大數(shù)據(jù)時(shí)代下辦公室文書(shū)檔案的管理和利用分析

萬(wàn)紅英

（新疆伊犁鞏留縣農(nóng)業(yè)農(nóng)村局農(nóng)業(yè)綜合開(kāi)發(fā)服務(wù)中心，新疆 伊犁哈薩克自治州 835400）

辦公室是各單位的重要組成部分，在工作中起著處理日常工作、協(xié)調(diào)各部門(mén)溝通、傳達(dá)消息執(zhí)行命令的作用。因此，有必要對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下辦公室文書(shū)檔案的管理和利用進(jìn)行分析，從而提升其工作質(zhì)量，促使辦公室的職能作用得到更優(yōu)化發(fā)揮。

1 辦公室文書(shū)檔案的管理現(xiàn)狀

1.1 辦公室文書(shū)檔案管理工作的特點(diǎn)

辦公室文書(shū)檔案管理是企事業(yè)單位管理的重要組成部分，其工作內(nèi)容具有鮮明的特點(diǎn)，將文字資料作為信息傳遞的載體，對(duì)企事業(yè)單位過(guò)往的事件發(fā)生情況進(jìn)行細(xì)致的記錄并存檔。在辦公室文書(shū)檔案管理工作中，最重要的一點(diǎn)就是將收集到的信息進(jìn)行系統(tǒng)的分類整合，統(tǒng)一進(jìn)行存檔保管。這些書(shū)面文字的特點(diǎn)就是具有真實(shí)性和客觀性，大部分的檔案文書(shū)都是紙質(zhì)的，在一定程度上是具有法律效益的，對(duì)企事業(yè)單位的安全性能夠做出保障。

辦公室文書(shū)種類豐富且檔案內(nèi)容復(fù)雜，文書(shū)檔案不僅全面地記錄了企事業(yè)單位的歷史、行政管理方案、財(cái)務(wù)情況和工作日常等，文書(shū)檔案的內(nèi)容還具有多樣性的特點(diǎn)，其中包含了各種企事業(yè)單位的紅頭文件、合同書(shū)、相關(guān)協(xié)議、錄音錄像等。

1.2 辦公室文書(shū)檔案管理中的問(wèn)題

1）管理制度不夠完善。辦公室文書(shū)檔案的文件大多存放在企事業(yè)單位的檔案室中，辦公室文件的存放歸檔的工作是比較單一的，企事業(yè)單位很少會(huì)設(shè)置專門(mén)的工作人員對(duì)文件的存放進(jìn)行管理，這就導(dǎo)致了文書(shū)檔案相關(guān)的管理制度不夠完善，各工作部門(mén)人員進(jìn)行檔案存放缺少記錄，在接下來(lái)的文件檔案查找上造成了很大的困難，影響辦公效率。企事業(yè)單位對(duì)辦公室檔案管理工作的重視程度低，文書(shū)檔案管理制度不夠完善，工作透明度低，在管理過(guò)程中會(huì)造成很多不必要的麻煩。2）工作人員綜合素質(zhì)低。現(xiàn)今我國(guó)的大部分企事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案管理的工作重視程度不夠，缺少相應(yīng)的規(guī)章制度和宣傳，導(dǎo)致部分工作人員的綜合素質(zhì)不夠，缺少責(zé)任感，對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理的工作比較懈怠，辦公室檔案文件的存放比較混亂沒(méi)有明確的相關(guān)存放記錄，工作上的失職導(dǎo)致文件檔案的破壞或丟失，在一定程度上會(huì)為企事業(yè)單位造成經(jīng)濟(jì)損失。3）對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足。資料和檔案的關(guān)系是相互影響的，無(wú)論是資料還是檔案，任何一方受到損失都會(huì)對(duì)另一方造成影響。所以在辦公室文書(shū)檔案的管理工作中，工作人員對(duì)檔案和文件都要有足夠的認(rèn)識(shí)，提高工作人員對(duì)文件和檔案的重視程度。在對(duì)文書(shū)檔案的管理工作中相關(guān)工作人員的認(rèn)識(shí)不足，對(duì)工作的投入不夠，就會(huì)大大降低辦公室文書(shū)檔案管理的工作效率。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下辦公室文書(shū)檔案管理和利用的優(yōu)化策略

在科技飛速發(fā)展的今天，我國(guó)逐步邁進(jìn)了信息化的社會(huì)新階段，國(guó)家政府和社會(huì)的各行各業(yè)廣泛地支持應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，這對(duì)各行業(yè)的發(fā)展、社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步都產(chǎn)生了積極的作用。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)Ａ康男畔?shù)據(jù)針對(duì)需要進(jìn)行快速的處理分析，從而得到有效信息，對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理來(lái)說(shuō)尤為重要。

2.1 加強(qiáng)對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)

