分析數(shù)字化檔案在檔案管理工作中的作用

魏 婧 張艷路

（天津市計(jì)量監(jiān)督檢測(cè)科學(xué)研究院，天津 300192）

在大數(shù)據(jù)的覆蓋下，競(jìng)爭(zhēng)開始透明且公平，信息也越來(lái)越快捷，這是一個(gè)機(jī)遇同時(shí)也是史無(wú)前例的挑戰(zhàn)。作為一個(gè)檔案工作者，任重道遠(yuǎn)，緊迫感、使命感和能洞察先機(jī)的敏銳的嗅覺(jué)都必須具備。加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)的同時(shí)在本職工作中，加強(qiáng)政治站位，拓展業(yè)務(wù)能力，提升創(chuàng)新意識(shí)，充分借助互聯(lián)網(wǎng)工具提升自己，提高對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的整合力，完成信息化檔案建設(shè)和服務(wù)工作，做一名合格信息化時(shí)代工作者！

1 檔案管理的概念和數(shù)字媒體技術(shù)的概述

1）檔案管理的概念。這個(gè)時(shí)代時(shí)屬于大數(shù)據(jù)的時(shí)代，隨著社會(huì)的進(jìn)步，人類開啟了一個(gè)全新的紀(jì)元。這個(gè)時(shí)代是屬于信息技術(shù)的時(shí)代，充斥著網(wǎng)絡(luò)化鏈接，無(wú)時(shí)無(wú)刻無(wú)聲無(wú)息，數(shù)字媒體覆蓋滲透到生活得細(xì)微末節(jié)。對(duì)檔案進(jìn)行收集、保存、整合、鑒定及利用就是檔案管理的主要工作，這份工作屬于服務(wù)性工作也屬于管理性工作，是信息化時(shí)代社會(huì)管理當(dāng)中的重要一環(huán)，數(shù)字化的意義就是不改變?cè)袡n案的內(nèi)容，變換檔案存在的形式，這樣才能有效提高檔案的利用率，使檔案收益最大化。而檔案本身就是屬于信息匯集而成，所以在轉(zhuǎn)變檔案時(shí)，應(yīng)先了解檔案被信息的具體內(nèi)容，并針對(duì)信息具體的分類進(jìn)行科學(xué)的處理，將社會(huì)信息和檔案信息融匯在一起，才能更好的使檔案信息化。所以想要做好檔案管理首先要對(duì)檔案進(jìn)行深刻的解讀，以便于更好的發(fā)揮數(shù)字化檔案的作用。

2）數(shù)字傳媒技術(shù)的概述。數(shù)字傳媒相關(guān)的各類平臺(tái)渠道和各種介質(zhì)是數(shù)字媒體技術(shù)的主要研究對(duì)象，包括了信息內(nèi)容的處理與存儲(chǔ)、獲取與輸出、安全管理和傳播等技術(shù)方法和系統(tǒng)?？v觀信息技術(shù)大環(huán)境，作為信息資源的檔案的重要性顯而易見。檔案正面臨多種因素的巨大沖擊，例如，數(shù)字媒體技術(shù)、多媒體網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等等。作為生活中信息經(jīng)濟(jì)發(fā)展的助力器，更便捷、高效的利用檔案不容忽視。為了實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門的信息資源共享，建立數(shù)字化檔案館，開展信息化建設(shè)數(shù)據(jù)安全管理都尤為重要。

2 檔案管理工作中數(shù)字化檔案起到的作用

1）使檔案管理工作更標(biāo)準(zhǔn)更規(guī)范。為了使檔案管理工作更規(guī)范更標(biāo)準(zhǔn)將數(shù)字化檔案應(yīng)用到管理工作中起到了很關(guān)鍵的作用。為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的管理，初始的紙質(zhì)文件要經(jīng)過(guò)內(nèi)容優(yōu)化和過(guò)濾存儲(chǔ)到電腦當(dāng)中，當(dāng)所有的檔案都錄入到電腦當(dāng)中后對(duì)檔案進(jìn)行電子管理構(gòu)建數(shù)字化檔案，隨著檔案部門的技術(shù)水平不斷提高，進(jìn)行數(shù)字化電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建，提高檔案的利用率和便捷性，同時(shí)能夠保證檔案的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)檔案管理方面針對(duì)檔案數(shù)字化建立相關(guān)的管理?xiàng)l例和管理標(biāo)準(zhǔn)，從而到數(shù)字化檔案的管理的規(guī)范性。

2）檔案管理的效率和質(zhì)量的提升。當(dāng)今世界，計(jì)算機(jī)電腦手機(jī)的普及，讓生活變得極度的簡(jiǎn)單便捷，舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子，我們生活中需要什么資料想要了解什么都可以會(huì)直接在電腦手機(jī)上查找，不需要跑去圖書館翻閱各種書籍去查找，大大節(jié)約了我們的時(shí)間和辦事效率。而數(shù)字化檔案在檔案管理中的地位相比于圖書館的圖書管理員有過(guò)之而無(wú)不及，無(wú)論是準(zhǔn)確性還是信息處理的效率都事倍功半，大量的數(shù)字化檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)，既節(jié)約了很多空間，同時(shí)不需要再對(duì)檔案進(jìn)行建檔編碼分類，減少了人工管理的失誤，由此可見十字花檔案對(duì)檔案管理工作的幫助毋庸置疑。

3）降低成本環(huán)保節(jié)約。除了上述的對(duì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)性和效率質(zhì)量的提升外，數(shù)字化檔案在環(huán)保和節(jié)約方面所體現(xiàn)的能力才是最符合當(dāng)代社會(huì)需求的，低成本、綠色環(huán)保、可持續(xù)發(fā)展。數(shù)字化檔案能降低成本節(jié)約資源，是存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)硬盤中的“綠色森林”，不需要占用紙質(zhì)的文本資源，更不需要很大的空間去存儲(chǔ)，不僅節(jié)約了資源，也減少了空間利用率。舉個(gè)例子，我們到圖書館琳瑯滿目的圖書需要大量的紙質(zhì)資源，同時(shí)需要巨大的場(chǎng)館和龐大的人力資源去管理，但是數(shù)字化檔案一座圖書館只需要一個(gè)小小的硬盤，大大減少了紙質(zhì)資源的浪費(fèi)。除此之外對(duì)于紙質(zhì)資源檔案的保存和維護(hù)也是極為棘手，比如紙質(zhì)檔案的蟲咬、潮濕、部分信息丟失都會(huì)導(dǎo)致信息在資源的不完整，這方面需要檔案管理員的特別照顧，同時(shí)對(duì)于檔案的分類也需要定期歸位，不然會(huì)造成資源信息混亂。但是數(shù)字化檔案在這方面就節(jié)約了大量的資源，只需要保存好硬盤定期維護(hù)網(wǎng)絡(luò)就可以，節(jié)約了時(shí)間空間和人力消耗，大大降低了運(yùn)營(yíng)所需要的成本。

3 達(dá)成數(shù)字化檔案需要的措施

紙質(zhì)檔案到數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變是質(zhì)的飛躍，說(shuō)起來(lái)容易，但做起來(lái)不是那么簡(jiǎn)單，要采取以下措施才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案：

1）掃描檔案。紙質(zhì)檔案的載體是書籍，而數(shù)字化檔案載體是互聯(lián)網(wǎng)和電腦硬盤，要想完成相互轉(zhuǎn)變，首先需要將紙質(zhì)檔案中的信息掃描收錄到電腦當(dāng)中，所以想要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案，掃描檔案是一個(gè)必不可少的過(guò)程。這項(xiàng)任務(wù)極為艱巨，任務(wù)量大且任務(wù)規(guī)模較為繁雜，所以可以通過(guò)外包的方式進(jìn)行檔案掃描。檔案很多都有保密性質(zhì)，所以需要尋找的是一些技術(shù)在該領(lǐng)域?qū)儆诼N楚，口碑信譽(yù)都良好的外包公司。這樣才能保證檔案的安全性和有效減少企業(yè)工作量，提高收錄速度和質(zhì)量。

2）構(gòu)建管理小組，搭建檔案管理平臺(tái)。檔案管理哪些方面最重要？自然是安全性、保密性、完整性和準(zhǔn)確性。為了保證這些檔案至關(guān)重要的特性，應(yīng)該構(gòu)建質(zhì)量管理組，提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，明確該小組負(fù)責(zé)人并對(duì)小組中成員進(jìn)行分工和信息錄入方便日后進(jìn)行審核抽查，保證檔案都是合格準(zhǔn)確完整地，有利于提升檔案的利用率。徹底貫徹?cái)?shù)字化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)，通用性強(qiáng)、安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、可視性強(qiáng)，支持計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)查詢和便于瀏覽等特點(diǎn)，從而達(dá)到真正意義上的資源共享。

3）實(shí)現(xiàn)相關(guān)知識(shí)領(lǐng)域華、交叉、多元化。是時(shí)代在信息化造就了這個(gè)信息化時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代中，一切現(xiàn)代化信息手段都讓世界越來(lái)越小，全球化進(jìn)程已經(jīng)到達(dá)了融合階段。大到空間宇宙小到財(cái)迷油鹽，無(wú)處不彰顯著這一個(gè)全新的時(shí)代。在信息化時(shí)代，一切人類活動(dòng)和自然活動(dòng)，文化、技術(shù)、知識(shí)、地域、歷史傳承都在信息技術(shù)的鏈接下相互接壤。人的能力首次被無(wú)限放大，不論是電子商務(wù)還是物流微商，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)開始作為核心技術(shù)消除了人與人之間的距離和空間。怎樣才能最大限度的開發(fā)利用數(shù)字化檔案管理，成為有關(guān)人員關(guān)注的重點(diǎn)。在數(shù)字媒體技術(shù)加持下，為了最大限度提升利用率和管理效率，應(yīng)加強(qiáng)在相關(guān)領(lǐng)域的交叉應(yīng)用和多元化應(yīng)用。讓政治、文化、經(jīng)濟(jì)、歷史、檔案管理等知識(shí)充分結(jié)合，才有利于豐富檔案知識(shí)，提升檔案管理的專業(yè)性、權(quán)威性、科學(xué)性。

4 結(jié)論

總覽全文數(shù)字化檔案不僅能有效提高管理水平和效率，還能提高利用率準(zhǔn)確性和規(guī)范性，在安全、準(zhǔn)確、權(quán)威、科學(xué)的前提下實(shí)現(xiàn)環(huán)保、節(jié)約、低成本、可持續(xù)發(fā)展的政策，讓檔案管理工作越發(fā)智能無(wú)誤，從真正意義上達(dá)到多元化資源共享。無(wú)論哪方面來(lái)看數(shù)字化文檔都在這個(gè)時(shí)代起到無(wú)可替代的作用，對(duì)社會(huì)起到助力作用，讓獲取信息、知識(shí)途徑渠道更便捷。因此我國(guó)在數(shù)字化檔案方面應(yīng)該保持探索提升，不斷提高技術(shù)水平，將其引進(jìn)到管理、生活、工作當(dāng)中，推動(dòng)社會(huì)、企業(yè)、高速可持續(xù)性發(fā)展。