大數(shù)據(jù)下檔案管理模式的改革和創(chuàng)新

劉 琳

（福建省邵武市吳家塘鎮(zhèn)人民政府，福建 邵武 354003）

隨著信息化技術的不斷發(fā)展，已經(jīng)正式啟動大數(shù)據(jù)時代，這一時代是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展至今的一種重要表象或特征，其核心就在于聚集各種特性的大數(shù)據(jù)，即規(guī)模小、多樣性、價值性、高速性，為更好地完成小規(guī)模數(shù)據(jù)所不能完成的任務可以充分借助新一代信息技術（物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算等），并具體面向知識社會的創(chuàng)新方法。為更好地管理大數(shù)據(jù)的全生命周期，就需要強化應用新的技術、理念與方法，從而能夠進一步促進我國綜合競爭力的顯著提高。

1 大數(shù)據(jù)時代為檔案管理創(chuàng)造的機遇

1）為收集海量電子檔案資源提供一定思想指導。當前，傳統(tǒng)載體的檔案數(shù)字化、原生電子化文件數(shù)量較之前相比獲得日益增多，館藏數(shù)字化檔案總量已經(jīng)達到TB、EB的級別，檔案信息資源的增長速度明顯加快，數(shù)量總量呈明顯的海量狀態(tài)。針對那些跨平臺、數(shù)據(jù)庫、系統(tǒng)、內(nèi)容的海量信息，如果依然采用只適用于小規(guī)模的數(shù)據(jù)存儲、檢索等方法與工具則很難進行有效的處理，無法滿足大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作要求?！按髷?shù)據(jù)”能夠提供一個重要技術、理念來有效地解決巨量資源與海量信息，以此可以幫助檔案部門在既定時間內(nèi)妥善管理、處理、整理信息，并為檔案管理提供重要的決策依據(jù)[1]。

2）提供一個解決方案來更好的管理海量電子檔案資源。大數(shù)據(jù)能夠指導檔案人員如何實現(xiàn)檔案智慧化管理，具體主要體現(xiàn)在以下幾個方面。第一，輕松自如的應對各種類型復雜的檔案數(shù)據(jù)，諸如結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化。第二，借助云計算所提供的基礎設施來動態(tài)擴展、按需分配計算資源與存儲資源。第三，真正做到“以用戶為中心、以人為本”的創(chuàng)新理念，最大限度的共享、擴散知識與創(chuàng)新，從而能夠為檔案事業(yè)的健康、長遠發(fā)展創(chuàng)造一個良好條件。

3）為更好地利用海量電子檔案資源提供一個應對策略。經(jīng)研究發(fā)現(xiàn)，到2013年全國各省、自治區(qū)、直轄市的各級、各類檔案館已經(jīng)開放了12059萬卷（件）檔案，具體是12年前的四倍。檔案館的一個根本目標就在于如何幫助檔案部門從海量數(shù)據(jù)中篩選出最具價值的信息，在此基礎上最大限度的共享信息資源，此時利用大數(shù)據(jù)分析、大數(shù)據(jù)挖掘技術能夠起到強有力的推動力。其中，利用大數(shù)據(jù)挖掘技術能夠從各種大型檔案數(shù)據(jù)庫中及時發(fā)現(xiàn)那些潛在的、有價值的信息知識，充分發(fā)揮小價值所具有的作用。

2 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理機制的創(chuàng)新

1）在全面深化改革的過程中明確定位。我國自2013年開始進入到大數(shù)據(jù)時代，而2014年又是全面深化改革的開局之年。檔案作為一種重要“數(shù)據(jù)”，極具可靠性、真實性、完整性，開展檔案工作可以幫助我國從之前的“數(shù)據(jù)大國”逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤皵?shù)據(jù)強國”。中辦、國辦早在2014年就聯(lián)合印發(fā)了《關于加強與改進新形勢下檔案工作的意見》，這是一個綱領性文件，從多個方面明確了在新形勢下如何進一步推進我國檔案事業(yè)發(fā)展的有效措施，諸如體制、機制與思想等，且為了更好地落實這一文件，各省也相繼制定了幾點有效的意見。同時，要求各級各類檔案部門都需要圍繞著這一文件精神，對檔案資源管理模式進行不斷探索，并積極的創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案服務方式，從而能夠進一步促進檔案事業(yè)的健康發(fā)展，確保與數(shù)字時代、國家發(fā)展要求相符[2]。

