職業(yè)學(xué)校電子檔案管理現(xiàn)狀與規(guī)范化策略

韓美鳳

（黑龍江省青岡縣職業(yè)技術(shù)教育中心，黑龍江 綏化 151600）

職業(yè)學(xué)校在發(fā)展中每天都會(huì)形成大量的檔案資料，主要為教學(xué)、科研和管理等工作中產(chǎn)生的多種類型、保存價(jià)值較高、存儲(chǔ)形態(tài)多樣的歷史記錄，且包括圖片、文字、報(bào)表、郵件、電子試卷和聲像音頻等。在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中，職業(yè)學(xué)校可以實(shí)行電子檔案管咯模式，不僅快捷方便，也保證了工作效率，有利于最大化節(jié)約成本。管理人員借助計(jì)算機(jī)簡(jiǎn)單操作，可以快速查詢與歸納文檔，減輕了檔案整理工作負(fù)擔(dān)。因此職業(yè)學(xué)校要充分認(rèn)識(shí)到電子檔案的作用，檔案管理人員要?jiǎng)?chuàng)新方法，發(fā)揮信息技術(shù)的作用，提升電子檔案規(guī)范管理 水平。

1 電子檔案的優(yōu)勢(shì)

1.1 保護(hù)檔案原件

第一，在信息化環(huán)境下，檔案的存放有了很大變化，對(duì)以往的檔案管理方式來(lái)說(shuō)，檔案的保管要求極為嚴(yán)格，但受到技術(shù)手段、保管方法等限制，導(dǎo)致職業(yè)學(xué)校檔案原件在保存中經(jīng)常出現(xiàn)損壞等問(wèn)題。尤其是在每次需要利用檔案的時(shí)候，都需要到職業(yè)學(xué)校檔案庫(kù)房進(jìn)行翻找，既耗時(shí)耗力，也造成紙質(zhì)檔案原件面臨損傷。而實(shí)行電子檔案管理模式，既節(jié)省了大量資源，保證了檔案管理效率，還能實(shí)時(shí)共享文件資料。應(yīng)用分類檢索系統(tǒng)后，限制了部分重要文件的檢索，有效解決了檔案泄漏的問(wèn)題。第二，職業(yè)學(xué)校通過(guò)電子化檔案管理，能夠在存儲(chǔ)、拍照錄像等處理后，讓紙質(zhì)檔案得到安全存儲(chǔ)，并以電子檔案形式進(jìn)行管理與利用。這樣顯得極為便捷，避免檔案原件在多次利用后出現(xiàn)損毀，也解決了紙質(zhì)檔案在翻閱過(guò)程中由于摩擦、復(fù)印等導(dǎo)致字跡變淺、清晰度不足等問(wèn)題，也有效延長(zhǎng)了職業(yè)學(xué)校檔案使用期限，保證了檔案的完整性與可靠性。

1.2 整合資源管理

在檔案電子化發(fā)展過(guò)程中，能夠讓紙質(zhì)檔案得到綜合管理。對(duì)職業(yè)學(xué)校檔案來(lái)說(shuō)，可以反映出歷史發(fā)展進(jìn)程，涵蓋了各方面信息，包含的內(nèi)容也極為廣泛，在傳統(tǒng)檔案管理形式下，無(wú)法高效、便捷的利用檔案。由于人工查找檔案的方式會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間與精力，檔案利用存在較大的局限性，容易出現(xiàn)管理混亂的問(wèn)題，為資源共享帶來(lái)了不利影響。職業(yè)學(xué)校對(duì)紙質(zhì)檔案實(shí)行電子化轉(zhuǎn)化，能夠減少在檔案收集、整理、存儲(chǔ)和利用等方面的時(shí)間，也保證檔案管理工作效率有效提升，為后續(xù)查詢與利用創(chuàng)造有利條件，是職業(yè)學(xué)校發(fā)展的基礎(chǔ)。

1.3 實(shí)現(xiàn)快捷查詢

在職業(yè)學(xué)校檔案管理工作中，檔案信息的錄入是其中的重要組成部分，關(guān)系著后續(xù)檔案的查詢與利用，只有錄入的檔案信息準(zhǔn)確、完整，才能將檔案的價(jià)值真正體現(xiàn)出啦，促進(jìn)職業(yè)學(xué)校今后的發(fā)展。但是因?yàn)闄n案系統(tǒng)非常龐大，檔案的查找比較麻煩，查詢流程也極為復(fù)雜。職業(yè)學(xué)校實(shí)行電子化管理模式后，通過(guò)電子局域網(wǎng)建立詞條、關(guān)鍵詞搜索等快捷查詢系統(tǒng)，讓檔案資料查找更加輕松，查詢也更為便捷，為檔案使用功能的體現(xiàn)打牢基礎(chǔ)。

