芻議事業(yè)單位增強辦公室檔案管理的措施

白紀梅

（南充市烈士陵園服務(wù)中心，四川 南充 637000）

通過對檔案資料的查閱，能夠了解事業(yè)單位內(nèi)部信息資源。檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展過程中存在著重要作用，進而需要不斷增強檔案管理工作，使之能夠推動事業(yè)單位實現(xiàn)更好的發(fā)展。其中，辦公室檔案管理的增強，不只是需要先進管理思想，還需運用新型管理技術(shù)，確保檔案管理工作能夠穩(wěn)定、高效的落實，推動事業(yè)單位向著正確的方向發(fā)展。

1 增強事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新的意義

辦公室檔案管理屬于事業(yè)單位管理工作的基礎(chǔ)內(nèi)容之一。隨著事業(yè)單位的持續(xù)改革，內(nèi)部管理形勢越發(fā)復(fù)雜，檔案信息也在不斷地發(fā)生變化。對此，增強辦公室檔案管理，屬于事業(yè)單位實現(xiàn)更好發(fā)展的必須。首先，增強辦公室檔案管理能夠確保事業(yè)單位各項工作的順利進行，為工作提供資料支持，打好發(fā)展基礎(chǔ)，做出科學的決策；其次，能夠加強不同部門的良好合作，立足于各方面狀況進行交流，實現(xiàn)資源共享，推動工作效率的提高，降低出現(xiàn)沖突與矛盾的概率；再次，可促進管理人員科學化管理水平的提高。根據(jù)對各類檔案資料信息的掌握，了解下屬工作開展情況，進而為人才招聘、人員使用等提供幫助，也能夠結(jié)合檔案信息表現(xiàn)出來的變化狀況，實施人才選拔、增強績效管理等工作，進而建立起公平、和諧的競爭環(huán)境，加強人力資源綜合管理效能；另外，現(xiàn)階段事業(yè)單位發(fā)展水平正在持續(xù)的提高，社會化競爭形勢十分嚴峻，辦公室檔案管理逐漸由紙質(zhì)化向著電子化的方向進行轉(zhuǎn)變，可調(diào)動檔案管理工作人員的積極性，運用各類統(tǒng)計信息技術(shù)等處理問題與整理資料，最終加強自身能力[1]。

2 事業(yè)單位辦公室檔案管理的原則

現(xiàn)階段，加強事業(yè)單位辦公室檔案管理，并非盲目的模仿和隨波逐流，而是需要嚴格遵循相關(guān)原則：其一，動態(tài)結(jié)合原則。事業(yè)單位辦公室檔案管理涉及的信息隨時都在發(fā)生變化，會受到時間推移以及形勢變化的影響，因此管理工作應(yīng)對信息進行及時更新，健全檔案管理制度，進而加強檔案管理規(guī)范性；其二，權(quán)責利明確的原則。針對辦公室檔案管理涉及的各方，需要對實際責任和權(quán)利進行明確，進而保證他們能夠?qū)ψ陨砺氊熡枰苑e極的履行，加強合法權(quán)利應(yīng)用能力；其三，規(guī)范性和靈活性原則。規(guī)范性主要表現(xiàn)為需要結(jié)合國家制定的政策、行業(yè)規(guī)范、工作實際等增強辦公室檔案管理，滿足統(tǒng)一要求。同時，還應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位實際狀況與發(fā)展戰(zhàn)略等，對辦公室檔案管理內(nèi)容框架和方式等進行動態(tài)調(diào)整，進而讓辦公室檔案管理可以靈活的開展[2]。

3 增強事業(yè)單位辦公室檔案管理工作效率的具體對策

3.1 健全檔案管理信息化工作體制

隨著信息時代的到來，事業(yè)單位辦公室需要進行處理的檔案信息逐漸增多，雖然這讓單位建設(shè)擁有了完善的數(shù)據(jù)參考，但也為辦公室檔案管理工作帶來了調(diào)整，怎樣對新檔案信息進行正確運用，屬于需要深入探究的問題。同時，傳統(tǒng)信息檔案管理模式難以滿足當下信息管理發(fā)展提出的新要求，事業(yè)單位辦公室應(yīng)根據(jù)自身工作具體情況，和信息化系統(tǒng)技術(shù)特點，構(gòu)建完善的管理體系，對不同部門與工作人員的職責進行明確，量化具體責任，建立科學的管理標準，重視績效考核與監(jiān)督工作，進而讓檔案管理工作更加規(guī)范。在此過程中，數(shù)字檔案屬于主要方向，其不只是擁有便利性強的特點，還能夠加強存儲安全性[3]。

例如，需要由事業(yè)單位職能部門負責人員牽頭，立足于更大層面建立檔案管理工作條例，并在其中對辦公室檔案部門人員配置、職能等進行明確規(guī)定，進而調(diào)動員工發(fā)揮主觀能動性，如此一來除了能夠展現(xiàn)出事業(yè)單位對辦公室檔案管理的重視之外，還可以掌握管理工作的重難點。并且，在此過程中需要對信息化時代特點進行全面分析，就算無法對現(xiàn)階段的先進信息化技術(shù)進行考慮與應(yīng)對，也需要預(yù)留充足的彈性空間，構(gòu)建創(chuàng)新機制與容錯機制，支持與鼓勵員工在實踐中將自身創(chuàng)造能動性發(fā)揮出來，創(chuàng)新工作模式與方法，加強工作效率。

