關(guān)于企業(yè)檔案管理體制改革的探討

陳 陽

（沈陽飛機(jī)工業(yè)（集團(tuán)）有限公司，遼寧 沈陽 110034）

企業(yè)檔案管理必須不斷改革和創(chuàng)新，以更好地適應(yīng)新的社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)。另外，有必要增強(qiáng)企業(yè)獨(dú)立管理文件的能力，提高企業(yè)文件管理人員的專業(yè)素質(zhì)，解放思想，使企業(yè)文件管理更加專業(yè)。此外，應(yīng)使用先進(jìn)的技術(shù)手段來簡(jiǎn)化公司檔案的管理并提高可管理性。企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理中不可或缺的工作，只有通過科學(xué)合理的管理方法，檔案中的信息才能為企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

1 企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的必要性

1.1 適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展要求

隨著21世紀(jì)的到來，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈。為了使企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，必須不斷提高自身的綜合實(shí)力，并緊跟發(fā)展的步伐和趨勢(shì)。時(shí)間。企業(yè)文件管理創(chuàng)新是一個(gè)結(jié)構(gòu)化，復(fù)雜且長(zhǎng)期的項(xiàng)目，需要大量的人員、材料和財(cái)務(wù)資源才能充分利用文件管理的價(jià)值和功能。因此，企業(yè)必須積極適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展要求，做好檔案管理創(chuàng)新工作，擴(kuò)大發(fā)展空間。

1.2 提高檔案管理工作的效率要求

創(chuàng)新是一個(gè)國(guó)家的靈魂，是國(guó)家繁榮的無限動(dòng)力。企業(yè)在實(shí)現(xiàn)文件管理創(chuàng)新時(shí)，可以實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，并具有穩(wěn)定的發(fā)展勢(shì)頭。通過實(shí)踐和創(chuàng)新，可以提高檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2 企業(yè)檔案管理體制現(xiàn)狀

在技術(shù)進(jìn)步的浪潮中，社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在不斷變化，雨后雨后春筍般冒出，各行各業(yè)的各個(gè)公司的崛起，公司之間的競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，面臨著各個(gè)方面的挑戰(zhàn)。企業(yè)現(xiàn)有的文件管理系統(tǒng)不能滿足社會(huì)市場(chǎng)發(fā)展的客觀要求，并且現(xiàn)有問題的各個(gè)方面繼續(xù)出現(xiàn)。

一是：企業(yè)文件管理的想法是相反的。在傳統(tǒng)思維的影響下，公司領(lǐng)導(dǎo)和公司員工忽略了公司文件管理的重要性，錯(cuò)誤地認(rèn)為文件管理是一項(xiàng)服務(wù)保證任務(wù)，并不直接影響企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率。在這種情況下，操作員沒有根據(jù)實(shí)際情況制定科學(xué)而僵化的評(píng)估指標(biāo)，以調(diào)動(dòng)內(nèi)部員工的積極性和主動(dòng)性，并且存在組織檔案的組織，組織，使用和歸檔數(shù)據(jù)信息等各種問題，嚴(yán)重阻礙了公司的可持續(xù)發(fā)展。

二是：企業(yè)文件管理模型不是標(biāo)準(zhǔn)化的。當(dāng)前，企業(yè)文件管理任務(wù)還沒有完善的，集成的文件管理系統(tǒng)，還沒有實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，因此相關(guān)任務(wù)無法順利執(zhí)行。通常情況下，企業(yè)采用分散式檔案管理方法來降低自身的運(yùn)營(yíng)成本，減少內(nèi)部檔案管理人員的數(shù)量。面向應(yīng)用程序的關(guān)鍵歸檔文件已分發(fā)給其他部門，并且歸檔信息沒有得到充分的保護(hù)和丟失，使檔案信息資源利用率降低。

三是：文件管理的技術(shù)手段落后。在新時(shí)代，一些公司沒有高度應(yīng)用各種新技術(shù)，并且沒有足夠的設(shè)備（例如文件歸檔），因此文件管理工作得很好?！艾F(xiàn)代和科學(xué)”的過程文件管理速度很慢，無法滿足社會(huì)市場(chǎng)的需求。