2 職業(yè)學(xué)校電子檔案管理的重要性

2.1 有利于滿足時(shí)代發(fā)展要求

在新時(shí)代背景下，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展非常迅速，信息技術(shù)已經(jīng)與多個(gè)行業(yè)領(lǐng)域充分融合。在教育事業(yè)中發(fā)揮信息技術(shù)的作用，可以在日常教學(xué)中達(dá)到多媒體教學(xué)、自動(dòng)化辦公等目標(biāo)，也逐步發(fā)展為檔案的電子化管理模式，保證了學(xué)校各方面檔案的完整性與可靠性。職業(yè)學(xué)校引入電子檔案，不僅大幅度降低了檔案管理工作量，也保證了實(shí)際工作的高效性。借助電子檔案，職業(yè)學(xué)校不需要專門建設(shè)檔案庫(kù)房，只需要計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備就能大量存儲(chǔ)，也為今后檔案資料的使用創(chuàng)造了條件，從而跟上了時(shí)代發(fā)展的腳步。

2.2 有利于推動(dòng)學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展

職業(yè)學(xué)校在發(fā)展中決策制定的科學(xué)性與合理性，關(guān)系著今后學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展，為了解決這個(gè)問(wèn)題，檔案發(fā)揮著關(guān)鍵的參考價(jià)值。若是職業(yè)學(xué)校在遇到機(jī)遇與挑戰(zhàn)后，可以在檔案資料中獲得所需的數(shù)據(jù)依據(jù)，有利于學(xué)校發(fā)展政策制定的準(zhǔn)確性，推動(dòng)學(xué)校在今后實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的目標(biāo)。但是在傳統(tǒng)檔案管理模式下，很多年代久遠(yuǎn)的檔案出現(xiàn)了一定的損壞，難以發(fā)揮數(shù)據(jù)支持的作用[1]?，F(xiàn)在實(shí)行電子檔案模式，可以讓檔案得到永久存儲(chǔ)，在需要利用的時(shí)候也能快速查找，為學(xué)校制定科學(xué)發(fā)展決策創(chuàng)造了有利條件。此外，對(duì)傳統(tǒng)文書檔案管理模式來(lái)說(shuō)，表現(xiàn)出封閉性的特點(diǎn)，無(wú)法充分挖掘這部分檔案的價(jià)值，難以為職業(yè)學(xué)校發(fā)展起到參考的價(jià)值?，F(xiàn)在利用電子信息檔案，不僅簡(jiǎn)化了檔案歸檔、查閱等流程，很多關(guān)鍵的數(shù)據(jù)信息能夠?qū)崿F(xiàn)快速提取，將檔案的最大作用體現(xiàn)出來(lái)，有力促進(jìn)了職業(yè)學(xué)校的快速發(fā)展。

2.3 有利于提高檔案管理效率

職業(yè)學(xué)校檔案管理是一項(xiàng)繁瑣的工作，主要涉及分類、整理、立卷、歸檔、排序和入庫(kù)等內(nèi)容，這讓檔案管理人員耗費(fèi)了大量的時(shí)間與精力，經(jīng)常一個(gè)簡(jiǎn)單手續(xù)在檔案管理部門的辦理時(shí)間卻很長(zhǎng)。在電子化檔案管理模式下，為職業(yè)學(xué)校檔案存儲(chǔ)、查詢等創(chuàng)造了便利條件，也有利于提高檔案服務(wù)質(zhì)量，通過(guò)研究與利用電子檔案信息，可以將職業(yè)學(xué)校發(fā)展歷程反映出來(lái)，也為今后推動(dòng)學(xué)校更好更快發(fā)展提供了信息支持。在職業(yè)學(xué)校檔案管理工作中發(fā)揮電子系統(tǒng)的作用，極大減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)與承擔(dān)的壓力，只需要將所需信息錄入計(jì)算機(jī)，就可以快速完成對(duì)檔案的歸檔、整理等工作[2]。此外，電子檔案中可以存儲(chǔ)大量與職業(yè)學(xué)校科研、教學(xué)和管理等相關(guān)的資料，也涵蓋了學(xué)生信息、財(cái)務(wù)信息等，省下了大量實(shí)體檔案存儲(chǔ)空間。在紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中，職業(yè)學(xué)校由于檔案內(nèi)容眾多，在查詢、翻閱和篩選等方面將花費(fèi)很多時(shí)間，現(xiàn)在引入信息化技術(shù)手段，通過(guò)對(duì)檔案的電子化轉(zhuǎn)化，讓這些工作流程更加便捷，推動(dòng)著職業(yè)學(xué)校檔案管理效率的大幅度提升。

