加強疾控檔案管理提高中心服務(wù)水平

呂趙丹

（昆明市東川區(qū)疾病預防控制中心，云南 昆明 654100）

檔案管理，是一個單位最基礎(chǔ)的管理工作，也是至關(guān)重要的組成部分，檔案管理能夠成為單位進行科學、合理決策，展開日常工作，提高單位效益提供基礎(chǔ)性的依據(jù)、憑證，還能夠為單位的所有管理工作的信息化、科學化、高質(zhì)量、高效率提供必要的數(shù)據(jù)以及基礎(chǔ)的條件。

疾控中心，主要就是針對社會上一些傳染病、慢性非傳染性疾病展開預防、控制的，對社會的公共衛(wèi)生事業(yè)進行相應(yīng)的檢測，以此來強化社會大眾健康教育公共醫(yī)療機構(gòu)。疾控中心的檔案管理工作，主要是通過收集、整理、分類、并保存一些相對來說比較有價值的紙質(zhì)資料、文字資料、圖片資料、錄像資料等等，對一些具體的疾病展開對應(yīng)的研究、分析，盡量的做好社會公共衛(wèi)生安全的有力保障，通過將這些具體的資料進行相應(yīng)的整合之后，疾控中心的檔案自然也就具備了非常有力的應(yīng)用價值。近些年來，隨著現(xiàn)代化醫(yī)療事業(yè)的不斷改革發(fā)展，疾控檔案的管理、利用的價值同樣也是愈來愈高。所以從這個角度來說，疾控檔案工作，也是疾病預防、控制工作中最核心的構(gòu)成部分，需要不斷的強化疾控檔案管理工作，提高疾控中心的服務(wù)水平，將疾控檔案的應(yīng)用價值充分地發(fā)揮出來。

1 疾控檔案管理概述

檔案管理，主要是對檔案信息進行相應(yīng)的管理，并為此提供服務(wù)的工作。檔案管理是檔案的收集、保存、統(tǒng)計、利用的一系列活動，由于現(xiàn)代化檔案管理的工作愈來愈復雜，其內(nèi)部有很多的層次的管理方法。疾控檔案是疾病預防控制中心在改革、建設(shè)、發(fā)展的過程中，形成的具有保管價值的歷史信息資料記錄的主要載體，主要記錄的是疾控中心的核心職能活動，這也是疾控中心長期發(fā)展過程中最重要的信息資源。疾控中心內(nèi)部的相關(guān)業(yè)務(wù)檔案，主要形成于疾控中心的日常業(yè)務(wù)活動，所以需要秉承著總體性、全面性的原則對內(nèi)部的檔案進行劃分，日常業(yè)務(wù)活動主要包括各類慢性傳染疾病、寄生蟲病等等的防治工作。疾控檔案，實際上也就是醫(yī)療檔案的一部分，但是與醫(yī)療衛(wèi)生檔案確實還存有一定的差距，疾控檔案的科研價值相對來說要更加高，具有明顯的動態(tài)性。疾控檔案是社會認識新產(chǎn)生的傳染病的重要資料，疾控檔案具有廣泛的社會性，所以也就導致了疾控檔案的形成過程，相對來說要更加的漫長，整個內(nèi)容的收集需要較長的時間。

2 強化組織建設(shè)，提高業(yè)務(wù)水準

1）強化疾控中心檔案管理工作的組織建設(shè)。疾控中心的綜合檔案室，將本中心的文字資料、科研成果、會計、基礎(chǔ)建設(shè)、設(shè)施設(shè)備、印象資料等等檔案集中在一起，疾控中心的高層領(lǐng)導近些年來愈來愈重視檔案管理工作，逐漸意識到了檔案管理工作的重要價值與現(xiàn)實意義。一般情況下，疾控中心會在內(nèi)部設(shè)置由中心主任分管，中心辦公室主任作為主要負責人，專門設(shè)立一名專業(yè)的檔案管理工作人員，以及疾控中心其他各個職能部門的工作人員作為檔案工作人員的兼任者，來作為主要的負責人，成立疾控中心檔案管理工作小組，在整個疾控中心內(nèi)形成一個以綜合檔案管理室為中心，其他各個職能部門為主體，檔案管理工作人員為輔助的現(xiàn)代化檔案工作模式。中心檔案的管理部門，需要定期召開一次統(tǒng)一性的例會，對于某一個時間段中心的疾控檔案管理工作存在的問題，有針對性地進行分析，并且提出對應(yīng)的解決方法將一個季度、一個年度的中心疾控檔案管理工作進行統(tǒng)計歸檔，與此同時，疾控中心還需要積極主動的爭取上級相關(guān)部門領(lǐng)導的大力支持，定期的邀請市區(qū)檔案局、上級主管部門的檔案管理專業(yè)人員，進行疾控中心的檔案室，蒞臨指導中心檔案管理工作，并且將中心檔案管理工作統(tǒng)一納入中心綜合目標管理的年度考核中，令中心的檔案管理工作能夠一層層的落實到位，每一件關(guān)于檔案管理的工作都能夠有所保障。

