文書檔案管理中存在的問題及對策

楊佳佳

（承德市中心血站，河北 承德 067000）

1 當(dāng)前文書檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 文書檔案管理工作不受重視

表面上看，對單位特別是以盈利為目的的企業(yè)來說，文書檔案管理工作的開展對經(jīng)濟(jì)收入并無明顯的影響，隨著時間的推移，企業(yè)自然對這類工作就不加以關(guān)注了。企業(yè)對文書檔案管理工作的忽視，主要體現(xiàn)在兩方面：首先，企業(yè)的決策者及管理者認(rèn)為他們的最終目標(biāo)是實現(xiàn)利潤最大化，而文書檔案管理工作的開展并不能使其經(jīng)濟(jì)效益有顯著增加，因此，管理者容易對它產(chǎn)生忽略。其次，由于在大多數(shù)企業(yè)中檔案管理部門是一個相對次要的部門，導(dǎo)致企業(yè)部分員工對文書檔案管理工作部門的工作產(chǎn)生一種錯誤理解，誤認(rèn)為這類工作不需要專業(yè)性，或錯誤的理解文書檔案管理工作沒有較高技術(shù)含量。因此，員工在檔案管理工作中便會無精打采，消極怠工。

1.2 文書檔案收集與歸檔工作方式落后

文書檔案管理人員所采用的文書檔案收集與歸檔的方式相對落后。從收集上來講，一般采用的是傳統(tǒng)的手工收集方法，這種收集方法所需時間較長，并且要求工作人員有較大耐心，即使如此，這種方式對文書檔案的真實性無法做到絕對保證。其次，是文書檔案歸檔方式的落后。一些工作人員在歸檔文書檔案時沒有做到合理的分類，也并未對需特殊處理的資料進(jìn)行專業(yè)化特殊處理，同時還存在部分重要的文書檔案資料被忽略及遺漏的情況。這兩方面直接或間接影響了文書檔案收集與歸檔工作的效率。

1.3 文書工作和檔案工作二者間存在銜接問題

文書工作和檔案管理工作密切相關(guān)，但也存在一定差異，二者是互補(bǔ)的，同時也是分工的。一般情況下，形成更為高效、科學(xué)的管理模式，會協(xié)調(diào)文書工作和檔案管理，實行分割分區(qū)塊的管理制度。但在實踐中，這種分區(qū)塊的管理模式將文書工作與檔案工作之間形成了一定的分隔。此時若存在文書工作人員檔案意識不強(qiáng)，或檔案管理人員不能周全考慮文書工作者工作的便捷性等情況，將造成二者在銜接的過程中無法完全順利地進(jìn)行，甚至出現(xiàn)脫節(jié)的地方。而且，文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，只有把文書工作做好，將基礎(chǔ)打牢，檔案工作才能夠順利進(jìn)行，有條不紊。所以，這二者的銜接過程中尤為重要。

2 改善文書檔案管理問題的對策

2.1 提高文書檔案管理的重視

文書檔案管理部門應(yīng)從上而下重視檔案管理工作，尤其是高層領(lǐng)導(dǎo)，更應(yīng)該增強(qiáng)對文書檔案管理的認(rèn)識，明確劃分文書檔案管理的職責(zé)。對于檔案管理工作人員而言，有責(zé)任向單位內(nèi)部人員大力宣傳文書檔案管理工作的重要性。必要時，可以開展相應(yīng)的專題講座，積極宣傳相應(yīng)的企業(yè)制度和法律規(guī)范，力求使單位內(nèi)部全體成員都主動參與到文書檔案管理工作中來，爭得他們的理解與支持；也可以向領(lǐng)導(dǎo)建議，將文書檔案工作管理提入到單位內(nèi)部的重點工作上來，使文書檔案工作向著高水平、優(yōu)質(zhì)量的方向前進(jìn)。

2.2 文書檔案管理工作規(guī)范化

只有把文件整理等基礎(chǔ)工作做足做好，才能使文書檔案管理朝著規(guī)范化、有序化的方向發(fā)展。這就要求相關(guān)人員要全力做好本職工作，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，本著科學(xué)管理的理念，把文書檔案管理的基礎(chǔ)性工作做足做好，比如信息的采集、選擇、管理、使用和最終的歸整等。同時，各部門之間應(yīng)該加強(qiáng)合作與聯(lián)系，尤其對個別重要的部門而言更應(yīng)該如此，以便于檔案信息的及時采集與準(zhǔn)確存檔。此外，檔案管理人員應(yīng)該負(fù)責(zé)其他部門的宣傳與培訓(xùn)，定期的為其他部門的檔案負(fù)責(zé)人舉辦培訓(xùn)，并積極地監(jiān)管各部門的文書檔案處理過程，以求使采集信息的過程變得順利，使文書檔案管理工作能夠更加有序的開展。

2.3 培養(yǎng)文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

上文中我們分析了文書檔案管理中工作人員綜合素質(zhì)薄弱給文書檔案管理工作帶來的影響，因此，企業(yè)務(wù)必要加強(qiáng)對文書檔案管理人員綜合素質(zhì)的重視，可以針對企業(yè)內(nèi)管理人員的具體情況開展相應(yīng)的培訓(xùn)活動，包括文書檔案管理的技能、管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)等，提高企業(yè)內(nèi)文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。另外，企業(yè)還要大力擴(kuò)充文書檔案管理隊伍，招納一些文書檔案管理的專業(yè)人事，帶領(lǐng)企業(yè)內(nèi)檔案管理人員進(jìn)行工作，同時應(yīng)鼓勵專業(yè)人員將專業(yè)技能進(jìn)行傳授，共同進(jìn)步。在培訓(xùn)的過程中，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，并制定合理的考核制度，保證文書檔案管理人員都能掌握管理技能，提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

3 結(jié)語

綜上所述，文書檔案在企事業(yè)單位中發(fā)揮著極其重要的作用，因此在檔案管理工作中應(yīng)該加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視，將文書檔案管理作為重要的管理工作，在解決當(dāng)前問題的基礎(chǔ)上探索更為科學(xué)的管理措施，促使文書檔案管理工作質(zhì)量得到顯著的提升，為文書檔案資源的有效利用以及單位的建設(shè)發(fā)展提供相應(yīng)的支持。