3 職業(yè)學(xué)校電子檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 電子檔案管理制度不完善

不同于傳統(tǒng)人工檔案管理方式，電子化檔案是一種新興的事物。職業(yè)學(xué)校以培養(yǎng)學(xué)生職業(yè)技能為主，向?qū)W生傳授科學(xué)知識(shí)，教師也經(jīng)常需要投入到科研之中，形成的檔案資料具有加高價(jià)值，但是由于思想上的忽視，制度上的缺乏，導(dǎo)致檔案管理效果不佳。在建立與完善檔案管理制度的過(guò)程，需要長(zhǎng)期的堅(jiān)持與研究，否則實(shí)際操作中將面臨缺乏指導(dǎo)與規(guī)范的現(xiàn)象，尤其是遇到問(wèn)題后檔案管理人員無(wú)法獲得相關(guān)依據(jù)，從而對(duì)檔案造成一定的損壞?？梢娐殬I(yè)學(xué)校需要關(guān)注制度的建立，讓檔案電子化管理在制度約束下正常開展工作。

3.2 電子檔案管理方式落后

在職業(yè)學(xué)校教學(xué)、科研和管理等工作中，每天都將形成各種文字資料、教學(xué)檔案和學(xué)籍檔案等，這些材料具有較高的保存與利用價(jià)值，關(guān)系著職業(yè)學(xué)校的發(fā)展與進(jìn)步，需要嚴(yán)格篩選其中重要的檔案，在管理與存儲(chǔ)上做到安全性。但是職業(yè)學(xué)校很多檔案管理人員素質(zhì)與能力不足，與電子檔案管理要求不符，上崗前未接受專門的培訓(xùn)，忽視了自我學(xué)習(xí)與提升。且個(gè)別檔案管理人員年齡較大，新知識(shí)學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)，很難真正勝任電子檔案管理工作，自身專業(yè)素質(zhì)能力提升緩慢。電子檔案管理工作需要人員細(xì)致，但是一些檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，在電子檔案建設(shè)過(guò)程中無(wú)法及時(shí)找出問(wèn)題，不能真正體現(xiàn)電子檔案的作用[3]?？梢娫诼殬I(yè)學(xué)校電子檔案管理中，需要培養(yǎng)更多優(yōu)秀人才，改進(jìn)電子檔案管理方式，才能保證實(shí)現(xiàn)預(yù)期檔案管理目標(biāo)。

3.3 電子檔案設(shè)備更新不及時(shí)

在職業(yè)檔案電子化管理過(guò)程中，也要對(duì)基礎(chǔ)硬件設(shè)施進(jìn)行完善，主要涉及計(jì)算機(jī)、掃描儀與相關(guān)備份、存儲(chǔ)介質(zhì)等。在電子檔案館建設(shè)方面，也必須配置專業(yè)服務(wù)器，購(gòu)置陳列柜，并打造區(qū)域網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫(kù)等，最后還需建立專業(yè)的網(wǎng)站。若是電子檔案管理設(shè)備存在缺陷，則難以推動(dòng)規(guī)范化管理工作的開展，這些都需要職業(yè)學(xué)校增加資金投入，且結(jié)合電子檔案管理工作開展現(xiàn)狀引進(jìn)軟硬件設(shè)備。由于職業(yè)學(xué)校在電子檔案管理發(fā)展中投入不足，硬件設(shè)施與條件比較匱乏，很多老舊的設(shè)施不能有效提供信息共享與相關(guān)服務(wù)等情況。由于職業(yè)學(xué)校忽視了電子檔案管理中資金方面的問(wèn)題，也很少調(diào)撥專項(xiàng)資金，無(wú)法滿足電子檔案前期建設(shè)與后期管理的需求，這些都是需要重視與改進(jìn)的地方。

