如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度

韓敬濤

（交城縣勞動(dòng)保障監(jiān)察綜合行政執(zhí)法隊(duì)，山西 呂梁 030500）

我們的國家人口眾多，檔案數(shù)量巨大，尤其是事業(yè)單位檔案管理工作難度很大。文件管理是十分繁瑣和復(fù)雜的，需要更多的耐心和經(jīng)驗(yàn)。針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題，提出了改進(jìn)和優(yōu)化的對(duì)策，并以事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，分析了事業(yè)單位檔案管理體制改革的必要性，探討了優(yōu)化該體制的對(duì)策。

1 事業(yè)單位人事檔案管理制度的現(xiàn)狀

1）人事檔案管理制度內(nèi)容不完善。目前，我國大部分事業(yè)單位正處于人事檔案管理制度內(nèi)容不完善的狀態(tài)，這一現(xiàn)象的存在和發(fā)展普遍影響了人事檔案管理工作的正常、有效發(fā)展。這類問題主要表現(xiàn)在：有關(guān)人員不是事業(yè)單位，人事檔案管理工作全過程中，建立了相應(yīng)的人事檔案管理制度，對(duì)人事檔案資料的收集、保管、使用等管理內(nèi)容和程序沒有作出規(guī)定。這樣，就會(huì)導(dǎo)致人事檔案收集不全、保存不當(dāng)?shù)葐栴}，對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展帶來相對(duì)不利的影響。目前，我國人事檔案管理工作中存在的問題和不足，已經(jīng)嚴(yán)重影響了人事檔案資料在事業(yè)單位的使用和管理水平的提高。

2）人事檔案管理制度難以實(shí)施。從機(jī)構(gòu)運(yùn)行與發(fā)展的全過程來看，人事檔案管理制度的實(shí)施普遍存在著較大的困難，不利于其健康發(fā)展。本文認(rèn)為，我國事業(yè)單位實(shí)行人事檔案管理制度存在一定的困難，主要原因是：一是在我國深化改革的進(jìn)程中，有關(guān)部門和事業(yè)單位提出了改進(jìn)和完善人事檔案管理制度的要求，這一要求也會(huì)加大這方面的難度；第二，在我國的背景下，隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，人事檔案管理制度不能跟上時(shí)代的潮流，這將對(duì)人事檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生重大影響。根據(jù)現(xiàn)代電子人事檔案管理的發(fā)展要求，在事業(yè)單位的運(yùn)行與發(fā)展過程中，制度建設(shè)者必須結(jié)合時(shí)代發(fā)展的要求，不斷完善人事檔案管理系統(tǒng)。利用人事檔案的事業(yè)單位數(shù)量增多，各部門對(duì)人事檔案的要求不同，將極大地影響人事檔案管理制度的實(shí)施，使工作人員根據(jù)其他部門的需要修改和完善人事檔案管理制度。

3）人事檔案管理的科學(xué)水平還不夠高。人事檔案管理要適應(yīng)信息化、現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的要求，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。伴隨著科技手段的不斷更新，人事檔案管理系統(tǒng)得到了廣泛應(yīng)用。但目前大多數(shù)單位的人事檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理階段，人事檔案管理軟件已經(jīng)過時(shí)或沒有安裝，現(xiàn)代化程度不高，滯后于改革的步伐。人力資源管理人員一直采用人工監(jiān)督和編輯，導(dǎo)致存在著人事檔案資料不能及時(shí)提交和分類、不能及時(shí)更新的問題。查檔采用傳統(tǒng)手工操作，缺省使用紙質(zhì)檔案，無法聯(lián)網(wǎng)建立數(shù)據(jù)庫，致使人事檔案管理信息化水平不高。

2 事業(yè)單位人事檔案管理制度優(yōu)化的必要性

機(jī)構(gòu)是指主要為公眾提供文化、技術(shù)、教育、衛(wèi)生等公共服務(wù)的組織，在社會(huì)建設(shè)、發(fā)展和治理中具有不可替代的作用。機(jī)關(guān)檔案管理主要是指機(jī)關(guān)對(duì)檔案資料的收集、分類、編輯、儲(chǔ)存、挖掘、利用，側(cè)重于其職能履行、行政管理和人事管理等方面的情況。檔案管理工作是事業(yè)單位所有工作任務(wù)體系中最重要的一部分，雖然它并不直接參與公共服務(wù)和社會(huì)治理，但卻為事業(yè)單位公共服務(wù)和社會(huì)建設(shè)的現(xiàn)狀提供了基礎(chǔ)，有助于今后繼續(xù)改進(jìn)社會(huì)治理工作。事實(shí)上，事業(yè)單位的檔案管理工作強(qiáng)度也隨著業(yè)務(wù)的復(fù)雜程度和工作強(qiáng)度的增加而增大，需要處理的數(shù)據(jù)和信息量巨大而瑣碎。由于檔案管理信息不全、漏報(bào)、錯(cuò)位、難懂、混亂、丟失、泄漏等原因，在實(shí)際的檔案管理工作中會(huì)產(chǎn)生各種各樣的問題，影響檔案管理的效率和質(zhì)量，極大地降低了事業(yè)單位檔案管理的作用。為解決檔案管理工作中的困難，必須對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化，使之有條不紊、有章可循，以消除因人事檔案管理制度優(yōu)化所帶來的各種問題。加強(qiáng)檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案管理在事業(yè)單位中的作用。

