高校研究生檔案管理的問題及對策研究

趙紅梅

（新疆師范大學研究生處，新疆 烏魯木齊 830054）

隨著全國研究生大會的召開，全國各高校在教學水平、辦學理念以及辦學水平層面都有了質(zhì)的發(fā)展和飛躍，各高校研究生招生規(guī)模逐年擴大，研究生檔案管理工作需要科學系統(tǒng)管理，因為研究生檔案不僅是研究生在校期間各種學習軌跡的載體，也是畢業(yè)之后參加各類考試的重要憑據(jù)。因此，研究生檔案資料管理是不可忽視的。針對目前各高校研究生檔案管理實際情況進行研究分析，各高校應該高度重視，相關人員進行專業(yè)化管理，使研究生檔案管理工作更加科學、全面而系統(tǒng)。

1 我國高校研究生檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 研究生檔案管理工作的意識淡薄

研究生檔案材料是指研究生在讀期間的學習過程、科研活動、日常管理等過程中形成的有效、有價的各種記錄，能夠客觀的展現(xiàn)學校的高層次人才的培養(yǎng)，客觀的反映學生在校期間的具有保存價值的載體，為學生將來工作生活提供重要憑證和依據(jù)，是非常重要的歷史資料，但是大部分的高校對于這方面工作的缺乏高度重視。大部分人認為只要不丟失、不遺漏材料，就等于出色完成檔案管理工作，單薄的檔案管理觀念，使檔案管理工作出現(xiàn)很多漏洞，出現(xiàn)了檔案材料不全或材料重復的現(xiàn)象普遍存在。

1.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

大部分的高等院校對于研究生檔案管理工作的嚴肅性缺乏深刻認知，很多高校為設置專門檔案室、檔案柜，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，尤其是二級學院的研究生檔案均由研究生秘書兼任，而研究生秘書在研究生管理方面的工作量本身很大，在一定程度上很難實現(xiàn)系統(tǒng)化的檔案資料管理。

1.3 管理模式和手段相對落后

檔案管理手段和管理模式相對較為陳舊和落后，由于檔案管理人員受到傳統(tǒng)模式的影響，所以不能夠充分地使用信息化管理模式，還是采取傳統(tǒng)人工記錄管理的方式，部分高校的檔案管理未真正實現(xiàn)現(xiàn)代化、科學化。查閱整理檔案時通過人工結(jié)合卷內(nèi)目錄對于檔案進行整理和收集。但是，隨著當前國家擴大研究生招生規(guī)模，而檔案管理工作開展的過程當中依然采取人工方式則非常容易出現(xiàn)問題，結(jié)果會導致檔案歸檔不全等檔案資料錯誤情況發(fā)生。

2 高校研究生檔案管理工作的幾點建議

2.1 建立健全檔案管理各項規(guī)章制度

系統(tǒng)的管理制度是做好研究生檔案管理工作的必要保證。各高校研究生檔案從入學及錄取材料、學習活動、獎懲材料、畢業(yè)及取得學位材料的建檔要經(jīng)過較長的時間，經(jīng)手轉(zhuǎn)交的部門多，工作量大。如果檔案的相關管理制度不健全，轉(zhuǎn)交轉(zhuǎn)遞手續(xù)銜接不好，各個部門之間的工作不能很好銜接，就很容易造成脫節(jié)現(xiàn)象。因此，高校的研究生檔案管理工作必須要制定一整套完整、系統(tǒng)、科學的管理制度。

2.2 提升管理工作者的綜合素質(zhì)，設置專業(yè)專職管理人員

對于目前高校來講，研究生檔案管理工作需要高度重視，需要設置檔案管理專業(yè)人員專職進行檔案管理。要求從檔案管理層面建立合理及科學的規(guī)章準則和工作流程，這樣才能夠進一步強化檔案管理工作人員的職能。與此同時，保證做到專人專職，在檔案管理過程中盡可能避免出現(xiàn)一人身兼數(shù)職的情況，否則將會影響檔案系統(tǒng)管理的質(zhì)量。除此之外，還需要對于崗位職責加以明確，大范圍普及檔案知識，只要對于涉及檔案管理的人員都要進行嚴格培訓，防止工作人員出現(xiàn)失誤，保障檔案的完整性。這樣為將來研究生求職、求學等關鍵環(huán)節(jié)提供良好保障。

2.3 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)，切實樹立服務的意識

提高檔案管理人員的自身素質(zhì)是能否管好、用好研究生檔案關鍵。首先，檔案管理人員要具有與管理學生檔案相適應的基礎知識和專業(yè)知識，了解研究生培養(yǎng)過程。其次，要適應時代發(fā)展的要求，不斷提高學生檔案管理能力，把靜態(tài)管理與動態(tài)管理結(jié)合起來，把傳統(tǒng)管理方式與現(xiàn)代化管理手段結(jié)合起來。最后，檔案管理人員要具有愛崗敬業(yè)、認真負責的科學態(tài)度，樹立服務意識，不管是在服務態(tài)度和服務語言還是在服務方式上，都要做到使利用者滿意，這是檔案管理人員職業(yè)道德的基本要求。不斷地提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和敬業(yè)精神，使研究生檔案管理工作順利高效地開展。

2.4 建立健全研究生電子檔案管理現(xiàn)代化、一體化建設

我國各高校已經(jīng)向多元型轉(zhuǎn)化，在校學生人數(shù)不斷增加，學生檔案管理的難度也越來越大。因此，對于研究生檔案進行管理的過程當中，需要合理及科學的利用信息化系統(tǒng)，在大數(shù)據(jù)時代背景下，對研究生檔案如果依然采取陳舊的管理模式，難以滿足現(xiàn)實需要。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案有自身的優(yōu)勢，但同樣也存在不足。根據(jù)中華人民共和國《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》相關規(guī)定，“對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門的機構(gòu)或人員負責，以保證管理工作的連續(xù)性，注意在與同時存在的紙質(zhì)檔案或其他載體文件時，要在內(nèi)容、說明及描述上保持一致等”，這就凸顯了對于專人專管的機構(gòu)、管理制度以及管理形式等要求。因此，在建立電子檔案的最初階段，應針對管理中遇到的困難、存在不足、突發(fā)事件等問題進行有效發(fā)掘，首先，建立管理中的操作規(guī)范，避免在后續(xù)不同環(huán)節(jié)出現(xiàn)不必要的彌補。其次，要借鑒傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理標準來鑒定電子檔案的有效和保管期限，在實踐中不斷更新與完善，促進高校研究生電子檔案管理的不斷規(guī)范。研究生電子檔案建立的過程中，需要專管部門加強對紙質(zhì)檔案實現(xiàn)電子化的過程和細節(jié)的要求、核查比對和監(jiān)控，達到共同促進電子檔案處理的現(xiàn)代化、一體化建設。

3 結(jié)束語

隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，促進了高校研究生檔案的電子化，也對管理質(zhì)量和水平提出了更高的要求。各高校應在遵照國家法規(guī)、遵循教學規(guī)律的前提下，建立健全檔案管理各項規(guī)章制度，設置專業(yè)專職管理人員，提升管理工作者的綜合素質(zhì)，加強檔案管理工作者的服務意識，使用科學手段促進研究生電子檔案管理現(xiàn)代化、一體化的建設和發(fā)展，不斷提升高校研究生電子檔案的管理質(zhì)量。