huán)節(jié)，質(zhì)檢人員通過工作流平臺接收數(shù)據(jù)，進(jìn)行圖像檢驗，返工不合格圖像，提交合格圖像數(shù)據(jù)等。質(zhì)量檢查完成后，公司管理層將按30%的比例進(jìn)行抽樣檢查，然后將抽樣檢查提交給項目組進(jìn)行驗收。

這個環(huán)節(jié)包括三個質(zhì)量檢驗程序。第一次質(zhì)量檢查是100%TIFF圖像質(zhì)量檢查。通過工作流程接收掃描提交的圖像數(shù)據(jù)，逐幀檢查圖像質(zhì)量問題。在系統(tǒng)中標(biāo)記不合格的圖像，返回掃描環(huán)節(jié)重新掃描，由返工人員重新提交質(zhì)檢。在所有圖像通過檢查后，提交第二次質(zhì)量檢查程序，由質(zhì)量檢查員100%對照原始文件檢查TIFF圖像。一方面檢查圖像質(zhì)量問題；另一方面，重點檢查掃描順序、重復(fù)掃描信息和遺漏掃描信息。這個鏈接主要是針對設(shè)置不能分頁的文件，容易造成順序錯誤和信息缺失掃描。選中此鏈接后，系統(tǒng)會將TIFF圖像轉(zhuǎn)換為JPG格式。第三個質(zhì)量檢查程序是檢查切割的JPG圖像。主要檢查裁切后的圖像是否符合數(shù)字處理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并檢查圖像本身是否還有質(zhì)量問題。JPG質(zhì)檢一般是按件抽檢，在質(zhì)量檢驗中，數(shù)字處理軟件利用圖像處理技術(shù)、圖像匹配技術(shù)、OCR識別技術(shù)等計算機技術(shù)，對成品進(jìn)行編號檢查，對文件信封進(jìn)行檢查，查找重復(fù)文件。通過上述質(zhì)量檢驗工作，最終可以獲得合格的成品。

4.2 檢驗驗收

在國家檔案局明清檔案外包項目實施過程中，建立了由領(lǐng)導(dǎo)小組、項目組和項目監(jiān)理組組成的三級管理組織。項目監(jiān)理組由現(xiàn)場監(jiān)理組和質(zhì)量檢驗工作組組成，分別負(fù)責(zé)數(shù)字化加工現(xiàn)場項目實施的監(jiān)理和提交資料的抽樣檢驗。本環(huán)節(jié)是指項目監(jiān)理組和項目組對公司提交的資料進(jìn)行抽樣檢查和驗收。項目監(jiān)理小組的抽樣包括20%JPG圖像抽樣和5%原始文件對比抽樣，檢查的重點是圖像信息的完整性和準(zhǔn)確性。兩次抽樣檢查都是隨機進(jìn)行的，要求量級覆蓋率達(dá)到90%以上。

4.3 節(jié)約成本及時間

國家檔案局明清檔案的數(shù)字化處理需要先進(jìn)的計算機設(shè)備，能夠高速掃描和輸入紙質(zhì)檔案信息。機器設(shè)備價格高昂，更新?lián)Q代快，外包節(jié)約了機器設(shè)備采購和維修成本。同時，處理檔案數(shù)字化的外包公司工作人員具有一定的計算機相關(guān)知識、豐富的專業(yè)工作經(jīng)驗和在長期的日常工作所形成的團隊合作精神。因此，外包公司的檔案數(shù)字化整理速度較快，可以在短時間內(nèi)完成大量的檔案數(shù)字化整理工作。

4.4 專業(yè)數(shù)字化加工服務(wù)

國家檔案局在整理明清檔案時，選擇了檔案數(shù)字化處理外包模式，可以學(xué)習(xí)吸收檔案數(shù)字化處理專業(yè)服務(wù)公司的技術(shù)優(yōu)勢和豐富經(jīng)驗，學(xué)習(xí)模仿先進(jìn)公司的檔案數(shù)字化處理工作體系，獲得專業(yè)的檔案數(shù)字化處理管理軟件，可以有效延續(xù)以往的檔案數(shù)字化處理數(shù)據(jù)庫，形成更豐富的館藏數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫。