提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施研究

張永清

（靈丘縣直屬機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心，山西 大同 034400）

市場經(jīng)濟(jì)的不斷深入給事業(yè)單位注入了新鮮血液。但凡事都有兩面性，事業(yè)單位在迎來新的發(fā)展機遇的同時也面臨著諸多競爭與挑戰(zhàn)。尤其是在檔案信息管理方面，傳統(tǒng)單一的檔案管理模式已經(jīng)滿足不了各大事業(yè)單位在激烈競爭中的發(fā)展需求。各事業(yè)單位必須嚴(yán)重重視提高檔案管理信息化方面的必要性，積極探索自身在檔案管理信息化中的不足之處。并根據(jù)自身發(fā)展需求制定出科學(xué)規(guī)范的實施辦法，來滿足事業(yè)單位在激烈競爭中的需求。同時，也讓檔案信息管理在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮最大價值。

1 提升檔案管理信息化的優(yōu)勢

1）使所有相關(guān)檔案可以永久保存。紙質(zhì)檔案在管理過程中，受到溫度濕度等因素影響，容易發(fā)生損壞或發(fā)霉的現(xiàn)象。所以造成了檔案無法保留長久，甚至有的檔案還會丟失。而相比之下，信息化檔案管理就顯示出了較強的優(yōu)勢，它主要以數(shù)字化形式對檔案進(jìn)行分類規(guī)劃。并把檔案儲存到計算機磁盤內(nèi)，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，這種信息化檔案管理方式不但節(jié)省儲存空間，還可以實現(xiàn)永久保存。

2）提高檔案管理的工作效率。傳統(tǒng)檔案管理過程步驟較多，對不同的檔案需要進(jìn)行分類處理，這種檔案管理方式在查詢和整理時會給工作人員造成許多不便。而對檔案進(jìn)行信息化管理，操作員只需登錄相關(guān)程序按步驟進(jìn)行查詢即可。這樣的檔案管理方式既提高了相關(guān)員工的工作效率，又提升了檔案查詢工作的準(zhǔn)確性。

3）轉(zhuǎn)變管理方式方法。傳統(tǒng)檔案主要以紙張為基礎(chǔ)，在管理方式上，主要通過人工錄入法進(jìn)行統(tǒng)一操作管理。而信息化檔案管理則以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，通過網(wǎng)絡(luò)將檔案統(tǒng)一錄入相關(guān)信息管理平臺。這樣的管理方式，也就是將傳統(tǒng)檔案管理的職能變化成信息資源的管理過程。檔案信息化管理模式，可以有效提升檔案管理效率，也在一定程度上加強了檔案管理工作的穩(wěn)定性與持續(xù)性。

2 檔案信息化管理過程中出現(xiàn)的問題

1）不重視檔案管理。檔案管理在事業(yè)單位中算是比較復(fù)雜的工作，因此，在管理過程中會出現(xiàn)諸多問題。要想有效改善這種現(xiàn)象就要對信息設(shè)備不斷優(yōu)化。這樣在檔案管理的過程中，設(shè)備可以為檔案管理過程提供良好的前提保障。但由于很多事業(yè)單位在對檔案管理工作上仍保持傳統(tǒng)觀念，不重視檔案信息化管理的重要性，進(jìn)而造成信息化管理發(fā)揮不出應(yīng)有的實效。還有大部分事業(yè)單位在檔案管理方法上跟不上時代腳步，不愿多花時間與精力進(jìn)行學(xué)習(xí)，所以造成信息化管理與檔案工作不能有效融合，而且技術(shù)與設(shè)備水平都相對較低，進(jìn)而導(dǎo)致相關(guān)工作無法順利進(jìn)行。若想檔案管理發(fā)揮出應(yīng)有的實效，就要不斷提升事業(yè)單位對檔案信息化建設(shè)方面的關(guān)注度，這樣才能充分展現(xiàn)出檔案管理信息化上的優(yōu)勢。

2）信息化管理體系相對落后。信息化管理體系是檔案信息化建設(shè)當(dāng)中的重要組成部分，完善的體系能夠有效提升檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，但就當(dāng)前發(fā)展趨勢來看，許多事業(yè)單位還保留著原本傳統(tǒng)的信息化管理體系。這種管理體系嚴(yán)重遏制了信息化管理體系的發(fā)展進(jìn)程。還有些事業(yè)單位在信息化管理過程中，投入大量人力物力，但由于信息化管理體系相對落后，同樣造成檔案管理信息化過程中出現(xiàn)較多問題。更有事業(yè)單位偏激的認(rèn)為信息化建設(shè)就是網(wǎng)絡(luò)儲存數(shù)據(jù)的過程，這樣的想法也同遏制了信息化建設(shè)工作的進(jìn)程。在檔案管理與收集的過程中，若沒有相對完善的管理系統(tǒng)，那么收集與整理工作就無法協(xié)調(diào)進(jìn)行，這種情況會嚴(yán)重影響檔案信息化建設(shè)的開展。要想有效解決這一窘境，事業(yè)單位就要加強優(yōu)化自身的檔案管理體系。

