對(duì)基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)方法的研究

張 焱

（中國建筑標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)研究院有限公司，北京 100048）

在新時(shí)代背景影響下，通過加強(qiáng)信息化檔案管理在工程建筑施工過程中的應(yīng)用，有利于全面增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量和水平，同時(shí)，這也降低了檔案管理的繁瑣性。除此之外，采用現(xiàn)代信息化檔案管理手段，也是順應(yīng)了我國信息技術(shù)發(fā)展的潮流，最終有助于全面增強(qiáng)工程建筑檔案管理質(zhì)量和水平，實(shí)現(xiàn)預(yù)期的信息化檔案管理目標(biāo)。

1 當(dāng)前信息化工程建筑檔案管理中存在的具體問題

1.1 工程建筑檔案管理人員開展檔案管理工作過分依賴信息系統(tǒng)軟件

現(xiàn)代化背景下，由于我國現(xiàn)代科技迅速發(fā)展，并且在辦公領(lǐng)域中體現(xiàn)出了其價(jià)值，獲得了管理和工作人員的青睞，并且將信息化檔案管理引入到了具體的工作中。同時(shí)，大部分工程建筑企業(yè)在開展具體的檔案管理工作時(shí)，往往會(huì)采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開展具體的工作，雖然這種現(xiàn)代化檔案工作方式可以為工程建筑檔案管理人員減輕工作量，也能為工作人員提供管理的方便，但是，一些檔案管理人員會(huì)對(duì)系統(tǒng)軟件產(chǎn)生依賴心理，一旦離開工程建筑檔案管理系統(tǒng)，就無法開展后續(xù)的工作。同時(shí)，通過詳細(xì)觀察具體的工程建筑檔案管理工作可以發(fā)現(xiàn)，如果存在操作不妥當(dāng)或者是停電的現(xiàn)象，一些檔案管理軟件或者系統(tǒng)將無法正常運(yùn)行，已經(jīng)錄入的信息也很難獲得保存，這種情況下，直接制約著工程檔案管理工作效率的提高和有效進(jìn)行。

1.2 工程建筑檔案管理信息化工作體系不完備

在我國部分工程建筑企業(yè)中，有些工程建筑企業(yè)配備的檔案管理工作人員不豐富，同時(shí)也沒有特別關(guān)注相檔案管理工作的開展，這種情況下，很難做好工程建筑檔案管理的分配工作，這樣則容易給工作人員帶來較大的工作壓力，具體的工程建筑檔案管理工作效率也很難獲得提升，目前，雖然在工程建筑行業(yè)中建立了現(xiàn)代信息化檔案管理系統(tǒng)，但是有些建筑工程檔案管理人員只是對(duì)電子檔案進(jìn)行簡單的加密和保存處理，這樣檔案信息容易流失。再者，還有一部分工程建筑檔案管理人員并沒有對(duì)檔案管理工作形成全面的認(rèn)識(shí)，這就使得相應(yīng)的工程建筑檔案管理評(píng)價(jià)體系不完善，最終會(huì)降低工程建筑檔案管理的工作效率。

1.3 在信息化背景下，工程建筑檔案管理系統(tǒng)容易缺少準(zhǔn)確性的檔案原始數(shù)據(jù)

當(dāng)前，在工程建筑企業(yè)中，雖然許多工程建筑企業(yè)已經(jīng)采取了現(xiàn)代化模式開展相應(yīng)的檔案管理工作，但是產(chǎn)生的效果差強(qiáng)人意。這主要是因?yàn)橛行n案管理人員在開展具體的檔案管理工作中，還是存在許多工程建筑原始檔案數(shù)據(jù)需要檔案管理工作人員使用手動(dòng)的方式進(jìn)行輸入和記錄，這直接降低了工程建筑檔案管理效率，因此，如果工程建筑檔案管理工作人員在輸入原始檔案數(shù)據(jù)時(shí)存在一些誤差，容易產(chǎn)生較大的錯(cuò)誤。除此之外，如果相關(guān)的工程建筑檔案管理人員事先筆記沒有將數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行備份，這可能會(huì)導(dǎo)致工程建筑檔案數(shù)據(jù)信息丟失，繼而導(dǎo)致工程建筑檔案管理工作中數(shù)據(jù)信息不全面，這直接影響到工程建筑檔案管理工作的順利有效開展，信息化檔案管理模式也很難發(fā)揮其重要作用。