2）優(yōu)化完善中心檔案管理工作的諸項規(guī)章制度。自本世紀初起，國家衛(wèi)生部門針對社會上各類傳染性疾病、非傳染性慢性疾病等影響到社會安定的因素，專門設(shè)置了疾病預防控制中心，在疾控中心最開始成立的時候，也就根據(jù)國家相關(guān)部門出臺的關(guān)于檔案管理工作的一系列法律法規(guī)體系，結(jié)合疾控中心最初成立后展開工作的實際狀況，制定了對應(yīng)的檔案管理工作的規(guī)章制度體系，對于中心的疾控檔案管理的工作人員展開重新的調(diào)整分配，并且根據(jù)工作人員的專業(yè)能力、綜合素質(zhì)等等展開對應(yīng)的培訓。爭取能夠重新修訂適合疾控中心檔案管理工作實際狀況的規(guī)章制度，令關(guān)于檔案管理工作的相關(guān)規(guī)章制度能夠更加的健全、完善，檔案工作人員的職責也能夠更加的明確。

3）提升中心檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。近些年來，隨著現(xiàn)代化衛(wèi)生疾控事業(yè)的進一步發(fā)展，疾控中心內(nèi)各個職能部門的業(yè)務(wù)知識也在不斷地拓展、更新，這也就同樣要求了中心檔案管理工作人員需要從思想上轉(zhuǎn)變自身的意識，樹立起終身學習各類先進知識的思想理念，不僅需要強化對檔案管理知識、信息化管理知識的學習，與此同時，還需要根據(jù)疾控中心的日常業(yè)務(wù)工作，強化對疾病預防控制相關(guān)知識的學習。中心檔案管理工作人員可以通過參加疾控中心組織的相關(guān)培訓，通過學術(shù)交流、自學等等多元化的學習交流渠道，來強化自身對檔案管理知識的業(yè)務(wù)學習，不斷地提升自身的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)。除此之外，中心檔案管理工作的人員還需要積極主動的強化與外界的緊密聯(lián)系，了解、掌握中心檔案管理工作在實際進行中的具體狀況，以及發(fā)展的最新動向等等，積極主動的為中心的檔案管理工作提出自己的意見建議，不斷的推動中心檔案管理工作的質(zhì)量、水平。

3 強化中心檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展

中心檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)，是疾控中心檔案管理部門最基礎(chǔ)的一項核心業(yè)務(wù)工作，也是檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展的必經(jīng)之路。與此同時，也是一步步體現(xiàn)中心檔案管理水準的一項關(guān)鍵性的核心指標。中心檔案管理工作的現(xiàn)代化，不僅要求檔案管理設(shè)備設(shè)施配置的現(xiàn)代化，還需要規(guī)范檔案管理標準的現(xiàn)代化，管理技術(shù)的現(xiàn)代化，管理理念的現(xiàn)代化，管理思想的現(xiàn)代化等等。此外，疾控中心要想做好內(nèi)部的檔案管理工作，一定需要結(jié)合計算機信息技術(shù)，將合理、高效的信息資料深入地結(jié)合在一起，隨著時間的推進，疾控檔案信息的數(shù)量將會愈來愈大，如若還是傳統(tǒng)的收集方式，將會大大地增加工作人員的任務(wù)量，所以說，想要強化疾控中心的現(xiàn)代化建設(shè)，還需要將電子信息化應(yīng)用在其中，全面系統(tǒng)地將檔案信息資料進行完整、妥善的保存。

