淺談職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)

傅照亮

（濟(jì)南電子機(jī)械工程學(xué)校，山東 濟(jì)南 250100）

1 目前職業(yè)院校管理中檔案管理存在的問題

1）現(xiàn)階段職業(yè)院校在教育教學(xué)、學(xué)生學(xué)籍、校舍基建、人事檔案管理工作中普遍存在管理理念滯后、管理制度不完善、管理手段與模式落后的弊端。以紙質(zhì)材料為載體的記錄手段依然是職業(yè)院校檔案管理的主要方式，與信息化管理相比滯后性尤為突出，管理中凸顯了許多問題，如檔案內(nèi)容不完善、個(gè)人信息記錄不完善、信息記錄陳舊、信息記錄有沖突等。另外檔案員檔案意識(shí)淡薄，搜集和保管檔案的重視程度不夠，給檔案的使用帶來諸多不便。

2）檔案信息化、現(xiàn)代化管理水平不高。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，快捷的微機(jī)技術(shù)在學(xué)校管理中被廣泛采用的程度還不夠。特別是檔案管理很多還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，檔案的電子數(shù)據(jù)庫(kù)沒有建立，管理的重心還是實(shí)體管理，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，在有的院校還是一句口號(hào)，或者也僅局限于打印檔案目錄，無法進(jìn)行人力資源信息的查詢和檢索。尚不能實(shí)現(xiàn)對(duì)人力資源信息的篩選、排序、分類、匯總，沒有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制，很多統(tǒng)計(jì)工作還是靠原始的手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)，跟不上時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案工作管理的要求。

3）當(dāng)下的管理模式，在遇到突發(fā)事件將遭受巨大的損失。如遇到火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)的自然災(zāi)害，職業(yè)院校各類檔案的損失是不可估量的。這就要求我們從促使檔案管理規(guī)范化、合理規(guī)劃、加強(qiáng)投入、加強(qiáng)檔案的數(shù)據(jù) 庫(kù)建設(shè)、加強(qiáng)管理人才的培養(yǎng)四個(gè)方面來提高人力資源管理中檔案的電子信息化水平。

2 信息電子檔案在職業(yè)院校管理中的優(yōu)勢(shì)

信息時(shí)代的交流媒介主要是以數(shù)字化為主，其生成簡(jiǎn)便、傳遞迅速，因此產(chǎn)生大量的數(shù)字信息，對(duì)于其中有保存和利用價(jià)值的數(shù)字信息被稱為電子檔案。電子檔案的產(chǎn)生，使信息的存儲(chǔ)方式發(fā)生了重大變革，由此建立和完善電子檔案庫(kù)就成為必然，是利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和一些必要的輔助設(shè)備使檔案信息數(shù)字化，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)最大限度地實(shí)現(xiàn)方便快捷的資源共享。信息電子檔案有很多的存儲(chǔ)介質(zhì)，比如，主要磁盤、光盤、磁帶等，尤其是光盤，它的信息存儲(chǔ)具有高密度性，使檔案信息存儲(chǔ)量極為豐富，信息電子檔案相較于紙質(zhì)存儲(chǔ)，不僅節(jié)省了許多空間，而且簡(jiǎn)化了許多整理檔案的環(huán)節(jié)，使查看的人清晰明了。

1）電子檔案庫(kù)的組成和特點(diǎn)。組成：用戶終端：電子檔案庫(kù)應(yīng)具備使用戶能輕松方便地獲得所需要資料，操作簡(jiǎn)便、界面友好的用戶終端，使查閱手段簡(jiǎn)單化，提高資料的利用率；通訊系統(tǒng)：網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)是電子檔案庫(kù)的基本，只有在完備的通訊網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，才能實(shí)現(xiàn)資源共享和各種聯(lián)機(jī)服務(wù)擴(kuò)大使用范圍；數(shù)據(jù)庫(kù)管理和檢索服務(wù)系統(tǒng)：電子檔案館中各種信息的加工儲(chǔ)存，由數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，通過聯(lián)機(jī)服務(wù)系統(tǒng)為用戶提供檢索服務(wù)。數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)，是關(guān)系到電子檔案庫(kù)正常運(yùn)行的關(guān)鍵。