3 提升事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)的有效措施

1）增強對檔案管理信息化建設(shè)的重視度。要想檔案管理工作取得良好效果，必須加大對其重視程度，同時也要對相關(guān)機制不斷進(jìn)行優(yōu)化。在實際工作當(dāng)中，相關(guān)事業(yè)單位必須做到對自身檔案工作的最大化了解，在日常工作中要不斷對檔案管理工作仔細(xì)分析認(rèn)真解剖。在設(shè)備與技術(shù)上還用加強應(yīng)用的廣泛性。與此同時，資金充足的事業(yè)單位，還應(yīng)根據(jù)檔案區(qū)別與作用開發(fā)出多種相應(yīng)管理軟件。自主研發(fā)的軟件會更有針對性，這樣，當(dāng)企業(yè)對檔案進(jìn)行操作管理時會更加流暢順利。事業(yè)單位若想在檔案管理工作中更上一個臺階，就必須增強對檔案管理信息化建設(shè)的重視度。例如：可以采用對檔案的專人專管法，在內(nèi)部設(shè)獨立協(xié)調(diào)機構(gòu)，這樣才能讓檔案信息化管理過程更加流暢。針對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)的諸多問題，必須從根源抓起，不斷加大對檔案管理工作的認(rèn)識程度，只有加強認(rèn)識程度，才可以有效提升檔案管理工作的實效性，才能讓檔案管理工作為其事業(yè)單位中其他部門提供最大化的幫助。

2）優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。任何事業(yè)單位在檔案管理系統(tǒng)中都要不斷勇于創(chuàng)新，因為只有創(chuàng)新才是促使其自身發(fā)展的必要基礎(chǔ)，也只有通過創(chuàng)新才能讓自身走得更穩(wěn)更遠(yuǎn)。針對檔案管理信息化建設(shè)來講，事業(yè)單位必須要在創(chuàng)新中不斷優(yōu)化自己，這樣才可以有效提升自身信息化建設(shè)水平。創(chuàng)新不光要重視信息化管理水平，同時更要有效協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部組織，使事業(yè)單位中每個部門都能積極參與到信息化管理建設(shè)的每個過程，這樣才能促使單位當(dāng)中的每個部門都能朝一個目標(biāo)前進(jìn)。與此同時，也要不斷優(yōu)化信息化的管理與建設(shè)，使檔案管理工作更好的服務(wù)于單位工作。在實際的工作當(dāng)中，更要明確相關(guān)管理制度，這樣才能更好地為檔案工作進(jìn)行輔助與協(xié)調(diào)，才能讓檔案工作發(fā)揮更大空間。

3）建立完善的信息管理平臺。檔案管理工作要獲得一定的實效，還要必須不斷擴(kuò)大管理渠道。與此同時，相關(guān)事業(yè)單位也要強化信息管理平臺的建設(shè)，這樣就可將需要公布的檔案上傳至相關(guān)平臺當(dāng)中。由于缺乏完善的管理平臺造成許多開放性的檔案缺少瀏覽率，所以，必須完善檔案信息平臺。同時，事業(yè)單位的相關(guān)管理人員可以通過相關(guān)平臺，對檔案進(jìn)行統(tǒng)一操作管理。也可以將檔案信息分享與其他部門，這樣會使事業(yè)單位整體工作率有所提升。隨著現(xiàn)代信息科技的不斷深入，大數(shù)據(jù)平臺已成為檔案信息收集與整理不可缺少的重要手段，它能準(zhǔn)確有效的為事業(yè)單位提供相關(guān)參考數(shù)據(jù)。所以說有效的檔案管理模式與完善的信息管理平臺，是提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要手段。

4 結(jié)束語

檔案管理工作是事業(yè)單位中不可缺少的重要崗位，特別是在網(wǎng)絡(luò)信息逐漸深入的全新時代，如何將檔案管理與信息化建設(shè)有效結(jié)合，已成為各大事業(yè)單位尤為關(guān)注的話題之一。在管理過程中，相關(guān)事業(yè)單位必須加強對檔案管理信息化的重視程度，同時優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)與信息管理平臺，這樣才能有效提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，才能讓檔案管理工作更好的服務(wù)自身單位其他部門。