在各地區(qū)疾病預防控制中心最初開始成立的時候，中心的主要領(lǐng)導在思想的指導下，本身對檔案管理工作的重視度也比較高，并且將財政撥發(fā)的資金大力的投入在中心檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的建設(shè)中，比如說：強化了檔案管理工作室的場地面積建設(shè)，對檔案管理室進行必要的擴建、改造，配備日常檔案管理工作中所需要用到的計算機、打印機、除濕機、空調(diào)、檔案柜等等必須用到的基礎(chǔ)設(shè)備，還需要購置一套適合的檔案管理軟件系統(tǒng)，通過中心的力量來培養(yǎng)一名較為專業(yè)的檔案管理工作人員，并且這個工作人員的年齡需要盡可能的年輕化，這樣一來，使用計算機的效率會更高，對其的培訓工作的效率也會更高，與此同時，中心還需要加強對消防、防盜、防蟲、防霉等等具體的措施，也可以安裝對應(yīng)的電子監(jiān)控器，以此來最大程度的保證檔案資料的可靠性、安全性，從這個角度出發(fā)，盡可能的提升中心檔案管理工作的質(zhì)量、效率、現(xiàn)代化的水平。

4 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，強化服務(wù)意識

1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式。中心檔案管理工作可以“默默無聞”，但是不可以“默默無為”，實際上，也就是需要中心檔案管理工作人員一定要從自身的思想出發(fā)，提高對檔案管理工作的認識，樹立科學、合理、正確的價值觀念。首先，檔案工作人員需要轉(zhuǎn)變過去傳統(tǒng)老舊的“等工作來、靠模板工作”的工作模式，盡可能的打破過去老舊的“重視檔案管理，忽視檔案應(yīng)用的管理方式，轉(zhuǎn)變檔案管理工作的服務(wù)理念，由過去被動式的檔案服務(wù)，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮降臋n案服務(wù)。其次，中心檔案管理工作熱源還需要積極主動的爭取上級領(lǐng)導對檔案管理工作的重視、支持、認可，主動的展開對中心檔案管理工作的詢問、考核，為中心高層領(lǐng)導的決策提供必要的服務(wù)，為中心的各項科研工作、日常業(yè)務(wù)工作提供基礎(chǔ)的服務(wù)，并且對中心管轄范圍內(nèi)的各個區(qū)域防疫站的檔案信息資料進行全方位的收集、整理，所有相關(guān)的文件信息資料一定要利用計算機進行錄入，保證檔案資料的真實性、安全性，充分的將檔案的信息資源功能充分地發(fā)揮出來。

2）強化服務(wù)意識。服務(wù)，是中心檔案管理工作的本質(zhì)屬性，也是檔案管理工作的恒定主題，也是處于檔案管理工作最首要的位置，做好服務(wù)工作，一直以來都是中心檔案管理室需要重要努力的方向。為中心檔案管理室的建設(shè)、發(fā)展提供相應(yīng)的信息資料支持，將中心檔案的重要價值充分的體現(xiàn)出來。所以從這個角度來說，強化中心檔案管理的編研、開發(fā)、利用，這也是新時代的背景下，檔案管理工作重要價值的核心。中心的檔案管理工作需要以服務(wù)于全方位工作為核心的宗旨，為中心的檔案管理工作提供最直接、最直觀的信息資源服務(wù)。在信息時代的背景下，疾控中心需要強化內(nèi)部的檔案管理工作，最大程度的將檔案信息資源的服務(wù)作用發(fā)揮至最大，不斷的推動中心檔案管理工作質(zhì)量、水平的全方位提升，盡可能的保證中心內(nèi)各個疾病防控治療工作能夠保持長足、穩(wěn)定、持續(xù)的進步發(fā)展。

5 結(jié)束語

現(xiàn)如今，在信息時代的影響下，互聯(lián)網(wǎng)、計算機的應(yīng)用已經(jīng)是非常的廣泛普及了，疾控中心的檔案管理需要盡可能地符合當下的新時代的潮流，疾控中心的檔案管理部門需要及時、準確的強化建立健全、優(yōu)化完善的檔案管理制度體系，特別是強化檔案管理工作的信息化、科技化，將疾控中心相關(guān)的檔案信息資料系統(tǒng)，全面、完整的展開對應(yīng)的保存，以此來更便于疾控中心內(nèi)部在展開科研工作時，可以將檔案信息的資源充分地利用起來，不斷地提高疾控中心檔案管理的強度、力度，提升疾控中心檔案管理工作的質(zhì)量與水平，提高疾控中心的檔案服務(wù)水平，為疾控中心的檔案管理工作朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。