3.2 完善文書檔案的管理跟歸檔制度

事業(yè)單位辦公室檔案管理工作人員需要詳細了解文書檔案管理的時間、歸檔規(guī)模、保管時間等，再根據(jù)不同辦公室工作狀況，結(jié)合有關(guān)制度充實各部門的責任，并明確不同類型檔案管理程序。管理人員需要針對檔案類型運用集中保管的方式，避免出現(xiàn)擅自留下使用的狀況。同時，在文書檔案管理方面，應(yīng)立足于相關(guān)要求優(yōu)化和調(diào)整檔案管理規(guī)章制度，進而對辦公室文書檔案管理需求予以滿足。對文書檔案進行收集、歸檔時，還應(yīng)明確以下內(nèi)容：其一，歸檔期限。明確設(shè)置歸檔期限，對不同期限類別的材料實施分類保管，防止出現(xiàn)檔案丟失等情況。同時，設(shè)置檔案期限還可以讓日常管理工作更加便捷，進而加強辦公室檔案管理人員對于工作的積極性；其二，歸檔范圍。明確歸檔范圍時，應(yīng)維持適應(yīng)性和針對性，在結(jié)合了企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略以及市場環(huán)境的基礎(chǔ)上，進行文書檔案歸檔范圍的合理確定，在此基礎(chǔ)上獲得良好的檔案管理效果。

3.3 轉(zhuǎn)變服務(wù)意識，加強責任意識

事業(yè)單位健康、穩(wěn)定的發(fā)展，和辦公室檔案管理工作之間存在著緊密的聯(lián)系[4]?，F(xiàn)階段，許多事業(yè)單位并未意識到辦公室檔案管理的重要性，進而導(dǎo)致檔案作用得不到發(fā)揮，只是安排一般行政人員對檔案管理工作進行負責，沒有掌握到檔案管理在事業(yè)發(fā)展中所具備的服務(wù)性作用。對此，事業(yè)單位各部門需要積極探索辦公室檔案管理的方式，形成科學的服務(wù)觀念，在新形勢下通過涉及創(chuàng)新性特點的現(xiàn)代化科學管理方式管理辦公室檔案，使檔案管理工作能夠連貫起來，促進工作質(zhì)量的提高，并做到與時俱進，增強創(chuàng)新。同時，在此過程中，相關(guān)工作人員需要樹立起正確的主人意識，辦公室檔案管理存在著特殊性質(zhì)，涉及面廣，處理信息量大，所以事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需給予更多重視，并對相應(yīng)責任進行細化，認識到小得失誤也會產(chǎn)生大范圍危害，復(fù)雜的工作需要條分縷析的安排,由此責任意識的強化，應(yīng)當是一項持之以恒、不可松懈的任務(wù)和責任。

3.4 增強對辦公室檔案管理人員的培訓(xùn)力度

事業(yè)單位辦公室檔案管理人員作為檔案管理工作的執(zhí)行者，自身職業(yè)素質(zhì)和檔案管理能力和辦公室檔案管理效果之間存在著緊密的聯(lián)系。合格的檔案管理人員，不只是需要擁有檔案管理技能和經(jīng)驗，還應(yīng)對檔案管理知識體系予以全面的更新，主動積極參與檔案管理培訓(xùn)工作，進而提高管理水平與業(yè)務(wù)素養(yǎng)。針對辦公室檔案管理中遇到的問題，檔案管理人員需要向上級部門進行及時的匯報，然后提出相應(yīng)的解決措施，確保檔案管理工作的有序進行[5]。就剛進入檔案管理工作崗位的員工而言，應(yīng)落實好專業(yè)技能培訓(xùn)工作，培訓(xùn)結(jié)束后應(yīng)考核其對于理論知識的掌握情況和實踐能力，順利通過考核后才可以正式進入崗位開展檔案管理工作，如此一來方可確保辦公室檔案管理工作可以嚴格遵循流程實施，加強檔案管理效果和質(zhì)量。

3.5 提高對檔案資料保密的重視程度

隨著信息化時代的到來，事業(yè)單位辦公室檔案管理人員應(yīng)給予檔案使用價值更多的關(guān)注積極創(chuàng)新工作方法，辦公室檔案工作需要更多的包容度，以及接受新型信息與工作方式的能力。需要注意的是，在此過程中，通過對信息技術(shù)的運用能夠提高工作效率，但會導(dǎo)致管理工作風險上升，在虛擬空間中應(yīng)給予檔案保密性更多的重視?，F(xiàn)階段，信息丟失與泄露演變成了全球性問題，對此事業(yè)單位需做好辦公室檔案的備份、分散存儲工作，并增強技術(shù)防范水平，確保檔案資料安全保障工作的有效性。另外，科學的反饋機制能夠讓檔案管理思路更加清晰，發(fā)現(xiàn)安全問題后可第一時間進行反映。所以，構(gòu)建科學的信息體系，除了能夠確保信息安全之外，還可以增強服務(wù)水平。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著時代的持續(xù)發(fā)展，人們生活與工作方式產(chǎn)生了巨大的變化，在此背景下思想認識水平得到了全面提升。近年來，管理意識深入人心，憑借科學、高效的管理，可以發(fā)揮出良好的約束和規(guī)范作用。在新形勢下，事業(yè)單位辦公室檔案管理工作需進一步增強，有關(guān)部門與工作人員需針對工作中的問題，制定相應(yīng)的解決措施，正確運用信息技術(shù)，推動辦公室檔案管理工作向著更加規(guī)范的方向進行發(fā)展，并展現(xiàn)出應(yīng)有的價值和作用。