3 企業(yè)檔案管理體制改革策略

3.1 豐富檔案管理體制的方式

在我國(guó)市場(chǎng)化的推動(dòng)下，舊的集中式文件所有權(quán)系統(tǒng)已經(jīng)崩潰，文件所有權(quán)也發(fā)生了多樣化，因此公司必須開發(fā)各種可以適應(yīng)各種文件管理的文件管理系統(tǒng)。在以前的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)中，我國(guó)的文件管理模型是集中式的，與黨政機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位有關(guān)的所有文件都是統(tǒng)一管理的，但是集中式管理系統(tǒng)當(dāng)時(shí)只能應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)。當(dāng)前，它不再適用于文件管理。由于社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的文件管理系統(tǒng)和當(dāng)前的文件管理所有權(quán)問題彼此不兼容，因此，在使用現(xiàn)有文件管理方法的情況下，企業(yè)必須在合法合規(guī)的前提下獲得更多所有權(quán)。通過允許企業(yè)根據(jù)自己的發(fā)展?fàn)顩r選擇正確的文件管理模型，可以打破以前的集成管理的束縛，可以使用集中式管理和分布式管理，并結(jié)合這兩種方法來構(gòu)建合適的管理模型。

3.2 不斷優(yōu)化新技術(shù)

社會(huì)的發(fā)展要求企業(yè)加強(qiáng)社會(huì)市場(chǎng)定位，根據(jù)時(shí)代發(fā)展規(guī)律進(jìn)行變革，滿足社會(huì)發(fā)展的要求，在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得更好的發(fā)展。在企業(yè)檔案管理體制改革中，企業(yè)管理人員應(yīng)繼續(xù)優(yōu)化信息技術(shù)，采用先進(jìn)的技術(shù)手段提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，促進(jìn)科學(xué)決策的順利實(shí)施。此外還應(yīng)簡(jiǎn)化管理過程和相關(guān)程序，減少工作量并充分利用企業(yè)文件管理的人力資源，并且使用新技術(shù)可以減少文件信息丟失的頻率。有效防止無形資產(chǎn)的流失，使企業(yè)檔案管理的內(nèi)部工作更加順暢。

3.3 增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)

另外，由于檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)對(duì)檔案管理工作的影響很大，因此提高檔案管理人員的整體素質(zhì)和專業(yè)水平已成為提高檔案保存質(zhì)量和效率的主要途徑。為了增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，首先，必須從根本上改變檔案管理人員的整體素質(zhì)差，因此公司必須嚴(yán)格檢查員工的能力和素質(zhì)，作為衡量標(biāo)準(zhǔn)。在招聘過程中，選擇并雇用合適的員工。此外，為提高現(xiàn)有員工的整體素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)，企業(yè)應(yīng)定期組織企業(yè)文化活動(dòng)，定期宣傳檔案管理知識(shí)，進(jìn)行員工培訓(xùn)，以提高員工的技能、工作質(zhì)量和工作效率。最后，規(guī)范相應(yīng)的監(jiān)管管理體系，優(yōu)化原始文件管理系統(tǒng)及相關(guān)規(guī)范，確保文件管理的規(guī)范性，合法性和效率，以確保文件管理的質(zhì)量。

3.4 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)人員的高度重視

只有引起領(lǐng)導(dǎo)者的注意，才能帶領(lǐng)基層員工積極參與檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。因此，第一步是增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者的高度興趣，使領(lǐng)導(dǎo)者意識(shí)到文件管理創(chuàng)新發(fā)展的重要性和價(jià)值，并積極參與學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。然后，結(jié)合公司的發(fā)展特點(diǎn)和現(xiàn)實(shí)條件，文件管理創(chuàng)新被視為發(fā)展的主要目標(biāo)和方案之一，引起了廣大基層員工的關(guān)注。最后，通過定期會(huì)議，公告欄和其他溝通渠道，將歸檔管理創(chuàng)新和發(fā)展的目標(biāo)，過程和方法告知的員工，并充分利用每位員工的價(jià)值觀和角色。

4 結(jié)語

隨著社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善，企業(yè)要跟上社會(huì)市場(chǎng)的發(fā)展就必須走深化改革的道路。由于文件管理是企業(yè)管理不可分割的重要組成部分，因此企業(yè)應(yīng)在日常運(yùn)營(yíng)過程中認(rèn)識(shí)到文件管理系統(tǒng)改革的重要性，并注意文件管理和信息集成法律體系的建立，并進(jìn)行明智的整合。各種渠道的最新技術(shù)元素可優(yōu)化公司文件信息資源的使用。這樣，它將改變新時(shí)代的企業(yè)運(yùn)作狀態(tài)，使企業(yè)檔案管理系統(tǒng)更加規(guī)范和科學(xué)，提高內(nèi)部檔案管理的整體質(zhì)量，促進(jìn)各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。