3 事業(yè)單位人事檔案管理制度優(yōu)化策略

1）提高人事檔案管理員工的意識(shí)。透過定期培訓(xùn)，幫助員工及領(lǐng)導(dǎo)改正工作態(tài)度，加深對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案管理責(zé)任意識(shí)。組織員工認(rèn)真學(xué)習(xí)國家發(fā)布的政策法規(guī)，熟悉國家法律法規(guī)要求，并按規(guī)定辦事。通過定期的交流活動(dòng)，了解員工的思想動(dòng)態(tài)，強(qiáng)化思想意識(shí)，增強(qiáng)管理意識(shí)，不斷提高員工對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。

2）不斷完善事業(yè)單位人事檔案管理制度。在完善企業(yè)人事檔案管理制度的同時(shí)，使企業(yè)人事檔案管理工作更加方便、快捷，健全的檔案管理制度和人員配備，為企業(yè)人事檔案管理工作提供有力的保障。檔案員要誠懇負(fù)責(zé)，對(duì)工作有強(qiáng)烈的責(zé)任感，對(duì)事業(yè)單位人事檔案要保密，不得向無關(guān)人員泄露事業(yè)單位人事檔案的內(nèi)容。對(duì)此，人事檔案管理系統(tǒng)必須加以嚴(yán)格的限制和規(guī)定，并對(duì)違反管理系統(tǒng)者提出嚴(yán)厲的處罰。通過補(bǔ)充人事檔案分類的方法，人事檔案管理系統(tǒng)不僅能為人事檔案資料查詢提供方便，而且能為事業(yè)單位提供最大的支持。

3）培養(yǎng)更加專業(yè)的檔案管理人才。機(jī)關(guān)人事檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致、耐心的工作，需要年輕有活力的人才加入，并應(yīng)減少老化人員。機(jī)構(gòu)需要年輕人才參與檔案管理工作，人事管理制度要不斷優(yōu)化，檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作，要有固定的人員管理，不可輕易更換。人事管理工作也需要有與之相同的要求，能更好地發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的缺陷和不足，不斷優(yōu)化人事單位檔案管理體系。選好一名機(jī)關(guān)檔案管理人員，必須慎重，選好誠實(shí)可靠的員工，這些管理人員必須具備豐富的專業(yè)知識(shí)，道德操守，耐心，認(rèn)真，負(fù)責(zé)的精神。機(jī)構(gòu)的人事檔案管理崗位也可以培養(yǎng)更多的人才，因?yàn)闄C(jī)構(gòu)重視檔案管理工作，同時(shí)又擔(dān)負(fù)著重要的工作，人事檔案管理人員必須具備良好的思想素質(zhì)，以保證人事檔案記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、無差錯(cuò)，并能為機(jī)構(gòu)提供真實(shí)、可靠的信息。

4）加強(qiáng)管理，促進(jìn)事業(yè)單位各部門之間的合作。人才檔案信息集成是構(gòu)建社會(huì)信息系統(tǒng)的重要組成部分。檔案信息化建設(shè)過程中，必須把社會(huì)信息系統(tǒng)組織到一起。一定程度上，檔案信息組織建設(shè)的關(guān)鍵是把這一任務(wù)貫穿于社會(huì)信息化建設(shè)的全過程。在電子政務(wù)轉(zhuǎn)型中，推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)，在信息化建設(shè)過程中，人事檔案管理部門應(yīng)采用與政府其他管理部門、信息系統(tǒng)相一致的標(biāo)準(zhǔn)，記錄信息，以便不同政府部門之間進(jìn)行溝通。通過與圖書館、人力資源中心和其他公共機(jī)構(gòu)的深度合作，在檔案建設(shè)過程中，形成了當(dāng)?shù)氐男畔⒔粨Q中心，使某一地區(qū)的檔案信息能夠分散傳播，提高了人事檔案信息的利用效率。

4 結(jié)語

總之，高質(zhì)量的人事檔案管理對(duì)于個(gè)人和事業(yè)單位都十分重要，具有現(xiàn)實(shí)的價(jià)值和意義。機(jī)關(guān)應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)人事檔案管理工作的優(yōu)化，嚴(yán)格控制人事檔案管理人員的職業(yè)能力，采取多種渠道和措施，使其綜合素質(zhì)得到及時(shí)提高。認(rèn)識(shí)人事檔案信息化管理的重要性和必要性，對(duì)于優(yōu)化機(jī)關(guān)人事檔案管理具有重要意義。