信息化時代機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思考分析

左洪波

（法庫縣產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型升級促進中心，遼寧 沈陽 110400）

機關(guān)單位的日常工作中會涉及數(shù)量較多的文件需要進行歸檔，檔案管理人員面臨著較大的工作量，在信息化時代下，大數(shù)據(jù)分析和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展，為信息的智能化、自動化管理提供了技術(shù)支持，對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理進行創(chuàng)新是時代發(fā)展的必然趨勢，不僅能夠降低檔案管理人員的工作量，還能保證檔案存儲的安全性，通過數(shù)據(jù)庫的智能檢索功能，還能為檔案的查閱提供便利，提高檔案的利用率，因此檔案管理人員需要重視起檔案管理制度的信息化創(chuàng)新。

1 檔案管理創(chuàng)新的必要性

1.1 減少管理人員工作量

在利用傳統(tǒng)手段進行檔案管理的過程中，需要檔案管理人員對檔案進行分類處理，隨后將檔案分別歸檔，檔案的借閱也要由檔案管理人員負責(zé)，隨著檔案種類的復(fù)雜化以及數(shù)量逐漸增多，檔案管理人員面臨的工作壓力也越來越大。信息化檔案管理系統(tǒng)具有對數(shù)據(jù)進行自動化處理的功能，能夠根據(jù)檔案的類型對檔案進行自動分類和歸檔，在檔案借閱的過程中可以利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對身份進行識別記錄，減少了檔案借閱的審批流程，極大地降低了檔案管理人員的工作量。

1.2 提高檔案管理的效率

過去由人工負責(zé)檔案的歸檔和借閱等，需要消耗大量的時間，并且人工難免產(chǎn)生疏漏，機關(guān)事業(yè)單位的檔案存儲數(shù)量又相對較為龐大，在檔案管理上耗費的總體時間較多，不能有效保證工作的效率。通過使用信息化技術(shù)能夠提高檔案處理的速度，在查閱的過程中減少流程，并且能夠提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，能夠在總體上提高檔案管理的效率[1]。

1.3 保障檔案的安全性

在過去的檔案存儲中通常采用紙質(zhì)文檔進行信息的記錄，紙質(zhì)文檔在存儲的過程中容易發(fā)生信息的丟失，紙張的損壞、字跡模糊等問題都會影響檔案的查閱，降低檔案的嚴謹性，對相關(guān)工作的進行產(chǎn)生影響。提供檔案管理的信息化水平主要是運用數(shù)據(jù)庫進行檔案存儲，不僅能夠縮小檔案存儲需要的空間，還能保障檔案的安全性，利用好備份功能能夠避免外部因素對檔案造成的破壞。此外信息化檔案管理制度還具有人員資格分級審查的功能，具有較強的保密性。

2 機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題

2.1 檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識

檔案管理的信息化需要機關(guān)事業(yè)單位管理人員提高對管理手段創(chuàng)新的重視程度，當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位對檔案管理信息化的重視程度不高，導(dǎo)致購入的信息管理技術(shù)不能滿足檔案管理的實際需求，功能與機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的工作不匹配，不能充分發(fā)揮出信息化檔案管理的優(yōu)勢，檔案管理缺乏實質(zhì)上的創(chuàng)新。同時檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識會導(dǎo)致不具備學(xué)習(xí)信息技術(shù)的積極性，為推進信息化管理制度帶來了阻礙。

2.2 信息化技術(shù)應(yīng)用水平不高

現(xiàn)代信息技術(shù)具有較強的便利性，能夠滿足人們工作生活中的多樣化需求，運用到檔案管理中時需要對信息技術(shù)進行深入了解，充分挖掘信息化管理技術(shù)的多樣化功能，才能全面提高檔案管理的效率。然而當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位的信息化檔案管理中還存在技術(shù)應(yīng)用水平不高的問題，檔案管理中使用的信息庫與實際工作不匹配，無法滿足機關(guān)事業(yè)單位檔案利用的要求，降低了檔案管理的效率。

2.3 缺乏信息化管理人才

機關(guān)事業(yè)單位當(dāng)前的檔案管理人員通常掌握了專業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)，不具備較強的信息化管理能力，不能充分認識到信息化管理的優(yōu)勢。為了提供機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平，需要檔案管理人員在具備專業(yè)的檔案管理技能外，還需要掌握計算機的操作技巧，當(dāng)前同時具備兩項能力的專業(yè)人員數(shù)量較少，為機關(guān)事業(yè)單位建立高水平的檔案管理人才隊伍帶來了障礙[2]。

3 信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用措施

3.1 提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識

在推進檔案管理的信息化創(chuàng)新過程中，需要檔案管理人員提高對信息化的認識，積極主動在工作中根據(jù)實際情況對信息技術(shù)的應(yīng)用進行創(chuàng)新，使其符合機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作需求，全面提升檔案管理的效率。對此機關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)可以制定合理的獎懲措施，對在信息化檔案管理制度創(chuàng)新中取得良好成效的員工進行獎勵，提高其他檔案管理人員的工作積極性。此外事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)需要重視起對群體人員意識的提高，加強各部門之間的信息共享，讓檔案管理人員在交流合作中了解到機關(guān)單位對檔案利用的需求，對管理手段進行相應(yīng)的創(chuàng)新。

3.2 完善檔案信息化管理制度

機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高對制度創(chuàng)新的重視程度，通過完善的管理制度對檔案管理信息化進行約束，確保信息化技術(shù)在檔案管理制度的創(chuàng)新中得到了切實的運用。機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該在對檔案管理狀況進行實際了解后再購入配套的軟件和設(shè)備，確保信息庫的建立能夠滿足實際管理需求。同時機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該適當(dāng)加大在信息化管理設(shè)備上的資金投入，確保檔案管理中使用的設(shè)備滿足時代發(fā)展的需求。為了充分發(fā)揮信息化檔案管理的安全性優(yōu)勢，機關(guān)單位需要制定相應(yīng)的檔案隱私管理制度，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對人員的檔案查閱權(quán)限進行嚴格劃分，避免重要信息的泄露[3]。

3.3 加強檔案管理人才隊伍建設(shè)

在信息化時代背景下，人才是進行制度創(chuàng)新的基礎(chǔ)，因此機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)該重視起人才的引進，首先應(yīng)該重視起復(fù)合型人才的吸納，招聘掌握了信息化管理技術(shù)與檔案管理技術(shù)的高素質(zhì)人才，提高檔案管理人員的總體水平。其次機關(guān)單位應(yīng)該重視起現(xiàn)有管理人員的能力培養(yǎng)，機關(guān)單位可以對檔案管理人員進行定期培訓(xùn)，提高檔案管理人員信息技術(shù)的應(yīng)用水平，當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員通常已經(jīng)具備了較為專業(yè)的檔案管理能力，因此通過計算機技術(shù)培訓(xùn)的方式提高其管理創(chuàng)新的能力具有較高的可行性，能夠有效加強專業(yè)人才隊伍的建設(shè)。

4 結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)前信息化時代背景下，進行檔案管理制度的創(chuàng)新是必然趨勢，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理是較為重要的工作，采用傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無法滿足檔案利用的需求，對此需要機關(guān)事業(yè)單位提高對檔案管理創(chuàng)新的重視，加大信息設(shè)備的資金投入力度，完善信息化管理制度，引進高素質(zhì)的復(fù)合型人才，此外應(yīng)該加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其對信息技術(shù)的掌握，并且提改檔案管理人員的創(chuàng)新意識，提高檔案管理水平，能夠提升機關(guān)事業(yè)單位的整體工作效率。