提高辦公室文書(shū)檔案的管理水平，首先要加強(qiáng)對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)。俗話說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”，規(guī)章制度的建設(shè)是提升企事業(yè)單位辦公室文書(shū)檔案管理的根本。在對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理的工作中，相關(guān)單位要制定專業(yè)的管理?xiàng)l例和規(guī)章制度，在對(duì)文件檔案進(jìn)行收檔的時(shí)候進(jìn)行明確的工作記錄，明確工作人員的工作職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到工作人員個(gè)人身上，設(shè)立文書(shū)檔案管理相關(guān)的獎(jiǎng)懲措施，將工作的完成度同個(gè)人績(jī)效掛鉤，調(diào)動(dòng)相關(guān)工作人員的積極性，對(duì)積極完成工作任務(wù)的人員給予肯定和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)消極怠工的工作人員進(jìn)行相應(yīng)的處罰，確保工作人員能夠按照相關(guān)的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行辦公室文書(shū)檔案管理的工作，從而保證文書(shū)檔案管理的規(guī)范性。

2.2 提高辦公室文書(shū)檔案管理人員綜合素質(zhì)

在辦公室文書(shū)檔案管理工作中，單從制度規(guī)范入手是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，文書(shū)檔案的管理工作最終是要落實(shí)到每一個(gè)辦公室檔案文書(shū)管理人員的日常工作中去的，因而隨著科技信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，需要不斷提升文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)[1]。企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷引進(jìn)文書(shū)檔案管理相關(guān)的專業(yè)技術(shù)型人才，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，提升工作人員的綜合素質(zhì)。管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)辦公室文書(shū)檔案的重視程度，對(duì)工作態(tài)度積極的員工給予一定程度的獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)員工的積極性，也能夠增強(qiáng)員工的責(zé)任意識(shí)，管理部門(mén)要定期對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理部門(mén)進(jìn)行職業(yè)技能抽查，保證辦公室文書(shū)檔案管理在實(shí)際工作中的規(guī)范性，對(duì)文書(shū)檔案管理的工作開(kāi)展起到了積極的作用。

2.3 強(qiáng)化辦公室文書(shū)檔案的收集

辦公室文書(shū)檔案管理中最基礎(chǔ)的工作就是資料的收集，只有不斷加強(qiáng)對(duì)辦公室文書(shū)檔案的收集工作，才能夠切實(shí)的提高辦公室文書(shū)檔案的管理效果。首先要加強(qiáng)對(duì)辦公室文書(shū)寫(xiě)作要求的規(guī)范管理，規(guī)范企事業(yè)文書(shū)的書(shū)寫(xiě)規(guī)范，對(duì)檔案文書(shū)進(jìn)行系統(tǒng)的分類管理，按照文書(shū)檔案的類別進(jìn)行保存管理，保證辦公室文書(shū)檔案的格式規(guī)范，字跡工整；對(duì)辦公室文書(shū)檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)各種文書(shū)檔案的文字編號(hào)、主題、附件等進(jìn)行統(tǒng)一分類，并保證工作人員嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，使文書(shū)檔案的管理和使用更加方便。另外還要對(duì)文件進(jìn)行目錄編號(hào)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)辦公室文書(shū)檔案統(tǒng)一錄入，建立合理的計(jì)算機(jī)檢索模式，完善辦公室文書(shū)檔案的信息化管理系統(tǒng)，更便捷的進(jìn)行辦公室文書(shū)檔案的管理工作。

2.4 大數(shù)據(jù)背景下共享檔案資源

目前的辦公室文書(shū)檔案管理工作還存在著一些問(wèn)題，辦公室文書(shū)檔案管理部門(mén)鑒于對(duì)文件的保護(hù)意識(shí)不會(huì)對(duì)文件檔案信息實(shí)施共享措施，這在一定程度上導(dǎo)致了文件檔案很難實(shí)現(xiàn)其自身的價(jià)值，各部門(mén)文件檔案分區(qū)管理不利于資源的整合，增加了企事業(yè)單位的管理成本，因此在辦公室文書(shū)檔案管理工作中，各部門(mén)要建立良好的合作關(guān)系，統(tǒng)一對(duì)資料的管理，利用信息技術(shù)建立網(wǎng)上文書(shū)檔案管理平臺(tái)，方便企事業(yè)單位各部門(mén)信息資料的溝通和查閱，更好地進(jìn)行文件的整合和檢索，合理利用辦公室的文件檔案資源，與此同時(shí)，辦公室檔案管理部門(mén)還要立足于優(yōu)化公共資源配置的角度，在保證知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密的前提下，開(kāi)放數(shù)字信息資源，承擔(dān)國(guó)家數(shù)據(jù)中心的職責(zé)，更好地進(jìn)行資料的收集和整合，利用檔案信息為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，為國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)作出貢獻(xiàn)[2]。

3 結(jié)論

總之，我國(guó)已經(jīng)全面邁進(jìn)了信息化的新時(shí)代，在當(dāng)今的時(shí)代背景下，辦公室文書(shū)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案的管理創(chuàng)新，適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展潮流，因此相關(guān)單位應(yīng)積極探索科技發(fā)展的新方向，利用現(xiàn)代化工具，建立完善的管理制度體系。從而提升辦公室檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。