管理對(duì)象數(shù)字化：隨著辦公自動(dòng)化和信息技術(shù)的發(fā)展及在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用，檔案管理對(duì)象將轉(zhuǎn)向以機(jī)讀檔案存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對(duì)象為主。檔案信息媒體多樣化：傳統(tǒng)檔案信息媒體以文字形式為主，隨著多媒體技術(shù)在辦公、控制、科研等各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用，檔案信息將以圖像、動(dòng)畫、視頻 、音頻信息的立體化多媒體形式存貯和利用；檔案信息存貯與傳遞數(shù)字化。信息技術(shù)，辦公自動(dòng)化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使信息資源存貯與傳遞向數(shù)字化、電子化發(fā)展。機(jī)讀文件和機(jī)讀檔案將大量出現(xiàn)，使檔案信息的存貯以數(shù)據(jù)庫(kù)為主，檔案信息的傳遞也以電子數(shù)字的形式進(jìn)行；工作方式計(jì)算機(jī)化：管理對(duì)象信息化、信息處理數(shù)字化、媒體多樣化和信息存貯與傳遞數(shù)字化，導(dǎo)致檔案工作的工作手段和工作方式計(jì)算機(jī)化。沒有計(jì)算機(jī)及一些必要的輔助設(shè)備機(jī)讀檔案就無法存取、管理、傳遞和開發(fā)利用；檔案信息服務(wù)模式用戶中心化：用戶通過網(wǎng)絡(luò)在辦公室或家里原終端前，就可對(duì)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行瀏覽、檢索等訪問。電子檔案庫(kù)以用戶為中心提供面向用戶的多種形式的信息服務(wù)。

2）電子檔案的日常處理。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，在日益成熟的多媒體技術(shù)的背景下，通過多媒體技術(shù)對(duì)教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、校舍檔案、人事檔案的信息進(jìn)行聲、像影視、動(dòng)畫等多方面處理，從而使各種信息更加生動(dòng)、全面的模式已經(jīng)得到很多人的認(rèn)可。而多媒體信息在采集、傳輸、存儲(chǔ)等方面也因計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的發(fā)展得到極大的便利。各種信息巨大的數(shù)據(jù)量及涉及范圍廣的特性充分體現(xiàn)工作的復(fù)雜性，在信息電子技術(shù)管理下，不僅信息管理上達(dá)到信息共享、方便快捷，提高管理效率，并且使用專業(yè)計(jì)算機(jī)軟件可以快速生成人事管理各種表格，實(shí)現(xiàn)無紙化閱檔，節(jié)約成本。同時(shí)計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)能力在檔案保存方面得以充分的應(yīng)用，檔案也得到很好地保護(hù)，降低了管理成本。

3 信息時(shí)代電子檔案管理應(yīng)處理的問題

1）抓好檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的處理技術(shù)最初只是用于信息的檢索。近幾年借助于圖形處理技術(shù)和光盤大容量存貯技術(shù)進(jìn)入原文圖形信息管理，成為全文信息檢索系統(tǒng)。目前，數(shù)字化信息處理技術(shù)和電子存貯技術(shù)的發(fā)展，更為檔案信息數(shù)字化提供了技術(shù)手段和可能。利用這些技術(shù)可以“捕捉”任何現(xiàn)存的東西，包括照片、紙張等非常容易損壞變形的檔案材料，把它們轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式妥善的保存起來。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)有技術(shù)和設(shè)備，將檔案信息數(shù)字化建成各種專業(yè)性、綜合性檔案信息庫(kù)，不但方便檔案信息的檢索和查詢，同時(shí)也是保護(hù)檔案信息的重要手段，從目前已有的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)來看，系統(tǒng)處理對(duì)象正由檔案目錄信息向全文信息發(fā)展。今后一段時(shí)期，檔案工作的重要任務(wù)是利用現(xiàn)有技術(shù)和服務(wù)對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，建成各種檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。

2）加強(qiáng)電子檔案庫(kù)的研究和建設(shè)。電子檔案庫(kù)的五種基本功能：數(shù)字化檔案信息內(nèi)容的制作和獲取，存儲(chǔ)和管理，檔案信息分發(fā)技術(shù)，信息安全和權(quán)益管理，支持和實(shí)現(xiàn)這五種基本功能的技術(shù)形成了電子檔案庫(kù)的技術(shù)基礎(chǔ)。目前這些領(lǐng)域中已有許多成熟的技術(shù)，同時(shí)也有許多有待進(jìn)一步研究的新課題。職業(yè)院校建設(shè)的總體要求和主要組成，規(guī)定了基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、信息素養(yǎng)、應(yīng)用服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)安全和保障體系的通用要求，適用于職業(yè)院校開展數(shù)字校園及智慧校園的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)和實(shí)施。加強(qiáng)電子檔案庫(kù)的建設(shè)，目的是實(shí)現(xiàn)信息資源互補(bǔ)和共享，提高利用率，有效緩解人員、資金、存儲(chǔ)空間緊張等問題。有利于各級(jí)各類檔案、圖書、情報(bào)、信息中心等部門朝有側(cè)重、有特色、專業(yè)化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，更好地滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