2 信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)方法和策略

2.1 增強(qiáng)工程建筑檔案管理人員的信息技術(shù)管理能力

在我國現(xiàn)代化工程建筑企業(yè)發(fā)展過程中，工程建筑企業(yè)負(fù)責(zé)人需要加大對(duì)工程建筑檔案管理人員的培訓(xùn)力度，增強(qiáng)他們的工作能力。比如，工程建筑企業(yè)可以每周或者每月定期舉行一次信息化檔案管理模式測評(píng)，通過采取筆試和實(shí)踐操作兩種方式來測試管理人員的信息化檔案管理水平，對(duì)于某些工程建筑檔案信息化管理水平降低的管理人員，相關(guān)的管理者需要做好他們的管理和培訓(xùn)工作，讓他們?cè)诰唧w的培訓(xùn)過程中充分了解信息化工程檔案管理工作的重要性和價(jià)值，進(jìn)而增強(qiáng)工程建筑檔案管理的質(zhì)量和水平。

2.2 建立科學(xué)完備的現(xiàn)代化工程建筑檔案管理制度與工作機(jī)制

在新形勢影響下，我們的工作和生活進(jìn)入了現(xiàn)代化，這就要求著工程建筑工作和管理人員充分采用信息模式開展具體的工程建筑檔案管理工作。所以，針對(duì)工程建筑檔案管理工作，相關(guān)的檔案管理人員需要根據(jù)工程建筑企業(yè)內(nèi)部檔案管理的實(shí)際管理情況制定科學(xué)完備的檔案管理制度，同時(shí)還需要采取先進(jìn)科學(xué)的檔案管理工作機(jī)制，那么，在構(gòu)建現(xiàn)代化數(shù)字化工程建筑檔案管理平臺(tái)時(shí)，檔案管理人員需要根據(jù)相關(guān)的檔案管理資源進(jìn)行整合，打造科學(xué)、富有濃郁現(xiàn)代化氣息的工程建筑檔案管理制度和平臺(tái)，構(gòu)建嚴(yán)密的工程建筑檔案管理體系。再者，工程建筑檔案管理人員需要強(qiáng)化自我管理機(jī)制，充分發(fā)揮自主檔案管理能力，通過借助信息平臺(tái)，掌握相應(yīng)的信息技術(shù)，提高工程建筑檔案管理工作的水平。此外，工程建筑檔案管理工作人員還要做到實(shí)事求是，根據(jù)工程建筑企業(yè)的檔案實(shí)際管理情況，借助現(xiàn)代化模式規(guī)范工程建筑檔案管理工作，制定統(tǒng)一科學(xué)的工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理的不同類型、格式等加以規(guī)范，這樣可以增強(qiáng)信息化工程建筑檔案管理工作的協(xié)調(diào)性和高效開展。

2.3 借助大數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，構(gòu)建科學(xué)完善的工程建筑企業(yè)檔案管理數(shù)據(jù)庫

為了全面增強(qiáng)工程建筑檔案管理工作的高效性，相關(guān)的檔案管理人員需要構(gòu)建科學(xué)完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫，借助數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)開展具體的工作，保存相應(yīng)的工程建筑檔案信息，并且還要利用信息技術(shù)搜索出具體的內(nèi)容，這樣可以節(jié)省工程建筑檔案管理工作的時(shí)間。同時(shí)，工程建筑檔案管理人員需要熟練地操作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高效性開展具體的信息整合和數(shù)據(jù)庫管理工作，為工程建筑檔案管理工作提供保障。在搭建起了工程建筑檔案管理信息平臺(tái)后，相關(guān)的管理人員也不能松懈，要對(duì)后期的維護(hù)和運(yùn)營工作提供保障和技術(shù)支持工作，這樣有利于保證工程建筑檔案信息化管理數(shù)據(jù)的安全和完整，有利于推進(jìn)工程建筑企業(yè)檔案管理工作的順利開展和進(jìn)行。

3 結(jié)束語

綜上所述，工程建筑企業(yè)需要詳細(xì)分析現(xiàn)代信息化檔案管理工作模式的價(jià)值和重要作用，之后將信息化模式引入到現(xiàn)代工程建筑檔案管理工作中。不僅如此，工程建筑企業(yè)還需要制定科學(xué)合理的信息化檔案管理體系，然后根據(jù)該體系的指導(dǎo)，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。