人事檔案管理在人力資源管理中的重要性分析

夏子涵

（國防大學(xué)政治學(xué)院，上海 200433）

人力資源管理與人事檔案管理兩者有著較為緊密地聯(lián)系，人事檔案主要就是在開展人力資源管理工作中，產(chǎn)生多種信息的載體，而人事檔案內(nèi)容則包括了選拔人才、任用人才的相關(guān)內(nèi)容，屬于人員管理的關(guān)鍵依據(jù)。人事檔案管理與人力資源管理相互促進、相互作用。人力資源的開發(fā)與利用，能加快人事檔案的發(fā)展速度，而實現(xiàn)人事檔案的科學(xué)化管理，能夠有效地加快人力資源開發(fā)的速度。

1 人事檔案管理在人力資源管理的重要性

1.1 有助于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力

人事檔案中主要就是對員工的工作表現(xiàn)、個人經(jīng)歷等進行全面的記錄，通過檔案分析能了解員工的過去，并對現(xiàn)在的崗位工作進行把控，并準確地預(yù)測其發(fā)展能力，避免出現(xiàn)埋沒人才的問題發(fā)生。結(jié)合人事檔案提供的信息內(nèi)容，真正做到人才揚長避短，有效發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力。

1.2 促進人力資源的合理配置

通過加強人事檔案管理，能全面了解員工的信息，有助于進行科學(xué)化的管理。結(jié)合員工的實際需求與工作能力，合理地進行崗位分配，保證能將人才配置到合適的部門中，以此將其透視發(fā)揮出來，促進系統(tǒng)、各個部門的溝通與聯(lián)系，合理地進行人才崗位流動，避免出現(xiàn)員工擔(dān)任不適合崗位、擠壓人才的現(xiàn)象出現(xiàn)，并為企事業(yè)單位的發(fā)展科學(xué)化配置人力資源。

1.3 有利于人力資源需求預(yù)測的科學(xué)化與規(guī)范化

對人力資源需求產(chǎn)生影響的因素大都是來自內(nèi)部環(huán)境，有效的人事檔案，能夠為風(fēng)險組織內(nèi)部人力資源情況、編制戰(zhàn)略發(fā)展計劃發(fā)揮關(guān)鍵的影響作用。如果人力資源需求預(yù)測，沒有以人事檔案為基礎(chǔ)，就會導(dǎo)致組織的發(fā)展與改革盲目。

2 影響人事檔案管理發(fā)揮其作用的主要問題

2.1 檔案材料失真現(xiàn)象妨礙人力資源的合理配置

真實性屬于檔案的基本特性，缺乏真實性，就會導(dǎo)致人事檔案失去利用價值，而檔案材料失真，也會弱化人事檔案的嚴肅性。在實際的工作中發(fā)現(xiàn)，檔案材料中員工的年齡越填越小，學(xué)歷則越填越高，甚至有些材料出現(xiàn)了被修改的痕跡。上述這些因素，導(dǎo)致檔案失去權(quán)威性、真實性，對后續(xù)的人力資源計劃編制產(chǎn)生較大的影響，無法正確地提出員工退休解聘計劃、補充計劃，以此對人力資源的供求、資源配置帶來負面影響，妨礙人力資源的合理配置。

2.2 人事檔案管理手段落后，制約了人力資源的開發(fā)

對于現(xiàn)代化的人力資源管理需求進行分析，要求實現(xiàn)科學(xué)化的人事檔案管理工作，并傳遞關(guān)鍵的信息，以此為人力資源管理提供高質(zhì)量的服務(wù)。但就當(dāng)前實際情況進行分析，人事檔案管理處于傳統(tǒng)管理階段，都是以檢索、手工操作為核心。管理人員競爭意識、創(chuàng)新意識不足，制約了人力資源的開發(fā)。

3 如何優(yōu)化人事檔案管理更好地服務(wù)人力資源管理工作

3.1 切實提高檔案管理人員的素質(zhì)

基于知識經(jīng)濟時代背景下，傳統(tǒng)的管理體系無法滿足現(xiàn)代化的人力資源管理需求。在引入高素質(zhì)人才的同時，應(yīng)當(dāng)充實檔案管理部門，做好現(xiàn)有人員的培訓(xùn)工作，以此提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，確保其能滿足新形勢下的發(fā)展要求。在擺正思想、端正位置的同時，進一步增強良好的服務(wù)意識，真正轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動服務(wù)方式，增強與各個部門的溝通與協(xié)作，并且提供更多的關(guān)鍵信息，不僅為人力資源管理提供高質(zhì)量的服務(wù)，還可以為高層決策提供服務(wù)。對于檔案管理人員來說，其需要承擔(dān)宣傳檔案管理規(guī)章制度、普及檔案管理知識的職責(zé)，提升員工的檔案管理意識。

3.2 建立健全合理的人事檔案管理制度

在實際的人事檔案管理階段，需要改革規(guī)章制度，建立科學(xué)化的人事檔案管理體系，制定規(guī)范化的人事檔案工作。在收集材料的時候，需要完整、及時的收集材料，并保證鑒別到位，獲得真實的材料。在進行材料歸檔的時候，應(yīng)當(dāng)裝訂整齊，然后進行準確的分類。在傳遞檔案的時候，需要根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度辦事，保證檔案材料的可靠性、安全性。在其他部門員工查閱檔案的時候，需要堅持原則，并熱情的服務(wù)，保證檔案的安全性。此外，檔案管理人員需要積極地與相關(guān)部門聯(lián)系與溝通，并補充檔案資料，以合理化的規(guī)章制度作為依托。

3.3 加快人事檔案工作科學(xué)化

在建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)的同時，需將員工個人人事信息作為基礎(chǔ)，建立聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，實現(xiàn)系統(tǒng)與計算機終端的聯(lián)系。不單單能及時地更新檔案信息內(nèi)容，還可以為培育人才、任用人才提供服務(wù)，以此將人才的工作價值發(fā)揮到最大化。

4 結(jié)束語

總而言之，人力資源管理與檔案管理的關(guān)系較為緊密。人事檔案管理需要緊跟現(xiàn)代化的發(fā)展腳步，并不斷的拓展管理職能，確保人事檔案工作滿足人力資源管理的全新要求，并為人力資源的開發(fā)提供相應(yīng)的保障。