2）完善標準體系和加強法規(guī)建設。當前，我國根據(jù)電子檔案、電子文件制定了十幾項標準、管理辦法，諸如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》。相比較于國內(nèi)某些行業(yè)或國外同行業(yè)的標準化工作，我國電子檔案管理技術標準化由于起步較晚、水平較低，相應的很難滿足信息社會的實際發(fā)展需求。大數(shù)據(jù)時代，檔案以電子檔案為主，在依法治國的背景下檔案部門有必要站在多個維度來加快建設電子檔案管理法規(guī)與標準體系，在電子檔案全過程管理過程中制定相關規(guī)定，將電子文件的歸屬與流向、電子檔案管理的權(quán)利與義務逐一明確下來，不斷規(guī)范電子文件的形成、采集等過程中，從而能夠全面應用電子檔案掃除不必要的法規(guī)障礙。

3）積極的探索電子檔案管理評估體系。為進一步推動檔案事業(yè)的發(fā)展，就需要明確短板或缺項所在，這時就不得不進行有效的“評估”。當前，開展檔案管理工作的一項重要內(nèi)容就在于建立一個科學、合理、可行的評估體系，在評估過程中有必要結(jié)合檔案大數(shù)據(jù)資源建設、安全保障與利用服務，對體系中的各個要素進行全面分析與評估，確保評估體系完整，即涉及輸入端、轉(zhuǎn)化過程、輸出結(jié)果。

3 大數(shù)據(jù)時代下檔案管理模式創(chuàng)新

1）檔案資源的統(tǒng)一管理與備份。大數(shù)據(jù)在一定程度上能夠有效的收集、儲存、處理各種數(shù)據(jù)，在云端來存儲這些數(shù)據(jù)，因此也需要統(tǒng)一管理檔案資源并進行統(tǒng)一備份，以此可以更加便捷、高效的利用檔案。當前，我國正在全面建設大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園，并開始規(guī)劃落實到全國各地，諸如山西、天津、重慶等，通過建設這些產(chǎn)業(yè)園能夠提供充足的保障來更好的處理數(shù)據(jù)、服務數(shù)據(jù)。在大數(shù)據(jù)時代，如何保證數(shù)據(jù)資源的安全是一個值得思考的問題，通過統(tǒng)一管理與備份就可以有效防止檔案混亂或丟失的情況?，F(xiàn)如今，檔案備份、信息技術已經(jīng)獲得有效融合，全面開放大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園促使單純的電子備份已經(jīng)不能滿足相關需求，今后有必要將更多全國或區(qū)域性檔案備份中心建設在大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)，而具體關于如何建設、推進就需要在今后的工作中進行充分的討論與實驗[3]。

2）全面合作開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫。由于大數(shù)據(jù)通常涉及多方面的內(nèi)容，在檔案管理中利用大數(shù)據(jù)時有必要擺脫資金、技術、行業(yè)的限制，由此促使在應用大數(shù)據(jù)時會面對很多的挑戰(zhàn)、困難。為此，檔案管理部門有必要與大數(shù)據(jù)技術研發(fā)單位、科研院所進行全面合同，共同制定數(shù)據(jù)分析與資源開發(fā)工具。

3）全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)表現(xiàn)出很大的滯后性，在檔案管理工作中檔案管理人員作為直接執(zhí)行者，其核心素養(yǎng)、綜合能力會直接關系到行業(yè)的發(fā)展，為此有必要投入更多的精力來培養(yǎng)檔案管理人員。指導檔案管理人員能夠強化學習相關法律文件與行業(yè)標準，使其意識到如何加快檔案信息化建設進程；強化人才激勵，重視檔案人才流動機制與獎懲機制的建立，以此才能將檔案人才對于工作的主觀能動性充分調(diào)動起來，為人才晉升創(chuàng)造良好的空間，確保檔案人才能夠安心做好本職工作；全面提升檔案管理人員的專業(yè)技能，通過各種渠道來拓展檔案管理人員的大數(shù)據(jù)利用能力，確保他們能夠熟練地掌握計算機、大數(shù)據(jù)知識，實現(xiàn)對各種信息資源、拓展資源的有效利用；致力于服務意識的提高，并更好的服務于廣大用戶。

4 結(jié)論

綜上所述，大數(shù)據(jù)所帶來的數(shù)據(jù)資源異常豐富，而數(shù)據(jù)資源能夠為應用、運行大數(shù)據(jù)提供充足的基礎保障，為充分有效地調(diào)動數(shù)據(jù)資源就必須強化數(shù)據(jù)管理?；诖?，在大數(shù)據(jù)下有必要進一步改革、創(chuàng)新檔案管理模式。