3）促進(jìn)和推動(dòng)多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息載體的多媒體化，是檔案信息載體發(fā)展進(jìn)行中的一種必然趨勢(shì)特別是電子圖文顯示技術(shù)、聲像技術(shù)的開發(fā)利用，使檔案信息存儲(chǔ)向大容量、高密度、電子化方向發(fā)展。多媒體技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于檔案管理有十分重要的作用，它是利用計(jì)算機(jī)的功能，對(duì)文本、聲音、形狀、圖像等進(jìn)行多樣化處理，最終建立一個(gè)多媒體檔案信息管理系統(tǒng)，把各種媒體有機(jī)地結(jié)合起來，改善檔案信息的表示方法，使其輸入輸出盡量按人類最習(xí)慣自然的方式進(jìn)行人機(jī)界面直觀、友好，即使完全不懂計(jì)算機(jī)的用戶，也能通過屏幕模擬按鍵進(jìn)行操作。多媒體技術(shù)促進(jìn)了人們信息之間的交流，使職業(yè)院校的信息化建設(shè)更加完善，更加生動(dòng)弄。

4）優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，抓好團(tuán)隊(duì)建設(shè)。檔案工作的開展趨勢(shì)，對(duì)檔案工作人員的專業(yè)構(gòu)成提出了新要求，即一方面需要大量信息處理人員，信息分析與研究人員，數(shù)據(jù)庫(kù)生成與維護(hù)人員，計(jì)算機(jī)軟、硬件人才，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境創(chuàng)建與運(yùn)行維護(hù)人員，信息服務(wù)人員等；另一方面，信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)帶動(dòng)了整個(gè)社會(huì)和技術(shù)的進(jìn)步，使檔案工作中新事物、新問題、新技術(shù)層出不窮，因而對(duì)檔案工作人員自身知識(shí)的補(bǔ)充與更新的要求愈加迫切。對(duì)信息化的正確認(rèn)識(shí)、好的信息化頂層設(shè)計(jì)是網(wǎng)絡(luò)和信息化隊(duì)伍建設(shè)的基礎(chǔ)，對(duì)信息化作用的認(rèn)識(shí)和廣泛共識(shí)是網(wǎng)絡(luò)和信息化隊(duì)伍建設(shè)的動(dòng)力支撐。再加上信息化工作辦公室配合，根據(jù)學(xué)校事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和綜合改革目標(biāo)要求，相信信息化專業(yè)團(tuán)隊(duì)會(huì)建設(shè)的越來越好。檔案工作現(xiàn)代化不僅取決于工作人員原有的知識(shí)與水平，更大程度上取決于他們的知識(shí)的補(bǔ)充和更新程度，必須改變保管型人員過多、結(jié)構(gòu)單一的狀況，建立一支具有較高素質(zhì)、結(jié)構(gòu)合理的檔案工作團(tuán)隊(duì)。

5）提高檔案利用水平。職業(yè)院校各類檔案的作用尚未充分發(fā)揮出來。檔案信息的搜集和整理，都是要服務(wù)于教育教學(xué)和學(xué)校的各項(xiàng)管理工作，為學(xué)校發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。特別是學(xué)校人事檔案作為教職工各段時(shí)期信息的原始存儲(chǔ)器，具有很強(qiáng)的權(quán)威性。但長(zhǎng)久以來，職業(yè)院校的人事檔案管理重保密、輕利用的現(xiàn)象依然存在，人們感覺人事檔案很神秘，削弱了其利用和服務(wù)功能。作為檔案工作者要做到多學(xué)一點(diǎn)，深學(xué)一層，把掌握和運(yùn)用檔案法作為履行職責(zé)、推動(dòng)工作的必備素質(zhì)和能力。站在“兩個(gè)一百年”的歷史交匯點(diǎn)上，要認(rèn)識(shí)到作為一名檔案工作者責(zé)任重大，使命光榮。檔案管理是對(duì)歷史資料的記錄、篩選、整理的過程，“以史為鑒，可以知興替”，從浩瀚的資料中整理出有用的信息、為職業(yè)院校發(fā)展服務(wù)是很有意義的事情。所以，要進(jìn)一步改善和開發(fā)檔案的利用價(jià)值，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，變簡(jiǎn)單的基本情況查詢?yōu)槿＝搪毠ば畔⒌娜娌樵?，充分發(fā)揮檔案的作用。

在職業(yè)院校各項(xiàng)工作的管理中信息電子檔案的利用與管理還在繼續(xù)摸索繼續(xù)前進(jìn)。只有做好這方面的工作，才能準(zhǔn)確、快捷、安全、完整地向教職工、學(xué)生和社會(huì)提供各種方式的服務(wù)，滿足各個(gè)群體的需求。檔案信息電子化毫無疑問將成為不可逆轉(zhuǎn)的時(shí)代潮流，我們的檔案事業(yè)只有超前拿出對(duì)策，才能適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求，更好地為職業(yè)院校的綜合管理服務(wù)。