3.4 電子檔案存在安全隱患

由于網(wǎng)絡(luò)電子設(shè)備更新速度非?？欤诼殬I(yè)學(xué)校電子檔案管理中若技術(shù)更新不及時(shí)，將面臨各種安全風(fēng)險(xiǎn)與隱患。在電子檔案管理中必須與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行連接，才能發(fā)揮輸入與查詢功能，只要有一個(gè)節(jié)點(diǎn)面臨破壞，將不利于電子檔案的安全性[4]。對(duì)職業(yè)學(xué)校電子檔案管理來(lái)說(shuō)，主要將檔案存儲(chǔ)為電子形式，電子檔案可操作性將變得更加便捷，同時(shí)在修改與刪減都不會(huì)產(chǎn)生痕跡，這也是計(jì)算機(jī)材料歸整中的不足之處。在職業(yè)學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，由于筆跡的存在，更改、學(xué)校蓋章簽字等都無(wú)法替代，電子材料在綁定終端文件后，只需多個(gè)簡(jiǎn)單步驟，能夠快速修改、刪除檔案內(nèi)容。職業(yè)學(xué)校電子檔案管理雖然簡(jiǎn)化了操作流程，讓工作程序?qū)崿F(xiàn)了最優(yōu)化，但也為檔案管理工作造成了安全隱患，需要引起重點(diǎn)關(guān)注。

4 職業(yè)學(xué)校電子檔案管理的規(guī)范化策略

4.1 完善電子檔案管理制度

只有在制度上進(jìn)行改進(jìn)，才能提高職業(yè)學(xué)校電子檔案管理規(guī)范化水平。因此職業(yè)學(xué)校要結(jié)合現(xiàn)行《全國(guó)檔案信息實(shí)施綱要》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子公文歸檔管理暫行方法》等要求，從自身發(fā)展實(shí)際出發(fā)，有針對(duì)性建立電子檔案管理制度。第一，應(yīng)培養(yǎng)檔案管理人員專業(yè)能力，樹立安全的思想，能夠在檔案工作中保持良好的職業(yè)道德，充分認(rèn)識(shí)到電子檔案的價(jià)值，能夠規(guī)范操作，保證電子管理各流程順利進(jìn)行，為今后電子檔案的查詢與利用奠定基礎(chǔ)[5]。第二，職業(yè)學(xué)校實(shí)行電子檔案管理模式后，也要關(guān)注信息加密、檔案總結(jié)和身份識(shí)別等內(nèi)容，以制度的形式確定下來(lái)，讓電子檔案管理更加安全與可靠。第三，職業(yè)學(xué)校也需要對(duì)電子檔案管理使用制度進(jìn)行完善，這是電子檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，要在存儲(chǔ)類型、使用方式上采取統(tǒng)一管理模式。這樣在紙質(zhì)檔案向電子化轉(zhuǎn)變過(guò)程中，能夠防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、文件損壞和信息泄露等問(wèn)題，解決了電子檔案管理中存在的缺陷。在開展信息檢索工作中，職業(yè)學(xué)校也要注意加密與檔案管理等工作共同開展。

4.2 創(chuàng)新電子檔案管理模式

第一，職業(yè)學(xué)校必須盡快創(chuàng)新電子檔案管理理念。進(jìn)入大數(shù)據(jù)和信息化時(shí)代后，職業(yè)學(xué)校每天都會(huì)形成大量檔案，且類型也日益豐富，要求檔案管理人員改進(jìn)自身管理思維，注重對(duì)可視化數(shù)據(jù)操作系統(tǒng)、分布式文件儲(chǔ)存系統(tǒng)、Map Reduce和數(shù)據(jù)集成等技術(shù)與手段，推動(dòng)電子檔案管理工作更加高效開展。檔案管理人員要樹立新的思想觀念，職業(yè)學(xué)校也要提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，支持電子檔案管理工作的開展，并安排專人完成對(duì)檔案的電子化整合、錄入操作等，逐步打造健全的電子檔案信息管理平臺(tái)[6]。第二，職業(yè)學(xué)校要加強(qiáng)電子檔案管理模式的創(chuàng)新。近年來(lái)區(qū)塊鏈技術(shù)發(fā)展很快，也在社會(huì)多個(gè)領(lǐng)域得到了發(fā)廣泛應(yīng)用，在職業(yè)學(xué)校電子檔案管理過(guò)程中，也需要發(fā)揮區(qū)塊鏈技術(shù)的作用，不斷優(yōu)化電子檔案管理流程。要在大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)等支持下，完成對(duì)職業(yè)學(xué)校電子檔案的自動(dòng)歸納、儲(chǔ)存和加密等處理，避免人為操作失誤引起的檔案不完整問(wèn)題。

4.3 增加資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施

職業(yè)學(xué)校電子檔案要想提升信息化、規(guī)范化管理水平，就應(yīng)該加快推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程，尤其是在電子檔案管理方面增加投入，保證有足夠的經(jīng)費(fèi)，將先進(jìn)檔案管理軟件、硬件設(shè)施等配置齊全[7]。從硬件上看，職業(yè)學(xué)校應(yīng)盡快引進(jìn)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、照相機(jī)和除濕柜等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，而在軟件上職業(yè)學(xué)校則要結(jié)合電子檔案管理需求，應(yīng)用專門的檔案管理軟件和檔案信息利用平臺(tái)，確保電子檔案管理工作能夠規(guī)范化開展。通過(guò)使用多元化的檔案存儲(chǔ)介質(zhì)，能夠顯著提供電子檔案管理效率，保證其便捷性和穩(wěn)定性。職業(yè)學(xué)校為了最大限度體現(xiàn)電子檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案管理質(zhì)量的提高，需要在投入方面持續(xù)加大力度，推動(dòng)電子檔案管理方式的創(chuàng)新，這樣各種類型的檔案才能得到妥善儲(chǔ)存，為今后檔案利用打牢基礎(chǔ)。

4.4 提高電子檔案信息安全性

近年來(lái)電子檔案日益增多，通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐，能夠?qū)⒋罅颗c職業(yè)學(xué)校有關(guān)的信息記錄在電子檔案中，這在軟硬件方面提出了嚴(yán)格要求。尤其是檔案管理系統(tǒng)方面，在其保護(hù)模塊上要求非常高，職業(yè)學(xué)校在引入電子檔案系統(tǒng)的過(guò)程中，也要采取部分傳統(tǒng)檔案管理方法，通過(guò)兩種檔案管理方式的結(jié)合，可以有效提高電子檔案的安全性。由于電子檔案的管理與使用需要連接互聯(lián)網(wǎng)，因此經(jīng)常面臨網(wǎng)絡(luò)各種危險(xiǎn)因素的侵害，如黑客攻擊、病毒入侵等，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備的安全防護(hù)，是推動(dòng)職業(yè)學(xué)校電子檔案高效、規(guī)范管理的基礎(chǔ)[8]。對(duì)此職業(yè)學(xué)校要在連通網(wǎng)絡(luò)的條件下，在電子檔案管理中所有環(huán)節(jié)與連接點(diǎn)都要設(shè)置密鑰保護(hù)，計(jì)算機(jī)則安裝最新的殺毒軟件與防火墻。同時(shí)也要及時(shí)對(duì)重要的電子檔案進(jìn)行異地備份，確保電子檔案丟失、被惡意篡改后也能及時(shí)恢復(fù)。對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，也要主動(dòng)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)方面的知識(shí)，并掌握扎實(shí)的電子檔案管理技能，積極參與職業(yè)學(xué)校提供的各種培訓(xùn)活動(dòng)中，為電子檔案規(guī)范化管理夯實(shí)人才基礎(chǔ)。

5 結(jié)語(yǔ)

總之，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在職業(yè)學(xué)校檔案管理工作中屬于基礎(chǔ)內(nèi)容，在引入先進(jìn)技術(shù)后，可以發(fā)揮電子檔案系統(tǒng)的作用。職業(yè)學(xué)校要加強(qiáng)電子檔案規(guī)范化管理工作，必須投入大量人力、物力等，需要有基礎(chǔ)配備，才有利于信息高科技管理落地生根。職業(yè)學(xué)校要采取便捷的數(shù)字化管理模式，讓教學(xué)、科研等獲得優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這有利于將檔案的作用體現(xiàn)出來(lái)。因此，職業(yè)學(xué)校要充分認(rèn)識(shí)到電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，檔案管理人員也要主動(dòng)接受這種新鮮事物，學(xué)校要在人員配備上給予保障，不斷優(yōu)化檔案管理模式，才能做好電子檔案管理工作，推動(dòng)職業(yè)學(xué)校又快又好發(fā)展。